FICHAS DE PROCESOS - Coativas 3

GESTIÓN DE
POLÍTICAS los intereses se cobrarán a partir del momento

del incumplimiento de pago
N° Responsable Actividad Detalle Documento y/o registro PLAZO
SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO

La DF envía al deudor al oficio y tiene 5 días para
cancelar, caso contrario inicia el proceso de coactivas
1. Oficio de cobro al deudor
1. Título de crédito
2. Orden de cobro
Directora Financiera SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO 3. Memorando dirigido al funcionario ejecutor
de notificación para el inicio del procedimiento
coactivo
FASE PRELIMINAR
1 Coordinadora Administrativa Solicitar delegación de Memorando

Financiera funcionario ejecutor
NO ES
RECURRENT
2 Rector Delegar al Funcionario ejecutor Acuerdo de delegación E, NO ES
POR CADA
PROCESO
2. Orden de cobro
Enviar al funcionario ejecutor la 3. Acuerdo de delegación
3 Directora Financiera Enviar el expediente completo y ordenado 4. Memorando dirigido al funcionario ejecutor
documentación para inicio del de notificación para el inicio del procedimiento
trámite coactivo
5. Documentos que justifiquen la cuenta por
cobrar acorde al art. 4 del reglamento
Conformar el equipo Para iniciar, el equipo estaría conformado por: 1.Memorando dirigido al secretario abogado y
4 Funcionario ejecutor responsable de la ejecución *secretario abogado depositario
coactiva *depositario 2. Acta de conformación
*funcionario ejecutor
Remitir al secretario abogado

5 Funcionario ejecutor para revisión y verificación Remitir el expediente Memorando
Revisar y verificar el expediente
6 Secretario abogado Verificar que cumpla con los Se requiere de mayor documentación
requisitos de ley si, continuar con actividad 7
no, continuar con actividad 10
7 Secretario abogado Solicitar información adicional dirigido a funcionario ejecutor con copia a Directora Memorando
Financiera
8 Funcionario ejecutor Solicitar información adicional a Memorando

Dirección Financiera
9 Directora Financiera Enviar al funcionario ejecutor la Memorando

documentación faltante
Remitir respuesta de validación Remite respuesta al funcionario ejecutor de validación

10 Secretario abogado del expediente del expediente
Elaborar el oficio de
Secretario abogado requerimiento al deudor y
garante el pago voluntario
Suscribir el oficio de
11 Funcionario ejecutor requerimiento al deudor y El pago voluntario corresponde a que el deudor debe Oficio (formato)
garante el pago voluntario pagar en el plazo establecido en el Reglamento.
plazo del deudor: 10 días
Por medios físicos o digitales en conformidad con el
reglamento, art. 8
La primera notificación dentro de la ciudad, se instará

Notificar el oficio de por realizarlo de manera física y por correo electrónico
12 Secretario abogado requerimiento de pago Razón de notificación (formato)
voluntario al deudor y garante Para los casos fuera de la ciudad, se utilizará medios
de courier y por correo electrónico.
El deudor recibe y firma la notificación?

Si,
no, rastreo de guía, razón de notificación con testigos.
Notificar el oficio de En caso que no se encuentra personalmente al

13 Secretario abogado requerimiento de pago deudor, se notificará mediante dos boletas acorde a la Foto de boleta
voluntario al deudor y garante
por boletas normativa vigente
solicitar certificado de envío del solicitar certificado de envío de correo a DIT para
14 Secretario abogado
correo a DIT agregarlo al expediente
con cualquier forma de notificación, completar la

documentación de la misma al expediente
Completar el expediente y
15 Secretario abogado remitir al funcionario ejecutor El deudor va a realizar el pago voluntario? Memorando
Si, continuar con 16
no, continuar con 20
Recibir la respuesta del deudor

16 Tesorero indicando que va a realizar el
pago voluntario
Validar el comprobante de pago

17 Tesorero y comunicar al funcionario
ejecutor
Registro contable sobre el

18 Tesorero cobro y notificar a funcionario adjuntar comprobante de pago
ejecutor
Notificar al secretario abogado

19 Funcionario ejecutor y Remitir la copia del
comprobante de pago
solicitando archivo
Conversar con el deudor para el El deudor solicita por escrito las facilidades de pago
20 Funcionario ejecutor pago en cuotas conforma el art. 16 del reglamento.
21 Funcionario ejecutor Solicitar la emisión del convenio Solicitar la emisión del convenio de facilidades de
de facilidades de pago pago a la Directora Financiera
se acepta el convenio? en 3 días hábiles

