21/6/23, 14:06 ¿Cómo organizar un festival? Todos los pasos para conseguirlo.

Todos los artículos Organización de eventos

Buscar en el blo Buscar
Tipo de evento Weezevent

Organizar un festival
en 8 pasos

24 enero 2023 Festivales

La organización de un festival es estimulante y gratificante,

pero igualmente compleja y exigente. Para ayudarte en la
Weezevent utiliza cookies para el funcionamiento de la web y para mejorar tu experiencia de
tarea, te damos todos nuestros consejos sobre cómo
navegación.

organizar un festival.
Aceptar

https://weezevent.com/es/blog/como-organizar-festival/ 1/11
21/6/23, 14:06 ¿Cómo organizar un festival? Todos los pasos para conseguirlo.

Para profundizar más, descarga gratis La guía práctica para

organizadores de festivales.

Índice

1. Definir las grandes líneas del festival

2. Encontrar un nombre para tu festival

3. Vender las entradas

4. Rodearse de profesionales

5. Comunicar antes del festival

6. Optimizar al máximo tu organización

7. No olvides los pasos post-festival

8. Descargar la guía práctica para organizar tu primer

festival

1. Definir las grandes líneas del festival

Organizar un festival implica una serie de pasos
imprescindibles. Antes de lanzar la venta de
entradas, tienes que definir el las grandes líneas
del festival que quieres organizar.

a) Razón de ser del festival

Empieza por responder a la pregunta «¿Por qué organizo un

festival?» Tu respuesta te ayudará a definir objetivos, lo que
te permitirá calcular el ROI de tu evento.

Weezevent utiliza cookies para el funcionamiento de la web y para mejorar tu experiencia de

b) Tipo de festival navegación.

https://weezevent.com/es/blog/como-organizar-festival/ 2/11
21/6/23, 14:06 ¿Cómo organizar un festival? Todos los pasos para conseguirlo.

El segundo paso es imaginar cómo será tu festival. El tipo de

festival, su duración, cómo se desarrollará, el público
objetivo, etc. Este es el momento de visualizar el evento que
responde a por qué lo organizas y a tus principales objetivos.

Decide también la fecha los horarios y el lugar de

celebración del festival. Tómate tu tiempo para asegurarte de
que tu elección es atractiva para tu público objetivo y le dé
ganas de comprar entradas para tu festival.

c) Presupuesto del festival

No puedes lanzarte a organizar un festival sin abordar la

elaboración de un presupuesto. Para garantizar el éxito de tu
festival, tienes que tomarte en serio la elaboración de tu
presupuesto y ser realista.

Tras analizar tu público objetivo, sus intereses y sus

expectativas, tendrás una idea aproximada de las actividades
y el entretenimiento que puedes incluir para satisfacerlo. Esta
orientación te permitirá elaborar tu presupuesto teniendo en
cuenta los gastos que tendrás que cubrir para cada partida
(ccaché de los artistas, alquiler del espacio, proveedores,
seguros, personal, etc.).

No olvides incluir un margen de seguridad en tu presupuesto.

En general, este margen se recomienda que ronde el 15% del
presupuesto global.

Para que te resulte más fácil, puedes basarte en nuestro

artículo que te ayudará a elaborar un presupuesto para un
festival de forma realista.

Weezevent utiliza cookies para el funcionamiento de la web y para mejorar tu experiencia de

Financiar el festival navegación.

Compartir
https://weezevent.com/es/blog/como-organizar-festival/ 3/11
21/6/23, 14:06 ¿Cómo organizar un festival? Todos los pasos para conseguirlo.

este Una vez elaborado el presupuesto, es el momento de

artículo conseguir los fondos necesarios para cubrir los gastos
previstos.

Si actúas con suficiente antelación, tienes a tu disposición

diversas oportunidades de financiación. Por ejemplo, puedes:

• Crear un dossier y realizar solicitudes de patrocinio.

• Contar con mecenas que puedan hacerse cargo de parte

de los gastos.

• Solicitar subvenciones en los organizmos comptetentes de

tu zona.

• Abrir tu evento a proveedores externos y cobrar derechos

de explotación.

• Apoyarte en la generosidad de diferentes personas con

campañas de donación y crowdfunding.

• Etc.

Para más información sobre las opciones a tu disposición,

descubre nuestro artículo específico sobre este tema: «Cómo
financiar tu festival: 6 vías a explorar».

