Está en la página 1de 8

Contenido

1. Finalidad ...................................................................................................................................... 3
2. Alcance ........................................................................................................................................ 3
3. Objetivos ..................................................................................................................................... 3
4. Base legal .................................................................................................................................... 3
5. Contenido .................................................................................................................................... 3
5.1. Nombre del procedimiento ....................................................................................................... 3
5.1.1. Documentos de entrega ..................................................................................................... 3
5.1.2. Frecuencia ......................................................................................................................... 3
5.1.3. Descripción del procedimiento: ........................................................................................ 3
5.1.4. Documentos de salida ....................................................................................................... 4
5.2. Nombre del procedimiento ………………………………………………………………………………………………..5
Introducción

El establecer Manuales Normativos en una entidad financiera, resulta de gran


importancia ya que se constituye como una base en la que cimentamos una
administración eficaz y eficiente no sólo para los propietarios sino también para todo
el personal que conforma la financiera.

El Manual de Procedimientos es un instrumento técnico-administrativo que permite


conocer paso a paso, las actividades que se deben llevar a cabo para desarrollar las
funciones de dicha entidad. A través de él, todo el personal conocerá sus obligaciones y
las diferentes alternativas para su desempeño, así como el marco normativo para su
ejecución, disminuyendo con ello continuas consultas a los niveles de mayor jerarquía.
Asimismo los altos niveles encuentran apoyo para la supervisión, la dirección y el
control. Es preciso señalar que éste documento se actualizará y difundirá, cada vez que
se presente alguna modificación en los procedimientos, para que cumpla su finalidad
oportuna y eficientemente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 2


1. Finalidad
Contar con una línea base de procesos de la empresa financiera san Antonio S.A.A que sirva como
fuente autorizada para efectuar estudios de estructura orgánica, desarrollo e implementación de
planes funcionales (Tecnologías de Información, Personal, etc.), identificación y diseño aplicativos
informáticos de soporte, estableciendo las responsabilidades y el ámbito de acción de unidades
orgánicas, entre otros.

2. Alcance
Las disposiciones establecidas en el presente manual comprenden a todas las dependencias de la
empresa financiera San Antonio S.A.A , así como a todas las personas que bajo cualquier
modalidad, se encuentren vinculadas a los procesos de negocio establecidos y que constituyen un
elemento de apoyo para la consecución de los objetivos estratégicos de la financiera

3. Objetivos
El presente manual define los procesos de la organización, precisando procesos, responsabilidades y
participantes, con el propósito de implementar una gestión efectiva en la prestación de servicios; en
cumplimiento con los lineamientos expresados en el Plan Estratégico de la empresa financiera SAN
ANTONIO S.A.A

4. Base legal
1. Normativa de Procedimiento Administrativo.
2. Normativa de realización de operaciones.
3. Reglamento de Organización y Funciones.

5. Contenido

5.1. Nombre del procedimiento


Cobranza a los clientes que se les otorga un prestamos

5.1.1. Documentos de entrega


Cartas notariales

5.1.2. Frecuencia
Permanentemente

5.1.3. Descripción del procedimiento y su actividad


ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
El Recordatorio 1. se realiza la primera llamado al cliente con
fechas anteriores con la finalidad enviar al
cliente un aviso de vencimiento o un estado
de situación de cuenta en el área de
cobranza

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 3


Exigir Respuestas 2. El encargado de cobranza enviara cartas y
hará llamadas telefónicas más insistentes
para recordar al deudor que está en mora y
motivo justificado a la falta de pago
En el caso que no haya respuestas se le hará
una visita personalmente al deudor

Insistir en el Pago 3. Se realiza llamadas más severas y más


drásticas por medio de teléfono , cartas
notariales, y visitas del jefe de cobranzas

Adoptar Medidas Decisivas 4. Si no hay respuestas por parte de los


clientes esto se agrupa en aquellos que
están dispuestos a pagar pero se encuentran
imposibilitados en hacerlo a corto plazo y
aquellos que están en condiciones de pagar
pero no lo hacen en este caso las acciones
inmediatas se harán en cobranzas judiciales

5.1.4. Documentos de salida


Cartas judiciales

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 4


PROCEDIMIENTO: Cobranza a los clientes que se les otorga unos préstamos Fecha: ________________

ATENCION AL OFICINA DE COBRANZA AREA DE FINANZAS


CLIENTE

Inicio

Primera
llamada de
aviso al deudor

SI
Visita del jefe de Respues
Llamadas REPROGRAMACION
cobranzas ta del DE LA DEUDA
insistentes
deudor

NO
Cartas
FIN
notariales
Se abre un proceso
judicial

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 5


5.2. Nombre del procedimiento

Proceso de otorgamiento de un crédito

5.2.1. Documentos

Solicitudes de crédito

Informe de crédito

Acta de comité de crédito

5.2.2. Frecuencia

Permanentemente

5.2.3. Descripción del procedimiento:

ACTIVIDAD DESCRIPCION
ASESORAR CLIENTE Recibe las necesidades del cliente potencial y le asesora en las
diferentes líneas de crédito que maneja el instituto. Entrega formato
con requisitos de la línea de crédito que le aplique

PRESENTAR SOLICITUD El representante legal de la entidad solicitante del crédito, presenta al


DE CRÉDITO Instituto, la solicitud de crédito con el pleno de los requisitos y
formalidades.

