APRENDA A ORGANIZAR UN SHOW Para comenzar

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Antes incluso de que empieces a organizar tu primer evento tienes que llenar una lista que se conoce en el negocio musical como la Six Whiskey's and the hotel (Quin, Qu, Cundo, Por qu, que y Cmo a partir de entonces podras comenzar a planificar). A lo largo de este manual y dado que aplica para la organizacin de eventos en general, usaremos las palabras, evento, concierto, show y espectculo indistintamente, aunque en este caso especifico hablamos de la organizacin de conciertos masivos, sea estos organizados en explanadas publicas, parques deportivos, gimnasios, auditorios, salones de fiestas o teatros, sin embargo puede ser aplicado con las adecuaciones pertinentes a la organizacin y planificacin de cualquier evento en donde se espere recibir una gran cantidad de gente. Paso 1 La ubicacin y la fecha son dos de los elementos ms importantes de un evento. Si tu evento es en un lugar apartado y demasiado lejos para que la gente vaya, la asistencia ser baja. Si la fecha coincide con otro acontecimiento importante, entonces la cantidad de gente que vaya no ser tanta como podra ser. Paso 2 Una vez que tengas establecidas la fecha y la hora para tu evento, tu modelo implcito (The six Whiskey's and the Hotel) te permitir tenerlo todo preparado para el dia planeado. Si ya tienes un grupo musical entonces es relativamente sencillo, pero generalmente los conciertos necesitan tener un grupo musical que abra y cierre el acontecimiento. Adems cuantos ms grupos musicales tengas en tu elenco, ms gente ir a tu concierto. Adems tu elenco necesita estar confirmado y listo desde dias antes del concierto para poder conformar tu back line y riders de audio e iluminacin con tiempo suficiente (el conjunto de instrumentos que necesitas para cada grupo musical y el equipo de audio iluninacin de acuerdo a informacin proporcionada por los managers de grupo) para tu concierto. Paso 3 Por ltimo, el nombre de tu acontecimiento debe ser conocido por todo el mundo con la que tengas contacto. Tanto por internet, la radio, la televisin o carteles pegados por la ciudad, necesitas divulgar el nombre de tu concierto y tienes que hacer la publicidad con al menos un mes de antelacin a la fecha del evento. Esta publicidad tiene que incluir el lugar, precio, hora y el elenco. Haciendo esto, ests en el camino de realizar un concierto con xito.

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Capitulo 1: Producir, que es eso? La expresin producir en el medio musical recibe los mas variados significados, pero en el lenguaje usual puede significar pegar carteles, distribuir invitaciones, acompaar a la banda en entrevistass de radio y TV, coordinar un escenario etc. Pero producir es algo mas, Producir es organizar, planear, administrar y controlar los recursos necesarios para la realizacin de un espectculol. Y a lo largo de este taller adoptaremos esta definicin como sinonimo de produccin ejecutiva. Y quien puede ser productor? Cualquier persona que posea tiempo, conocimiento, recursos y de preferencia vocacion para la actividad. Participar en la produccin ejecutiva de un espectculo musical es una puerta de entrada para trabajar con cultura, entre personas interesadas en el arte, comunicacin, letras, cine, psicologa, administracin, contabilidad, ingenieria, derecho etc. Hay muchos profesionales desempeando esta actividad sin un conocimiento teorico. Comienzan como Roadies, boleteros, personal de seguridad, iluminadores, tecnicos de sonido, asistentes de escenario y con la actividad practica llegan a convertirse en productores ejecutivos, productores culturales o bien se convierten en empresarios. La responsabilidad de un productor ejecutivo La responsabilidad es directamente proporcional a su desenvolvimiento en la organizacin del espectaculo. Si el productor ejecutivo es aquel que contrata todo para un evento, su responsabilidad puede ser integral. Si el productor tiene que ser contratado por un empresario para prestar servicios especificos, su responsabilidad estara limitada a este servicio. Usualmente los productores contratados por evento son llamados free Lance. Capitulo 2: Las etapas de un espectaculo A partir de aqui describiremos paso a paso las etapas en la produccin de un espectculo musical masivo: la preproduccin, la produccin y la postproduccin. Pre-produccin : etapa que antecede al espectaculo Una buena manera de comenzar es definir la fecha y el lugar. A partir de ahi, el productor ejecutivo puede establecer un cronograma de actividades, pensar a quien hara parte de su equipo, identificar las necesidades de produccin, ver los tipos de contratos y autorizaciones, obtencin de derechos autorales, saber como sera realizada la promocion del evento, y los costos que este tendra Produccion: o dia del evento El productor executivo monta una sala de producccin, distribuye las actividades, acompaa a los equipos y a los musicos. Tambin cuida las acreditaciones, el boletaje, etapas de sound check, atiende a los reporteros o periodistas, supervisa al personal de seguridad etc, el dia del evento es el dia de mas trabajo y los productores deben estar atentos, adrenalina pura

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Post-produccion: despues del evento Despus del evento comienza la post-produccin, pagos, corte de caja al boletaje, supervisin del desmontaje, retorno de musicos, limpieza, entrega del espacio, liberacin del equipo de produccin, reunin de evaluacin y registro del proyecto. Capitulo 3: Cuando Nada es por casualidad mucho menos en la fecha de un evento. Saber cuando producir es un paso muy importante para la realizacin de un espectculo, una fecha mal planeada espanta al publico, un espectculo sin publico desmotiva a los artistas y debilita la imagen y el trabajo de la produccin, asusta a los contratistas y sobretodo a los patrocinadores. Tome en cuenta algunos factores a la hora de escoger la fecha y hora de su evento. Eventos similares el mismo dia Investigue si el mismo dia de su evento habra algun evento similar en su ciudad o cercano a ella, sobre todo la calidad del mismo, algunas personas prefieren viajar para ver un mejor espectculo. Busque informacin en periodicos, revistas, radio, TV etc. Es aconsejable no hacer un evento cuando en otro habra artistas reconocidos o que atraen gran cantidad de pblico. Grandes eventos Si su ciudad tiene una feria o festival, agende su evento para otra fecha, otra alternativa es integrar su espectculo a la programacin del evento general. Fechas conmemorativas s una buena estrategia asociar su evento a una fecha conmemorativa. Un dia de descanso oficial, La idea es escoger un dia en que la mayora de pblico potencial este libre para poder asistir a su evento, Fines de semana Son los dias en que la mayoria de la gente tiende a salir de casa con mayor facilidad. Incio de mes = medio mes, significan dinero para gastar Es mejor agendar los eventos en dias de pago, la mayoria de la gente cobra su salario por quincena. Hay mas oportunidad de vender boletos si es que el evento se esta ralizando por boletaje. Artistas en gira Un artista o una banda que se presenta en una ciudad cercana puede ser una buena oportunidad y su contratacin puede realizarse a un costo menor que si solo viniera para su evento. Visperas de un dia feriado En las Ciudades cercanas a playas hay mayor probabilidad que que llegue gente de fuera de la ciudad en visperas de un dia feriado o fin de semana largo, pero por otro lado hay personas que prefieren no viajar. OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALES Radio.Televisin de Veracruz 3

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Pronostico del tiempo Siempre existen riesgos de mal tiempo en un espectculo al aire libre, es necesario estar atento a los pronosticos del clima aunque algunas veces estos puedan no ser tan acertados y puedan afectarnos, otro aspecto del clima que debemos contemplar es el clima extremo, demasiado calor o demasiado frio pueden influir en la gente que asiste a nuestro evento, lo ideal en epoca de mucho calor es programar el evento para las horas mas frescas, ya bien entrada la tarde o en la noche, en el caso del frio lo mejor es programar nuestro evento antes de que caiga la tarde y comience a bajar la temperatura ya que esto puede tambien afectar el desempeo de los musicos. En cualquiera de los casos es conveniente en la medida de las posibilidades contar con un foro alternativo cerrado o en donde las inclemencias del tiempo no nos afecten directamente. Capitulo 4: Donde El lugar tiene que ser la cara que de al publico en su espectculo. Con quien se va a comunicar? A quien va dirigida la musica que va a presentar? Lugar y pblico deben estar relacionados. Si un grupo es de salsa no lo va a presentar en un escenario donde generalmente se presentan grupos de rock y viceversa. Si su artista es un musico clasico no lo va apresentar en una discoteque. Cuantas personas vendran? Estime un numero realista de personas que van a venir a su evento, es importante si el lugar sera suficiente para recibir a la cantidad de personas estimadas considerando una holgura para poder aumentar lugares en caso de ser necesario. Acesso Facilite el acceso de las personas. Cheque los horarios de lineas de autobs tanto de llegada como de salida despus del evento y esa informacin proporcionela en su publicidad. Hay estacionamiento cercano y es suficiente para la cantidad de publico que se espera? Un mapa siempre facilita el acceso y este se puede incluir en los carteles o flyers del evento o bien en la informacin via Internet donde se anuncie el evento. Unidades habitacionales, barrios y lugares publicos No siempre un lugar escogido tiene autorizacin legal para la realizacin de un evento, en este caso ademas de tramitar las autorizaciones correspondientes sera necesario hablar con las personas que viven en los alrededores para avisarles del evento y darles todas las facilidades para que puedan entrar y salir de sus casas sin contratiempos ni molestias

