DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOPAGO VOLUNTARIO

Responsabl Documento y/o

Actividad Detalle
Nr o. e registro

El proceso inicia partir del subproceso de GESTIÓN DE RECAUDACIÓN con los documentos título de
crédito, orden de cobro y memorando para inicio de proceso coactivo

EXPEDIENTE
1. Título de
crédito
2. Orden de
El Director/a Financiero/a vía cobro
Enviar memorando envía la documentación 3. Acuerdo de
documentación al habilitante (expediente) que le delegación
Directora
2 funcionario ejecutor permita iniciar el proceso de cobro de 4. Memorando
Financiera
para inicio del valores, así como, el título de crédito, dirigido al
trámite  la orden de cobro, Copia del funcionario
certificado del título o la fuente de ejecutor de
obligación a ser recaudada. notificación para
el inicio del
procedimiento
coactivo
Recibir expediente y
disponer la
elaboración del acta Acta de
El funcionario ejecutor revisará la
Funcionario de conformación, conformación,
3 documentación habilitante y
ejecutor revisión del Acta de pago
dispondrá acciones a seguir
expediente y voluntario.
elaboración de orden
de pago voluntario
Para la elaboración del acta de
Funcionario confirmación y validación de los
4 Remitir expediente  
ejecutor documentos en base a la normativa
legal
El acta de confirmación debe tener
coherencia de contenido con los
Elaborar y solicitar documentos habilitantes y orden de Expediente
Secretario
5 suscripción del acta pago voluntario. orden de pago
abogado
de conformación Esta actividad se la realiza inmediato
paralelamente con la actividad
número 6

El secretario abogado, verifica que la

documentación habilitante esté
completa y cumpla con la normativa
vigente legal interna y externa.
Verificar que el
Esta actividad se la realiza
Secretario expediente cumpla
6 paralelamente con la actividad Expediente
abogado con los requisitos de
número 5.
ley
Si la documentación habilitante está
completa continuar en la actividad
número 7, caso contrario continuar
con la actividad número 12.
 El secretario abogado, debe
Elaborar memorando
Secretario garantizar que el expediente esté
7 para suscripción del  
abogado completo y no se omita ningún
funcionario ejecutor
criterio legal en el proceso
Suscribe memorando de solicitud de
Funcionario envío de información adicional para Memorando de
8 Suscribir memorando
ejecutor continuar el proceso de recuperación solicitud
de valores
Memorando de
Enviar
Directora En respuesta a memorando envía la respuesta
9 documentación
Financiera información solicitada Documentación
faltante
faltante
Revisar que la información cumpla la Memorando de
Recibir y remitir la
Funcionario normativa vigente interna y externa respuesta
10 documentación
ejecutor antes de remitirla y enviarla vía Documentación
faltante
memorando faltante

El oficio debe considerar Notificar al

Elaborar oficio de
Coactivado (deudor) conforme la
requerimiento a
Secretario normativa lo establece (presencial o Oficio de
11 deudor y garante
abogado boletas), la misma que se efectuará a notificación
sobre el pago
fin de prevenirle al coactivado de
voluntario
comparecer al proceso coactivo.

Secretario Enviar oficios para Oficio de

12 Solicita se suscriba el documento
abogado suscripción notificación
Revisa que el documento de
requerimiento para pago voluntario
este conforme a la orden de cobro
emitida, Oficio de
Suscribir oficio de aprueba mediante firma y dispone se requerimiento
Funcionario requerimiento a efectué la notificación, conforme a la (notificación)
13
ejecutor deudor y garante para normativa. Adicional solicita Solicitud de
el pago voluntario mediante correo electrónico se autorización de
autorice el transporte institucional traslado
para el traslado al lugar de domicilio
del Coactivado (deudor) y realizar la
notificación

Al llegar a la dirección indicada en la

orden de cobro se solicitará la firma
de recepción del documento
establecido y se levantará
información para realizar la razón de
Oficio de
Notificar oficio de notificación. El oficio debe Notificar al
requerimiento
Secretario requerimiento de Coactivado (deudor) conforme la
14 (notificación)
abogado pago voluntario al normativa lo establece (presencial o
Razón de
deudor y garante boletas).
notificación
Por normativa el Coactivado (deudor)
tiene 10 días posteriores a la
notificación para responder o
ejecutar el pago correspondiente por
deuda.

