FICHAS DE PROCESOS - 23 Abril

GESTIÓN DE
POLÍTICAS los intereses se cobrarán a partir del momento

del incumplimiento de pago
N° Responsable Actividad Detalle Documento y/o registro PLAZO
SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO

La DF envía al deudor al oficio y tiene 5 días para
cancelar, caso contrario inicia el proceso de coactivas
1. Oficio de cobro al deudor
1. Título de crédito
2. Orden de cobro
Directora Financiera SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO 3. Memorando dirigido al funcionario ejecutor
de notificación para el inicio del procedimiento
coactivo
FASE PRELIMINAR
1 Coordinadora Administrativa Solicitar delegación de Memorando

Financiera funcionario ejecutor
NO ES
RECURRENT
2 Rector Delegar al Funcionario ejecutor Acuerdo de delegación E, NO ES
POR CADA
PROCESO
2. Orden de cobro
Enviar al funcionario ejecutor la 3. Acuerdo de delegación
3 Directora Financiera Enviar el expediente completo y ordenado 4. Memorando dirigido al funcionario ejecutor
documentación para inicio del de notificación para el inicio del procedimiento
trámite coactivo
5. Documentos que justifiquen la cuenta por
cobrar acorde al art. 4 del reglamento
Conformar el equipo Para iniciar, el equipo estaría conformado por: 1.Memorando dirigido al secretario abogado y
4 Funcionario ejecutor responsable de la ejecución *secretario abogado depositario
coactiva *depositario 2. Acta de conformación
*funcionario ejecutor
Remitir al secretario abogado

5 Funcionario ejecutor para revisión y verificación Remitir el expediente Memorando
Revisar y verificar el expediente
6 Secretario abogado Verificar que cumpla con los Se requiere de mayor documentación
requisitos de ley si, continuar con actividad 7
no, continuar con actividad 10
7 Secretario abogado Solicitar información adicional dirigido a funcionario ejecutor con copia a Directora Memorando
Financiera
8 Funcionario ejecutor Solicitar información adicional a Memorando

Dirección Financiera
9 Directora Financiera Enviar al funcionario ejecutor la Memorando

documentación faltante
Remitir respuesta de validación Remite respuesta al funcionario ejecutor de validación

10 Secretario abogado del expediente del expediente
Elaborar el oficio de
Secretario abogado requerimiento al deudor y
garante el pago voluntario
Suscribir el oficio de
11 Funcionario ejecutor requerimiento al deudor y El pago voluntario corresponde a que el deudor debe Oficio (formato)
garante el pago voluntario pagar en el plazo establecido en el Reglamento.
plazo del deudor: 10 días
Por medios físicos o digitales en conformidad con el
reglamento, art. 8
La primera notificación dentro de la ciudad, se instará

Notificar el oficio de por realizarlo de manera física y por correo electrónico
12 Secretario abogado requerimiento de pago Razón de notificación (formato)
voluntario al deudor y garante Para los casos fuera de la ciudad, se utilizará medios
de courier y por correo electrónico.
El deudor recibe y firma la notificación?

Si,
no, rastreo de guía, razón de notificación con testigos.
Notificar el oficio de En caso que no se encuentra personalmente al

13 Secretario abogado requerimiento de pago deudor, se notificará mediante dos boletas acorde a la Foto de boleta
voluntario al deudor y garante
por boletas normativa vigente
solicitar certificado de envío del solicitar certificado de envío de correo a DIT para
14 Secretario abogado
correo a DIT agregarlo al expediente
con cualquier forma de notificación, completar la

documentación de la misma al expediente
Completar el expediente y
15 Secretario abogado remitir al funcionario ejecutor El deudor va a realizar el pago voluntario? Memorando
Si, continuar con 16
no, continuar con 20
Recibir la respuesta del deudor

16 Tesorero indicando que va a realizar el
pago voluntario
Validar el comprobante de pago

17 Tesorero y comunicar al funcionario
ejecutor
Registro contable sobre el

18 Tesorero cobro y notificar a funcionario adjuntar comprobante de pago
ejecutor
Notificar al secretario abogado

19 Funcionario ejecutor y Remitir la copia del
comprobante de pago
solicitando archivo
Conversar con el deudor para el El deudor solicita por escrito las facilidades de pago
20 Funcionario ejecutor pago en cuotas conforma el art. 16 del reglamento.
21 Funcionario ejecutor Solicitar la emisión del convenio Solicitar la emisión del convenio de facilidades de
de facilidades de pago pago a la Directora Financiera
se acepta el convenio? en 3 días hábiles

22 Directora Financiera Recibir la solicitud de emisión Si, continuar con 23
de convenio No, continuar con 26
fecha máxima 5 dias hábiles
23 Directora Financiera enviar respuesta a deudor con copia al funcionario ejecutor memorando u oficio
en 5 días habiles posteriores a la
aceptación
Elaborar y suscribir el convenio en caso que el deudor incurriera en

23 Directora Financiera conjunatamente con deudor y acorde al instructivo de gestión de cobros mora de una cuota aplica el proceso de
garante coactiva inmediatamente ( colocar en el
Convenio (Formato) convenio de pago)
Remitir convenio firmado por

Directora Financiera todas las partes a secretario
abogado

Tesorero indicando el pago de la cuota
acorde al convenio

Tesorero y comunicar al funcionario
ejecutor
Tesorero Registrar contablemente el adjuntar comprobante de pago

cobro
Directora Financiera Notificar a funcionario ejecutor

y disponer entregar la garantia
Directora Financiera Emitir certificado de no adeudar

se debe asegurar que el certificado
corresponda al tramite

Funcionario ejecutor y Remitir la copia del tiempo: se a cumplido con el convenio
comprobante de pago
solicitando anexar al expediente
Generar documento de
Funcionario ejecutor finalización del proceso por Solicitar al secretario abogado el archivo del proceso Documento de finalización del procesos
cumplimietno de pago y (formato - acta de finiquito)
Solicitar el archivo del proceso
Realizar la devolución de
Secretario abogado garantías Acta de entrega recepción
Recibe la notificación , anexa al