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Escoja el lugar Discoteque, teatro, gimnasio, explanadas, auditorios, clubes, plazas publicas, parques, atrios de iglesia, auditorios de escuelas, salones religiosos, pubs, estacionamientos, terrazas, campamentos, estdios, bibliotecas, centros culturales, campus universitrios, asociaciones... Como podemos ver las posibilidades de lugares para realizar un evento son infinitas, no importa cual sea el lugar que escoja, necesita conocer perfectamente el lugar o en su caso obtener toda la informacin posible y fotografias o video del lugar Busqueda en internet... ...Cuide su trabajo. Antes de visitar el lugar (scouting), investigue si aparece en algun sitio de Internet donde se mencionan las caracteristicas del lugar, informacin tecnica, espacio disponible, etc. Muchas veces aparecen tambien fotografas del lugar. Capitulo 5: Conociendo el lugar Siempre es bueno realizar un scouting del lugar, tenga siempre en mente una guia de lo que sera su evento. Acstica Procure checar la calidad del sonido ambiente. En espacios abiertos verifique que la legislacin ambiental permite el volumen de sonido que utilizara en la fecha programada. En locales cerrados verifique si es necesario utilizar aislamiento acustico y las condiciones legales de volumen. El espectculo debe continuar. Escenario Verifique las dimensiones que necesita. Esto generalmente depende del tamao y la cantidad de grupos. Cheque la infraestructura elctrica: cantidad de tomas con sus respectivos voltajes (110v o 220v), cables, localizacin de los interruptores, transformadores, alarmas, equipo de seguridad, etc. En alginas ocasiones es necesario contratar servicios electricos adicionales o la utilizacin de una planta de energia portatil. Seguridad en todos los sentidos Verifique que existan salidas de emergencia y que esten funcionando, y si existen el personal de seguridad del lugar es suficiente para la cantidad de gente que espera recibir? Limpeza y condiciones sanitarias Baos en buenas condiciones y de uso publico, artistas y equipo de produccin se lo agradeceran. Si no los tiene alquile baos portatiles, Confirme con tiempo si sera preciso contratar servicios adicionales de limpieza. Alimentacin (catering) Muchas veces es necesario proporcionar alimentos a los artistas o personal de produccin en el lugar del evento, en estos casos sera necesario contratar los servicios de compaias que se dedicacan a servir alimentos preparados, cuando el evento dura mas de un dia se hace necesario la instalacin de cocinas portatiles en algun lugar dentro de la instalacin del evento, esto nos generara un gasto extra pero seguramente tendremos mayor disposicin del personal de produccion que se traducira en tiempo, en OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALES Radio.Televisin de Veracruz 5

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algunas ocasiones los artistas solicitan algun tipo de alimento y bebidas en sus camerinos, en estos casos es importante tener una variedad de bebidas frias o calientes dependiendo del clima y agua potable disponible para todo el personal que participa en el evento. Camerinos El ideal de un camerino es con un bao privado, espejo de cuerpo entero, bien iluminado y con buena ventilacin o en su caso si el clima es extremo con aire acondicionado o calefaccin, ademas de un espacio para colgar vestuario o guardar algun objeto personal, sobra decir que el acceso a los camerinos debe estar siempre restringido y con vigilancia constante. Apoyo de trabajo Una sala de apoyo siempre es bienvenida, un espacio con computadora, impresora, Internet y todos los servicios de oficina siempre sera muy util para el personal de produccion, esta sala puede funcionar muy bien como su centro de operaciones (pool de produccin). Para estos casos hay compaias que se dedican a la renta de oficinas portatiles con todos los servicios y cuando el evento lo requiere y hay recursos disponibles es conveniente rentar una. Que mas ofrece el lugar? A la hora de fijar la fecha, confirme que partes de guardarropa, paquetera, cafeteria o restaurante, tecnicos de iluminacin, electricistas cargadores etc. es gratuito o esta incluido en el precio y cuales deben ser pagados, informese tambien de los horarios y procedimientos de funcionamiento por si es necesario pagar tiempo extra a empleados Acessos Hay estacionamiento? Espacio de carga y descarga cerca del escenario? Dificulta la circulacin del publico? Cheque si hay elevadores o rampas de acceso para personas discapacitadas. Por seguridad, pblico y equipo no se mezclan nunca. Del mismo modo debe existir un area de circulacin privada para musicos y personal de produccin y tecnicos. Este atento al acceso de personas con necesidades especiales. Capitulo 6: Cronograma de actividades Es un medio de control. Sirve para verificar la realizacin de actividades y compararlas con el tiempo previsto para cada una de ellas. Con el cronograma, una rapida visualizacion permitira al productor ejecutivo saber como anda todo, que esta a tiempo, que esta retrasado, que esta adelantado y que esta bien o mal hecho. Cual es el cronograma correcto? No hay modelo que sea mejor que otro, Cada uno escoge el tipo de cronograma que mas le convenga y se adapte a sus necesidades de produccin y contexto.

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Elementos bsicos de un cronograma

El que descripcin de la actividad Ejemplo: definir la fecha Porque el motivo Ejemplo: planear el dia del evento Como de que manera ser hecho Ejemplo: reunin Cuando el plazo Ejemplo: Jueves, dia 28/06 Horrio la hora del evento Ejemplo: 19h Donde - lugar del evento Ejemplo: productora (direccin) Quien- responsable de la realizacion Ejemplo: El nombre del responsable directo de cada actividad QUE HACER

Primero. Comience con proyectos pequeos. Son fciles de realizar y estimulan otras acciones. Segundo. Sea detallista. Enliste todas las actividades. Tercero. Deje un margen de tiempo. Si una persona le dice que le lleva una semana para prestarle un servicio, considere 10 dias. Por ltimo. Cuide de no exagerar las estimaciones de los plazos. Si la actividad lleva un dia para realizarse estime maximo el doble de tiempo, si estamos dentro del plazo entonces el programa esta funcionando.
Capitulo 7: El equipo Contratar un equipo o llamar a un grupo de amigos que les gusten los espectculos musicales. Cuando se piensa en quien ira a trabajar con usted en la produccin ejecutiva de un evento le sugerimos poner atencin en algunos criterios de seleccion. Formacin Verifique si la persona que desea contratar posee alguna formacin tecnica teorica y practica relacionada con la produccin ejecutiva de eventos musicales, cuanto mas gente capacitada este en su equipo menos errores ocurriran a la hora de la realizacin de todas las actividades del evento. Disponibilidad Por mas que se planea un evento, siempre surgen imprevistos. Reuna personas que entiendan la necesidad de estar disponibles para trabajar mas alla de lo previsto y sin previo aviso. Referencias OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALES Radio.Televisin de Veracruz 7

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Solicite Nombre, telefono, correo electronico y toda la informacin profesional posible de actividades recientes Compromiso Es bastante arriesgado trabajar con personas que estan ah para disfrutar del espectaculo. Tenga personas que se comprometan a terminar todas las actividades que les hayan han sido asignadas en el cronograma. Sentido Comn Es una especie de sexto sentido, sentido comun es saber en que momento una regla debe ser rota, escuchar sugerencias y reflexionar sobre ellas, tener humildad para reconocer los errores que se cometan, y saber como corregirlos, y estar dispuesto a escuchar la opinin de personas mas experimentadas. Costo Para poder negociar, necesita informacin. Antes de saber los costos de la propuesta investigue cuanto cobran los profesionistas de su regin. Conociendo los criterios, se puede negociar No acepte ciegamente argumentos como este es mi precio en el mercado o "ese es el precio que indica el sindicato". Pero tampoco explote a alguien, cuanto mas sepa una persona y este capacitada, mas se justifica pagar un precio alto por sus servicios. Capitulo 8: Necesidades de produccion: msicos y tcnicos Las necesidades de produccin seran presentadas en tres partes: Msicos y tcnicos, infraestructura y equipo de produccin. Propuesta del evento Al hacer un contrato con un artista, directamente o a travs de su representante (empresario, agente o productor ejecutivo) presente una propuesta que contenga: nombre del evento, nombre de los organizadores (con telefono, e_mail de preferencia) nombre de los probables patrocinadores, dia, fecha y hora en que sera el evento. Incluya tambien informacin sobre el estimado del publico y tiempo de duracin de la presentacin y precio en efectivo que pretende pagar, es muy importante que indique si el evento es gratuito o se cobrara alguna cantidad por el acceso. Transporte Vea cuantas personas necesitan transportacin, peso de los instrumentos y equipos, vea cuales necesitan cuidados especiales por manejo, movimiento y almacenaje, a la hora de hablar de transporte piense en ida y vuelta y traslados (movimientos dentro de la ciudad donde sera el evento).