2. Encontrar un nombre para tu festival

Haber definido las grandes líneas de tu festival te ayudará a

encontrarle un nombre adecuado.

Al reflexionar sobre el nombre, has de tener en cuenta los

siguientes criterios:

• Facilidad de pronunciación: Loa asistentes tienen que

Weezevent utiliza cookies para el funcionamiento de la web y para mejorar tu experiencia de
poder pronunciar el nombre de tu festival con facilidad. ¿Es
navegación.

fácil de recordar? ¿Un niño podría pronunciarlo?

https://weezevent.com/es/blog/como-organizar-festival/ 4/11
21/6/23, 14:06 ¿Cómo organizar un festival? Todos los pasos para conseguirlo.

• Longitud ideal: Para que el nombre de tu festival sea

potente y se recuerde, tiene que tener una longitud
adecuada, en general debería estar entre los 10 y los 30
caracteres.

• Entendible: Es necesario que tu público objetivo pueda

entender el nombre de tu festival. Para ello, ten muy
presentes las características de tu público objetivo: su
universo, sus costumbres y sus características. El nombre le
tiene que gustar y tiene que tener sentido para este
segmento de población.

Pero sobre todo, ¡el nombre de tu evento te tiene que gustar!

3. Vender las entradas

Tanto si decides cobrar por asistir a tu festival
como si es un evento gratuito, es recomendable
que establezcas una venta de entradas online o
un sistema de inscripción para animar a tu
público objetivo a pasar a la acción.

Un sistema de venta de entradas online te permite, entre

otras cosas:

• Hacer un seguimiento de la asistencia esperada antes del

evento y asegurarte de que se respeta el aforo del recinto
elegido.

• Conocer la tasa de «no-show» (personas que han adquirido

su entrada y finalmente no acuden al festival).

• Vender servicios complementarios a las entradas (acceso al

camping, acceso a la zona VIP…)
Weezevent utiliza cookies para el funcionamiento de la web y para mejorar tu experiencia de
navegación.
• Establecer diferentes tarifas y categorías para tus
diferentes públicos.

https://weezevent.com/es/blog/como-organizar-festival/ 5/11
21/6/23, 14:06 ¿Cómo organizar un festival? Todos los pasos para conseguirlo.

• Generar ingresos antes del festival para financiar el

proyecto.

• Conocer mejor a los asistentes y poder contactar con ellos

antes, durante y después del festival

4. Rodearse de profesionales
Es casi seguro que no asumirás tú solo todas las
tareas relacionadas con tu festival. ¡Rodéate de
los mejores!

Para ayudarte a crear un evento memorable, rodéate de

especialistas y profesionales de eventos que puedan llevarte
de la mano. Optimiza el éxito de tu festival escogiéndolos con
mimo y define sus roles y tareas al detalle.

Entre los profesionales y especialistas con los que tendrás

que contar, están:

• Producción (presidente, tesorero/a, responsable de

comunicación, responsable de programación, responsable
de logística…) y voluntarios.

• Proveedores (audiovisuales, catering, animación, control de

acceso…)

• Programación (los artistas y ponentes que participarán en

tu festival).

Consejo: Descubre los 6 errores que evitar al organizar un

festival.

5. Comunicar antes del festival

Weezevent utiliza cookies para el funcionamiento de la web y para mejorar tu experiencia de
navegación.

https://weezevent.com/es/blog/como-organizar-festival/ 6/11
21/6/23, 14:06 ¿Cómo organizar un festival? Todos los pasos para conseguirlo.

Maximiza tus posibilidades de atraer a un

máximo de asistentes al festival comunicándolo
con suficiente antelación.

Tienes varios recursos a tu disposición. Selecciona los que

mejor encajen con tu público objetivo y sus hábitos. Aquí
tienes algunas ideas de canales de comunicación:

• Página web optimizada

• E-mailing

• Anuncios (online o en papel)

• Redes sociales

• Medios de comunicación (prensa, radio, TV)

• Colaboradores

¡Atrae a tu público objetivo

captando su atención! Redes
sociales, vallas publicitarias,
radio… Prueba y adapta tu
estrategia en función de los
resultados. Julie, Jefa de
Proyectos – Weezevent

6. Optimizar al máximo tu organización

Para que el festival se desarrolle correctamente,
Weezevent utiliza cookies para el funcionamiento de la web y para mejorar tu experiencia de
tienes que planificar su organización paso a
navegación.

paso.

https://weezevent.com/es/blog/como-organizar-festival/ 7/11
21/6/23, 14:06 ¿Cómo organizar un festival? Todos los pasos para conseguirlo.