Secretario abogado Expediente completo
expediente y lo archiva
Notificar a la Directora
Funcionario ejecutor Financiera sobre la finalización
del proceso de recuperación de
valores
EJECUCIÓN
Solicitar al funcionario ejecutor (ya sea xq no se generó pago voluntario o xq no realizó

26 Directora Financiera continuar con el proceso el cumplimiento de la cuota del convenio por
coactivo facilidades de pago)
escenarios:
Disponer que se certifique el Pago voluntario
27 Funcionario ejecutor convenio
estado del proceso no comparecio ( se activa pago inmediato)
28 secretario abogado revisar expediente
requiere certificación al
secretario abogado departamente financiero
secretario abogado emitir certificación del estado Certificación con formato

del proceso
detalle del proceso en los tres
escenarios considerados
pago Voluntario valor total: se cierra proceso

asentando una razón solicitando al secretario abogado
el fin del proceso y se debe archivar proceso
Convenio: facilidades de pago: 1. Disponer al
secretario abogado realizar el seguimiento mensual a
traves de la dirección financiera sobre el convenio de
Funcionario ejecutor revisar estado del procceso pago , existen dos opciones:
1.- Disponer ......
2.- disponer al secretario abogado la elaborar la orden
de pago inmediato
No comparece: Funcionario ejecutor dispone

elaboracion de orden de pago inmediato
algun incumplimiento del convenio se

reactiva el proceso en el estado en que
se suspendio
orden de pago ( se debe prevenir al deudor que

28 secretario abogado Elaborar la orden de pago es necesario enviar el comprobante de pago
inmediato caso contrario se asumira que nunca existio)
suscribir la orden de pago toda acción que ejecute el secretario

Funcionario ejecutor orden de pago abogado y documento que elabore será
inmediato dispuesto por funcionario ejecutor
Por medios físicos o digitales en conformidad con el

reglamento, art. 8
La primera notificación dentro de la ciudad, se instará

por realizarlo de manera física y por correo electrónico
secretario abogado Realizar la notificación Razón de notificación (formato)
respectiva al deudor
Para los casos fuera de la ciudad, se utilizará medios
de courier y por correo electrónico.

Si,
no, rastreo de guía, razón de notificación con testigos.

Secretario abogado. requerimiento de pago
inmediato al deudor y garante deudor, se notificará mediante dos boletas acorde a la
Informar tanto al funcionario

Secretario abogado ejecutor como a la dirección
financiera
Director Finaciero Realizar el seguimiento del pago

en la cuanta bancaria IAEN
Secretario abogado solicitar certificado de envío del solicitar certificado de envío de correo a DIT para
con cualquier forma de notificación, completar la
documentación de la misma al expediente
Secretario abogado Completar el expediente y El deudor va a realizar el pago inmediato?

remitir al funcionario ejecutor Escenarios: pago total, facilidades de pago, no
comparece
Si, continuar
no, continuar el deudor tiene un término de 3días
contados desde el día siguiente de la
notificación

Tesorero indicando que se ha realizado el
pago

ejecutor
Revisar el pago de la obligación

Funcionario ejecutor informando al secretario
abogado
finalización del proceso por
Funcionario ejecutor cumplimietno de pago y Solicitar al secretario abogado el archivo del proceso Documento de finalización del procesos
Solicitar el archivo del proceso y (formato - acta de finiquito)
disponer la devolución de
garantias en caso que aplique
Secretario abogado garantías Garantia
MEDIDAS CAUTELARES
disponer al secretario abogado este escenario se da cuando ya han
funcionario ejecutor realizar los oficios de medidas pasado los tres días desde la
cautelares notificación de pagos
Realiza oficios para la firma del
funcionario ejecutor y notificar
secretario abogado a las entidades Oficio (formato)
correspondientes Incluir el saldo de la deuda actualizado a la
fecha de la notificación
Hacer seguimiento a las

solicitudes de medidas
secretario abogado cautelares y notificar al
funcionario ejecutor
La retencion en cuantas bancarias

secretario abogado aplicará unicamente a saldos que no
Recibir respuesta de las sean considerados sueldos. Siempre y
entendidas al oficio de medidas retención de cuentas cuando el deudor demuestre al AIEN
cautelares (cuentas) dicha información
Recibir respuesta de las

secretario abogado entendidades sobre los bienes si es secuestro /enagenación de bienes, reciben
del deudor(bienes) respuesta con el avaluan el bien, si éste valor
cumple con el pago de la obligación
Gestionar detalle de montos de

POR DEFINIR los bienes del deudor y definir
el bien a secuestrar
4 funcionario ejecutor
7
18 18. Recopilar respaldos
19 19. Incorporar los documentos generados al expediente

63. Realizar la notificación respectiva al deudor
documentos
4. Recibir expediente y disponer la elaboración del acta

de conformacion, revisión del expediente y elaboración acta de conformación , elaboración
del requerimiento del pago voluntario pago voluntario.
Secretario abogado identifica pago de
documentp
Notificar oficio de requerimiento de pago

voluntario al deudor y garante, para los casos de
notificación por boletas se respaldara con
fotografias
para notifiación electrónica se respaldará la
notificación con la certificación de DIT
en caso de no ubicar al deudor fisicamente se notificará mediante 2 boletas
razon de notificación, oficio de

notificación, boletas cuando aplique,
fotografias de boletas cuando aplique,
certificación de DIT cuando aplique
unicamente escenario con boletas
Nro. Responsable Actividad
Directora Financiera
GESTIÓN DE COBRO: Generar título de
crédito, orden de cobro y memorando
1 para inicio de proceso coactivo
Enviar documentación al funcionario

