LOGÍSTICA Y DISTRIBUCIÓN

Curso 2022/2023

TEMA 3
SISTEMAS LOGÍSTICOS DE
APROVISIONAMIENTO

Grado en Ingeniería en Organización Industrial

Tercer curso

Profesor Inocencio Arroyo Egido

 CONTENIDOS

3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

3.1.1. El proceso de compra.
3.1.1.1. Evaluación de las necesidades.
3.1.1.2. Negociación.
3.1.1.3. Entrevista.
3.2. GESTIÓN DE ALMACENES
3.2.1. Concepto y funciones.
3.2.2. Tipos de almacenes.

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 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

- Desde un punto de vista productivo, se considera a la empresa como un sistema que

transforma unos inputs o factores productivos (materias primas, maquinaria, manos de
obra) en unos determinados outputs (productos finales y/o servicios) mediante la
acción de un cuarto factor productivo definido por Alfred Marshall que es la
dirección.
- Hoy en día, por la generalización de subcontratación de procesos productivos, se
crean unas redes empresariales en las que la empresa principal se encarga de
coordinar la combinación de factores que se ubican en empresas diferentes, para,
finalmente, ensamblar un determinado producto. Ejemplo, fabricación de ordenadores
o automóviles.

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 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

- En ambos modelos podemos ver claramente cómo la función de compra de estos

factores productivos se constituye en una función estratégica, ya que su adecuada
gestión genera ventajas competitivas, es decir, diferencia a una empresa de sus
competidores a ojos del cliente. Estas ventajas pueden venir de:
- Adquirir los materiales, equipos y/o servicios a precios más reducidos como
consecuencia de una adecuada negociación.
- Productos diferenciados, ya que una buena compra debe favorecer al integración del
proveedor, con lo que se pueden realizar productos mejores al poder aprovechar el
saber hacer de todos os participantes en la fabricación.

Por tanto, hemos de tener en cuenta que la función de compras deja de tener un carácter
administrativo para pasar a depender de las más altas jerarquías de las empresas,
convirtiéndose en un centro de beneficio de las mismas.
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 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

Dependiendo del sector que consideremos, se puede decir que el peso de las compras
representa entre un 30 y un 70 por 100 de las ventas y este porcentaje va en aumento
debido a la tendencia a la subcontratación de actividades.

Por otra parte, una buena gestión de compras afecta a la calidad y seguridad del servicio a
los clientes, al coste de los materiales y a la financiación que la empresa obtiene de sus
proveedores como consecuencia de aplazar el pago de los suministros.

Las actividades que se pueden incluir en la gestión de compras son:

a. Selección de un grupo de proveedores solventes, fiables y competitivos adecuados a
las necesidades de la empresa.
b. Negociar adecuadamente las condiciones de las compras (precio, plazo de entrega,
4 calidad y servicio). Profesor Inocencio Arroyo Egido
 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

c. Minimizar el coste del aprovisionamiento disminuyendo el riesgo del mismo (es decir,
minimizando los efectos de posibles variaciones en los mercados internacionales de
materias primas, por ejemplo, el efecto del precio de la pasta de papel sobre el precio
de las cajas que una determinada empresa pueda adquirir.

También es interesante contemplar de una manera separada las actividades que se pueden
incluir en la función de aprovisionamientos con la finalidad de tener clara la diferencia con
la función de compras.
- La función de aprovisionamientos cubre la responsabilidad de garantizar el
aprovisionamiento de los materiales, componentes, bienes y servicios necesarios para
que la empresa desarrolle adecuadamente sus operaciones en las mejores condiciones
posibles de calidad, cantidad y plazo.

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- Objetivo aprovisionamientos: Asegurar la disponibilidad de los materiales necesarios y
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requeridos, en el momento adecuado y al mínimo coste posible.
 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

- Objetivo aprovisionamientos: Asegurar la disponibilidad de los materiales necesarios y

requeridos, en el momento adecuado y al mínimo coste posible.