22 Directora Financiera Recibir la solicitud de emisión Si, continuar con 23
de convenio No, continuar con 26
fecha máxima 5 dias hábiles
23 Directora Financiera enviar respuesta a deudor con copia al funcionario ejecutor memorando u oficio
en 5 días habiles posteriores a la
aceptación
Elaborar y suscribir el convenio en caso que el deudor incurriera en

23 Directora Financiera conjunatamente con deudor y acorde al instructivo de gestión de cobros mora de una cuota aplica el proceso de
garante coactiva inmediatamente ( colocar en el
Convenio (Formato) convenio de pago)
Remitir convenio firmado por

Directora Financiera todas las partes a secretario
abogado

Tesorero indicando el pago de la cuota
acorde al convenio

Tesorero y comunicar al funcionario
ejecutor
Tesorero Registrar contablemente el adjuntar comprobante de pago

cobro
Directora Financiera Notificar a funcionario ejecutor

y disponer entregar la garantia
Directora Financiera Emitir certificado de no adeudar

se debe asegurar que el certificado
corresponda al tramite

Funcionario ejecutor y Remitir la copia del tiempo: se a cumplido con el convenio
comprobante de pago
solicitando anexar al expediente
Generar documento de
Funcionario ejecutor finalización del proceso por Solicitar al secretario abogado el archivo del proceso Documento de finalización del procesos
cumplimietno de pago y (formato - acta de finiquito)
Solicitar el archivo del proceso
Realizar la devolución de
Secretario abogado garantías Acta de entrega recepción
Recibe la notificación , anexa al

Secretario abogado Expediente completo
expediente y lo archiva
Notificar a la Directora
Funcionario ejecutor Financiera sobre la finalización
del proceso de recuperación de
valores
EJECUCIÓN
Solicitar al funcionario ejecutor (ya sea xq no se generó pago voluntario o xq no realizó

26 Directora Financiera continuar con el proceso el cumplimiento de la cuota del convenio por
coactivo facilidades de pago)
escenarios:
Disponer que se certifique el Pago voluntario
27 Funcionario ejecutor convenio
estado del proceso no comparecio ( se activa pago inmediato)
28 secretario abogado revisar expediente
requiere certificación al
secretario abogado departamente financiero
secretario abogado emitir certificación del estado Certificación con formato

del proceso
detalle del proceso en los tres
escenarios considerados
pago Voluntario valor total: se cierra proceso

asentando una razón solicitando al secretario abogado
el fin del proceso y se debe archivar proceso
Convenio: facilidades de pago: 1. Disponer al
secretario abogado realizar el seguimiento mensual a
traves de la dirección financiera sobre el convenio de
Funcionario ejecutor revisar estado del procceso pago , existen dos opciones:
1.- Disponer ......
2.- disponer al secretario abogado la elaborar la orden
de pago inmediato
No comparece: Funcionario ejecutor dispone

elaboracion de orden de pago inmediato
algun incumplimiento del convenio se

reactiva el proceso en el estado en que
se suspendio
orden de pago ( se debe prevenir al deudor que

28 secretario abogado Elaborar la orden de pago es necesario enviar el comprobante de pago
inmediato caso contrario se asumira que nunca existio)
suscribir la orden de pago toda acción que ejecute el secretario

Funcionario ejecutor orden de pago abogado y documento que elabore será
inmediato dispuesto por funcionario ejecutor
Por medios físicos o digitales en conformidad con el

reglamento, art. 8
La primera notificación dentro de la ciudad, se instará

por realizarlo de manera física y por correo electrónico
secretario abogado Realizar la notificación Razón de notificación (formato)
respectiva al deudor
Para los casos fuera de la ciudad, se utilizará medios
de courier y por correo electrónico.

Si,
no, rastreo de guía, razón de notificación con testigos.