Recepcin OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALES Radio.Televisin de Veracruz 8

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Es importante contar con un productor encargado de la recepcin. Si el transporte es por via aerea el productor encargado debera conocer la linea, numero de vuelo, hora de llegada, nombre de aeropuerto, Terminal de llegada y nombre y numero de las personas que llegaran, Si el transporte es terrestre, nombre de la linea, empresa, horario de llegada y nombre y numero de personas, vea con antelacin si sera necesario contemplar cargadores para el equipaje y equipo con que viaja el artista. Hospedaje Tenga a mano la lista de distribucin de personas en las habitaciones disponibles, (rooming list). Un rooming list bien elaborado le dara facilidad al hospedar a sus invitados Alimentacion Desayuno, almuerzo en algunos casos, comida y cena. Podran ser proporcionados directamente a travs de un pago diario por persona. Las bebidad alcoholicas en general no son consideradas como alimento. Escenario, sonido y luces Solicite un croquis del escenario, un plano con la posicin de los musicos en el escenario, instrumentos y equipo; el rider de sonido, plano de luces, las listas del equipo necesarios para la sonorizacion e iluminacin del show. Prueba de sonido y backstage Solicite la relacin de backstage la cual generalmente consta de informacin sobre la alimentacin y la prueba de sonido. Acreditaciones Solicite la lista de los nombres completos numeros de pasaporte credencial de elector o cualquier otro documento que acredite la personalidad de los musicos y tecnicos y personal de produccion. En la organizacin de eventos masivos las acreditaciones deben ser claras, unicas e intransferibles para evitarse un problema teniendo gente innecesaria en areas restringidas. Capitulo 9: Necesidades de produccin: infra-estrcutura Usted no simplemente debe hacer todo lo que esta pidiendo sino tambien lo que se ha comprometido a hacer Transporte El transporte debe atender cuestiones de comodidad, leyes de trfico, costos y calidad del servicio. Comodidad: msicos y tecnicos van separados del equipo. Ir a la empresa que proporcionas el transporte y checar el estado de los vehiculos. Costos: antes de prometer que los artistas tendran el transporte solicitado, verifique si realmente tendra el dinero para pagarlo. OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALES Radio.Televisin de Veracruz 9

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Leyes: verifique si la empresa de transporte tiene choferes profesionales y sus vehiculos en regla de acuerdo a las leyes de transito locales. Calidad de los servicios: exija referencias del prestador de servicios, y que sepan como llegar al lugar del evento, Cumpla con el cronograma y con el vehiculo solicitado. Hospedaje Aqui el principal criterio es la comodidad, siempre que le sea posible trate de cumplir las solicitudes de musicos y tecnicos, cuando no haya posibilidad, negocie anticipadamente con la produccin del artista para hacer las adaptaciones necesarias de alojamiento Alimentacion Lo mas practico es pagar viaticos diarios a cada persona y cada uno come donde quiere y lo que quiere. Sin embargo es mas barato buscar el apoyo de algun restaurante que proporcione la alimentacin a cambio de la exposicin de sus marcas o logos en el evento o bien cortesas para entrar al evento, esto resulta mas barato y la ventaja es que la alimentacin se puede pactar o contratar en el mismo lugar del evento, solo es importante manejar diferentes menus. Acreditaciones La acreditacin no es bloquear a cualquier persona pero si deben ser proporcionadas solo para quienes sea seguro que trabajaran en el evento. Divulgacin y asesoria de comunicacacin Defina quien sera contratado para ese servicio y cuales seran los medios de divulgacin y publicidad para su evento planeandolos con anterioridad y de acuerdo a sus cronogramas, Cronograma Analize los horarios de llegada y vea si hay tiempo suficiente para monteje de escenario, pruebas de sonido, haga su cronograma en coordinacin con los grupos que estaran en el evento asi como con sus tecnicos, ellos saben mas cuanto tardan en hacer algo Contrato del evento Elabore un contrato que conste de todos los elementos combinados, eso demuestra profesionalismo y evita sorpresas y malentendidos al momento del evento.

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Capitulo 10: Necesidades de produccion: equipo de produccion Despus de analizar las necesidades de los musicos y los tecnicos y de la infraestructura llega la hora de enlistar las necesidades del equipo de produccion. Transporte Enliste a quien ira a necesitar realmente y anote todos sus datos, Nombre, direccin, Telefono, telefono movil, lugares alternos para localizarlo etc. Despus de esta informacin, elabore un intinerario que optimize el uso del transporte de la gente de produccin. Hospedaje Cuando esta dirigiendo un equipo, necesita atender sus necesidade basicas no deseos ilimitados ni caprichos. Lo ideal es hospedar al equipo de trabajo en un lugar cercano a la locacion y tener un lugar de trabajo lo mas cerca posible del evento, de facil acceso para el transporte, seguro y con optimas condiciones de higiene donde el equipo de produccion pueda guardar sus pertenencias, tal vez tomar un bao, descansar en algun momento, tal vez dormir despus del evento, tomar un caf, agua, etc. Informe a todos a la hora de la contratacin sobre las condiciones de trabajo para no tener reclamaciones posteriores. Alimentacion De la misma manera que los musicos o tecnicos, es mas facil pagar una cantidad por dia, si tuviera que contratar un servicio de catering, trate de que sea posible incluir a todo el personal de produccin en este servicio sin interferir con la produccin de los artistas y desde luego procurando no pagar un costo muy elevado por el servicio completo. Informacin para los productores El productor ejecutivo debe definir e informar a cada profesional del equipo que participa en el evento de los siguientes aspectos: -que servicio estar prestando y cual sera la duracion de su actividad, reglas de organizacin del evento, objetivos que deben ser atendidos, cuanto, cuando y como sera el pago por este servicio, si debera expedir un comprobante fiscal, como sera el transporte, el hospedaje y la alimentacin, -el cronograma del evento; -Organigrama del equipo de produccin con nombres, cargos y telefonos de contactos para atender a cualquier persona que solicite informacin; -Como localizar rapidamente a los responsables de la seguridad, limpieza, catering, camerinos, luz, sonido, acreditaciones, taquilla, comunicaciones, sala de produccin, servicios de emergencia y produccin de artistas y tecnicos

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Material de produccin ejecutiva Haga una lista de todo lo que necesitara y debera tener disponible: Computadora, material de escritorio, documentos, contratos, telefono celular y fijo, cintas adhesivas, linternas, impresoras, cafeteras, agua, vehiculo disponible, etc. Informe a los miembros de su equipo de la responsabilidad y cuidado del material y devolucion del mismo en ptimo estado al finalizar el evento a excepcion del material consumible. Capitulo 11: Solicitudes, autorizaciones y contratos Organizar un show no es solo hacer contactos, fijar fechas y cerrar tratos. Es importante saber hacer solicitudes, obtener autorizaciones y establecer contratos, se trata de una forma mas profesional para poder establecerse en el mercado independiente, todo esto ademas de ser una formalidad es una garanta para todos los involucrados. Solicitudes. Son comunicaciones que usted establece con personas o empresas para obtener la informacin que necesita para organizar un show, y estas siempre se hacen por escrito. Como hacerlas: Investigue quien es la persona a quien necesita y su telefono de contacto; solo llame y presentese, sea cordial y lo mas objetivo posible; solicite la informacin deseada. Una vez hecha la solicitud verbal via telefonica hagala por escrito para que quede constancia de la informaci solicitada, las comunicaciones telefonicas son subjetivas y se pierden. Autorizaciones Hay espectculos para los que el productor ejecutivo necesita contactar a organismos publicos para obtener autorizaciones, por motivos obvios estas deben ser por escrito, considere siempre los tiempos burocraticos y de cada oficina a la que solicite la autorizacin. Algunos ejemplos: Certificado de responsabilidad tecnica: debe ser exigido al ingeniero, arquitecto o responsable de la construccin de las instalaciones o escenarios, palcos, gradas, camerinos, backstage, pasarelas y todos los lugares que recibira al pblico y artistas; -permiso que autorice la entrada a menores; -Autorizacion para interrumpir el trafico en el caso de que sea necesario desviar el transito e informar de posibles congestionamientos en las vias publicas durante la realizacin del evento.