15 Secretario Elaborar y suscribir la Con la información recabada durante Razón de la

abogado razón de notificación la visita al coactivado (deudor), notificación
 elabora y suscribe la razón de
notificación la cual contiene la
documentación generada durante las
notificaciones (para los casos de
Boletas
la cual debe contener notificación por boletas se respaldará
Notificaciones
los con fotografías, para los casos de
certificadas de
respaldos recopilados notificación electrónica se respaldará
DIT
con la notificación de la certificación
de DIT)

A la documentación habilitante
(expediente) se añade la razón de
notificación, y se envía al tesorero(a)
para confirmar el estado del proceso
del deudor, los posibles estados o
escenarios considerados para la
gestión de coactiva son:
1. Cuando el deudor paga
Incorporar los voluntariamente en los 10 días
Razón de la
Secretario documentos inmediatos a recibir la notificación de
16 notificación
abogado generados al pago, en este caso continuar con la
Expediente
expediente actividad número 19
2.- Cuando el deudor realiza un
acercamiento con la institución y
genera una solicitud de facilidades de
pago, en este caso continuar con la
actividad 24.
3. Cuando el deudor no comparece,
en ese caso continuar con la actividad
número 36.

Recibir y Validar el La Dirección Financiera facilitará el

Comprobante de
19 Tesorero(a) comprobante de comprobante de pago, confirmando
pago
pago Voluntario el cumplimiento
Registrar el ingreso En el sistema o proceso actual Comprobante de
20 Tesorero(a)
del cobro definido para el efecto pago
Remitir al funcionario
Vía memorando se enviará el
ejecutor el
21 Tesorero(a) cumplimiento de pago memorando
cumplimiento de
pago
17 Funcionario Notificar el pago El funcionario ejecutor previo a la
ejecutor voluntario del deudor notificación de pago voluntario al
deudor, revisa si el deudor realizó o
no un pago, en caso de haber
cancelado el funcionario notificará el
pago voluntario, en ésta actividad 17,
caso contrario se debe revisar el
deudor aplicó a un convenio de pago
continuar con el subproceso
CONVENIO DE PAGO CACTIVA o no
 comparece a ningún llamado
realizado por el IAEN en este caso
continuar con el subproceso de
MEDIDAS CAUTELARES

Tesorero Recibir y Validar el El o los comprobantes deben ser

18 comprobante de incorporados en el expediente
pago  correspondiente
Registrar el
comprobante único
19 Tesorero
de registro de
ingresos
Remitir al funcionario
ejecutor el
20 Tesorero
cumplimiento de
pago
Disponer al secretario
Funcionario
21 abogado archivar el
ejecutor
proceso
Secretario
22 Archivar el proceso
abogado
Funcionario Disponer el fin del Con el cumplimiento de pago incluido
ejecutor procedimiento en el expediente se dispone al
17 Expediente
coactivo y archivo secretario abogado archivar el
correspondiente proceso

El proceso se archivará comunicando

Oficio de
a las áreas involucradas que el deudor
término de
Secretario canceló voluntariamente y no quedan
23 Archivar el proceso proceso coactivo
abogado saldos pendientes
con pago
voluntario
FIN DEL PROCESO
La cual debe indicar la propuesta de Solicitud de
Funcionario Recibir solicitud de
24 pago que el deudor está en facilidades de
ejecutor facilidades de pago
condiciones de cumplir pago

El documento debe ser revisado y Solicitud de

Funcionario
25 Remitir solicitud remitido a la dirección financiera en facilidades de
ejecutor
un plazo máximo de 3 días término. pago
La solicitud deberá ser revisada por la
Dirección Financiera y recomienda a
la CGAF la pertinencia de la solicitud,
en un plazo máximo de 5 días
término, tiempo en el cual la CGAF
Recibir solicitud de Oficio de
26 CGAF deberá generar la respuesta
facilidades de pago respuesta
correspondiente al deudor.
Si la respuesta es afirmativa continuar
con la actividad número 27, caso
contrario continuar con la actividad
número 49
27 Remitir oficio por al Envía respuesta a deudor a través de  Oficio de
Funcionario funcionario ejecutor oficio y correo electrónico respuesta y
Ejecutor comunicando su decisión correo
 electrónico
El convenio debe tener como
información relevante, datos del
deudor y garates al detalle, para
Elaborar y suscribir el asegurar que de existir
convenio inconvenientes el IAEN podrá
Directora
conjuntamente con recuperar los valores Convenio de
28 Financiera
deudor y garante correspondientes, adicional detallar pago
y CGAF
El convenio lo firma la que el deudor tendrá este beneficio
CGAF por delegación siempre y cuando cancele de
inmediato el 30 % del valor total
adeudado a la fecha de aprobación de
la solicitud.
Remitir convenio
Remite el convenio al tesorero para el
Directora firmado por todas las
29 seguimiento de pagos  
Financiera partes a funcionario
correspondiente
ejecutor

El tesorero(a) en su seguimiento
verificará si el deudor se mantiene
cancelando mes a mes conforme al
Recibir respaldos de convenio de pago acordado o por
pago por parte del alguna razón dejó de hacerlo.
30 Tesorero(a)  
deudor en base al Si está cancelando mes a mes
convenio firmado responsablemente o ya terminó de
cancelar continuar con la actividad
número 31, caso contrario continuar
con la actividad número 48