Secretario abogado. requerimiento de pago
inmediato al deudor y garante deudor, se notificará mediante dos boletas acorde a la
Informar tanto al funcionario

Secretario abogado ejecutor como a la dirección
financiera
Director Finaciero Realizar el seguimiento del pago

en la cuanta bancaria IAEN
Secretario abogado solicitar certificado de envío del solicitar certificado de envío de correo a DIT para
con cualquier forma de notificación, completar la
documentación de la misma al expediente
Secretario abogado Completar el expediente y El deudor va a realizar el pago inmediato?

remitir al funcionario ejecutor Escenarios: pago total, facilidades de pago, no
comparece
Si, continuar
no, continuar el deudor tiene un término de 3días
contados desde el día siguiente de la
notificación

Tesorero indicando que se ha realizado el
pago

ejecutor
Revisar el pago de la obligación

Funcionario ejecutor informando al secretario
abogado
finalización del proceso por
Funcionario ejecutor cumplimietno de pago y Solicitar al secretario abogado el archivo del proceso Documento de finalización del procesos
Solicitar el archivo del proceso y (formato - acta de finiquito)
disponer la devolución de
garantias en caso que aplique
Secretario abogado garantías Garantia
MEDIDAS CAUTELARES
disponer al secretario abogado este escenario se da cuando ya han
funcionario ejecutor realizar los oficios de medidas pasado los tres días desde la
cautelares notificación de pagos
Realiza oficios para la firma del
funcionario ejecutor y notificar
secretario abogado a las entidades Oficio (formato)
correspondientes Incluir el saldo de la deuda actualizado a la
fecha de la notificación
Hacer seguimiento a las

solicitudes de medidas
secretario abogado cautelares y notificar al
funcionario ejecutor
La retencion en cuantas bancarias

secretario abogado aplicará unicamente a saldos que no
Recibir respuesta de las sean considerados sueldos. Siempre y
entendidas al oficio de medidas retención de cuentas cuando el deudor demuestre al AIEN
cautelares (cuentas) dicha información
Recibir respuesta de las

secretario abogado entendidades sobre los bienes si es secuestro /enagenación de bienes, reciben
del deudor(bienes) respuesta con el avaluan el bien, si éste valor
cumple con el pago de la obligación
Gestionar detalle de montos de

POR DEFINIR los bienes del deudor y definir
el bien a secuestrar
2. Orden de cobro
1 Directora Financiera Generar documentos para inicio SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO
de proceso coactivo 3. Memorando dirigido al funcionario ejecutor
de notificación para el inicio del procedimiento
coactivo
NO ES
RECURRENT
2 Directora Financiera Delegar al Funcionario ejecutor Acuerdo de delegación E, NO ES
POR CADA
PROCESO
2. Orden de cobro
3. Acuerdo de delegación
3 Directora Financiera Enviar documentación para Enviar el expediente completo y ordenado al 4. Memorando dirigido al funcionario ejecutor
inicio del trámite funcionario ejecutor de notificación para el inicio del procedimiento
coactivo
5. Documentos que justifiquen la cuenta por
cobrar acorde al art. 4 del reglamento
Para iniciar, el equipo estaría conformado por:

Conformar el equipo *secretario abogado 1.Memorando dirigido al secretario abogado y
4 Funcionario ejecutor responsable de la ejecución *depositario depositario
coactiva *funcionario ejecutor 2. Acta de conformación
Comunicar información sobre

5 Funcionario ejecutor delegación a Coordinador/a Memorando
administrativo/a
6 Funcionario ejecutor Remitir expediente para Remitir el expediente Memorando

revisión y verificación
Se requiere de mayor documentación

7 Secretario abogado Verificar que expediente si, continuar con actividad 8
cumpla con los requisitos de ley no, continuar con actividad 14
8 Secretario abogado Solicitar información adicional dirigido a funcionario ejecutor con copia a Directora Memorando
Financiera
9 Funcionario ejecutor Solicitar información adicional A la dirección financiera Memorando
10 Directora Financiera Enviar documentación faltante Al funcionario ejecutor con copia al Secretario Memorando
abogado Documentación faltante
11 Funcionario ejecutor Recibir documentación faltante Memorando

Documentación faltante
Memorando
12 Funcionario ejecutor Remitir documentación faltante Documentación faltante
13 Secretario abogado Remitir respuesta de validación Al funcionario ejecutor

del expediente
14 Secretario abogado requerimiento a deudor y Oficio (formato)
garante para el pago voluntario
15 Secretario abogado Enviar oficios para suscripción Al funcionario ejecutor Oficio (formato)
Suscribir oficio de El pago voluntario corresponde a que el deudor debe