2 ejecutor para inicio del trámite
Funcionario ejecutor Recibir expediente y disponer la

elaboración del acta de conformacion,
revisión del expediente y elaboración de
3 orden de pago voluntario
Funcionario ejecutor
4 Remitir expediente
Elaborar y solicitar suscripción del acta de

5 Secretario abogado conformación
Verificar que expediente cumpla con los

6 Secretario abogado requisitos de ley
Elaborar memorando para suscripción del

7 Secretario abogado funcionario ejecutor
8 Funcionario ejecutor Suscribir memorando

9 Directora Financiera Enviar documentación faltante
10 Funcionario ejecutor Recibir documentación faltante
11 Funcionario ejecutor Remitir documentación faltante
Elaborar oficio de requerimiento a deudor

12 Secretario abogado y garante sobre el pago voluntario
13 Secretario abogado Enviar oficios para suscripción
Suscribir oficio de requerimiento a deudor

Funcionario ejecutor y garante para el pago voluntario
14
Notificar oficio de requerimiento de pago

16 Secretario abogado Recopilar respaldos
Elaborar y suscribir la razón de

17 Secretario abogado notificación
Incorporar los documentos generados al
18 Secretario abogado expediente
Recibir y Validar el comprobante de

19 Tesorero(a) pago Voluntario
20 Tesorero(a) Registrar contablemente el cobro

Remitir al funcionario ejecutor el
21 Tesorero(a) cumplimiento de pago
Disponer al secretario abogado archivar el

22 Funcionario ejecutor proceso
23 Secretario abogado Archivar el proceso
Funcionario ejecutor Recibir solicitud de facilidades de pago

24
Funcionario ejecutor Remitir solicitud

25
26 Recibir solicitud de facilidades de pago

27 Directora Financiera Enviar respuesta a deudor
Elaborar y suscribir el convenio

conjuntamente con deudor y garante
28
Remitir convenio firmado por todas las
29 Directora Financiera partes a funcionario ejecutor
Recibir respaldos de pago por parte del

deudor en base al convenio firmado
30 Tesorero(a)
Validar los comprobantes de pago y

comunicar al funcionario ejecutor
31 Tesorero(a)
32 Tesorero(a) Registrar contablemente los cobros
33 Tesorero(a) Notificar estado de la deuda
34 Directora Financiera Emitir certificado de no adeudar
35 Directora Financiera Disponer entregar la garantia

Disponer elaborar orden de pago
36 Funcionario ejecutor inmediato
Elaborar la orden de pago inmediato para
Secretario abogado
suscripcion de funcionario ejecutor.
37
suscribir orden de pago inmediato
38 Funcionario ejecutor
Realizar la notificación respectiva al

Secretario abogado
deudor
39
Informar tanto al funcionario ejecutor

como a la dirección financiera
Realizar el seguimiento del pago en la

cuanta bancaria IAEN
41 Directora Financiera
solicitar certificado de envío del correo a

DIT
Completar el expediente y remitir al
Tesorero(a)
Detalle Documento y/o registro PLAZO
El Director /a financiera genera memorando

para el inicio del proceso de cobro de los
valores adeudados ( proceso coactivo), el
título de crédito, la orden de cobro.
EXPEDIENTE
2. Orden de cobro
El Director/a financiera vía memorando envía 3. Acuerdo de delegación
la documentación habilitante (expediente) 4. Memorando dirigido al funcionario
que le permita iniciar el proceso de cobro de ejecutor de notificación para el inicio del
valores así como , el título de crédito, la orden procedimiento coactivo
de cobro, Copia del certificado del título o la 5. Documentos que justifiquen la cuenta por
fuente de obligación a ser recaudada. cobrar acorde al art.
El funcionario ejecutor revisará la Acta de conformación ,

documentación habilitante y dispondrá Acta de pago voluntario.
acciones aseguir
Para la elavoración del acta de confirmación y

validación de los documentos en base a la
normativa legal
El acta de confirmación debe tener coherencia

de contenido con los documentos
habilitantes y orden de pago voluntario.
Ésta actividad se la realiza paralelamente con Expediente
la actividad número 6 orden de pago inmediato
El secretario abogado, verifica que la

documentación habilitante esté completa y
cumpla con la normativa vigente legal interna
y externa.
Ésta actividad se la realiza paralelamente con
la actividad número 5.
Si la documentación habilitantes está
completa continuar en la actividad número 7,
caso contrario continuar coN la actividad Código Orgánico Administrativo
número 12. Reglamente ….....jurisdicción …
El secretario abogado, debe garantizar que el

expediente esté completo y no se omita
ningún criterio legal en el proceso
Suscribe memorando de solicitud de envío de

información adicional para continuar el
proceso de recuperación de valores Memorando de solicitud
En respuesta a memorando envía la Memorrando de respuetación
información solicitada Documentación faltante
Revisar que la información cumpla la

normativa vigente interna y externa antes de Memorrando de respuetación
remitirla Documentación faltante
Vía memorado remite la documentación
faltante y validada legalmente Memorando
El oficio debe considerar Notificar al