Entre otros, los retos que debe asumir un responsable de compras son:
- El beneficio. Que depende de la aptitud del comprador para conseguir las mejores
condiciones de compra mediante la competencia real de las fuentes de suministro.
- La calidad del producto a comprar. Definida en las condiciones establecidas por el
comprador.
- El servicio que puede dar el proveedor. Ya sea el exigido por el comprador
(cumplimiento de los plazos, servicio posventa …), ya sea el propuesto por el vendedor.
- La imagen de la empresa. Que el vendedor percibe a través de sus contactos
profesionales con el comprador. Es el reto más difícil de evaluar en el momento, pero el
6 más importante a largo plazo. Profesor Inocencio Arroyo Egido
 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

3.1.1. El proceso de compra

3.1.1.1. Evaluación de las necesidades

El proceso de compra se inicia con la identificación de las necesidades por parte de la

empresa y su comparación con los recursos de los que dispone para hacer frente a estas
necesidades. Los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de evaluar las
necesidades de aprovisionamientos son básicamente:
- La cantidad y calidad requeridas.
- El coste de aprovisionamiento deseado en función de las limitaciones financieras de la
empresa.
- Los plazos de entrega deseados.
- El servicio requerido tanto en el momento de la entrega como después de la misma.
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 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

3.1.1. El proceso de compra

3.1.1.1. Evaluación de las necesidades
En este sentido las necesidades deben ser expresadas de la manera más precisa posible y
siempre con la colaboración de todos los implicados con la finalidad de no obviar ningún
detalle que pueda generar en un futuro conflicto (oficinas técnicas, responsables
financieros, proveedores, etc.).

Un concepto muy importante en la gestión de compras es el llamado coste de

aprovisionamiento. Dentro de este, se engloban los siguientes elementos:
- Precio de compra.
- Costes de transporte.

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 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

3.1.1. El proceso de compra

3.1.1.1. Evaluación de las necesidades

- Costes de control.
- Costes de no-calidad incluidos por los defectos.
- Diferencias de rendimiento.
- Costes de puesta en marcha.
- Costes de mantenimiento.
- Costes de almacenamiento.
- Costes de caducidad.

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 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

3.1.1. El proceso de compra

3.1.1.1. Evaluación de las
necesidades

Figura 1.- El proceso de la compra.

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 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

3.1.1. El proceso de compra

3.1.1.2. Negociación
Tal y como se indica en la Figura 1, puede dividirse en dos procesos:
1. Preparación de la negociación. La Asociación Española de Responsables de Compras y
Existencias recurre a la expresión “No planificar una negociación es planificar un
fracaso” (AERCE, 1999: 65) para resaltar la importancia que tiene el preparar la
negociación.
Podemos decir que la argumentación es la parte fundamental. Es por este motivo
que merece la pena ser preparada con mucho cuidado. Una buena preparación por parte del
comprador exige recopilar y analizar información sobre la empresa vendedora, la situación
de su sector y el papel del representante del vendedor dentro de su propia empresa, es
decir, saber qué poder de decisión tiene, ya que este dato determinará las características
11 de los argumentos dados por el comprador.
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 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

3.1.1. El proceso de compra

3.1.1.2. Negociación

- Argumentación: Conjunto de proposiciones que explican la conveniencia de una

determinada cláusula a negociar. La función básica de la argumentación es convencer al
vendedor y lograr los objetivos que el comprador a determinado.
- Los objetivos giran en torno a las siguientes variables:
- Precio: Conseguir unos precios competitivos.
- Calidad: Que el objeto de la negociación se adapte lo mejor posible a las
necesidades del cliente.
- Fiabilidad: Producto que pueda utilizarse de manera repetitiva sin que por ello sufra
averías durante un tiempo determinado.
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 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

3.1.1. El proceso de compra

3.1.1.2. Negociación

- Fiabilidad: Producto que pueda utilizarse de manera repetitiva sin que por ello sufra
averías durante un tiempo determinado.
- Plazos: Conseguir la máxima flexibilidad en los mismos de cara a lograr un tiempo
óptimo de respuesta.
- Cumplimiento de los plazos: Máxima fiabilidad en el logro de los mismos.
- Condiciones de pago y facturación.
- Servicio técnico y de postventa.
- Garantía: Seguridad total en el suministro.
- Aspectos administrativos: Facilidades de contacto, visita e intercambio de
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documentación. Profesor Inocencio Arroyo Egido
 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

3.1.1. El proceso de compra

3.1.1.3. Entrevista
En un principio la entrevista debe concebirse de manera que ninguna de las dos partes se
sientas perjudicadas al finalizar la misma. Esta posición se basa en considerar a las dos
partes como interlocutores y no como adversarios, ya que solamente cuando ambas partes
salen ganadoras sed podrá desarrollar una relación confiada y duradera entre comprador y
vendedor.