16 Funcionario ejecutor requerimiento al deudor y pagar en el plazo establecido en el Reglamento. Oficio (formato)
garante para el pago voluntario
La notificación se la realizará por medios físicos o

digitales en conformidad con el reglamento, art. 8
La primera notificación dentro de la ciudad, se enviará
de manera física y por correo electrónico
Notificar oficio de Para los casos fuera de la ciudad, se utilizará medios

17 Secretario abogado requerimiento de pago de courier y por correo electrónico. Razón de notificación (formato)
voluntario al deudor y garante Notas:
1.- Cuando el deudor no recibe la notificación, se
realizará el envío de dos boletas acorde a la normativa
vigente
2.- Cuando la notificación fue enviada por courier se
realizará un rastreo de guía, al igual que la razón de
notificación con testigos.
18 Secretario abogado solicitar certificado de envío del solicitar certificado de envío de correo a DIT para
poner en conocimiento del funcionario ejecutor
19 Secretario abogado Completar el expediente con cualquier forma de notificación, completar la Memorando
documentación de la misma al expediente expediente
Recibir la respuesta del deudor El deudor va a realizar el pago voluntario?

20 Tesorero indicando que va a realizar el Si, continuar con 21 ofico
pago voluntario no, continuar con

ejecutor
22 Tesorero Registrar contablemente el adjuntar comprobante de pago Comprobante de pago

cobro
23 Tesorero Notificar a funcionario ejecutor
24 Funcionario ejecutor Notificar al secretario abogado
Remitir copia de comprobante

25 Funcionario ejecutor de pago y solicitar archivar
expediente
26 Directora Financiera Disponer entrega de garantía
27 Directora Financiera Emitir certificado de no adeudar
Remitir la copia del

29 Funcionario ejecutor
comprobante de pago
30 Funcionario ejecutor finalización del proceso por
cumplimiento de pago
31 Funcionario ejecutor Solicitar el archivo del proceso
32 Secretario abogado Recibir la notificación , anexar al

expediente y archivarlo
33 Secretario abogado garantías
Notificar la finalización del

34 Funcionario ejecutor proceso de recuperación de
valores
35 Funcionario ejecutor Archivar expediente
FIN
36 Directora Financiera Emitir orden de cobro orden de compra
37 Funcionario ejecutor Conversar con el deudor para el El deudor solicita por escrito las facilidades de pago
pago en cuotas conforma el art. 16 del reglamento.
38 Funcionario ejecutor Solicitar la emisión del convenio Solicitar la emisión del convenio de facilidades de
de facilidades de pago pago a la Directora Financiera
Recibir solicitud de convenio de

39 Funcionario ejecutor Convenio (Formato)
facilidades de pago
40 Funcionario ejecutor Remitir solicitud de convenio de

facilidades de pago

41 Directora Financiera Recibir solicitud de convenio de Si, continuar con 42
facilidades de pago No, continuar con 74
42 Directora Financiera Enviar respuesta a deudor con copia al funcionario ejecutor memorando u oficio
aceptación
Elaborar y suscribir el convenio en caso que el deudor incurriera en

43 Directora Financiera conjunatamente con deudor y acorde al instructivo de gestión de cobros mora de una cuota aplica el proceso de

44 Directora Financiera todas las partes a secretario
abogado
Recibir respaldos del deudor Deudor canceló todas las cuotas?

45 Tesorero indicando el pago de la cuota Si, continuar en la actividad 46
acorde al convenio no,
Validar los comprobantes de

46 Tesorero pago y comunicar al funcionario
ejecutor
47 Tesorero Registrar contablemente el adjuntar comprobante de pago
cobro
48 Tesorero Notificar estado del proceso
49 Directora Financiera Notificar a funcionario ejecutor
50 Directora Financiera Disponer entregar la garantia

52 Funcionario ejecutor Notificar al secretario abogado tiempo: se a cumplido con el convenio
Remitir los comprobantes de

53 Funcionario ejecutor pago solicitando anexar al
expediente
54 Funcionario ejecutor finalización del proceso por Solicitar al secretario abogado el archivo del proceso Documento de finalización del procesos
cumplimiento de pago (formato - acta de finiquito)
56 Secretario abogado Recibir la notificación , anexar al

expediente y archivarlo
57 Secretario abogado garantías Acta de entrega recepción

58 Funcionario ejecutor proceso de recuperación de A la dirección financiera
valores
FIN
EJECUCIÓN
Elaborar la orden de pago orden de pago ( se debe prevenir al deudor que