Coactivado (deudor) conforme la normativa lo
establece (presencial o boletas), la misma que
se efectuará a fin de prevenirle al coactivado
de comparecer al proceso coactivo. Oficio de notificación
Solicita se suscriba el documento Oficio de notificación
Revisa que el documento de requerimiento

para pago voluntario este conforme a la orden
de cobro emitida,
aprueba mediante firma y dispone se efectué
Oficio de requerimiento (notificación)
la notificación, conforme a la normativa. Solicitud de autorización de traslado
Adicional solicita mediante correo electrónico
se autorice el transporte institucional para el
traslado al lugar de domicilio del Coactivado
(deudor) y realizar la notificación
Al llegar a la dirección indicada en la orden de

cobro se solicitará la firma de recepción del
documento establecido y se levantará
información para realizar la razón de
notificación. El oficio debe Notificar al
Coactivado (deudor) conforme la normativa lo
establece (presencial o boletas).
Por normativa el Coactivado ( deudor) tiene
10 días posteriores a la notificación para
responder o ejecutar el pago correspondiente
por deuda. Oficio de requerimiento (notificación)
Razón de notificación
La documentación generada en la notificación

será recopilada para el expediente, para los
casos de notificación por boletas se respaldara
con fotografias, para los casos de notifiación
electrónica se respaldará con la notificación Boletas
de la certificación de DIT Notificaciones certificadas de DIT
Con la información recabada durante la visita

al coactivado (deudor), elabora y suscribe la
razón de notificación Razón de la notificación
A la documentación habilitante ( expediente)
se añade la razón de notificación, y se envía al
tesorero(a) para confirmar el estado del
proceso del deudor, los posibles estados o
escenarios considerados para la gestión de
coactiva son:
1. Cuando el deudor paga voluntariamente en
los 10 días inmediatos a recibir la notificación
de pago, en este caso continuar con la
actividad número 19
2.- Cuando el deudor realiza un acercamiento
con la institución y genera una solicitud de
facilidades de pago, en éste caso continuar
con la actividad 24.
3. Cuando el deudor no comparece, en ese
caso continuar con la actividad número 36. Razón de la notificación
Expediente
La dirección financiera facilitará el

comprobate de pago, confirmando el
cumplimiento Comprobante de pago
En el sistema o proceso actual definido para el
efecto Comprobante de pago
Vía memorando se enviará el cumplimiento de
pago memorando
Con el cumplimiento de pago incluid en el

expediente se dispone al secretario abogado
archivar el proceso Expediente
El proceso se archivará comunicando a las

áreas involucradas que el deudor canceló
voluntariamente y no quedan saldos Oficio de término de proceso coactivo con
pendientes pago coluntario
La cual debe indicar la propuesta de pago que

Solicitud de faciliades de pago
el deudor esta en condiciones de cumplir
El documento debe ser revisado y remitido a

la dirección financiera en un plazo máximo de Solicitud de faciliades de pago
3 días término.
La solicitud deberá ser revisada en un plazo

máximo de 5 días término, tiempo en el cual
deberá generar la respuesta correspondiente
al deudor. Oficio de respuesta
Si la respuesta es afirmativa continuar con la
actividad número 27, caso contrario continuar
con la actividad número ......
El covenio debe tener como información
relevante, datos del deudor y garates al
detalle, para asegurar que de existir
inconvenientes el IAEN podrá recuperar los
valores correspondientes, adicional detallar Convenio de pago
que el deudor tendrá éste beneficio siempre y
cuando cancele de inmediato el 30 % del valor
total adeudado a la fecha de aprobación de la
solicitud.
Al tesorero para el seguimiento de pagos

correspondiente
El tesorero(a) en su seguimiento verificará si el

deudor se mantiene cancelando mes a mes
conforme al convenio de pago acordado o por
alguna razón dejó de hacerlo.
Si está cancelando mes a mes
responsablemente o ya terminó de cancelar
continuar con la actividad número 31, caso
contrario continuar con la actividad
número .......
Comunica al fucionario ejecutor el

cumplimiento del deudor en base al convenio
firmado Comprobante de pago
En el sistema o proceso actual definido para el
efecto Registro contable
Comunicando que cliente ya no tiene haberes

pendientes con la institución y solicitando
emitir certificado de no adeudar memorando
Con el comunicado del tesorero y revisión de

la cuenta bancaria del IAEN, la Dirección
financiera emite el certificado de no adeudar,
esta actividad se la realiza paralelamente a la
actividad 35, el proceso continua a partir de la
actividad número 22. Certificado de no adudar
Una vez confirmado que el deudor no tiene

nada pendiente con el IAEN , la dirección
financiera dispone entregar las garantias al
deudor y garantes, ésta actividad se la
realizará paralelamente con la actividad 34, el
proceso continua a partir de la actividad
número 22. Garantias
Considerando que del deudor no se conoce
absolutamente nada
Durante la elaboración del documento, el
secretario abogado debe asegurandose que el
mismo se encuentre correctamente
sustentada Orden del pago inmediato
Revisa que el documento este correctamente

sustentado, razón de no pago y expediente
del proceso. Aprueba mediante firma, la
orden de pago inmediato y dispone se efectué
la notificación al Coactivado para su
comparencia en el proceso; y a las respectivas
entidades las
medidas cautelares las cuales se debe ser
impuestas sobre el análisis de pertinencia, de
acuerdo a los valores adeudados.
Las entidades a las que se les remite la
notificación de medidas cautelares son:
Financieras: Superintendencia de Bancos,
Superintendencia de Economía Popular y
Solidaria o Superintendencia de Compañías.
No Financieras: Agencia Nacional de Tránsito,
Ministerio de Trabajo, Registros de la
Propiedad, Registro Mercantil o Dirección orden de pago inmediato
Nacional de Registro de Datos Públicos. oficio de medidas cautelares
Elabora los documentos de notificación de

medidas cautelares ordenadas, sean estas
secuestro, retención o prohibición de
enajenar, Adicionalmente la dirección
financiera, se encargará de remitir la
información de valores adeudados del
coactivado.
Notificación de medidas cautelares