VERIFICAR TOTALIDAD DE Verifica que la solicitud del crédito cumpla con los requisitos
REQUISITOS contenidos en el manual de crédito y cartera para radicar en la
ventanilla única. En caso de no cumplir con la totalidad de los
documentos, se devuelve al solicitante. SOLO SE RECIBEN
SOLICITUDES CON LA TOTALIDAD DE LOS REQUISITOS VIGENTES.
RECEPCIONAR SOLICITUD Recepción la documentación entregada por el solicitante; entrega
DE CRÉDITO consecutivo de radicación. La solicitud es enviada al Tesorero General
para su análisis. Punto de Control: Verificar los documentos adjuntos
con la solicitud de crédito con la lista de chequeo.
DILIGENCIAR CONTROL Diligencia formato para seguimiento y control a créditos teniendo en
A CRÉDITOS cuenta como fecha de inicio la emitida en el momento de la radicación.
Diligencia formato F-103-03 formulario de conocimiento del cliente y
hace firmar por el solicitante.
REALIZAR ANÁLISIS DE Efectúa el análisis de la documentación presentada por la entidad solicitante
LA SOLICITUD DEL CRÉDITO del crédito, con el propósito de determinar si se cumple con las condiciones
legales, técnicas y financieras para ser objeto de las operaciones de crédito en
tiempo máximo Punto de control: Para el análisis de la solicitud del crédito, se
tiene en cuenta el Sistema de Administración de Riesgo Crediticio SARC y el
Sistema de Administración de Riesgo Operativo SARO. El análisis de la
solicitud de crédito se debe hacer en un tiempo máximo de 30 días

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 6


ESTUDIAR INFORME Con base en el estudio presentado por la unidad de tesorería y cartera,
DE CRÉDITO recomienda la aprobación o no de la solicitud de crédito.
ESTUDIAR INFORME Con base en los estudios jurídicos, técnicos y financieros y las
DE CRÉDITO recomendaciones del Comité de Crédito, aprueba o no la solicitud de
crédito. Autoriza desembolso a través de acto administrativo en un
tiempo no mayor a 10 días hábiles.
PROPIEDAD Cuando la solicitud es negada, se devuelven los documentos al
DEL CLIENTE solicitante en los siguientes 10 días hábiles. Cuando la solicitud es
aprobada, los documentos son archivados en la carpeta del crédito de
acuerdo a las tablas de retención documental.

COMUNICAR LA Obtenida la aprobación del crédito, procederá a informar al cliente a


DECISIÓN AL SOLICITANTE través de oficio, para que dentro de los ocho (8) días siguientes se
continúe con el trámite correspondiente al desembolso respectivo. En
caso de no aprobarse, informará a través de oficio la decisión.
CREAR CRÉDITO EN Crea crédito con las condiciones aprobadas en el sistema de
SISTEMA DE INFORMACIÓN administración de cartera. Una vez se configure el crédito, evidenciará
del sistema de administración de cartera cuales fueron las condiciones
configuradas y reportará la evidencia a la Dirección Financiera y
Administrativa. Punto de control: Verificar que los datos que se
ingresen en el sistema de información sean iguales a las condiciones de
aprobación
REALIZAR Según lo aprobado por el Gerente, se constituyen las garantías y se
DESEMBOLSO realiza desembolso. Punto de control: Verificar que las constituciones
de las garantías sean acordes a la aprobación
ARCHIVAR Archiva garantías que soportan el crédito en caja fuerte. Punto de
DOCUMENTOS control: Verificar la debida custodia de las garantías

5.2.4. Documentos de salida

Certificación de aprobación del crédito

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 7


Líder del proceso Responsable de la dirección Gerente general
ELABORO REVISO APROBO

Archivar
Asesorar al cliente documentos

Realizar
desembolso

Presentar
solicitud de
crédito
Crear crédito
en sistema de
información
SI

Comunicar la
decisión al
Verificar solicitante
totalidad de
requisitos

Propiedad del
cliente

NO
SI NO

Decepcionar SI
Estudiar
solicitud de
informe Aprobació
crédito
de crédito no
negación
de la
solicitud
NO de crédito
negación
de la
Diligenciar
Realizar análisis solicitud
control a
de la solicitud de de crédito
créditos
crédito

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 8