60 secretario abogado es necesario enviar el comprobante de pago
inmediato
caso contrario se asumira que nunca existio)
toda acción que ejecute el secretario

61 Funcionario ejecutor suscribir la orden de pago orden de pago
inmediato abogado y documento que elabore será
dispuesto por funcionario ejecutor
62 secretario abogado Realizar la notificación

63 secretario abogado Realizar la notificación


64 Secretario abogado. requerimiento de pago deudor, se notificará mediante dos boletas acorde a la
inmediato al deudor y garante

65 Secretario abogado ejecutor como a la dirección
financiera
Realizar el seguimiento del pago

66 Directora Financiera
Solicitar certificado de envío del

67 Secretario abogado correo a DIT
68 Tesorero Completar el expediente y

remitir al funcionario ejecutor

69 Tesorero indicando que se ha realizado el
pago

ejecutor

71 Funcionario ejecutor informando al secretario
abogado
cumplimietno de pago
73 Funcionario ejecutor Disponer la devolución de El flujograma continúa en la actividad 33 hasta la 35

FIN
Solicitar al funcionario ejecutor (ya sea xq no se generó pago voluntario o xq no realizó

74 Directora Financiera continuar con el proceso el cumplimiento de la cuota del convenio por
coactivo facilidades de pago)
escenarios:
Pago voluntario
75 Funcionario ejecutor Disponer que se certifique el convenio
estado del proceso no comparecio ( se activa pago inmediato)

77 secretario abogado departamente financiero
78 secretario abogado Emitir certificación del estado Certificación con formato detalle del proceso en los tres
del proceso escenarios considerados
Los tres escenarios considerados son:
Pago Voluntario del total:

Continuar en la actividad número 80
79 Funcionario ejecutor revisar estado del procceso
Convenio: facilidades de pago:
Continuar en la actividad 83
No comparece:
Continuar desde la actividad 60 algun incumplimiento del convenio se
se suspendio
80 Funcionario ejecutor Asentar la razón Para cerrar el proceso

81 Funcionario ejecutor proceso de recuperación de
valores
FIN
83 Funcionario ejecutor Solicitar seguimiento de pago Continuar el flujograma desde la actividad 60

de mensualidades
FIN
N° Responsable Actividad
Directora
Financiera
GESTIÓN DE COBRO: Generar título
de crédito, orden de cobro y
memorando para inicio de proceso
1 coactivo
Directora
Financiera
Enviar documentación al
funcionario ejecutor para inicio del
2 trámite
Funcionario
ejecutor Recibir expediente y disponer acta
de conformacion, disponer revisión
3 del expediente y re de pago
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
Detalle Documento y/o registro
El Director /a financiera genera memorando para

el inicio del proceso de cobro de los valores
adeudados ( proceso coactivo), el título de crédito,
la orden de cobro.
EXPEDIENTE
2. Orden de cobro
El Director/a financiera vía memorando envía la 3. Acuerdo de delegación
documentación habilitante (expediente) que le 4. Memorando dirigido al funcionario ejecutor
permita iniciar el proceso de cobro de valores así de notificación para el inicio del
como , el título de crédito, la orden de cobro, procedimiento coactivo
Copia del certificado del título o la fuente de 5. Documentos que justifiquen la cuenta por
obligación a ser recaudada. cobrar acorde al art.
El funcionario Acta de conformación

PLAZO
PENDIENTES
La DF envía al deudor al oficio y tiene 5
días para cancelar, caso contrario inicia
el proceso de coactivas
2. Orden de cobro
Directora Financiera SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO 3. Memorando dirigido al
funcionario ejecutor de notificación
para el inicio del procedimiento
coactivo
FASE PRELIMINAR
Generar título de crédito y 2. Orden de cobro
1 Dirección financiera SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO 3. Memorando dirigido al
órdenes de cobro funcionario ejecutor de notificación
Art 9:1 para el inicio del procedimiento
coactivo
El delegado de la máxima autoridad que

2 Dirección financiera Delgar a funcionario ejecutor pertenezca a la unidad recaudadora de la Acuerdo de delegación
art 5: f Universidad, le corresponde la ejecución
del cobro
2. Orden de cobro
3. Acuerdo de delegación
Enviar al funcionario ejecutor la 4. Memorando dirigido al
3 Directora Financiera Enviar el expediente completo y funcionario ejecutor de notificación
documentación para inicio del ordenado para el inicio del procedimiento
trámite coactivo
5. Documentos que justifiquen la
cuenta por cobrar acorde al art. 4
del reglamento
Conformar el equipo El equipo estará conformado por: 1.Memorando dirigido al secretario