Informa que inicio el proceso de medidas
cautelares para el deudor, al funcionario
ejecutor como a la dirección financiera correo de notificación
La dirección financiera verifica sus cuentas
bancarias y notifica novedades en caso de
existir
adicional a la información ya recibida, tambien

gestiona los certificados de envío de correos
del DIT Certificados de envío de correos DIT
Con toda la información recibida completa el
expediente y notifica al funcionario ejecutor
RECTOR ACUERDO DE DELEGACIÓN DEL En función del reglamente debe delegar al funcionario
FUNCIONARIO EJECUTOR ejecuctor
2. Orden de cobro
1 Directora Financiera Generar documentos para inicio SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO
de proceso coactivo 3. Memorando dirigido al funcionario ejecutor
de notificación para el inicio del procedimiento
coactivo
NO ES
RECURRENT
Acuerdo de delegación E, NO ES
POR CADA
PROCESO
2. Orden de cobro
3. Acuerdo de delegación
1 Directora Financiera Enviar documentación para Enviar el expediente completo y ordenado al 4. Memorando dirigido al funcionario ejecutor
inicio del trámite funcionario ejecutor de notificación para el inicio del procedimiento
coactivo
5. Documentos que justifiquen la cuenta por
cobrar acorde al art. 4 del reglamento
Para iniciar, el equipo estaría conformado por:

Conformar el equipo *secretario abogado 1.Memorando dirigido al secretario abogado y
2 Funcionario ejecutor responsable de la ejecución *depositario depositario
coactiva *funcionario ejecutor 2. Acta de conformación
Comunicar información sobre

3 Funcionario ejecutor delegación a Coordinador/a Memorando
administrativo/a
4 Funcionario ejecutor Remitir expediente para Remitir el expediente Memorando

revisión y verificación
Se requiere de mayor documentación

5 Secretario abogado Verificar que expediente si, continuar con actividad 8
cumpla con los requisitos de ley no, continuar con actividad 14
6 Secretario abogado Solicitar información adicional dirigido a funcionario ejecutor con copia a Directora Memorando
Financiera
7 Funcionario ejecutor Solicitar información adicional A la dirección financiera Memorando
8 Directora Financiera Enviar documentación faltante Al funcionario ejecutor con copia al Secretario Memorando
abogado Documentación faltante
9 Funcionario ejecutor Recibir documentación faltante Memorando

Documentación faltante
Memorando
10 Funcionario ejecutor Remitir documentación faltante Documentación faltante
11 Secretario abogado Remitir respuesta de validación Al funcionario ejecutor

del expediente
12 Secretario abogado requerimiento a deudor y Oficio (formato)
garante para el pago voluntario
13 Secretario abogado Enviar oficios para suscripción Al funcionario ejecutor Oficio (formato)
Suscribir oficio de El pago voluntario corresponde a que el deudor debe

14 Funcionario ejecutor requerimiento al deudor y Oficio (formato)
pagar en el plazo establecido en el Reglamento.
garante para el pago voluntario
La notificación se la realizará por medios físicos o

digitales en conformidad con el reglamento, art. 8
La primera notificación dentro de la ciudad, se enviará

de manera física y por correo electrónico
Notificar oficio de Para los casos fuera de la ciudad, se utilizará medios

15 Secretario abogado requerimiento de pago de courier y por correo electrónico. Razón de notificación (formato)
Notas:
1.- Cuando el deudor no recibe la notificación, se
realizará el envío de dos boletas acorde a la normativa
vigente
2.- Cuando la notificación fue enviada por courier se
realizará un rastreo de guía, al igual que la razón de
notificación con testigos.
16 Secretario abogado solicitar certificado de envío del solicitar certificado de envío de correo a DIT para
poner en conocimiento del funcionario ejecutor
17 Secretario abogado Completar el expediente con cualquier forma de notificación, completar la Memorando
documentación de la misma al expediente expediente
Recibir la respuesta del deudor El deudor va a realizar el pago voluntario?

18 Tesorero indicando que va a realizar el Si, continuar con 21 ofico
pago voluntario no, continuar con

ejecutor
20 Tesorero Registrar contablemente el adjuntar comprobante de pago Comprobante de pago

cobro
21 Tesorero Notificar a funcionario ejecutor
22 Funcionario ejecutor Notificar al secretario abogado
Remitir copia de comprobante

23 Funcionario ejecutor de pago y solicitar archivar
expediente
24 Directora Financiera Disponer entrega de garantía
Remitir la copia del

27 Funcionario ejecutor
comprobante de pago
28 Funcionario ejecutor finalización del proceso por
cumplimiento de pago
29 Funcionario ejecutor Solicitar el archivo del proceso
30 Secretario abogado Recibir la notificación , anexar al

expediente y archivarlo
31 Secretario abogado garantías
Notificar la finalización del

32 Funcionario ejecutor proceso de recuperación de
valores
33 Funcionario ejecutor Archivar expediente
FIN
36 Directora Financiera Emitir orden de cobro orden de compra
37 Funcionario ejecutor Conversar con el deudor para el El deudor solicita por escrito las facilidades de pago
pago en cuotas conforma el art. 16 del reglamento.
38 Funcionario ejecutor Solicitar la emisión del convenio Solicitar la emisión del convenio de facilidades de
de facilidades de pago pago a la Directora Financiera
Recibir solicitud de convenio de

39 Funcionario ejecutor Convenio (Formato)
facilidades de pago
40 Funcionario ejecutor Remitir solicitud de convenio de

facilidades de pago

41 Directora Financiera Recibir solicitud de convenio de Si, continuar con 42
facilidades de pago No, continuar con 74
42 Directora Financiera Enviar respuesta a deudor con copia al funcionario ejecutor memorando u oficio
aceptación
Elaborar y suscribir el convenio en caso que el deudor incurriera en

43 Directora Financiera conjunatamente con deudor y acorde al instructivo de gestión de cobros mora de una cuota aplica el proceso de

44 Directora Financiera todas las partes a secretario
abogado
Recibir respaldos del deudor Deudor canceló todas las cuotas?