Contratos Existen muchos tipos. Los mas utilizados son: OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALES Radio.Televisin de Veracruz 12

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- Tarifas: es una forma de contrato regida por el derecho del consumidor, todo lo que anuncia lo debe de cumplir -contrato de cesion o arrendamiento de espacio: nunca agende un evento con un arreglo de palabra, establezca siempre en un contrato en el cual se especifique si es gratuito o hay algun pago, al igual que cuales son los derechos y cuales las obligaciones de ambas partes -contrato de prestacin de servicios artisticos: este documento regira la relacion del productor ejecutivo con los artistas, lo que no esta previsto en el contrato, no podra ser exigido despues; -Contrato de prestacin de servicios con proveedores: Establece las obligaciones y los derechos de cada parte asi como los niveles de responsabilidad. Este siempre atento: no habiendo ningun contrato, el productor ejecutivo que promueve el evento, podra ser responsable de todos los daos o incumplimientos causado a los msicos, tcnicos, equipo de produccin, pblico y patrimonio. Por ultimo es conveniente mantener copias de todos y cada uno de los documentos elaborados, contratos, permisos, autorizaciones, comunicados oficiales etc. Capitulo 12: Derechos autorales Aprenda algunas nociones bsicas sobre el arrendamiento y fiscalizacin de derechos de autor en un show. Ejecucin publica de una obra musical Todo evento donde hay pblico es considerado para fines legales una ejecucin pblica de obras musicales y por lo tanto esta regida por la ley de derechos de autor. Esto es valido para cualquier espectculo que reuna un nmero considerable de personas fuera del crculo estrictamente familiar, para que deje de considerarse un evento privado y se convierta en un acto pblico, por ejemplo una presentacion en una fiesta privada con invitados o alguna fiesta escolar. Segun la legislacin vigente, los propietarios de los derechos legales, sean los autores, editores, o disqueras son los propietarios de los derechos autorales y deben recibir regalias por derechos legales. . Siempre que una musica sea tocada debe de haber un cobro de derechos sea en vivo o grabada, independientemente de existir o no un pago por el ingreso al evento, sera obligacin de quien organiza, recoger el dinero por concepto de derechos autorales o bien solictar al propietario de los derechos que renuncie o ceda sus derechos solo para el evento, pero esto debera estar invarablemente incluido en los contratos, ya que el pago por la presentacion contempla en la mayoria de los casos el pago por derechos. Artistas que se presentan deberan tener los derechos legales de la musica que interpretaran

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SOAC La sociedad de autores y compositores es una entidad que actua en nombre de los autores para fiscalizar el arrendamiento de dichos derechos. SUTM Tambien el Sindicato de trabajadores de la musica participa en esta fiscalizacin ya que los artistas deben pagar un porcentaje a este por concepto de cada presentacion, es importante aclarar que todos los pagos de sociedades de autores, derechos a disqueras y pago de cuotas sindicales correran por cuenta del artista y que ya estan incluidas en el pago del evento. De igual manera debe tratarse la liberacin de repertorio para su ejecucin pblica, especialmente si su evento va a ser grabado o transmitido a travs de algn medio electrnico, en este caso el artista debera ceder los derechos de grabacin, transmisin y en su caso retransmisin de las obras ejecutadas - es importante que el dia del concierto lleve con usted o tenga a la mano en su oficina o pool de produccin copias de todos los contratos, convenios, autorizaciones, permisos, fianzas, seguros y todos los documentos que ha acumulado a lo largo de la organizacin de su evento, de esta manera ademas de tenerlos disponibles en cualquier momento, formaran su carpeta de produccin para futuras referencias; -oriente al personal de entrada, taquilla y seguridad para que lo llame inmediatamente en caso de que algun inspector quiera entrar al evento, el ser inspector no le da ese derecho, sin embargo si puede solicitarle si esta debidamente acreditado que le muestre copia de algun documento de autorizacin pero por ningun motivo podra ingresar al evento, todas las inspecciones deben ser hechas antes de que inicie el evento, presente los documentos que le solicitan y despus de eso estar concluida la inspeccion. Capitulo 13: Difusin Desde luego ira mas publico a su evento si le informa que es lo que va a presentar en el. La difusin es esencial y fundamental. Puede el productor ejecutivo hacer la difusin? Claro que si, muchas veces, y sobretodo cuando los equipos de trabajo son reducidos, aunque lo mejor es contar siempre con un profesional, promotores, asesores de prensa, periodistas, personal de relaciones publicas, o agencias de publicidad, ellos poseen la practica y capacitacin para esta actividad, de esta manera podra distribuir mejor su tiempo en lo que mejor sabe hacer y tiene mas capacidades. El promotor y el productor El promotor debe proporcionar alguna informacin para auxiliar al productor ejecutivo: -periodo de la difusin -medios de comunicacin que pueden ser utilizados Material de divulgacin que pueden ser producidos y utilizados. Facilite la tarea del promotor, el productor ejecutivo debe tener disponible: -el release actualizado del artista o del evento; -fotos publicitarias recientes (con credito del fotografo), en un medio fisico y electronico con buena resolucion; OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALES Radio.Televisin de Veracruz 14

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-clipping (materiales, fotos, notas, reseas y crticas publicadas o emitidas sobre los musicos o el espectaculo); -msicas (CD e MP3); -material audiovisual (DVD, o electronico). Facilite siempre las cosas, tenga disponible estos materiales en un kit de prensa para descargar via Internet. Eso ayuda mucho al trabajo del promotor y aumenta las posibilidades de retroalimentacin de los medios de comunicacin. El productor ejecutivo debe dar seguimiento a las siguientes actividades -si el servicio esta siendo realizado en el periodo de difusin, en los medios y con los materiales previamente planeados; -Aprueba las informaciones y comprueba si los creditos de patrocinadores estan siendo incluidos en todo el material de difusin ( textos, carteles, tripticos, espectaculares, flyers, programas de mano etc.) Y si viene poca gente? Aun haciendo un buen trabajo de preproduccin, y contando con un excelente profesional de difusin, siempre correremos el riesgo de que venga poca gente, esto porque el comportamiento del publico esta influenciado por muchas variables, pero si usted trabaja con un metodo, podra descubrir posteriormente que errores ha cometido, corregirlos y hacer un nuevo evento con mas publico. Fascculo 14: Costos y sustentabilidad Planee. Organize. Preparese para situaciones buenas y malas. Gastos no previstos y poco pblico pueden transformar su evento en un gran dolor de cabeza. Un Evento no debe producir una perdida financiera a quien lo organiza, patrocina o presta sus servicios. Siempre que un evento es lucrativo, sirve de estimulo para realizar otros mas. Si usted quiere que sus eventos sean sustentables debe construir una red de patrocinadores y aprender a evaluar el riesgo de los compromisos que se piensa echar encima. Evaluar el riesgo significa valorizar su esfuerzo, prevenir desperdicios, y perdidas pero sobretodo respetar a los artistas, patrocinidaores, empresarios, socios y prestadores de servicios. Registro de costos Para que un show sea autosustentable es preciso hacer un registro detallado de costos en la etapa de preproduccion. Consiste en conocer el valor total de dinero y recursos gastados en el evento.