Según la Asociación Española de Responsables de Compras y Existencias, los conceptos

básicos de una negociación son (AERCE, 1999: 55):

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 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

3.1.1. El proceso de compra

3.1.1.3. Entrevista

- Negociar no es imponer las propias ideas.

- Mostrar flexibilidad.
- Ceder no es perder.
- Reciprocidad en las concesiones.
- Ganar contribuyendo a que también el otro gane a su vez.
- Mantenerse en los acuerdos.
- Evitar la hostilidad.

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 3.1. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

3.1.1. El proceso de compra

3.1.1.3. Entrevista

Es a lo largo de la entrevista cuando aparecerán todos los elementos que se han previsto
en la preparación de la misma, es decir, las argumentaciones, las objeciones del vendedor y
las respuestas por parte del comprador a dichas objeciones, es decir, se pondrá en
práctica toda la preparación anterior.

Una vez que se ha planteado la argumentación al vendedor, el comprador realizará

preguntas con la finalidad de que el vendedor le proponga condiciones más ventajosas que
en su vierta inicial para, de esta manera, llegar a un determinado compromiso. Por ejemplo,
unas preguntas en este sentido pueden ser, de cara a negociar un determinado plazo de
16 entrega.
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 3.2. GESTIÓN DE ALMACENES
3.2.1. Concepto y funciones

Un almacén es el espacio físico donde se acumulan las materias primas, productos

semielaborados, productos acabados u otros elementos a la espera de su utilización en el proceso
productivo o de su entrega al cliente.
La existencia de almacenes viene justificada, ya que, por diversos motivos, las empresas
necesitan acumular mercancías durante un determinado período de tiempo:
- Evidentemente, no es posible predecir con total certeza la demanda del mercado, ni adaptar la
producción automáticamente a sus variaciones a un coste razonable, ni asegurar que no habrá
ningún problema con los suministros. Por ello, la empresa mantiene una serie de inventarios en
los diferentes almacenes para evitar alteraciones en el ritmo e producción o el hecho de no
poder satisfacer las necesidades de los clientes. Es decir, mantiene una cantidad de
materiales o productos acabados que actúan como “amortiguadores” de posibles desequilibrios.
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 3.2. GESTIÓN DE ALMACENES

3.2.1. Concepto y funciones:

- En algunas ocasiones, la empresa realiza compras de gran volumen para obtener descuentos
en el precio, lo cual le obliga a llenar sus almacenes. En este caso, se tendrá que analizar la
conveniencia de la operación comparando dicha disminución en el oste de adquisición con el
incremento que se produzca en los costes de almacenamiento.
- Existen determinados productos que por sus características necesitan un tiempo de
maduración previo a su consumo (vinos, cavas, …).

No podemos olvidar, además, que en el almacén se llevan a cabo diferentes manipulaciones de

los productos: carga y descarga, paletización, etiquetaje, preparación de pedidos, consolidación
o división de envíos …
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 3.2. GESTIÓN DE ALMACENES

3.2.1. Concepto y funciones:

La consolidación o unión de diferentes envíos se lleva a cabo para aprovechar las ventajas en
costes que se pueden obtener por realizar un único envío de gran volumen en lugar de muchos
pequeños, consiguiendo con ello una optimización en el uso del transporte.

A veces se presenta el caso contrario: Llegan al almacén envíos de gran volumen trasladados
conjuntamente para obtener menores costes de transporte y, una vez allí, son divididos en
envíos más pequeños destinados a diferentes consumidores. Es la llamada desconsolidación de
envíos.

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 3.2. GESTIÓN DE ALMACENES

3.2.1. Concepto y funciones:

Evidentemente, este almacenamiento y las manipulaciones en él realizadas tienen un precio, por

lo cuál se tendrá que analizar si queda compensado por las ventajas que puedan obtenerse
derivadas de los menores costes de adquisición (por los descuentos obtenidos de las compras
de mayor volumen), por los menores costes de transporte (por una optimización de los envíos) o
por los menores costes de producción (si el inventario evita tener que adaptarse a los cambios
de una demanda muy variable). No debe olvidarse que el almacenamiento de productos y su
manipulación suelen representar una parte considerable de la inversión destinada a la logística.