Validar los
Comunica al funcionario ejecutor el
comprobantes de Comprobante de
31 Tesorero(a) cumplimiento del deudor en base al
pago y comunicar al pago
convenio firmado
funcionario ejecutor
Registrar el ingreso En los sistemas o proceso actual Registro de
32 Tesorero(a)
de los cobros definido para el efecto ingresos
Comunicando que cliente ya no tiene
haberes pendientes con la institución
Notificar estado de la
y y emitir certificado de no adeudar
33 Tesorero(a) deuda al funcionario memorando
el proceso continúa en la actividad
ejecutor
número 22.
actividad paralela al numeral 35

34

Una vez confirmado que el deudor no

tiene nada pendiente con el IAEN, la
Disponer entregar la dirección financiera dispone entregar
Funcionario
35 garantía al Secretario las garantías al deudor y garantes, el Garantías
Ejecutor
abogado proceso continúa a partir de la
actividad número 44.
actividad paralela al numeral 34
 Se debe enviar una copia de la orden
Disponer elaborar de pago inmediato, informar al
Funcionario
36 orden de pago funcionario ejecutor y a la vez  
ejecutor
inmediato disponer al secretario abogado añadir
dicho documento al expediente

Elaborar la orden de Durante la elaboración del

Secretario pago inmediato para documento, el secretario abogado Orden del pago
37
abogado suscripción de debe asegurándose que el mismo se inmediato
funcionario ejecutor. encuentre correctamente sustentada
Revisa que el documento este
correctamente
sustentado, razón de no pago y
expediente del proceso. Aprueba
mediante firma, la orden de pago
inmediato y dispone se efectué la
notificación al Coactivado para su
comparecencia en el proceso; y a las
respectivas entidades las
medidas cautelares las cuales se debe
ser
impuestas sobre el análisis de
pertinencia, de acuerdo a los valores orden de pago
adeudados. inmediato
Funcionario suscribir orden de
38 Las entidades a las que se les remite oficio de
ejecutor pago inmediato
la medidas
notificación de medidas cautelares cautelares
son:
Financieras: Superintendencia de
Bancos,
Superintendencia de Economía
Popular y
Solidaria o Superintendencia de
Compañías.
No Financieras: Agencia Nacional de
Tránsito, Ministerio de Trabajo,
Registros de la Propiedad, Registro
Mercantil o Dirección Nacional de
Registro de Datos Públicos.

Elabora los documentos de

notificación de
Realizar la medidas cautelares ordenadas, sean
notificación estas Notificación de
Secretario
39 respectiva al deudor y secuestro, retención o prohibición de medidas
abogado
garante si aplica y a la enajenar, Adicionalmente la dirección cautelares
dirección financiera financiera, se encargará de remitir la
información de valores adeudados del
coactivado.

Notificar pagos
40 Tesorero identificados al Notificar pagos en el caso de existir  
funcionario ejecutor
 adicional a la información ya recibida,
solicitar certificado de
también gestiona los certificados de Certificados de
Secretario envío del correo a DIT
41 envío de correos del DIT que son envío de correos
abogado para adjuntar al
evidencia para sentar la razón DIT
expediente
correspondiente
Recibir la respuesta
del funcionario
42 Tesorero(a) ejecutor indicando   oficio
que se ha realizado el
pago del cliente
Validar el
comprobante de pago Una vez validado el comprobante el Comprobante de
43 Tesorero(a)
y comunicar al proceso continúa en el numeral 22 pago
funcionario ejecutor
Disponer la Entrega original al deudor, copia al
Funcionario
44 de garantía al funcionario abogado y dirección  
ejecutor
secretario abogado financiera
Comunica al funcionario ejecutor el
Comunicar a
45 Tesorero(a) cumplimiento del deudor en base al  
funcionario ejecutor
convenio firmado
Recibe documento y
Se debe archivar el expediente y
Funcionario dispone a secretario
46 comunicar a las áreas involucradas la  
ejecutor abogado archivar el
culminación del proceso
expediente
El proceso se archivará comunicando
a las áreas involucradas que el deudor
Archiva documento
Secretario canceló y no quedan saldos
47 en expediente y  
abogado pendientes
archivar expediente
FIN DEL PROCESO

Comunicar al
funcionario ejecutor La comunicación se la realizará vía
Funcionario
48 el incumplimiento del memorando con la información
ejecutor
acuerdo de contenida en el expediente
facilidades de pago

El proceso se retomará desde

cualquier instancia en la que haya
Funcionario Disponer el reinicio
49 quedado el trámite. memorando
ejecutor del proceso coactivo
FIN DEL PROCESO
Informar al
Dirección funcionario ejecutor El proceso continuará desde la
50 memorando
Financiera continuar con el actividad número 36
proceso coactivo