4 Funcionario ejecutor *secretario abogado
responsable de la ejecución *depositario abogado y depositario
coactiva *funcionario ejecutor 2. Acta de conformación
Comunicar información sobre

5 Funcionario ejecutor delegación a Coordinadora Adm vía correo electrónico Memorando
Financiera
6 Funcionario ejecutor Remitir expediente para Remitir el expediente Memorando

revisión y verificación Expediente
Revisar y verificar el expediente
7 Secretario abogado Verificar que expediente Se requiere de mayor documentación

cumpla con los requisitos de ley si, continuar con actividad 8
no, continuar con actividad 13
dirigido a funcionario ejecutor con copia

8 Secretario abogado Solicitar información adicional a Directora Financiera Memorando
9 Funcionario ejecutor Solicitar información adicional a Memorando

Dirección Financiera
10 Directora Financiera Enviar documentación faltante Memorando

Documentos faltantes
Memorando
11 Funcionario ejecutor Recibir documentación faltante
12 Funcionario ejecutor Remitir documentación faltante Memorando

13 Secretario abogado Remitir respuesta de validación Remite respuesta al funcionario ejecutor Oficio de requerimiento
del expediente de validación del expediente
14 Secretario abogado requerimiento al deudor y Oficio de requerimiento
garante el pago voluntario
15 Secretario abogado Enviar oficio para suscripción Oficio de requerimiento

16. Suscribir oficio de El pago voluntario corresponde a que el
16 Funcionario ejecutor requerimiento a deudor y deudor debe pagar en el plazo Oficio (formato)
garante el pago voluntario establecido en el Reglamento.
Por medios físicos o digitales en

conformidad con el reglamento, art. 8
La primera notificación dentro de la

ciudad, se instará por realizarlo de
manera física y por correo electrónico
Notificar el oficio de
17 Secretario abogado requerimiento de pago Para los casos fuera de la ciudad, se Razón de notificación (formato)
voluntario al deudor y garante utilizará medios de courier y por correo
electrónico.
En caso que el deudor no reciba y firme

la notificación? la guía será rasreada y la
razón del envío se levantará
considerando los testigos que
evidenciaron dicho envío
18 Secretario abogado solicitar certificado de envío del solicitar certificado de envío de correo a
correo a DIT DIT para agregarlo al expediente
con cualquier forma de notificación,

completar la documentación de la misma
al expediente
Completar el expediente y
19 Secretario abogado Memorando
remitir al funcionario ejecutor El deudor va a realizar el pago
voluntario?
Si, continuar con 16
no, continuar con 20

20 Tesorero indicando que va a realizar el
pago voluntario

ejecutor
Registrar contablemente el
22 Tesorero adjuntar comprobante de pago
cobro
23 Tesorero Notificar a funcionario ejecutor

25 Funcionario ejecutor comprobante de pago
solicitando archivo
26 Directora Financiera Disponer entregar la garantia


29 Funcionario ejecutor comprobante de pago
cumplimietno de pago

32 Secretario abogado expediente y archivarlo
33 Secretario abogado Realizar la devolución de

garantías
Financiera sobre la finalización
34 Funcionario ejecutor del proceso de recuperación de
valores
FIN
Conversar con el deudor para el El deudor solicita por escrito las
36 Funcionario ejecutor facilidades de pago conforma el art. 16
pago en cuotas
del reglamento.
Solicitar la emisión del convenio de

37 Funcionario ejecutor Solicitar la emisión del convenio facilidades de pago a la Directora
de facilidades de pago
Financiera

38 Directora Financiera Recibir la solicitud de emisión Si, continuar con 23
de convenio
No, continuar con 26
fecha máxima 5 dias hábiles
39 Directora Financiera enviar respuesta a deudor con copia al funcionario ejecutor memorando u oficio
aceptación
Elaborar y suscribir el convenio acorde al instructivo de gestión de en caso que el deudor incurriera en
40 Directora Financiera conjunatamente con deudor y cobros mora de una cuota aplica el proceso de

