Sistemas electrónicos de gestión documental, o

sistemas de gestión de documentos electrónicos?[editar]

Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye el electronic records
management que tanto puede significar sistema de administración de documentos
electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de administración de documentos
de archivo (en papel y/o electrónicos), según se le ponga el énfasis en "electronic records"
o en "records management".
En el resto de este artículo se considerará, en general, que se está hablando de un
sistema electrónico de administración de documentos, subentendiéndose que muchos de
ellos permiten también registrar en el sistema referencias a documentos en papel que
habrá que ir a buscar a un archivo físico y no al repositorio de los documentos
electrónicos.
Un sistema de administración de documentos electrónicos es, pues, un sistema
computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos
electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El
término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de
contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido
corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management

Flujo del Sistema de Gestión Documental[editar]

Bases de Datos[editar]
La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un
fenómeno que tiene sus implicaciones en la administración documental: la proliferación de
bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los
documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se
agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes
se realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de administración documental, uno de los principales problemas
es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué
parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto
existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una Base de Datos
simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo,
está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello
se las puede considerar documentos de gestión.

Hardware[editar]
Escáner y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez
preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o
almacenados.
Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se
conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información.

Software[editar]
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la
documentación que se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la
gestión documental, administración de archivos digitales y para administración de
bibliotecas de diversa índole.

Redes[editar]
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en
los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la
información por Internet.

Usuarios[editar]
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos
digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental (SGD) permitiendo así, realizar la
consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a
cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

Administradores[editar]
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican
e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento
original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos
digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

Procesos de la Gestión Documental[editar]

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas:
Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación,
autenticación.

¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar

Almacenamiento
para almacenarlos?

¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto

Recuperación tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas
están disponibles para la recuperación?

¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que

Clasificación los documentos estén archivados siguiendo el sistema más
apropiado?

¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la

información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo
Seguridad
mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener
acceso a ella?

¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo

Custodia deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo
de documentos)?

¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto

Distribución
podemos tardar para distribuir los documentos?

Workflow
¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra,
 cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos?

¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de

Creación
un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?

¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación

Autenticación legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de
los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación?

Términos Relacionados[editar]
Sistema de Administración de Contenidos[editar]
El Sistema de Administración de Contenido podría tender a confundirse con un sistema de
Administración Documental pero un Sistema de Administración de Contenido es utilizado
principalmente a nivel web y si bien es cierto comparten características como
administración de información e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos el
objeto de administración de este sistema esta predominantemente orientado a la WEB.

Gestión del Conocimiento[editar]

La Gestión del Conocimiento es, en síntesis, la gestión de los activos intangibles que
generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con
procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión
de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje
organizacional su principal herramienta. La Gestión del Conocimiento es un concepto
dinámico o de flujo.
Probablemente después de leer esta definición podremos darnos cuenta que un sistema
de gestión documental es una de las herramientas en las que se puede apoyar la gestión
del conocimiento para efectivamente gestionar de mejor forma, más eficiente y con las
ventajas, que veremos más adelante, los activos intangibles.

Bases de Datos Documentales[editar]

En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento, sea
éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o
sonoro, un documento de archivo, un documento electrónico, etc.
Es erróneo relacionar Sistema de Gestión Documental con Bases de Datos Documentales
pues la gestión documental es un concepto que abarca a la Base de Datos documental, es
mucho más dispendioso y existen muchas más variables fundamentales en el sistema de
gestión documental aparte de las bases de datos documentales.

Ventajas[editar]
Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la
organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su
actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos,
reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución
del problema de localización de documentos...
Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se
comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como
consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y
fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden
custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación
mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes,
genera un