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 3.2. GESTIÓN DE ALMACENES

3.2.2. Tipos de almacenes:

1. Según el tipo de producto almacenado podemos distinguir entre:

a. Almacén de materias primas. Debido al papel de éstas en el proceso productivo es

necesario que esté cerca de las plantas transformadoras. En este caso, los costes de
ruptura de stock (caso de quedarnos sin material) son especialmente elevados si tenemos en
cuenta que podemos hacer parar todo el proceso productivo.

b. Almacén de productos semielaborados. Normalmente, se sitúan entre distintas fases del

proceso productivo para garantizar un flujo más o menos continuo del mismo.

c. Almacén de productos acabados, donde éstos se acumulan a la espera de su entrega a los

consumidores.

d. Otros almacenes, por ejemplo, de piezas de recambio, de herramientas, de archivos de

21 información... Profesor Inocencio Arroyo Egido
 3.2. GESTIÓN DE ALMACENES

3.2.2. Tipos de almacenes:

2. Según su función en la logística de distribución hablamos de:

a. Almacenes centrales. En ellos se centraliza todo el sistema logístico; en consecuencia, es

una de las partes más importantes de una red de distribución dentro de la cual actúa como
cabecera y, por tanto, de fuente de suministro para el resto de almacenes y otros puntos de
distribución. Ha de estar preparado para recibir, preparar y almacenar cualquier tipo de
mercancía, por lo que debe disponer de muelles de carga, elementos mecánicos de
manutención para descarga de los camiones y una zona de recepción y de preparación.

b. Almacenes reguladores y de distribución. Actúan como depósitos de mercancías,

normalmente en grandes cantidades, para ser después transferidas a los puntos de consumo
final, sin necesidad de ninguna transformación ulterior. Los almacenes regionales de
distribución a minoristas pueden ser un ejemplo.

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 3.2. GESTIÓN DE ALMACENES

3.2.2. Tipos de almacenes:

2. Según su función en la logística de distribución hablamos de:

c. Depósitos. Son pequeños almacenes situados cerca de los centros de consumo cuando éstos
están muy dispersos, como puede ser en cada una de las naves o secciones de fábrica. La
frecuencia de servicio es elevada y suelen trabajar con un volumen fijo de existencias que
se repone de los almacenes reguladores.

d. Almacenes intermedios. Se sitúan en cada uno de los centros de producción y se les

aprovisiona de manera periódica o bajo petición suya. Los niveles de existencias se fijan de
acuerdo con los ritmos de consumo y frecuencia de servicio.

e. Espacios de espera. Es material situado entre estaciones de trabajo consecutivas para ser
utilizado en la operación de producción que en ellas se realiza.

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 3.2. GESTIÓN DE ALMACENES

3.2.2. Tipos de almacenes:

3. Según las técnicas de manipulación nos referimos a:

a. Almacenes convencionales, que utilizan sistemas clásicos de almacenamiento con estanterías

de acceso manual servidas por carretillas. No hay que olvidar que, en la distribución de los
almacenes, es especialmente importante conseguir el equilibrio entre la accesibilidad a las
mercancías y el máximo aprovechamiento del espacio.

b. Almacenes en bloque, que no presentan estructuras de soporte, sino que en ellos las
paletas se van apilando una sobre otra.

c. Almacenes compactos, que no presentan espacios entre pasillos. En ellos las carretillas
pueden introducirse dentro de las estanterías.

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 3.2. GESTIÓN DE ALMACENES

3.2.2. Tipos de almacenes:

3. Según las técnicas de manipulación nos referimos a:

d. Almacenes dinámicos, cuya principal característica consiste en que los carriles sobre los
que se apoyan las paletas poseen uno rodillos que permiten el movimiento de éstas, de
manera que, ya sea por la acción de la gravedad o por la acción de rodillos motorizados, las
paletas se cargan por un lado de las estanterías y se extraen por el opuesto.

e. Almacenes móviles, consistentes en estanterías convencionales instaladas sobre

plataformas móviles, de manera que es posible moverlas y abrir pasillos en cualquier punto,
manteniendo el resto de la estructura compacta.

f. Almacenes semiautomáticos y automáticos, caracterizados por el movimiento automatizado

de las zonas de almacenamiento.

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 3.2. GESTIÓN DE ALMACENES

3.2.2. Tipos de almacenes:

3. Según las técnicas de manipulación nos referimos a:

g. Almacenes autoportantes, en los cuales las estructuras no sólo cumplen la función de

almacenamiento propia de ellas, sino que actúan también como soporte del edificio.

4. En cuanto a la propiedad de los almacenes, se planten diferentes alternativas: pueden ser

almacenes en propiedad, de alquiler, en leasing o bien se puede ceder este servicio a un
especialista (operador logístico). A menudo se buscan soluciones combinadas.

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