41 Directora Financiera todas las partes a secretario
abogado

Tesorero indicando el pago de la cuota
acorde al convenio

ejecutor
Tesorero Registrar contablemente el

cobro
Directora Financiera Notificar a funcionario ejecutor

y disponer entregar la garantia
Directora Financiera Emitir certificado de no adeudar

Funcionario ejecutor y Remitir la copia del
comprobante de pago
Funcionario ejecutor finalización del proceso por
cumplimietno de pago y
Solicitar el archivo del proceso

Secretario abogado expediente y lo archiva
Secretario abogado Realizar la devolución de

garantías
Financiera sobre la finalización
Funcionario ejecutor del proceso de recuperación de
valores
FIN
EJECUCIÓN
Solicitar al funcionario ejecutor (ya sea xq no se generó pago voluntario

26 Directora Financiera continuar con el proceso o xq no realizó el cumplimiento de la
coactivo cuota del convenio por facilidades de
pago)
escenarios:
Pago voluntario
27 Funcionario ejecutor Disponer que se certifique el convenio
estado del proceso no comparecio ( se activa pago
inmediato)
secretario abogado departamente financiero
secretario abogado emitir certificación del estado Certificación con formato

del proceso
detalle del proceso en los tres
escenarios considerados
pago Voluntario valor total: se cierra

proceso asentando una razón solicitando
al secretario abogado el fin del proceso y
se debe archivar proceso
Convenio: facilidades de pago: 1.

Disponer al secretario abogado realizar
el seguimiento mensual a traves de la
dirección financiera sobre el convenio de
Funcionario ejecutor revisar estado del procceso pago , existen dos opciones:
1.- Disponer ......
2.- disponer al secretario abogado la
elaborar la orden de pago inmediato
No comparece: Funcionario ejecutor
dispone elaboracion de orden de pago
inmediato
algun incumplimiento del convenio se

se suspendio
orden de pago ( se debe prevenir al
deudor que es necesario enviar el
28 secretario abogado Elaborar la orden de pago comprobante de pago caso
inmediato contrario se asumira que nunca
existio)
suscribir la orden de pago toda acción que ejecute el secretario

Funcionario ejecutor inmediato orden de pago abogado y documento que elabore será
dispuesto por funcionario ejecutor
Por medios físicos o digitales en

conformidad con el reglamento, art. 8
La primera notificación dentro de la

ciudad, se instará por realizarlo de
manera física y por correo electrónico
secretario abogado Realizar la notificación Razón de notificación (formato)
respectiva al deudor Para los casos fuera de la ciudad, se
utilizará medios de courier y por correo
electrónico.

Si,
no, rastreo de guía, razón de notificación
con testigos.
Notificar el oficio de En caso que no se encuentra

Secretario abogado. requerimiento de pago personalmente al deudor, se notificará
inmediato al deudor y garante mediante dos boletas acorde a la

Secretario abogado ejecutor como a la dirección
financiera
Director Finaciero Realizar el seguimiento del pago

Secretario abogado solicitar certificado de envío del solicitar certificado de envío de correo a
correo a DIT DIT para agregarlo al expediente
con cualquier forma de notificación,

completar la documentación de la misma
al expediente
Completar el expediente y El deudor va a realizar el pago

Secretario abogado remitir al funcionario ejecutor inmediato?
Escenarios: pago total, facilidades de
pago, no comparece
Si, continuar
no, continuar el deudor tiene un término de 3días
contados desde el día siguiente de la
notificación

Tesorero indicando que se ha realizado el
pago

ejecutor

Funcionario ejecutor informando al secretario
abogado
finalización del proceso por Documento de finalización del
Funcionario ejecutor cumplimietno de pago y Solicitar al secretario abogado el archivo
Solicitar el archivo del proceso y del proceso procesos (formato - acta de
disponer la devolución de finiquito)
Secretario abogado
garantías Garantia
MEDIDAS CAUTELARES
disponer al secretario abogado este escenario se da cuando ya han
funcionario ejecutor realizar los oficios de medidas pasado los tres días desde la
cautelares notificación de pagos
Realiza oficios para la firma del
funcionario ejecutor y notificar Oficio (formato)
secretario abogado Incluir el saldo de la deuda
a las entidades
correspondientes actualizado a la fecha de la
notificación
Hacer seguimiento a las

secretario abogado solicitudes de medidas
cautelares y notificar al
funcionario ejecutor
La retencion en cuantas bancarias

secretario abogado aplicará unicamente a saldos que no
Recibir respuesta de las sean considerados sueldos. Siempre y
entendidas al oficio de medidas retención de cuentas cuando el deudor demuestre al AIEN
cautelares (cuentas) dicha información
Recibir respuesta de las

secretario abogado entendidades sobre los bienes si es secuestro /enagenación de
del deudor(bienes) bienes, reciben respuesta con el
avaluan el bien, si éste valor cumple
con el pago de la obligación
Gestionar detalle de montos de