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APRENDA A ORGANIZAR UN SHOW Elementos bsicos de una plantilla de gastos -Descripcin: producto o servicio Ejemplo: lugar del evento -Valor unitario: precio unitario del producto o servicio Ejemplo: $ 1.000,00 (mil pesos) -Unidad de medida: Ejemplo: diria (locacion) -Cantidad Ejemplo: dos (dos dias de locacin) -Valor Total Ejemplo: $ 1.000,00 x 2 das de locacin= $ 2.000,00

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- el costo total del show es la suma de todos los valores totales Ejemplo: $ 10.460,00 O sea que para que este show se pague, 10,460 pesos es el valor minimo que debera ser obtenido atraves de la venta de las entradas y/o comercializacin de patrocinios y apoyos. Analisis simplifcado de riesgo Visualize con atencin cuanto debera gastar en la produccin del show y cuanto podra recaudar: -si el costo total del show es mayor a lo recaudado = perdida segura -si el costo total del show es igual a lo recaudado = probable perdida -si el costo total del show es menor a lo recaudado = probable ganacia Capitulo 15: Sala de produccion Antes en el capitulo 14 hablamos de las actividades de preproduccin, a partir de este capitulo para fines didacticos hablaremos de todos los puntos de produccin. La sala de produccin Es la oficina de campo donde seran organizadas las actividades de produccion. Caractersticas de la sala Proximidad: en el lugar del show o lo mas cercana posible; Comunicacin: telefono fijo, computadora con acceso a Internet, celular y radios; Privacidad: espacio reservado, accesible solamente al equipo de produccin. Lugares sugeridos Oficina externa tipo carpa, camerino del teatro lugar del evento, alguna sala vacia disponible en el local, sala de juntas, cuarto de hotel cercano, o un autobs acondicionado o una van.

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El control de los materiales - donde estan los banners de los patrocinadores? - alguien sabe donde fueron a parar las pulseras de identificacin? - no encuentro los CDs y las camisetas!!! - alguien vio las telas negras del palco? Ejemplos como estos demuestran la necesidad de que exista una sala de produccin para recibir, organizar, almacenar y controlar los materiales que seran utilizados durante el evento: -administrativo: plumas, marcadores, hojas, clips, talon de recibos; -tecnico: cinta aislante, masking tape, gaffer, linternas, riders; -promocional: carteles, flyers, boletos, banners, pendones; -operacional: colocacion de objetos para escenario y ambientacion, etc.. Oriente al equipo para que haga una relacion de recepcion y salida de materiales, siempre con fecha, horario, nombre y telefono de la persona que entrego el material y de quien lo recibio. Advierta a todos que el cuidado de los objetos personales (telefonos, mochilas, carteras, relojes etc. Es responsabilidad de cada uno a excepcion que disponga de un espacio vigilado o con llave para este efecto. Asistencia Haga una relacion de todo el personal que ira a trabajar en el show: nombre, funcion y telefono, imprimala y coloquela en algun lugar visible en la oficina de produccin. Esto permitira a cualquier persona orientar una solicitud con los responsables de cada area. Espacios y tiempos de descanso Las jornadas de trabajo intensas dejan a las personas muy tensas o cansadas. Muchos productores creen en el mito de que un buen profesional no descansa nunca Cualquier persona debe tener espacio e intervalos para su descanso. Use el buen sentido para crear algunas reglas colectivas (por ejemplo, horario, intervalo, espacio,) para el uso racional de la sala de produccin para tener un breve descanso durante las jornadas de trabajo. Tomar agua, un caf, o algo de comer, recargue sus energias. Capitulo 16: Montaje de las gradas y el escenario Montar las gradas... ...y montar una estructura, en un ambiente cerrado o al aire libre, sobre la cual construira el escenario, sistema de sonido o sistema de iluminacin del espectaculo. El papel del productor ejecutivo es supervisar este montaje Cuidados importantes Inicie y termine en el horario establecido; Verifique si la estructura atiende a sus necesidades previamente informadas: dimensiones minimas, altura, soportes para escenario, iluminacin y sistema de sonido Y sobre todo seguridad

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Montar un escenario... ... instalar sobre este un conjunto de objetos escenicos que crean un ambiente para la realizacin del espectaculo Los cuidados son muy parecidos a los de la supervisin de las gradas. Es importante recordar que las descripciones de sillas mesas de apoyo, telas del fondo y los demas objetos escnicos han sido enviados detalladamente de manera anticipada. El productor encargado del escenario (stage manager) no esta obligado a saber que seis sillas significa seis sillas altas de patas torneadas, que tipo de mesas, el color y diseo de la tela de fondo, o que alfombra quiere decir todo el escenario cubierto con un tapete persa.

Check-list para montaje de gradas y escenario (solo un ejemplo) Para que todo transcurra bien a la hora del montaje tenga anticipadamente: 1 Nombre y telefono del responsable del local; 2 Horrios y normas para la ejecucin del trabajo de montaje y desmontaje 3 Nombre y telefono de las empresas que iran a prestar los servicios; 4 Nombre y telefono de los coordinadores del montaje; 5 - los responsables directos del montaje conocen el lugar del montaje 6 Lista de los nombres completos, credenciales de identificacin, y relacion de los vehiculos para la seguridad del lugar; 7 Localizacion, como llegar y horrios de estacionamiento; 8 Dimensiones minimas de puertas, corredores y accesos; 9 rider de sonido, luz, plano del lugar y relacin de objetos en el escenario; 10 Localizacion de baos para uso de los equipos de montaje.
Mximo de seguridad posible Planee el transporte de los materiales de montaje lo mas lejos posible del publico; Asegurese que el equipo de produccin y los prestadores de servicios conocen todas las normas de seguridad del evento; proporcione equipos de proteccin personal en los casos exigidos por la ley y tambien equipo de proteccion auditiva. Capitulo 17: Montaje de sonido y luces Cuando se trata de instalar el sonido y las luces mucha gente se retrae, no hay nada que temer, quien tiene que conocer perfectamente los sistemas de sonido e iluminacin son las empresas que los estan instalando, y seran sus operadores quienes los hagan funcionar, aqu nuevamente la funcion del productor ejecutivo es solo supervisar las instalaciones. Sin embargo esta claro que si un productor ejecutivo se esmera y aprende nociones basicas tanto de acustica y audio como de iluminacin, esto le facilitara mucho el desempeo de su trabajo de supervisin. Lo que hace una empresa de sonido e iluminacin. La empresa renta y monta los sistemas de audio, monitoreo, audio de sala, e iluminacion conforme al rider y plano del escenario informados previamente.

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Audio de escenario (rider de audio) Esta compuesto por micrfonos, pedestales, cables, conexiones, amplificadores, transmisores, cajas de regreso, consolas de audio y efectos, todo esto es operado por el tecnico de monitoreo que esta ubicado a un lado del escenario. Audio de sala (raider de audio) A los lados arriba y fuera del escenario son instaladas las bocinas que transmiten el sonido hacia el pblico, este sistema es operado por otro tecnico que se ubica en un espacio ubicado a cierta distancia del escenario dependiendo de las dimensiones del local en lugar llamado comnmente house mix o simplemente house. La iluminacin (rider de iluminacin) Este sistema esta compuesto por estructuras de sustentacin para las lamparas, cables, conexiones y por la consola de luz, su operacin se lleva a cabo tambien en el house mix a lado del audio por un tecnico de iluminacion. Cuidados importantes Inicie y termine en el horario establecido; Verifique si los equipos atienden a sus necesidades previamente informadas, plano de escenario y raider de sonido y de iluminacin. Normas de seguridad similares a las recomendadas para el montaje de escenario.

Check-list para montaje de audio e iluminacin (solo un ejemplo) Para que todo transcurra bien a la hora del montaje tenga anticipadamente: 1 Nombre y telefono del responsable del local; 2 Horrios y normas para la ejecucin del trabajo de montaje y desmontaje 3 Nombre y telefono de las empresas que iran a prestar los servicios; 4 Nombre y telefono de los coordinadores del montaje; 5 - los responsables directos del montaje conocen el lugar del montaje 6 Lista de los nombres completos, credenciales de identificacin, y relacion de los vehiculos para la seguridad del lugar; 7 Localizacion, como llegar y horrios de estacionamiento; 8 Dimensiones minimas de puertas, corredores y accesos; 9 espacio para pasar cables, obstculos para su instalacion; 10- rider de audio e iluminacin, plano de escenario 11 Localizacion de baos para uso de los equipos de montaje.

