CONTROLAR LA

DOCUMENTACION
CBTis 39 Leona Vicario
Modulo 1.
Plantea actividades del área de recursos humanos en función a cada área de la organización.
Submodulo 1.
Distingue los diferentes tipos de organizaciones por su giro, áreas funcionales, documentación administrativa y de recursos humanos
Maestra:
Claudia Elena Martínez Ruvalcaba
Integrantes
Janeth Alférez Loperena
Dafne Ximena Legaspi Padilla
Ángela Fátima Vite Bernal
Imelda Aranda Sánchez
Jennifer Alejandra Navarro Esparza
INTRODUCCION
Para una mantener un buen control de la
documentación es importante conocer los
distintos procedimientos para almacenar la
información de tal forma que todos los datos
estén protegidos y que se pueda acceder a
ella de manera rápida.
Estos tipo de procedimiento están ligados a
los principios de la archivonomía los cuales
se manejan desde el siglo XIX:
Procedencia y respeto al orden original.
 IMPORTANCIA
 Debe darse al archivo la importancia
que se merece sea pequeña o gran
empresa.
 Al documento escrito debe dársele
permanencia y duración para lo que se
escribió siga vigente.
 Es indispensable contar con un archivo
perfectamente organizado y eficiente.
 La organización y el manejo del
archivo debe encargarse solo a
personal experto.
 Es importante que el archivo este en
lugares adecuados para la
conservación de sus documentos.
 Desarrollo
Definición de archivo
Es el lugar donde se guardan los documentos de la organización.
Un archivo del departamento de recursos humanos guardan la información
y los documentos en forma de expedientes y en el sitio donde se producen.
Los documentos son conservados en estos archivos mientras son usados de
forma constante, también se suele denominar archivo de gestión.
Un documento esta listo para archivarse cuando lleva marcado la clave
“archívese o listo para archivar”, con iniciales y estampa.
 Tipos de archivos
 Archivos tradicionales
 Archivos electrónicos (se elaboran y
se guardan en computadora)
 Archivos físicos (son los que en
forma permanente van relacionando
información en el disco)
 Archivo moderno (utilizan las
tecnologías de la información como
medio para agilizar los procesos)
 Archivo general (guarda la
documentación procedente de cada
uno de los departamentos)
 Características
 Los archivos los permite guardar con gran capacidad
de almacenamiento.
 La información en ellos es independiente y
permanente.
 Todo archivo puede ser atendido en distintos
momentos.
Clasificación de los archivos
La teoría de la Tres Edades de los documentos que establece que todos los documentos pasan por
tres diferentes fases hasta su eliminación o conservación. Estas fases son:
Otros archivos
 Archivos permanentes
 Archivos en movimiento
 Archivos de trabajo
 Archivos de entrada
 Archivos de salida
 Archivos históricos
 Archivos de respaldo
Archivos de una empresa
Formales No Formales
Solicitud Memorándum
Cartas Oficios
Tramitaciones Informes
Constancias Certificados
Capacitaciones Conferencias
Diplomados Declaraciones
Otros Anuncios
Invitaciones
Condiciones de un buen archivo
 Ser de uso fácil
 Debe ser rápido
 Debe ser flexible
 A de ser continuamente comprobado en cuanto a su eficacia.
 Debe ser seguro
Las operaciones con los archivos abarcan: la creación, consulta, actualización y
modificación, clasificación, mantenimiento y borrado o destrucción.
Funciones de los archivos del
departamento de recursos humanos
 Reunir ordenadamente todos los documentos relacionados con los recursos
humanos.
 Organizar y conservar los documentos.
 Máxima rapidez, localización y envió de los documentos.
 Elaborar instrumentos para control e información.
 Cumplir las normas adecuadas y responsabilizarse de todas las tareas.
Conclusión

La oficina moderna del Departamento

de Recursos Humanos necesita:
 Dominio de los sistemas de
información.
 Dominio de internet y redes de
comunicación.
 Usar y manejar el correo electrónico.
 Preparar portales y mantenerlos al día.
 Comunicación con clientes y
empleados de forma virtual.
 Se exige una mejor preparación
académica formal:
Los puestos vacantes requieren una
preparación universitaria. Estar mejor
preparados nos asegura un mejor salario y
la oportunidad de ocupar puestos de
mayor jerarquía.

El Personal Administrativo debe tener :

 Conocimientos y habilidades.
 Manejo de diferentes aplicaciones para
la computadora.
 Buena organización y manejo de
programas.
El Personal Encargado de los Documentos:
 Debe conocer las reglas de archivo.
 Manejar los archivos electrónicos y técnicas de información y comunicación.
 Conocimiento de la retención y destrucción de información en papel.
 Seguimiento a documentos prestados.

EN CONCLUSION
Para tener un buen control de los documentos es de gran
ayuda conocer un poco sobre los archivos desde los
diferentes tipos que se tienen, para que sirven cada uno, su
importancia, su clasificación y lo que actualmente se
necesita para saber manejar los archivos dentro del
departamento de recursos humanos.