POR DEFINIR los bienes del deudor y definir
el bien a secuestrar
INDICADOR DE: EFICACIA/EFICIENCIA
NOMBRE DEL INDICADOR
OBJETIVO DEL INDICADOR
FÓRMULA DEL INDICADOR
UNIDAD DE MEDIDA
FRECUENCIA
RESPONSABLE INDICADOR
INDICADOR DE: EFICACIA/EFICIENCIA
PROCESO DE
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Responsable
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Excel 97-2003
Sara Bravo
Martha Bravo
Luis Puebla
Viviana Simbaña
Miguel Maguana
Tañia Sánchez
Álida Sánchez
Zoila Sánchez
Fernando Bravo
Marcela Quintana
Mónica Velasco
Valeria Coro
Johanna Macas
Katty Puruncajas
Fabian Fernández
Érika Singaña

FICHAS DE PROCESOS - Coativas 3

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GESTIÓN DE

POLÍTICAS los intereses se cobrarán a partir del momento

N° Responsable Actividad Detalle Documento y/o registro PLAZO

SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBRO

1 Coordinadora Administrativa Solicitar delegación de Memorando

Remitir al secretario abogado

Revisar y verificar el expediente

8 Funcionario ejecutor Solicitar información adicional a Memorando

9 Directora Financiera Enviar al funcionario ejecutor la Memorando

Remitir respuesta de validación Remite respuesta al funcionario ejecutor de validación

La primera notificación dentro de la ciudad, se instará

El deudor recibe y firma la notificación?

Notificar el oficio de En caso que no se encuentra personalmente al

con cualquier forma de notificación, completar la

Recibir la respuesta del deudor

Validar el comprobante de pago

Registro contable sobre el

Notificar al secretario abogado

se acepta el convenio? en 3 días hábiles

Elaborar y suscribir el convenio en caso que el deudor incurriera en

Remitir convenio firmado por

Recibir la respuesta del deudor

Validar el comprobante de pago

Tesorero Registrar contablemente el adjuntar comprobante de pago

Directora Financiera Notificar a funcionario ejecutor

Directora Financiera Emitir certificado de no adeudar

Notificar al secretario abogado

Recibe la notificación , anexa al

Solicitar al funcionario ejecutor (ya sea xq no se generó pago voluntario o xq no realizó

28 secretario abogado revisar expediente

secretario abogado emitir certificación del estado Certificación con formato

pago Voluntario valor total: se cierra proceso

No comparece: Funcionario ejecutor dispone

algun incumplimiento del convenio se

orden de pago ( se debe prevenir al deudor que

suscribir la orden de pago toda acción que ejecute el secretario

Por medios físicos o digitales en conformidad con el

La primera notificación dentro de la ciudad, se instará

El deudor recibe y firma la notificación?

Notificar el oficio de En caso que no se encuentra personalmente al

Informar tanto al funcionario

Director Finaciero Realizar el seguimiento del pago

Secretario abogado Completar el expediente y El deudor va a realizar el pago inmediato?

Recibir la respuesta del deudor

Validar el comprobante de pago

Revisar el pago de la obligación

Hacer seguimiento a las

La retencion en cuantas bancarias

Recibir respuesta de las

Gestionar detalle de montos de

Para iniciar, el equipo estaría conformado por:

Comunicar información sobre

6 Funcionario ejecutor Remitir expediente para Remitir el expediente Memorando

Se requiere de mayor documentación

9 Funcionario ejecutor Solicitar información adicional A la dirección financiera Memorando

11 Funcionario ejecutor Recibir documentación faltante Memorando

13 Secretario abogado Remitir respuesta de validación Al funcionario ejecutor

Suscribir oficio de El pago voluntario corresponde a que el deudor debe

La notificación se la realizará por medios físicos o

Notificar oficio de Para los casos fuera de la ciudad, se utilizará medios

Recibir la respuesta del deudor El deudor va a realizar el pago voluntario?

Validar el comprobante de pago