CURSO:

ASISTENTE
DOCUMENTARIO
Y ADMINISTRATIVO
Modalidad Virtual
 Módulo

03
SISTEMA DIGITAL
DE ARCHIVOS
 aprendo

Sistema de archivos de
Documentos Electrónicos
¿Qué es un archivo de Documentos
Electrónicos?

Una colección de documentos

textuales e icónicos, creados
mediante medios informáticos,
en muchos casos, accesibles
mediante el internet.

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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¿En que consiste la

Digitalización de Archivos?

Digitalización de archivos es un
término que se utiliza con mayor
precisión para denotar la aplicación
de las tecnologías de la información
al desarrollo de las actividades
administrativas y de gestión
documental en los archivos,
automatizando el mayor número de
procesos y de tareas posibles.

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Características del
Documento Electrónico
El documento electrónico de archivo participa de los
mismos rasgos que el resto de los documentos de
archivo: originalidad, único, debidamente organizado
y valor probatorio.

Las diferencias con el resto, derivan del hecho de que

su creación, manipulación, trasmisión, recuperación y
lectura se realiza mediante herramientas informáticas
apropiadas.

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Preservación
La conservación preventiva de los soportes para garantizar
la permanencia de la información y del valor jurídico del
documento es uno de los principios que rigen la gestión de
los archivos y, por tanto, también de los archivos de
documentos electrónicos.

La adecuada conservación de un archivo de documentos

electrónicos debe plasmarse en la elaboración de un
detallado programa de intervención, que constará de tres
partes: un plan de preservación, un conjunto de medidas
de conservación preventiva y un proyecto de restauración
de documentos deteriorados donde sea necesario.

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Organización

Las tecnologías de la información, al

tiempo que ofrecen nuevas posibilidades
y mayor eficacia y eficiencia, plantean la
necesidad de seguir siendo fieles a las
técnicas de archivo si se desea intervenir
con éxito en instituciones donde su
introducción ha acarreado la producción
de un mayor volumen de datos,
documentos e información a gestionar.

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Acceso
La facilidad en el acceso a los archivos de
documentos electrónicos es la principal
aportación de lo digital en la gestión pública.
Esta característica tiene dos dimensiones: Por
una parte, la velocidad y la precisión de la
búsqueda; por otra, el aumento del grado de
difusión y uso del archivo que brinda la
posibilidad de acceder a los documentos por
vía digital, tanto en la institución –mediante la
construcción de intranet- como desde el
exterior por usuarios ajenos a la institución.

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Concepto del Sistema

Institucional de Archivos (SIA)
En cada Institución Pública Nacional se deberá constituir un Sistema
Institucional de Archivos, el cual estará integrado por los archivos de gestión,
los archivos periféricos, el Archivo Central, el archivo intermedio y el archivo
histórico.

El Archivo Central, es el encargado de dirigir, organizar las planificar las

actividades archivísticas, y con el desarrollo de un trabajo Normativo a nivel
institucional, en coordinación permanente con el ente rector:

El ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

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Descipción Funcional del

Sistema de Trámite Documentario

Lograr los siguientes objetivos

Optimizar la aplicación en la entidad de los

procesos y procedimientos técnicos archivísticos.

Efectivizar el manejo sistémico de los diferentes

niveles de archivo.

Fortalece el sistema nacional de archivos.

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Niveles de archivo
El sistema institucional de archivos en el
sector público nacional esta constituido
por dos niveles de archivo:

1. NIVEL CENTRAL

2. NIVEL DESCONCENTRADO

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Sistema Institucional de
Archivos (Nivel Central)

ARCHIVO
CENTRAL

GESTIÓN PERIFÉRICO INTERMEDIO HISTÓRICO

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Nivel Desconcentrado

Coordina las actividades archivisticas

en los organos desconcentrados a
nivel regional, zonal o departamental.

Coordina sus actividades con el organo

de administración de archivos de nivel
central, y el archivo regional, y de no existir
este, con el archivo general de la nación.

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Archivos Desconcentrados

ARCHIVO
DESCONCENTRADO
ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL DESCONCENTRADO
ARCHIVO
REGIONAL
ARCHIVO
DESCONCENTRADO

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Nivel Central: Archivo de Gestión

Responsable de la Transferir la
organización, documentación al
conservación, y uso ARCH periférico o al
de la documentación. OOA.