Ciclo de vida de los documentos

1. 1. Ciclo de vida de los documentos Físicos y electrónicos
2. 2. INTRODUCCÓN  este trabajo pretende explicar el ciclo vital de los documentos
físicos y electrónicos en cuanto a los físicos de explicara cada una de las fases las
cuales son fase activa, fase semiactiva y fase inactiva y en el caso del ciclo vital
documentos electrónicos esos se se define en tres fases: apertura, tramitación y
conservación y selección las cuales se verán con mayor amplitud.
3. 3. ciclo vital de los documentos físicos  La archivística se basa en uno de los
principios teóricos, concebido después de la Segunda Guerra Mundial, “el ciclo
vital del documento” mismo que tiene su origen en los E.E.U.U. surge en la
búsqueda de una metodología de regulación y normalización de la explosión
documental  En la década de los 80´s, México adopta esta teoría y establece que
el documento atraviesa durante su existencia por tres fases establecidas por su
valor y uso que tiene. Así a cada fase le corresponde un procedimiento
especializado y se resguarda en un archivo específico, en efecto, esta teoría indica
que un documento pasa por una serie de fases en las cuales se le realizan
diferentes técnicas archivísticas que determina su resguardo en un tipo de archivo.
4. 4.  Es el marco teórico básico para comprender las tres edades o etapas que
tienen los documentos, las cuales son decisivos en la ubicación del archivo de
trámite, concentración e histórico, así como los valores que tienen los documentos
en cada fase, valores primarios tanto en el archivo de trámite como en el archivo
de concentración y valores secundarios en el archivo histórico para poder
determinar su baja o conservación permanente en el archivo.  Como su nombre lo
indica es un ciclo por el que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en los archivos de gestión, hasta su eliminación o integración a un
archivo permanente o histórico.  Ciclo Vital del Documento Definición: Son las
etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se
producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio,
hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.
5. 5. fase activa  fase activa: su manejo es en el archivo de trámite, comprende toda
la documentación producida o recibida en una oficina, como producto del
desarrollo de las funciones específicas, la cual es consultada de manera continua
por la misma oficina productora.  fase activa o de Trámite: Definición: Los que
conservan que por su propia naturaleza requieren de una consulta constante, de
asunto en movimiento y cuya consulta es necesaria para la toma de decisiones.
6. 6. Archivo de tramitación Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa (ACTIVA) por las oficinas productoras
u otras que la soliciten (LEY 594 DEL 2000) En esta fase se desarrollan los
siguientes procesos del PGD:  Producción  Recepción  Distribución  Tramite
 Organización  Consulta  Conservación  Disposición final
7. 7. fase semiactiva:  Fase semiactiva; su manejo es en el archivo de
concentración, en el se agrupan los documentos transferidos de los distintos
archivos de trámite de la entidad, una vez finalizada su gestión, pero que siguen
siendo objeto de consulta esporádica por las oficinas generadoras de la
información.  Fase semiactiva o de Concentración Definición: Son los que se
conservan la documentación de asunto concluidos o que ya no requieren trámite
frecuente.
8. 8. Archivo de concentración Se agrupan documentos transferidos por las distintas
oficinas productoras (archivos de gestión)d la entidad respectiva, en esta fase la
consulta no es muy frecuente (SEMIACTIVA)pero sigue teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las oficinas y particulares en general (LEY 594 DEL 2000)
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del PGD:  Organización 
Consulta  Conservación  Disposición final
9. 9. fase inactiva:  Fase inactiva: el documento carente de valor administrativo,
fiscal y legal, abandona el archivo de concentración, para ingresar de acuerdo a
sus valores secundarios (testimonial,evidencial e informativo), al archivo histórico,
en este lugar su custodia es permanente.  Fase inactiva o Archivo Histórico:
Definición: Son los formados con documentos procedentes de las fuentes
obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público que por
su contenido o naturaleza se consideran de esencial trascendencia.
10. 10. ARCHIVO HISTORICO Se transfieren los documentos desde el archivo control
los documentos de archivo de conservación permanente, para la investigación,
cultura (evidencia, testimonial, informativo) su consulta es INACTIVO, tiene
valoración secundaria.  Organización  Consulta  Conservación  Disposición
final
11. 11. Ciclo de vida del expediente electrónico.  Siguiendo con la Norma Técnica de
Interoperabilidad de expediente electrónico vamos a ver el ciclo de vida del
expediente electrónico. Cabe tener en cuenta que la NTI no incluye una