45 Tesorero indicando el pago de la cuota Si, continuar en la actividad 46
acorde al convenio no,
Validar los comprobantes de

46 Tesorero pago y comunicar al funcionario
ejecutor
47 Tesorero Registrar contablemente el adjuntar comprobante de pago
cobro
48 Tesorero Notificar estado del proceso
49 Directora Financiera Notificar a funcionario ejecutor

52 Funcionario ejecutor Notificar al secretario abogado tiempo: se a cumplido con el convenio
Remitir los comprobantes de

53 Funcionario ejecutor pago solicitando anexar al
expediente
54 Funcionario ejecutor finalización del proceso por Solicitar al secretario abogado el archivo del proceso Documento de finalización del procesos
cumplimiento de pago (formato - acta de finiquito)
56 Secretario abogado Recibir la notificación , anexar al

expediente y archivarlo
57 Secretario abogado garantías Acta de entrega recepción

58 Funcionario ejecutor proceso de recuperación de A la dirección financiera
valores
FIN
EJECUCIÓN
Elaborar la orden de pago orden de pago ( se debe prevenir al deudor que

60 secretario abogado es necesario enviar el comprobante de pago
inmediato
caso contrario se asumira que nunca existio)
toda acción que ejecute el secretario

61 Funcionario ejecutor suscribir la orden de pago orden de pago
inmediato abogado y documento que elabore será
dispuesto por funcionario ejecutor
62 secretario abogado Realizar la notificación

63 secretario abogado Realizar la notificación


64 Secretario abogado. requerimiento de pago deudor, se notificará mediante dos boletas acorde a la
inmediato al deudor y garante

65 Secretario abogado ejecutor como a la dirección
financiera
Realizar el seguimiento del pago

66 Directora Financiera
Solicitar certificado de envío del

67 Secretario abogado correo a DIT
68 Tesorero Completar el expediente y

remitir al funcionario ejecutor

69 Tesorero indicando que se ha realizado el
pago

ejecutor

71 Funcionario ejecutor informando al secretario
abogado
cumplimietno de pago
73 Funcionario ejecutor Disponer la devolución de El flujograma continúa en la actividad 33 hasta la 35

FIN
Solicitar al funcionario ejecutor (ya sea xq no se generó pago voluntario o xq no realizó

74 Directora Financiera continuar con el proceso el cumplimiento de la cuota del convenio por
coactivo facilidades de pago)
escenarios:
Pago voluntario
75 Funcionario ejecutor Disponer que se certifique el convenio
estado del proceso no comparecio ( se activa pago inmediato)

77 secretario abogado departamente financiero
78 secretario abogado Emitir certificación del estado Certificación con formato detalle del proceso en los tres
del proceso escenarios considerados
Los tres escenarios considerados son:
Pago Voluntario del total:

Continuar en la actividad número 80
79 Funcionario ejecutor revisar estado del procceso
Convenio: facilidades de pago:
Continuar en la actividad 83
No comparece:
Continuar desde la actividad 60 algun incumplimiento del convenio se
se suspendio
80 Funcionario ejecutor Asentar la razón Para cerrar el proceso

81 Funcionario ejecutor proceso de recuperación de
valores
FIN
83 Funcionario ejecutor Solicitar seguimiento de pago Continuar el flujograma desde la actividad 60

de mensualidades
FIN
PENDIENTES
SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO
La DF envía al deudor al oficio y tiene 5
días para cancelar, caso contrario inicia
el proceso de coactivas
2. Orden de cobro
Directora Financiera SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO 3. Memorando dirigido al
funcionario ejecutor de notificación
para el inicio del procedimiento
coactivo
FASE PRELIMINAR
Generar título de crédito y 2. Orden de cobro
1 Dirección financiera SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO 3. Memorando dirigido al
órdenes de cobro funcionario ejecutor de notificación
Art 9:1 para el inicio del procedimiento
coactivo
El delegado de la máxima autoridad que

2 Dirección financiera Delgar a funcionario ejecutor pertenezca a la unidad recaudadora de la Acuerdo de delegación
art 5: f Universidad, le corresponde la ejecución
del cobro
2. Orden de cobro
3. Acuerdo de delegación
Enviar al funcionario ejecutor la 4. Memorando dirigido al
3 Directora Financiera Enviar el expediente completo y funcionario ejecutor de notificación
documentación para inicio del ordenado para el inicio del procedimiento
trámite coactivo
5. Documentos que justifiquen la
cuenta por cobrar acorde al art. 4
del reglamento
Conformar el equipo El equipo estará conformado por: 1.Memorando dirigido al secretario

4 Funcionario ejecutor *secretario abogado
responsable de la ejecución *depositario abogado y depositario
coactiva *funcionario ejecutor 2. Acta de conformación
Comunicar información sobre

5 Funcionario ejecutor delegación a Coordinadora Adm vía correo electrónico Memorando
Financiera
6 Funcionario ejecutor Remitir expediente para Remitir el expediente Memorando

revisión y verificación Expediente
Revisar y verificar el expediente
7 Secretario abogado Verificar que expediente Se requiere de mayor documentación

cumpla con los requisitos de ley si, continuar con actividad 8
no, continuar con actividad 13
dirigido a funcionario ejecutor con copia

8 Secretario abogado Solicitar información adicional a Directora Financiera Memorando
9 Funcionario ejecutor Solicitar información adicional a Memorando

Dirección Financiera
10 Directora Financiera Enviar documentación faltante Memorando

Documentos faltantes
Memorando
11 Funcionario ejecutor Recibir documentación faltante
12 Funcionario ejecutor Remitir documentación faltante Memorando

13 Secretario abogado Remitir respuesta de validación Remite respuesta al funcionario ejecutor Oficio de requerimiento
del expediente de validación del expediente
14 Secretario abogado requerimiento al deudor y Oficio de requerimiento
garante el pago voluntario
15 Secretario abogado Enviar oficio para suscripción Oficio de requerimiento

