CURSO:

ASISTENTE
DOCUMENTARIO
Y ADMINISTRATIVO
Modalidad Virtual
 Módulo

02
GESTIÓN DEL
TRÁMITE DOCUMENTARIO
 aprendo

Normatividad
Ley N° 31170 – Ley que dispone la implementación de Mesa de Partes
Digital y Notificaciones Electrónicas.

Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado

de la Ley de Procedimiento Administrativo General.

Decreto Legislativo N° 1412, que aprueba la Ley de

Gobierno Digital.

Resolución de Secretaría de Gobierno Digital

N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba
el Modelo de Gestión Documental en el
marco del Decreto Legislativo N° 1310.

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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¿Qué es el Sistema de Trámite Documental?

Herramienta tecnológica, para apoyar la
gestión de trámites que gestiona una
institución, la que permite agilizar ciertos
procesos dentro de la organización.

Permite gestionar las solicitudes de los

Administrados (documentos externos) y
los requerimientos de oficinas internas.

Sirve de base para el desarrollo de un

Sistema Informático replicable en otras
entidades del estado.

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Descipción Funcional del

Sistema de Trámite Documentario

Registro de
documentos de
entrada (ingresan
a entidad); interno
(entre oficinas) y
salida (salen de
entidad)

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Descipción Funcional del

Sistema de Trámite Documentario

Carga en el
Sistema
documentos
escaneados
o archivos

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Descipción Funcional del

Sistema de Trámite Documentario

Consultas y
búsquedas de
documentos
registrados a todo
nivel (diferentes
criterios para
búsqueda)

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Descipción Funcional del

Sistema de Trámite Documentario

Reportes en
Excel y PDF de
las consultas

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Descipción Funcional del

Sistema de Trámite Documentario

Consulta del
estado de un
trámite vía
internet.

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Descipción Funcional del

Sistema de Trámite Documentario
Algunos perfiles de usuarios principales:

Trámite Documentario: perfil de aquellas personas

que recibieron documentos externos y los registraron
en el Sistema, para luego derivarlos a las diferentes
áreas de la entidad, según el trámite solicitado.

Punto de Control: perfil de aquellas personas o

funcionarios responsables de un grupo de
trabajadores (especialistas), los que integran una
sección (área funcional, jefatura, subgerencia,
gerencia, etc.)

Lic. Álvaro J. Sandoval Zevallos

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Descipción Funcional del

Sistema de Trámite Documentario

Profesional: perfil de aquellas personas,

cuya especialidad en algún tema funcional
o técnico sirve para la atención específica
de algún trámite solicitado a la entidad

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Beneficios
Mejora el flujo de información y comunicación, la pone
a disposición de los usuarios de Sede Central y oficinas
anexas. Cumple con la política de transparencia en
cuanto a publicación de información oportuna.

Acceso rápido a la información, facilitando la

administración de documentos (distribución,
control, flujo, roles de seguridad y mantenimiento)
y establece una colaboración eficiente.

Administración controlada por los mismos usuarios

responsables; adquiriendo suficiencia organizacional
para mantener esta solución operativa.

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Beneficios
Reducir la complejidad en la administracion de la informacion.

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Beneficios
Disminuye los tiempos de búsqueda de información.

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Beneficios
Reduce los costos de recursos y horas hombres para elaborar información.

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Oficina cero papel

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Impactos esperados de la iniciativa

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Beneficios que se esperan obtener

al implementar oficinas cero papel

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Como hacer realidad

la oficina cero papel

Cuatro componentes principales:

1. Los procesos y procedimientos

2. La cultura organizacional
3. El componente normativo y de gestión documental
4. El componente de tecnología

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Se recomienda seguir las

siguientes indicaciones básicas

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Promoción de buenas prácticas

para reducir el consumo de papel

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