descripción del ciclo de vida, pero sí se ha incluido en la guía de aplicación con el
objetivo de facilitar la comprensión acerca de la generación de expedientes
electrónicos así como de aspectos clave para su intercambio.  El ciclo de vida del
expediente electrónico se define en tres fases: apertura, tramitación y conservación
y selección. La formación del expediente, entendida como el proceso mediante el
cual se crea el expediente y su índice y se produce la incorporación ordenada y
sucesiva de documentos, tiene lugar a lo largo de las fases de ‘Apertura’ y
‘Tramitación’. Concluida la tramitación, el expediente se cierra y pasa a
‘Conservación y selección’ para, según corresponda, su archivado o destrucción.
12. 12. Fase de apertura  La fase de apertura o creación del expediente electrónico
conllevaría, al menos, la realización de las siguientes acciones:  Creación del
objeto administrativo digital ‘expediente’ que comprenderá el índice electrónico y
los documentos electrónicos que vayan siendo incorporados al expediente de
acuerdo con el procedimiento correspondiente.  Creación del índice electrónico,
según la implementación o el patrón que corresponda en función del tipo de
expediente o procedimiento administrativo del que se trate.  Inclusión en el índice
de las referencias de cada uno de los documentos disponibles en el momento de la
apertura, a los que se irán sumando otros de acuerdo con su progresiva captura en
el sistema de gestión de documentos y su incorporación al expediente, en su caso,
hasta completar lo establecido en el patrón correspondiente. El índice electrónico
siempre debe contener en cualquier caso la identificación sustancial, debidamente
ordenada, de los documentos electrónicos que conforman el expediente. 
Asignación de los metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico. En
esta fase, se asignan los metadatos mínimos obligatorios que deben registrarse en
el momento de la creación del expediente electrónico y que estarán presentes en
cualquier proceso de intercambio.
13. 13. Fase de tramitación  Durante la fase de tramitación tendrían lugar actuaciones
administrativas relacionadas con el expediente. Estas actuaciones podrían tener
 como consecuencia:  Inclusión de nuevos documentos que se refleja a través de
la inclusión de sus correspondientes referencias en el índice electrónico. 
Cambios de estado o de características particulares del expediente que pueden
tener reflejo en los metadatos del expediente a nivel de procesos de gestión
interna.  Generación de sub-expedientes electrónicos objeto de intercambio
generalmente provocados por solicitudes de remisión o puesta a disposición de un
expediente, que, en cualquier caso sirven para dar fijeza al estado del expediente
en un determinado momento. Estos sub-expedientes, sobre los que no debe
realizarse ningún tipo de modificación, pueden contener parte o la totalidad del
contenido del expediente a partir del cual se genera, el cual continúa
evolucionando conforme a su tramitación. El índice de dichos sub-expedientes
permite mantener el estado y documentos incluidos en el expediente original del
que proceden en el momento de su generación, y de esta forma, se puede obtener
y conservar las características, contenido y estado de un expediente en un
momento del tiempo.
14. 14. Fase de conservación y selección  En la fase de conservación y selección,
una vez transcurrido el periodo de validez administrativa de un expediente,
aquellos expedientes o documentos integrantes de los mismos con valor efímero
se eliminan reglamentariamente, en tanto que los que tienen valor a largo plazo en
atención a su utilidad administrativa, jurídica, archivística, histórica o de
investigación y social, y según establezcan las autoridades competentes, se
conservan permanentemente, en cualquier caso atendiendo a lo establecido en la
NTI de Política de gestión de documentos electrónicos.
15. 15. CONCLUSION  Como hemos pudimos apreciar el ciclo de vida de los
documentos se divide en tres fase activa, fase semiactiva y fase inactiva y hemos
visto que consiste cada una de ellas y por que son importantes cada fase  En
casos delos documentos electrónicos sus fases son apertura, tramitación y
conservación y selección en las cuales también las podemos apreciar mas afondo
16. 16. WEBGRAFIA  http://es.slideshare.net/WilsonDMartinezV/ciclo-vital-de-los-
documentos?from_action=save 
http://es.slideshare.net/oscargermanperezzamora/ciclo-vital-del-
documento?related=2  http://es.slideshare.net/rapenalozag/taller-ciclo-vital-del-
documento  http://eldocumentalistaudiovisual.com/2014/06/09/ciclo-vital-de-los-
documentos/  http://capacitacionarchivistica.blogspot.mx/2011/03/el-ciclo-vital-del-
documento.html  http://iupciclodevidadeldocumento.blogspot.mx/ 
http://www.plaanibal.com/web/pla-anibal/inicio/-/blogs/ciclo-de-vida-del-
expediente-electronico-nti-expediente-electronico-2