16. Suscribir oficio de El pago voluntario corresponde a que el
16 Funcionario ejecutor requerimiento a deudor y deudor debe pagar en el plazo Oficio (formato)
garante el pago voluntario establecido en el Reglamento.
Por medios físicos o digitales en

conformidad con el reglamento, art. 8
La primera notificación dentro de la

ciudad, se instará por realizarlo de
manera física y por correo electrónico
Notificar el oficio de
17 Secretario abogado requerimiento de pago Para los casos fuera de la ciudad, se Razón de notificación (formato)
voluntario al deudor y garante utilizará medios de courier y por correo
electrónico.
En caso que el deudor no reciba y firme

la notificación? la guía será rasreada y la
razón del envío se levantará
considerando los testigos que
evidenciaron dicho envío
18 Secretario abogado solicitar certificado de envío del solicitar certificado de envío de correo a
correo a DIT DIT para agregarlo al expediente
con cualquier forma de notificación,

completar la documentación de la misma
al expediente
Completar el expediente y
19 Secretario abogado Memorando
remitir al funcionario ejecutor El deudor va a realizar el pago
voluntario?
Si, continuar con 16
no, continuar con 20

20 Tesorero indicando que va a realizar el
pago voluntario

ejecutor
Registrar contablemente el
22 Tesorero adjuntar comprobante de pago
cobro
23 Tesorero Notificar a funcionario ejecutor

25 Funcionario ejecutor comprobante de pago
solicitando archivo


29 Funcionario ejecutor comprobante de pago
cumplimietno de pago

32 Secretario abogado expediente y archivarlo
33 Secretario abogado Realizar la devolución de

garantías
Financiera sobre la finalización
34 Funcionario ejecutor del proceso de recuperación de
valores
FIN
Conversar con el deudor para el El deudor solicita por escrito las
36 Funcionario ejecutor facilidades de pago conforma el art. 16
pago en cuotas
del reglamento.
Solicitar la emisión del convenio de

37 Funcionario ejecutor Solicitar la emisión del convenio facilidades de pago a la Directora
de facilidades de pago
Financiera

38 Directora Financiera Recibir la solicitud de emisión Si, continuar con 23
de convenio
No, continuar con 26
fecha máxima 5 dias hábiles
39 Directora Financiera enviar respuesta a deudor con copia al funcionario ejecutor memorando u oficio
aceptación
Elaborar y suscribir el convenio acorde al instructivo de gestión de en caso que el deudor incurriera en
40 Directora Financiera conjunatamente con deudor y cobros mora de una cuota aplica el proceso de

41 Directora Financiera todas las partes a secretario
abogado

Tesorero indicando el pago de la cuota
acorde al convenio

ejecutor
Tesorero Registrar contablemente el

cobro
Directora Financiera Notificar a funcionario ejecutor

y disponer entregar la garantia
Directora Financiera Emitir certificado de no adeudar

Funcionario ejecutor y Remitir la copia del
comprobante de pago
Funcionario ejecutor finalización del proceso por
cumplimietno de pago y
Solicitar el archivo del proceso

Secretario abogado expediente y lo archiva
Secretario abogado Realizar la devolución de

garantías
Financiera sobre la finalización
Funcionario ejecutor del proceso de recuperación de
valores
FIN
EJECUCIÓN
Solicitar al funcionario ejecutor (ya sea xq no se generó pago voluntario

26 Directora Financiera continuar con el proceso o xq no realizó el cumplimiento de la
coactivo cuota del convenio por facilidades de
pago)
escenarios:
Pago voluntario
27 Funcionario ejecutor Disponer que se certifique el convenio
estado del proceso no comparecio ( se activa pago
inmediato)
secretario abogado departamente financiero
secretario abogado emitir certificación del estado Certificación con formato

del proceso
detalle del proceso en los tres
escenarios considerados
pago Voluntario valor total: se cierra

proceso asentando una razón solicitando
al secretario abogado el fin del proceso y
se debe archivar proceso
Convenio: facilidades de pago: 1.

Disponer al secretario abogado realizar
el seguimiento mensual a traves de la
dirección financiera sobre el convenio de
Funcionario ejecutor revisar estado del procceso pago , existen dos opciones:
1.- Disponer ......
2.- disponer al secretario abogado la
elaborar la orden de pago inmediato
No comparece: Funcionario ejecutor
dispone elaboracion de orden de pago
inmediato
algun incumplimiento del convenio se

se suspendio
orden de pago ( se debe prevenir al
deudor que es necesario enviar el
28 secretario abogado Elaborar la orden de pago comprobante de pago caso
inmediato contrario se asumira que nunca
existio)
suscribir la orden de pago toda acción que ejecute el secretario

Funcionario ejecutor inmediato orden de pago abogado y documento que elabore será
dispuesto por funcionario ejecutor
Por medios físicos o digitales en

conformidad con el reglamento, art. 8
La primera notificación dentro de la

ciudad, se instará por realizarlo de
manera física y por correo electrónico
secretario abogado Realizar la notificación Razón de notificación (formato)
respectiva al deudor Para los casos fuera de la ciudad, se
utilizará medios de courier y por correo
electrónico.