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Capitulo 18: Montaje de camerino El termino camerino surgio del teatro, es el espacio destinado a los artistas y su equipo antes y despus del show. Para que sirve? Garantiza un poco de privacidad; tener pequeas reuniones para checar los ultimos detalles antes del show; Guardar maletas, vestuario, estuches e instrumentos pertenecientes a los artistas y sus equipos de produccion. Solamente deje objetos de valor,(cartera, relj, celular, laptop etc) si tiene la absoluta certeza de que solo usted tiene llave de ese camerino. Como debe ser? Espacio bien ventilado, adaptado a las condiciones climaticas de la ciudad en donde se realiza el show, ciudad fria,calefaccin, ciudad caliente aire acondicionado si es necesario, con buena iluminacin, espejo de cuerpo entero, bao privado, excelentes condiciones de higiene, jabon, toallas desechables, papel higienico y una toalla facial blanca por cada uno que estara en el escenario. Abastecimiento Un camerino basico necesita tener cuando menos, agua, agua mineral, frutas, caf, te y algun tipo de bocadillos, proporcional al numero de personas que estaran ah ademas de algun requerimiento especial del artista. Capitulo 19: Anfitriones y acompaamiento Anfitrion Es el productor ejecutivo o asistente de produccin que recibe a los musicos y tecnicos a su llegada a la ciudad del evento. Su funcion es auxiliar en la descarga y movimiento de equipo, instrumentos y equipaje. El anfitrion tambien es responsable de transmitir la informacin del evento al productor y al artista y encargarse de su transportacin local. Debe facilitar la ubicacin del equipaje de los artistas, el anfitrion debe utilizar tarjetas con el nombre escrito en letras grandes para la recepcion de los artistas especialmente en aeropuertos o estaciones con mucho movimiento y cuando no conoce muy bien a quien recibira. Debe tambien verificar con tiempo si sera necesario el uso de cargadores dependiendo de la cantidad de equipaje que traigan los musicos o artistas. Acompaamiento Es el guia que coordinara el transporte, hospedaje y alimentacin de los artistas.y servir de canal de informacin entre la produccin del artista y la produccin ejecutiva del evento.

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Consejos para el acompaante -Tenga a mano un cronograma con horarios y direcciones para los traslados. -Verifique anticipadamente con los choferes responsables si saben lllegar al lugar del evento y cual es el tiempo aproximado de recorrido. -tenga a la mano el rooming list para que lo auxilie en el check in de los musicos y su equipo; -informeles que esta y que no esta incluido en el servicio de alimentacin -agregue valor a su trabajo -Gentileza: genera gentileza. El ambiente de produccin de un show es generalmente tenso, las actitudes amables generan un ambiiente de colaboracin mutua saludable para todos. - educacion: trate a todos con educacin, si es posible trate de conocer los habitos, gustos y rutinas de las personas que va a atender. -Agiliidad: una demora en la respuesta a una solicitud causa tension a quien espera Una respuesta rapida. Para un final feliz Sepa cuales son sus tareas y sus horarios, y comuniquelo gentilmente al productor o al artista o al responsable del grupo, eso facilita la organizacin, demuestra profesionalismo y evita confusiones. Es una tarea aparentemente simple pero la persona que sera acompaante debe entender que el acompamiento es una tarea para alguien amable y que le guste tratar con las personas Tanto el productor responsable de recepcion o anfitrion asi como el encargado de acompaamiento puede ser la misma persona, tambien es conveniente en el caso de que a nuestro evento asistan diferentes grupos que deban ser atendidos y recibidos, contar con un anfitrion o acompaante por grupo, sobra decir que todos los que realizan estas tareas deberan trabajar en perfecta coordinacin para optimizar los recursos del evento, conocer el cronograma de actividades, horarios de presentacion, de alimentos, de hospedaje, recorridos, traslados, etc, en suma manejar la misma informacin, es posible que si programamos los traslados con anticipacin,, por ejemplo hotel-lugar del evento y viceversa podamos realizarlo de manera programada con un minimo de vehiculos de otro modo tendriamos que utilizar un vehiculo por grupo, aunque claro siempre existe la posibilidad y de acuerdo a la disposicin de los grupos el poder manejarlos en grupos mas grandes y en un autobs, utilizando solo un productor anfitrion.

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Capitulo 20: Acreditaciones y cortesias La acreditacion es un sistema de control de acceso con una identificacin visual. Facilita la logistica del equipo y demuestra organizacin. Un gafete es lo mas usual, puede personalizarlos con la imagen de su evento o puede adquirirlos ya hechos en alguna tienda, para este efecto tambien puede utilizar pulseras de identificacin, estas son personales e intransferibles y puede manejar diferentes tipos de pulsera de acuerdo a las areas de trabajo de su evento (Taquilla, back stage, produccin, on stage, etc,). Si es gafete, debe constar el nombre del evento, la fecha, lugar, puesto, nombre completo y la leyenda de all acces si es el caso o el area especfica. Si es por pulsera debera llevar tambien datos que identifiquen el evento excepto el nombre del portador. Control de acceso Los gafetes o pulseras deben ser intransferibles, algunas personas acostumbran intercambiar con amigos sus gafetes para que puedan acceder a partes como back stage o puedan entrar gratis al evento, una manera de evitar esto es o bien personalizar las identificaciones para que no puedan ser prestadas y tener en cada lugar de acceso una relacion de las credenciales otorgadas y a quien, de esta manera ademas de mostrar su credencial deberan estar incluidos en la lista. Gafete de acceso y cortesa, no son la misma cosa, el gafete permite el libre acceso para trabajar, la cortesa permite solo el acceso al evento sin pagar. Lista de Nombres El productor ejecutivo puede utilizar listas, de prefererencia dos, una para los que utilizan gafete y una para las cortesias. Quien usa gafete o pulsera? Quienes van a trabajar, musicos y su equipo, productores del evento, y prestadores de servicios. Para quien estan destinadas las cortesias? Una sugerencia de prioridades seria por ejemplo, patrocinadores, voluntarios, comunicadores, periodistas, productores culturales y profesionales del mercado musical. Muchas veces. La taquilla es la unica fuente de ingreso del evento. Para que un show independiente sea sustentable es fundamental combatir el exceso de distribucin de cortesas, Familiares y amigos que valoran su trabajo seguramente pagaran gustosos por una entrada. Los gafetes y pulseras no son titulos de nobleza, estas deberan ser otorgadaas a quienes verdaderamente tengan una funcion dentro del espectculo, las cortesas deben ser distribuidas con medida y con criterios profesionales.

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Taquilla La taquilla es un punto de venta y de ingresos y el primer punto de contacto con el pblico asistente al evento. Por esto, es muy importante establecer criterios para escoger a quienes atenderan estos puestos, esto evitara prejuicios sobre nuestra imagen y sobretodo sobre nuestro ingreso. Critrios para escoger a quien atendera la taquilla. -H onestidad: debe ser una persona extremadamente confiable. Todo el dinero que entre al evento pasara por las manos de este profesional.; -P untualidad: el taquillero debe llegar a la hora convenida ya que un atraso podria perjudicar la venta de boletos y disminuir la entrada de gente; -A ctitud profesional, la taquilla no es un lugar para hacer bromas, tomar cerveza, ni comedor, ni lugar para escuchar musica, es un lugar para atender al publico asistente. -Nociones minimas de matematicas : el taquillero debe tener habilidad para hacer calculos rapidos a partir del costo de los boletos, esto parece obvio pero de no ser asi puede ocasionar largas filas. Consejos: -Siempre que sea posible trabaje con ingresos protegidos por un seguro o una compaa afianzadora para evitar posibles fraudes o robos. Para eventos pequeos, puede adquirir en una papeleria talonarios de recibos de tres partes. -si no va a aceptar cheques, tarjetas u otro tipo de pago distinto al efectivo coloque carteles visible indicando estas restricciones. - facilite el cambio, disponga de una cantidad de dinero en moneda fraccionaria para dar cambio, oriente al taquillero para que solicite cordialmente a los asistentes que paguen con moneda lo mas cercano posible al costo del boleto. -Durante el evento cuente de un vistazo cuantas personas hay y anote, es tambien conveniente utilizar contadores mecanicos en cada una de las entradas al evento -Use un border. El termino es pomposo y viene del frances pero no es mas que una tarjeta con una tabla impresa para el control de los ingresos.. En este documento especifique el tipo de ingreso, valores y cantidades vendidas. Vea un ejemplo: Ciclo de ingreso Tipo de Ingreso Cantidad Comun 200 Estudiante 100 Cortesia 30 Valor unitrio $ 10,00 $ 5,00 $ 0,00 Valor total $2.000,00 $ 500,00 $ 0,00

El boleto esta compuesto por tres partes: el talon que se queda en el block y 2 partes desprendibles que es el boleto en si. El asistente compra su boleto y recibe dos partes desprendibles (una sera entregada en la entrada del evento y colocada en una caja cerrada o urna y la otra conservada por el asistente a su evento, al final los talones que quedaron en el block deberan ser igual a la OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALES Radio.Televisin de Veracruz 23