ARCHIVO DE GESTIÓN

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Archivo de Gestión
Documentos Generados como resultado de la función de la unidad orgánica

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Archivo Periférico

Mantenimiento y uso
Transferir la
de la documentación
documentación al
de los archivos de
OOA.
gestión.

ARCHIVO PERIFÉRICO

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Impactos esperados de la iniciativa

Procuraduria descentralizada Procuraduria descentralizada
en delitos de CORRUPCIÓN MINJUS en delitos de CORRUPCIÓN

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Nivel Central
ARCHIVO CENTRAL

Organizar,
dirigir, normar,
Interviene en la
coordinar,
Se encarga transferencia y
Se establerera ejecutar y
de la eliminación de
un organo de controlar las
conservación, documentos
administración actividades
uso de la
de archivos archivos
documentación

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Archivo Central
Proceso Técnico de Proceso Técnico de
Transferencia Documental Transferencia Documental

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Archivo Intermedio

Su eliminación o
Gestión de documentos
transferencia a un archivo
transferidos desde los
histórico para su
archivos centrales hasta
conservación definitiva

ARCHIVO INTERMEDIO

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Archivo Histórico

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Reuniones Técnicas Institucionales

Las reuniones técnicas institucionales son una
herramienta utilizada para elaborar planes,
diseñar estrategias, dar solución a temas
relevantes y tomar decisiones importantes en
la problemática archivística institucional.

Se realiza de manera programada de una o

dos veces al año.

Participan los responsables y/o encargados

de los archivos (gestión, periférico, central,
intermedio e histórico)

Agenda: temas críticos y prioritarios a nivel institucional.

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Directivas internas de procesos y

Procedimientos Técnicos Archivísticos

El Organo de Administración de Archivos de la

entidad, es el responsable de diseñar e
implementar en el sistema institucional de
archivos las normas o directivas internas
archivísticas, de acuerdo a la legislación
emanada por el Archivo General de la Nación.
Es así como deberá emitir directivas internas
en Organización, descripción, Conservación,
servicios, foliación entre otros.

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ENTE RECTOR

DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Directivas internas de Procesos y

Procedimientos Técnicos Archivísticos
Resolución Jefatural N° 073-85 AGN/J normas generales

Administración Organización Descripción

de archivos de documentos Documental
SNA 01 SNA 02 SNA 03

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Directivas internas de Procesos y

Procedimientos Técnicos Archivísticos
Resolución Jefatural N° 073-85 AGN/J normas generales

Selección Conservación Servicio

Documental Documental Documental
SNA 04 SNA 05 SNA 06

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Directivas internas de Procesos y

Procedimientos Técnicos Archivísticos
Resolución Jefatural N° 173-86 AGN/J normas generales
DIRECTIVA N° 004/86-AGN-DGAI NORMAS PARA LA FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE CONTROL
DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL.

DIRECTIVA N° 005-86-AGN-DGAI NORMAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN LOS

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL

DIRECTIVA N° 006-86-AGN-DGAI NORMAS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL

DIRECTIVA N° 007-86-AGN-DGAI NORMAS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Documentos Técnicos Normativos

El ORGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DEBERA ELABORAR LOS
SIGUIENTES DOCUMENTOS TÉCNICOS:

1. PLAN ANUAL DE ARCHIVOS

2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL

3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS

5. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Plan Anual de Archivos

Es un instrumento de gestión
archivística que orienta las actividades
archivísticas a desarrollar en un
periodo determinado, en relación a los
objetivos y metas previstas de la
entidad y los de sistema nacional de
archivos.

R.J N° 346-2008-AGN/J, Directiva N° 003-2008_AGNDNDAAI, Normas para la Formulación y

Aprobación del Plan Anual de Trabajo del OAA de las entidades de la Administración Pública.

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Plan Anual de trabajo archivístico

cronograma de actividades
Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos
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Diagnóstico Situacional
Es un documento
técnico normativo
archivístico, que
analiza la
problemática del
sistema institucional
de archivo, para
proponer concretas
a la problemática
existente.

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Manual de procedimientos Archivísticos

Es un instrumento de gestión que

permite establecer funciones,
procesos, técnicas, procedimientos.
atribuye responsabilidades, tiempos,
recursos y trazabilidad a cada
actividad realizada en cumpliento
de una función archivistica

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Manual de organización
y funciones Archivísticos

Es un documento técnico
normativo archivístico,
que establece la estructura
orgánica comprende que el
Sistema Institucional de
Archivo, delimitando sus
funciones propias.

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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