UNIPANAMERICANA

MATERIA
Documentación y Manejo de la Información

DOCENTE
Sandra Janneth Medina Barragan

TEMA
Actividad de aprendizaje # 2 etapa 2

NOMBRE

Nelson Fabian Estevez Contreras

Bogotá D.C. – 2019

 INTRODUCCIÓN

Esta actividad tiene como fin, contextualizar acerca de los conceptos relacionados con la producción,
clasificación, y organización de los documentos, adicionalmente conocer aún más acerca de las
características, y el valor que cada documento posee.
 OBJETIVOS

Determinar de una manera más clara el tiempo de conservación de cada uno de estos mismos, ya que
este punto es parte fundamental del ciclo de vida de cada documento.

Entender las clases de información, la cantidad de documentación, de acuerdo con las necesidades y
actividades desarrolladas en una empresa o entidad.

Establecer de forma clara el ciclo de vida de los documentos, teniendo en cuenta su aplicación en una
organización.
1. La primera tarea que tiene para reporta a su jefe es la clasificación y valor de los documentos con el
fin de determinar de forma inicial si se deben conservar. Organice la información de acuerdo a los
criterios de la siguiente tabla:

Documento Soporte Finalidad Funcionalidad Difusión en el Valor

tiempo
Circulares
remitidas por el Imagen Informativos No escenciales No escenciales Administrativo y
director técnico
Resoluciones de
la entidad Textual Testimonial Importantes Importantes Administrativo y
legal
Actas de
reuniones Textual Testimonial Vitales Importantes Administrativo
Correos
electrónicos de Magnéticos Informativos Vitales Importantes Administrativo
otras entidades
Hojas de vida
del personal Textual Testimonial Importantes Importantes Administrativo y
activo legal
Reporte de
indicadores de Textual Dispositivos Facilitativo o Útil Administrativo y
gestión común fiscal
Informes de
gestión de la Textual Testimonial Vitales Importantes Administrativo y
entidad fiscal
Reportes de
nómina y horas Textual Dispositivos Vitales Importantes Administrativo y
extras contable
Estados
financieros Textual Testimonial Importantes Importantes Administrativo y
contable
Contratos con
proveedores Textual Testimonial Importantes Importantes Administrativo y
legal
Escrituras
públicas de Textual Dispositivos Importantes Importantes Administrativo y
compras de legal
edificaciones
 Memorandos a
los empleados Textual Testimonial Importantes Importantes Administrativo
Circulares para
externos Textual Informativo No escenciales No escenciales Administrativo y
técnico
Mapas y planos
de la entidad Textual Informativo No escenciales No escenciales Administrativo y
técnico
Soportes
contables Textual Testimonial Importantes Importantes Administrativo y
contable
Reglamentos y
políticas Textual Testimonial Importantes Importantes Administrativo y
técnico

2. Explique los valores primarios de los documentos, en cada una, relacione un ejemplo de un
documento

Valores Primarios: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora, al
originador, destinatario y/o beneficiario del documento. Dicho de otra manera sirve de testimonio a
aquellos que estuvieron involucrados en el trámite. Se aplica a los archivos administrativos y se
encuentran en las dos primeras fases del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión y Archivo
Central). Entre ellos están:

Valor Administrativo: El que contiene un documento o una serie de documentos, para la entidad
productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en
todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a
una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial
para la toma de decisiones y la planeación.

Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para Hacienda Pública

Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas,
registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública.

Valor Técnico: Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o
empresa. [CITATION Arc09 \l 9226]
3. Elabore un cuadro comparativo para socializar a los compañeros del área de documentación de
CAREFA, las clases de archivos.

Etapas por las que pasan los documentos, desde su creación o producción, hasta su disposición final
4. De acuerdo al anexo publicado en el aula: “La administración pública y los archivos” Ordene la
reglamentación aplicable a un tema específico de acuerdo a su jerarquía (Anti-trámites, conservación,
eliminación, documentos electrónicos o el tema que le llame la atención). Organizar al menos 15
normas.

07 de 1994: Reglamento General de Archivos

08 de 1995:Reglamenta la transferencia documentación histórica de organismos nacional al A.G.N.
09 de 1995: Reglamenta presentación TRD al A.G.N.
12 de 1995: Reglamenta consejo departamental de archivos, Órganos Dirección, Coordinación y
Asesoría.
02 de 1996: Integra comité evaluador de documentos del Departamento.
06 de 1996: Crea el comité evaluador de documentos del A.G.N.
011 de 1996: criterios de conservación y organización de documentos.
Circular 02 de 1997: Implementación nuevas tecnologías en archivos públicos
22 de 2000: Órganos de Dirección Coordinación y Auditoria

Ley 80 de 1989 (Creación de A.G.N.)

Decreto 1777 de 1990 (Asignación de Funciones)
Decreto 1382 de 1995 (T.R.D.)
Decreto 998 de 1997 (Transf. Doctos Históricos)
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
Ley 927 de 2004 Autoriza afiliaciones AGN
Decreto 3666 de 2004 DIA DE LOS ARCHIVOS
Decreto 4124 DE 2004- S.N.A. ARCHIVOS PRIVADOS
Ley 951 DE 2005 INFORMES DE GESTION
Ley 962 DE 2005 ANTITRAMITES
5. Consulte los antecedentes del Archivo General de la Nación y su principal función

MARCO NORMATIVO:
Las funciones están determinadas por medio de la Ley 80 de diciembre 22 de 1989, la cual ordena su
creación y establece como funciones las siguientes:

Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la
función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al
servicio de la comunidad.

Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado
del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopte la junta directiva.

Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo de la Nación,
así como el que se le confíe en custodia.

Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional
de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos
que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental,

municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio
documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o
histórica.

Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de

investigación y con archivos extranjeros.
CONCLUSIONES

Después de desarrollar la actividad pude comprender algunos de los métodos que se utilizan para
conservar y clasificar de una forma más eficiente los documentos en una organización, y así mismo
darle el valor que se debe a esta actividad, que no es algo que se tome a la ligera, y que conocer todos
estos procesos tienen mucha importancia en el momento de gestionar la información.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

http://www.upbbga.edu.co/filesupb/seminarios/Conferencia_4.pdf
https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/4.%20FOLIACION.pdf
http://www.aguasdebuga.net/intranet/sites/default/files/GTC%20185.pdf
https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/valoracion-documental/
https://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/estructura-organica-talento-humano/Funciones-y-
deberes