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cantidad de boletos entregados en las entradas e iguales a la cantidad reportada por los taquilleros. Horario y cantidad de taquillas Planee en que horarios y el numero de personas necesarias para atender las taquillas y tener un buen funcionamiento en el boletaje. Capitulo 22: Prueba de sonido Prueba de sonido o sound check es el momento en que los musicos y todo el equipo tecnico prueba todos los instrumentos y equipos que se utilizaran para el evento. Cuanto tiempo es necesario para la prueba? Varia de acuerdo al tipo de evento, a la agenda de los artistas que se presentaran, a las caracteristicas tecnicas del show, la hora del evento, la cantidad de grupos etc. Si su evento va a ser en un teatro, debera establecer un tiempo razonable para la pueba de sonido, si se trata de un festival con muchas bandas el tiempo destinado a cada banda no debera pasar de los 30 minutos, en espectaculos que implican varios cambios de instrumentos y equipo, pueden necesitarse varias horas de prueba de sonido. En estos casos es necesario tener los instrumentos de los grupos montados sobre plataformas rodantes para una instalacion mas rapida y si sus posibilidades lo permiten ya tener los micrfonos instalados para cada grupo. Tambien es muy importante recordar que la prueba de sonido no es un ensayo. Quin prueba el sonido? El sonido puede ser probado por los musicos que acompaan al artista, por toda la banda o solo por los asistentes o tecnicos del grupo. Lo importante es que los artistas queden satisfechos con la prueba de sonido, esto va a influir directamente en la calidad del espectculo que presentara al pblico asistente. Necesidades para la prueba de sonido -Escenario montado y listo para utilizarlo, en caso de haber sido instalado especialmente para el evento; -Sistema de sonido instalado: PA (monitores para pblico), Monitores (retorno para los artistas), pedestaies y micrfonos colocados y conectados a la consola de audio conforme al rider de sonido y planta de escenario. -Sistema de iluminacin instalado: lmparas colocadas en sus lugares seleccionados y conectadas a las consolas de iluminacin conforme al rider de iluminacin; -Backline montado: equipos colocados y listos, instalados y afinados conforme al plano de escenario. Que hace el productor ejecutivo durante la prueba de sonido, coordina junto con el stage manager o jefe de foro, los horarios, indica a los grupos y equipos el tiempo destinado para sus pruebas y periodos destinados a cada actividad. -Facilita el proceso, tiene acceso a un telefono y la lista de profesionales involucrados en la prueba de sonido

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Consejo Importante Todos los involucrados en el sound check deberan tener a mano una copia del plano del escenario, de los riders de sonido y de iluminacin asi como del set list de cada grupo y el orden de los grupos tanto en el sound check como en la presentacion, una conveniencia adoptada por todos los organizadores de eventos es que el ultimo en checar sonido es el primero en presentarse durante el evento y asi sucesivamente. Capitulo 23: La cobertura del evento El dia del evento es comun que los productores principiantes no presten atencin a los profesionales de la comunicacin. Es fundamental que el productor ejecutivo establezca redes de apoyo que le faciliten la divulgacin de sus espectculos. Reporteros, camarografos, fotografos, personal de relaciones pblicas de compaias del espectculo y otros profesionales de los medios de comunicacin, son piezas clave de estas redes, usted debe aprender a relacionarse con ellos y conseguir una mayor repercusin para su trabajo. Por otro lado, mucha gente llega a la taquilla diciendo que es de prensa o de algun otro medio para poder entrar sin pagar, para evitar esto existen varias tecnicas que puede aplicar a su evento. Las acreditaciones Oriente al asesor de comunicacin del evento sobre las acreditaciones para profesionales de los medios y la cobertura que daran del evento, y si hay disponibilidad del o los artistas para conceder entrevistas, Organize y distribuya una lista del personal de prensa acreditado para que las personas responsables de los accesos tengan un mejor control. (taquillas, accesos, anfitriones, seguridad, etc.) y si un reportero o periodista no esta acreditado? A la hora del evento puede aparecer un periodista sin credencial y su nombre no aperece en la lista de acreditados, en estos casos indiquele que debera registrarse con la persona encargada de las acreditaciones para poder ingresar al evento siempre y cuando por una omision no se le haya girado invitacion a su medio, de otro modo debera atenerse a las acreditaciones que solicito su medio para su personal. Si ese fue el caso, solicite identificacin que lo acredite como reportero del medio que dice ser, y todos sus datos para corroborar esta informacin, registrelo en una lista y despus de confirmarla, permita el acceso al evento. Derechos de imagen Una cuestin importante, informe a todos los que asisten a su evento, sean medios de comunicacin o no, que puede ser fotografiado o filmado, donde puede haber colocadas camaras y donde no, y cual es el tiempo disponible para filmar y fotografiar. La sala de prensa Siempre que sea posible proporcione un lugar donde la gente de los medios pueda tener acceso a telefonos e Internet.

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Capitulo 24 Seguridad Cuando organiza un show independiente debe recordar que esta asumiendo la responsabilidad legal de buena parte de lo que pueda suceder. Entonces veamos algunos consejos orientados a evitarle dolores de cabeza. Quines necesitan seguridad? Las personas, siempre en primer lugar, ademas del equipo, instrumentos, dinero (manejo almacenamiento y transporte), instalaciones y materiales. Personas Para garantizar la integridad fisica de los musicos, el equipo y todos los demas profesionales, es necesario contar con seguridad en el escenario y su entorno. En los eventos muy grandes, es necesario colocar barreras entre el pblico y artistas. Oriente a su personal de seguridad para actuar de manera preventiva (con educacin y dentro de la ley) y nunca agredir a nadie. Equipos e instrumentos Cuente con personal de seguridad para vigilar los lugares destinados al almacenamiento de equipo e instrumentos. Dinero Es comun que el productor organize la taquilla y despus solo vuelva al final del evento para revisar las cuentas, siempre que sea posible mantenga alguien de seguridad junto a la taquilla. Tenga cuidado que el taquillero no tenga mucho dinero en la caja, todo el transporte y guarda de dinero se debe hacer siempre acompaado de seguridad. Instalaciones y materiales La falta de atencin con las instalaciones y los materiales existentes en el lugar del evento, puede traerle perjuicios financieros. Mantenga personal de seguridad circulando entre el pblico, baos, camerinos y demas espacios clave de su evento. Para esto lo mejor es contratar seguridad atraves de una empresa, pues si usted y su personal no tiene experiencia en seguridad, correra menos riesgos Consejos para contratar los servicios de una empresa de seguridad Pida referencias, hable con quien ya los haya contratado alguna vez; tenga cuidado con empresas que no respetan la legislacin laboral; De preferencia a empresas que tengan proyectos sociales y culturales. ltimos consejos: Proporcione una sala para el personal de seguridad especialmente si se trata de jornadas de trabajo muy largas en cuyo caso debera tambien incluir horarios de alimentacin programados de tal manera que no se descuiden las areas asignadas. Explique a todos los que van a trabajar en el evento que el resguardo de objetos personales (relojes, telefonos, laps, etc) son resonsabilidad de cada uno excepto que se asegure de tener un lugar vigilado y con llave para este efecto. OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALES Radio.Televisin de Veracruz 26

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Capitulo 25: El Show va a comenzar Las bandas probaron sonido, la taquilla esta abierta, ahora usted va a comer algo y a tomar un descanso. Cuidado con este pensamiento, antes de un breve descanso el productor ejecutivo debe checar alguna informacin, Antes del show verifique... si el jefe de escenario efectuo algun cambio de horario en las presentaciones de los grupos, tiempo en el escenario, orden de las bandas, equipo tecnico, presentador del evento, responsables de la luz, el sonido, y si los productores ejecutivos de los grupos, choferes y personal involucrado estan enterados; si todos los que estan acreditados y sus vehiculos estan autorizados a utilizar el estacionamiento; si las vias de acceso al lugar del evento estan libres al igual que los accesos al escenario y camerinos; si los tecnicos de sonido (sala y monitoreo ) y luces, tiene disponible el repertorio o set list de los grupos con toda la informacin necesaria; si los tecnicos de los grupos estan avisados del horario del chequeo final y afinacin de instrumentos.(se sugiere que cada banda este de 10 a 15 minutos antes de su horario listos para subir al escenario, no en el camerino). Asegurese que todos los involucrados sepan como se comunicaran en el evento (celular, rdio, desplazamiento, etc.) Despus de iniciado el show... supervise los trabajos en el escenario y oriente a los tecnicos de los grupos para que auxilien en la comunicacin entre tecnicos del evento y musicos en caso de que no lo tengan presente, generalmente los musicos solicitan correcciones de sonido especialmente en monitoreo con la conocida expresin mas retorno oriente a los tecnicos de luces y sonido para que sigan las instrucciones de los tecnicos de grupos y de los musicos en caso de que no lo tengan presente. circule por el espacio destinado al publico y asegurese de que la calidad de sonido en sala es la adecuada y si es necesario reforzar la seguridad en algun lugar en especial; cheque el trabajo de los anfitriones y porteros para que nadie permita el acceso de personas no autorizadas al evento y sin pago previo; inspeccione el espacio de camerinos y solicite que personas sin acreditacion o no autorizadas se encuentren en el. Antes de terminar el show... verifique si el camerino esta organizado y limpio, caso contrario llame al personal de limpieza. Informe al personal de seguridad que el acceso a los camerinos solo estar autorizado por el productor ejecutivo o por el productor o manager del grupo; verifique si los vehiculos destinados al transporte de los musicos y artistas estan en el lugar del evento. verifique si estan libres los accesos para transporte y carga de equipo; recoja el dinero de las taquillas y las urnas con los boletos de entrada. OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALES Radio.Televisin de Veracruz 27