Cuanto más preciso seas en los detalles de cada paso de tu

planificación, más posibilidades tendrás de que todo salga
bien y de poder reaccionar a tiempo en caso de imprevistos.
Este paso es largo y tedioso, pero te permite tener una visión
global de tu festival.

Piensa la programación ideal para tu festival con tiempo

suficiente. ¿Cuáles serán los momentos clave? Cada
momento con una actividad programada en tu festival (un
concierto, una conferencia, una actividad…) tiene que contar
con su propio planning de organización. Prever de antemano
todo lo posible te permite maximizar tus posibilidades de
poder contratar a tus ponentes y artistas soñados.

Planifica también la distribución del recinto del evento, tu

comunicación y la organización el día D. Para ayudarte a
hacerlo, descubre el planning de organización de un festival.

7. No olvides los pasos post-festival

Por supuesto, ¡la organización de tu festival no
termina cuando los asistentes se han ido! La
organización «post-evento» es tan importante
como todo el trabajo previo.

Planifica el desmontaje y la limpieza del recinto al final del

evento. Puedes contratar a una empresa de limpieza para que
te ayude con esto. No obstante, la limpieza durante y
después del evento es asunto de todos. Haz que todo el
equipo esté concienciado e implícalos en la limpieza
continua del recinto durante el festival.

Weezevent utiliza cookies para el funcionamiento de la web y para mejorar tu experiencia de

Organiza reuniones de balance con los distintos agentes
navegación.

implicados en el festival. Equipo, voluntarios, proveedores,

colaboradores… Haced balance de vuestra colaboración, y

https://weezevent.com/es/blog/como-organizar-festival/ 8/11
21/6/23, 14:06 ¿Cómo organizar un festival? Todos los pasos para conseguirlo.

definid juntos las áreas de mejora para las próximas

ediciones.

La comunicación posterior al evento es tan importante como

la previa al festival.

Justo después de tu festival, también es el momento ideal

para pedir la opinión de los asistentes al festival a través de
un cuestionario online, agradeciéndoles su asistencia.
También puedes establecer una vía de comunicación para los
asistentes que hayan perdido objetos personales durante el
festival. Por ejemplo, una dirección de correo electrónico
específica, un número de teléfono o una publicación en redes
sociales.

No dudes en crear contenido de comunicación relacionado

con tu evento. Sigue alimentando las redes sociales a lo largo
del año con las fotos y vídeos tomados durante el festival,
para crear una comunidad en torno al festival y potenciar la
asistencia en la próxima edición.

8. Descargar la guía práctica para

organizar tu primer festival
¿Este artículo te ha dado ganas de organizar tu
primer festival y te gustaría leer más consejos y
consejos de expertos?

Ponemos a tu disposición la «Guía práctica para

organizadores de festivales«. Un libro blanco gratuito con un
contenido rico y variado para guiarte en todas las etapas de
tu festival.
Weezevent utiliza cookies para el funcionamiento de la web y para mejorar tu experiencia de
navegación.

Descargar la guía

https://weezevent.com/es/blog/como-organizar-festival/ 9/11
21/6/23, 14:06 ¿Cómo organizar un festival? Todos los pasos para conseguirlo.

Artículos relacionados

Barómetro de festivales [Vídeo]Todas las soluciones

europeos 2022: público y Weezevent al servicio del éxito
consumo del festival Papillons de Nuit

23 noviembre 2022
13 septiembre 2022 Control de Acceso

Consejos & Organización

Weezevent utiliza cookies para el funcionamiento de la web y para mejorar tu experiencia de

navegación.

https://weezevent.com/es/blog/como-organizar-festival/ 10/11
21/6/23, 14:06 ¿Cómo organizar un festival? Todos los pasos para conseguirlo.

Objetos perdidos en eventos: ¡la solución!

28 agosto 2019 Consejos & Organización

Weezevent utiliza cookies para el funcionamiento de la web y para mejorar tu experiencia de

navegación.

https://weezevent.com/es/blog/como-organizar-festival/ 11/11