UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE SANTIAGO

UTESA
RECINTO SANTIAGO

ASIGNATURA:
GESTION FINANCIERA

TEMA:
“ADMINISTRACION DE LAS CUENTAS POR PAGAR.”

TITULO:
TRABAJO PRACTICO

PRESENTADO POR:
VICTOR NAEL PACHECO RODRIGUEZ

MATRICULA:
1-13-0918

FACILITADOR:
LCDO. LUCAS ADALBERTO CRUZ INOA
1- ¿Qué es la administración de las cuentas por pagar?

La administración de cuentas por pagar es la administración por parte de la

empresa del tiempo que transcurre entre la compra de materia prima y el envío
de su pago por correo al proveedor.

La buena o mala administración de las cuentas por pagar afecta directamente

la liquidez de la empresa y el flujo del efectivo.
Para una buena administración de las cuentas por pagar es necesario contar
con información veraz y oportuna de la empresa que permita tomar decisiones
todos los días.

La información puede ser:

1-Relativa del presupuesto operativo de la empresa.
2-La información real actual.
3-Programas globales de pagos modificados mensualmente, una vez que se
conozcan los datos reales del mes anterior y se pueden llevar a cabo las
modificaciones para los meses siguientes.
4-Informe sobre cuentas que han dejado de pagarse por problemas varios
como calidad, surtidos incompletos, descuentos rechazados por el proveedor,
aumento de precios del proveedor que no fueron notificados y con los que no
se está de acuerdo, etcétera.
5-Informe de días de inventarios financiados por proveedores (ver sección y
su explicación si el número de días está fuera de parámetros.
6-Informe periódico (semanal o quincenal) a tesorería de los saldos de cuentas
por pagar que deben liquidarse, calendarizado por día para los próximos 15
días por lo menos. Este informe se efectúa con facilidad a través de un
programa en la computadora que agrupe los saldos a proveedores por día de su
vencimiento.

Las cuentas por pagar son la fuente de financiamiento a corto plazo sin
garantía para las empresas de negocios. Se derivan de transacciones en
las que se adquiere mercancía, pero no se firma ningún documento formal
que muestre la responsabilidad del comprador con el vendedor. De hecho,
el comprador acuerda pagar al proveedor el monto requerido según las
condiciones de crédito establecidas normalmente en la factura del proveedor.
Las cuentas por pagar representan obligaciones presentes
provenientes de las operaciones de transacciones pasadas tales
como la adquisición de mercancías o servicios o por la obtención de
préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el
activo. La administración de cuentas por pagar es la administración por
parte de la empresa del tiempo que transcurre entre la compra de materia
prima y el envío de su pago por correo al proveedor.

2- ¿Cuál es el proceso de cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar se enumeran en el libro mayor general de una

compañía, en la sección de pasivos corrientes. El departamento de finanzas
acredita las cuentas por pagar cuando la compañía recibe una factura o un
pago por parte de un acreedor y débitos por cuentas a pagar cuando se paga la
deuda con el acreedor.

3- ¿Cuáles son las funciones de un analista de cuentas por pagar?

 Controlar la emisión formal de las facturas de proveedores.

 Controlar los tickets, documentos remitidos y facturas con las órdenes
de compra y gestionar las aprobaciones internas.
 Efectuar el procesamiento y apropiación contable de facturas en el
sistema.
 Control y archivo de la documentación general de cuentas por pagar con
los respaldos correspondientes.
 Elaboración de reportes a ser presentados a la Jefatura y Gerencia del
área.

4- ¿Cómo mejorar el proceso de cuentas por pagar?

1. Mantén un equilibrio entre tus ingresos y egresos

De entrada, este punto pudiera sonar bastante obvio, sin embargo, es

importante mantenerlo siempre presente y procurar que el nivel de los egresos
no sea mayor que el de los ingresos que percibe el negocio. Esto para poder
mantener las finanzas sanas y evitar que se acumulen demasiadas deudas a
futuro a tal grado que el manejo de las cuentas por pagar se salga de las
manos, sea imposible pagarlas y por lo tanto se presenten otras consecuencias
graves como el cese de operaciones del negocio.

2. Elige a tus proveedores más allá del precio

Al momento de elegir a los proveedores con los que desea trabajar una
empresa, la mayoría de ellas puede dejarse llevar por el factor precio. No
obstante, es recomendable tomar muy en cuenta las diferentes condiciones de
pago que ofrece cada uno, ya que contar con condiciones más flexibles puede
ser de mayor utilidad que el contar con menores precios.

3. Aprovecha los plazos de pago que ofrecen los proveedores

Y organiza el pago de tus facturas en función de lo anterior, de manera que les

puedas dar prioridad a aquellas que cuentan con un plazo más próximo a
vencer.
4. Mantén una buena comunicación con tus proveedores

Es posible que en alguna ocasión tu empresa no pueda cumplir con el pago en

tiempo de alguna factura. Para este tipo de casos se sugiere que avises
anticipadamente al proveedor y expongas la situación, de tal forma que puedas
que puedas negociar otra fecha de pago.