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Despus de terminar el show... ... agradezca a todo mundo que participo, tecnicos, musicos, equipos de produccin etc. Por su colaboracin y dedicacin, pero esto aun no acaba, preparese para desmontar. Capitulo 26: Desmontaje del show parte 1 Un show se termina con la etapa de post-produccin. O sea que no se va a su casa o de fiesta como los artistas sin antes tener la certeza de que ya planeo, oriento y dirigio a las personas que van a realizar el trabajo de desmontaje Conteo de boletaje y taquillas Rena a los taquilleros en el lugar donde sera el conteo de el boletaje y debio haber dispuesto con anterioridad, este puede ser la oficina de produccion. Abra las urnas, una las partes desprendibles de los boletos y haga el conteo. Cuente el nmero total de boletos, obviamente estos deben coincidir con los del cada block. Cheque cuantos boletos fueron vendidos y sus respectivos precios la unica diferencia sera la de las cortesas concedidas. haga sus anotaciones de contabilidad y comience a realizar sus pagos. Por cuestiones de seguridad es conveniente realizar todos sus pagos en el siguiente dia habil en la seguridad de su oficina. Si no es posible, oriente a quien debe hacer los pagos de cual sera el orden de pago, -primero pague a los musicos, dependiendo de cual haya sido el trato establecido en el contrato se hara el pago convenido, en el caso de que el pago sea de acuerdo a un porcentaje de las entradas, estara obligado a mostrar al representante del grupo su contabilidad para establecer el pago correspondiente. Exija siempre un recibo que ampare cada pago y contenga la firma de quien recibe el pago asegurandose que es la persona autorizada por el grupo para recibirlo. Pago de proveedores: pague estrictamente el valor acordado en el contrato, las horas y servicios adicionales sin autorizacin previa no pueden ser pagados. E iglamente exiga un recibo que lo libere de cualquier responsabilidad de pago posterior. Supervision de desmontaje de infraestructura Tenga a mano una libreta para hacer un diario de desmontaje. Registre en ella el termino de cada etapa, el nombre del responsable, telefono de contacto y nombre de la empresa. - anote en un pequeo diario cualquier hecho o evento que considere importante, Olvido de objetos en el escenario, manejo y transporte de equipo, dao en la paredes o piso si fue en teatro, acostumbrese siempre a registrar todo lo que pasa y porque, quien fue el responsable y a que empresa pertenece, donde ocurrio, siempre que sea posible tome fotografias del dao, olvido o desperfecto, todo esto debera ser anexado al book del proyecto o carpeta de produccin.

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Limpieza Antes de iniciar la limpieza, haag un recorrido general de instalaciones, camerinos, oficinas de produccin etc. Para verificar si alguien olvido algo, o si alguien se llevo algo que no debiera Instruya a los equipos de limpieza sobre el tiempo en que debera estar terminado y entregado el servicio; Una hora antes de terminar haga un recorrido por las instalaciones para verificar y corregir en su caso alguna omision por parte de quienes proporcionan el servicio de limpieza. Recuerde que si el lugar estuviera sucio el dueo del espacio no lo cobrara al personal de limpieza sino al productor. Capitulo 27: Desmontaje del show parte 2 Regreso de los musicos El anfitrion debe acompaar a los musicos y tecnicos hasta el lugar de hospedaje. Despus debe acompaarlos hasta la estacion o aeropuerto y verificar que aborden sus respectivos transportes para su retorno. No es responsabilidad del organizador del evento proporcionar transporte para paseos, para personas que no estan trabajando para el evento, servicios a la habitacin, a no ser que hayan sido convenidos con anterioridad, alimentos fuera de horario cuando sea responsabilidad de los artistas o tecnicos, o cualquier cuota adicional que no haya sido establecida en el contrato y que sea generada por descuido de artistas o su equipo de produccin, esto incluye retrasos de transporte, boletos perdidos, excesos de equipaje, etc. Liberacin del equipo de produccion Es comun que al final de un show todo mundo quiera irse a festejar, es algo natural pues todos estan exhaustos con tanto trabajo, el productor ejecutivo debe aplicar su criterio para poder contener toda esta ansiedad. Solamente debe libera al equipo de produccin cuando este completamente seguro que han concluido las actividades de cada uno de quienes participaron en el evento. Se sugiere que una o dos personas se queden con el productor hasta el final para resolver cualquier imprevisto que pueda surgir. Entrega del espacio Si un show va a ser en una discoteque o teatro, el productor ejecutivo generalmente hace la entrega del espacio despus de desmontar toda la insfraestructura instalada para el evento. Habiendo situaciones en que la entrega ocurre al dia siguiente. En ambas situaciones se sugiere que se haga un documento en donde se informe la fecha, el horario, y el estado en que se encuentra el local, en este documento deberan estar los datos completos de quien entrega, de quien recibe y las firmas de ambos, esto evita que el productor ejecutivo sea responsabilizado por algun dao posterior.

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Reunion de evaluacin Durante las etapas de preproduccin y produccin, el productor ejecutivo debe estar atento y tomar nota del feedback del publico, del equipo, musicos, tecnicos, propietarios y encargados de los espacios, patrocinadores, prensa y prestadores de Servicios. Despus de la entrega del espacio es importante hacer una reunion de evaluacion con los demas organizadores para intercambiar informaciones y ver que puede ser mejorado en el proximo Registro del proyecto Prepare una carpeta, fisica y virtual. Guarde en ella todas las minutas de las reuniones de evaluacin junto con la informacin principal utilizada para organizar el evento. De esta forma podra medir sus avances. Capitulo 28: Algunas palabras finales para que pueda ampliar su aprendizaje como productor ejecutivo de shows y tal vez como futuro productor cultural. Pasion Un productor debe sentir placer por lo que hace, no se obligue a hacer algo que no esta disfrutando. Comience a construir su carrera Ninguna profesion es inferior a otra mucho menos la de productor ejecutivo de shows. Si realmente siente pasion por este trabajo, es importante estar dispuesto a luchar dar la cara para vencer la palabra es arriesgar y empezar. Sustentabilidad Procure trabajar siempre trabajar en shows que le representen un ingreso. La ansiedad generada por las dificultades financieras hace que las personas desistan de trabajar como productores. Calidad de vida Alguien un dia invento que trabajar con shows es un estrs constante y muchas personas hoy dia lo siguen creyendo, para mi el estrs que se genera viene de la falta de organizacin y profesionalismo de quien trabaja en esto, cuando se organiza bien no hay errores, no hay imprevistos, no hay estres Si al trabajar en un show usted posibilita que por el contacto con la musica muchas personas amplien su calidad de vida, esta actividad tambien debe significar una mejor calidad de vida para usted. Respeto a las diversidades Una produccin de shows propicia el contacto con musicos y tecnicos de distintas razas, lugares culturas y creencias, con opciones politicas, religiosas y sexuales diferentes a las suyas, aproveche esto para aprender a mejorar su formacin como persona. Colaboracion OFICINA DE PROGRAMAS ESPECIALES Radio.Televisin de Veracruz 30

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Intente construir su trabajo atraves de una cultura de colaboracin y trabajo de equipo. El aprendizaje no tiene lmites Asi como usted y muchas otras personas, esta comenzando a trabajar en un area cultural a traves de la organizacin y produccin de eventos musicales, sin embargo no necesita detenerse ah. Evalue constantemente su carrera y no dude en trazar nuevos caminos para recorrer rumbo a un mayor aprendizaje

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