Si,
no, rastreo de guía, razón de notificación
con testigos.
Notificar el oficio de En caso que no se encuentra

Secretario abogado. requerimiento de pago personalmente al deudor, se notificará
inmediato al deudor y garante mediante dos boletas acorde a la

Secretario abogado ejecutor como a la dirección
financiera
Director Finaciero Realizar el seguimiento del pago

Secretario abogado solicitar certificado de envío del solicitar certificado de envío de correo a
correo a DIT DIT para agregarlo al expediente
con cualquier forma de notificación,

completar la documentación de la misma
al expediente
Completar el expediente y El deudor va a realizar el pago

Secretario abogado remitir al funcionario ejecutor inmediato?
Escenarios: pago total, facilidades de
pago, no comparece
Si, continuar
no, continuar el deudor tiene un término de 3días
contados desde el día siguiente de la
notificación

Tesorero indicando que se ha realizado el
pago

ejecutor

Funcionario ejecutor informando al secretario
abogado
finalización del proceso por Documento de finalización del
Funcionario ejecutor cumplimietno de pago y Solicitar al secretario abogado el archivo
Solicitar el archivo del proceso y del proceso procesos (formato - acta de
disponer la devolución de finiquito)
Secretario abogado
garantías Garantia
MEDIDAS CAUTELARES
disponer al secretario abogado este escenario se da cuando ya han
funcionario ejecutor realizar los oficios de medidas pasado los tres días desde la
cautelares notificación de pagos
Realiza oficios para la firma del
funcionario ejecutor y notificar Oficio (formato)
secretario abogado Incluir el saldo de la deuda
a las entidades
correspondientes actualizado a la fecha de la
notificación
Hacer seguimiento a las

secretario abogado solicitudes de medidas
cautelares y notificar al
La retencion en cuantas bancarias

secretario abogado aplicará unicamente a saldos que no
Recibir respuesta de las sean considerados sueldos. Siempre y
entendidas al oficio de medidas retención de cuentas cuando el deudor demuestre al AIEN
cautelares (cuentas) dicha información
Recibir respuesta de las

secretario abogado entendidades sobre los bienes si es secuestro /enagenación de
del deudor(bienes) bienes, reciben respuesta con el
avaluan el bien, si éste valor cumple
con el pago de la obligación
Gestionar detalle de montos de

POR DEFINIR los bienes del deudor y definir
el bien a secuestrar
INDICADOR DE: EFICACIA/EFICIENCIA
NOMBRE DEL INDICADOR
OBJETIVO DEL INDICADOR
FÓRMULA DEL INDICADOR
UNIDAD DE MEDIDA
FRECUENCIA
RESPONSABLE INDICADOR
INDICADOR DE: EFICACIA/EFICIENCIA
PROCESO DE
Riesgo identificado Probabilidad Impacto Plan de acción

Responsable
Informe de compatibilidad para FICHAS DE PROCESOS.xls
Ejecutado el 18/6/2021 14:22
Si el libro se guarda o se abre en un formato de archivo de una versión

anterior de Microsoft Excel, las características indicadas no estarán
disponibles.
Pérdida menor de fidelidad Nº de apariciones
Algunas celdas o estilos de este libro contienen un formato no admitido en el 18

formato de archivo seleccionado. Estos formatos se convertirán al formato
más cercano disponible.
Versión
Excel 97-2003
Sara Bravo
Martha Bravo
Luis Puebla
Viviana Simbaña
Miguel Maguana
Tañia Sánchez
Álida Sánchez
Zoila Sánchez
Fernando Bravo
Marcela Quintana
Mónica Velasco
Valeria Coro
Johanna Macas
Katty Puruncajas
Fabian Fernández
Érika Singaña

FICHAS DE PROCESOS - 23 Abril

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GESTIÓN DE

POLÍTICAS los intereses se cobrarán a partir del momento

N° Responsable Actividad Detalle Documento y/o registro PLAZO

SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO

1 Coordinadora Administrativa Solicitar delegación de Memorando

Remitir al secretario abogado

Revisar y verificar el expediente

8 Funcionario ejecutor Solicitar información adicional a Memorando

9 Directora Financiera Enviar al funcionario ejecutor la Memorando

Remitir respuesta de validación Remite respuesta al funcionario ejecutor de validación

La primera notificación dentro de la ciudad, se instará

El deudor recibe y firma la notificación?

Notificar el oficio de En caso que no se encuentra personalmente al

con cualquier forma de notificación, completar la

Recibir la respuesta del deudor

Validar el comprobante de pago

Registro contable sobre el

Notificar al secretario abogado

se acepta el convenio? en 3 días hábiles

Elaborar y suscribir el convenio en caso que el deudor incurriera en

Remitir convenio firmado por

Recibir la respuesta del deudor

Validar el comprobante de pago

Tesorero Registrar contablemente el adjuntar comprobante de pago

Directora Financiera Notificar a funcionario ejecutor

Directora Financiera Emitir certificado de no adeudar

Notificar al secretario abogado

Recibe la notificación , anexa al

Solicitar al funcionario ejecutor (ya sea xq no se generó pago voluntario o xq no realizó

28 secretario abogado revisar expediente

secretario abogado emitir certificación del estado Certificación con formato

pago Voluntario valor total: se cierra proceso

No comparece: Funcionario ejecutor dispone

algun incumplimiento del convenio se

orden de pago ( se debe prevenir al deudor que

suscribir la orden de pago toda acción que ejecute el secretario

Por medios físicos o digitales en conformidad con el

La primera notificación dentro de la ciudad, se instará

El deudor recibe y firma la notificación?

Notificar el oficio de En caso que no se encuentra personalmente al

Informar tanto al funcionario

Director Finaciero Realizar el seguimiento del pago

Secretario abogado Completar el expediente y El deudor va a realizar el pago inmediato?

Recibir la respuesta del deudor

Validar el comprobante de pago

Revisar el pago de la obligación

Hacer seguimiento a las

La retencion en cuantas bancarias

Recibir respuesta de las

Gestionar detalle de montos de

19 19. Incorporar los documentos generados al expediente

4. Recibir expediente y disponer la elaboración del acta

Notificar oficio de requerimiento de pago

en caso de no ubicar al deudor fisicamente se notificará mediante 2 boletas

razon de notificación, oficio de

Enviar documentación al funcionario

Funcionario ejecutor Recibir expediente y disponer la

Elaborar y solicitar suscripción del acta de

Verificar que expediente cumpla con los

Elaborar memorando para suscripción del

8 Funcionario ejecutor Suscribir memorando

10 Funcionario ejecutor Recibir documentación faltante