5. Busca negociar tus con proveedores la obtención de descuentos por

pago anticipado

Pagar anticipadamente, cuando se tiene la posibilidad, no sólo contribuye a

una buena relación con los proveedores, sino también te brinda la oportunidad
de obtener descuentos por pronto pago, los cuales pueden impactar
positivamente en el flujo de efectivo.

6. Revisa que tus proveedores cumplan sus compromisos

Es recomendable que confirmes que cada uno de tus proveedores se encuentre

cumpliendo en tiempo y forma con los compromisos previamente pactados.
Por ejemplo, que determinados productos sean entregados en la fecha
establecida, en la cantidad solicitada y en buen estado, de lo contrario realizar
la devolución o reclamo correspondiente.

7. Establece alertas o recordatorios de pago

Los cuales te ayuden a tener siempre presente las fechas en que debas realizar
las transacciones correspondientes de las diversas facturas. Éstos no tienen
que ser de manera física, sino que algunas herramientas tecnológicas te
brindan la oportunidad de tenerlos de manera digital y automática.

8. Automatiza y estandariza el manejo de las cuentas por pagar

Es decir, lleva un control de las facturas de costos y gastos, esto bajo una
forma estandarizada. Asimismo, es recomendable administrar dichas facturas
por centros de costos y proyectos para mayor facilidad.

5- ¿Cómo organizar los pagos de una empresa?

Audita tus gastos y procesos

Realizar una auditoría interna de los gastos y procesos de la Empresa puede

ayudar a identificar problemas de flujo, fugas de efectivo o momentos en los
que resulta problemático sacar dinero de las cuentas de la compañía. Se debe
analizar aspectos como: ¿a qué servicios está suscrita la Empresa? ¿Es posible
que exista duplicidad de funciones entre aplicaciones en la nube o softwares
que se tengan contratados? ¿Qué días de la semana, semanas del mes o meses
del año presentan mayores fluctuaciones de efectivo? ¿Se están enviando
distintos cargamentos que podrían combinarse para ahorrar en servicios
logísticos? ¿Se utilizan Tarjetas Corporativas para los gastos de la Empresa?
¿Las Tarjetas Corporativas de los colaboradores tienen establecidos límites de
gasto para evitar fugas? ¿Se están aprovechando todos los beneficios de estas
Tarjetas?
Llevar a cabo estas auditorías periódicamente proporcionará una guía de cómo
realizar una mejor gestión de pagos y evitará que la Empresa se encuentre en
situaciones financieras comprometidas.

Extiende los ciclos de pago

Uno de los problemas más comunes en el manejo del flujo de caja es tener que
esperar a que los clientes paguen, cuando al mismo tiempo hay cuentas o
nóminas por pagar. Es posible que esos gastos no puedan esperar, pero
también es posible que no se tenga el efectivo a mano para cubrirlos.

Para evitar este escenario, el primer paso es entender los ciclos de pago que se
tienen con los proveedores. ¿Exigen su pago en un plazo de 30 días después
de emitir la factura, o es posible negociar con ellos un término de 45 o 60
días? ¿Cuáles son exactamente las fechas de vencimiento del pago de
servicios o renta? Una vez que se tengan claros los límites máximos de cada
ciclo, es recomendable programar los pagos para que se realicen
automáticamente con la Tarjeta Corporativa de la Empresa en el último día.
Así se asegura el cumplimiento de los compromisos y se obtiene mayor
flexibilidad de gasto, pues el uso de la Tarjeta proporciona entre tres y cuatro
semanas más para cubrir el monto pagado sin generar en intereses.

Paga antes

Si la Empresa tiene ingresos regulares que permiten pagar sin problemas a los
proveedores y se prefiere contar con flexibilidad al final del mes para realizar
gastos variables o menores, programa los pagos fijos para que se realicen de
manera automática inmediatamente después de que los depósitos habituales se
reciban en la cuenta de la Empresa. De esta forma, se tendrá una mejor idea
del dinero extra con el que se cuenta a fin de mes.
Mejora tu historial crediticio

Uno de los grandes beneficios de tener una Tarjeta Corporativa y utilizarla

responsablemente es que ayuda a fortalecer el historial creditico de la
Empresa, lo cual es importante si en algún momento se requiere aplicar para
conseguir un préstamo o crédito grande. Una de las claves de este historial
positivo es mantener un bajo porcentaje de uso de crédito, es decir, lo que se
gasta en relación con el límite de crédito disponible. Un buen parámetro es
mantener este porcentaje por debajo de 30. Para lograrlo, al hacer un gasto
grande con la Tarjeta Corporativa, procura pagar lo que sea posible antes de la
fecha de corte. De esta forma, la deuda registrada en el corte será menor.
Además, mantener este porcentaje bajo permitirá tener capacidad de gasto en
caso de que alguna situación inesperada como la que estamos viviendo
demande hacer gastos extraordinarios.