Este foro esta diseñado para que participe en la temática abordada (caso de vulneración de

derecho a la información), debe revisar los materiales y realizar su aporte con un ejemplo de
caso de vulneración.

La información es esencial para el desarrollo de los diferentes procesos, y se convierte en

soporte de las acciones, tareas, actividades y demás procedimientos que se realizan en una
empresa, es por ello, que se debe realizar un proceso de organización documental eficiente y
acorde a la normatividad, de allí su importancia que tiene el tema abordado.

Para participar en este foro, debe dar clic en la opción responder, realizar su participación y
luego dar clic en enviar.

Instructor. Eduar Daniel Roldon oyola

Cordial Saludo

Tema: Apertura Foro - Vulneración al Derecho de la Información

Introducción:

La Ley 1712 de 2014 o de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública

Nacional es la herramienta normativa que regula el ejercicio del derecho fundamental de
acceso a la información pública en Colombia. Tiene como objetivo que la información en
posesión, custodia o bajo control de cualquier entidad pública, órgano y organismo del Estado
colombiano, persona natural o jurídica de derecho privado que ejerza función pública delegada,
reciba o administre recursos de naturaleza u origen público o preste un servicio público, esté a
disposición de todos los ciudadanos e interesados de manera oportuna, veraz, completa,
reutilizable y procesable y en formatos accesibles.

Caso:

Una vulneración de derecho de la información digamos que por la parte de industria y comercio
cuando no nos dan la garantía ni la información tales como procedencia fechas de elaboración
entre otras estas serian necesarias para el consumo de un producto, totalmente me vulneran
mi derecho la información.

Gracias.....

Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental. El aprendiz deberá entregar un

ensayo, en relación a los temas tratados, y relacionarlos con la situación actual de los archivos
que se manejan en el país en relación con la aplicación de tablas de retención documental.
¿Qué es una Tabla de Retención Documental?

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad o
institución, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo.

Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión
documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo
vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencía, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como: Establecimientos Públicos, Empresas
Social del Estado, Industriales y comerciales del Estado, Empresas de Economía Mixta,
Entidades descentralizadas indirectas y Unidades administrativas especiales.

E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como: Comunas,
Corregimientos.

Los cuerpos o instituciones Legislativos: Senado de la República, Cámara de Representantes,

Asambleas Departamentales, Concejos municipales.

Los Organismos de Control: Personería, Contraloría, Procuraduría, Veedurías

Los Órganos de administración de Justicia: Cortes, Consejo de la Adjuticatura, Fiscalía y

Juzgados

Las T.R.D. se basan en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora para

identificar las series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La
presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización.

VENTAJAS Facilitan el manejo de la información, Racionalizan la producción documental,

Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente, Facilitan el control y acceso a los documentos,
Garantizan conservación de documentos históricos, Regulan transferencias primarias y
secundarias, Racionalizan procesos administrativos y Archivísticamente facilitan todos los
procesos.

IMPORTANCIA Permiten manejo integral de documentos, Facilitan la organización

documental, Ayudan a controlar la producción y trámite, Identifican y reflejan las funciones de
cada institución o entidad, Integran procesos archivísticos con lógica e Identifican documentos
eliminables.

Además, tienen importancia en Administración: Facilita el manejo de la información, Contribuye

a la racionalización en la producción documental, Permite a la administración proporcionar un
servicio eficaz y eficiente, Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención en ella estipulados, Garantizan la selección y conservación de los
documentos que tienen carácter permanente, Regulan las transferencias de los documentos en
las diferentes fases de archivo, Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

Archivística: Permite el manejo integral de los documentos, Facilita la organización de los

documentos a partir del concepto de archivo total, Ayudan a controlar la producción y trámite
documental, Identifican y reflejan las funciones institucionales, Integran los procesos
archivísticos para el manejo racional de los documentos, Permiten identificar los documentos
que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el
archivo de gestión.