PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y LA EJECUCION DE

AUDITORIAS INTERNAS EN CAMPO

 INDICE

SECCIÓN I

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. CAMPOS DE APLICACIÓN

4. CORRELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

5. MANEJO DE ESTE PROCEDIMIENTO

SECCIÓN II

1. GENERAL

2. PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN

3. ORGANIZACIÓN

4. EJECUCION

5 DOCUMENTACIÓN Y DISTRIBUCIÓN

6. INFORME, REGISTRO Y ARCHIVO

7. SEGUIMIENTO A LAS AUDITORIAS

SECCIÓN III

1. RESPONSABILIDADES

SECCIÓN IV

1. FORMATOS
SECCION I

1. OBJETIVO

Definir los principios, reglas y responsabilidades relacionadas con los criterios y la

metodología para la ejecución de las auditorías internas, donde por auditorías se entiende:

Un proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria

y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los
criterios de auditoria.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el manejo y ejecución de auditorias internas en campo

durante la ejecución de los proyectos desarrollados para BP

3. CAMPOS DE APLICACIÓN

Los elementos característicos de una auditoría, son :

a) Sujeto: La auditoría puede envolver la estructura del Proyecto, tanto a nivel de oficina,
como a nivel de campo.

b) Propósito: La auditoría puede investigar diferentes sectores, tales como:

- El plan de calidad
- El producto
- El sistema (evaluación)
- El proceso ( construcción)

c) Motivación: La auditoría puede llevarse a cabo debido a que está establecida en las
políticas de calidad de la EMPRESA por medio del Plan de Calidad del proyecto o porque
sea solicitada por BP o el Coordinador de QA/QC de campo.

4. CORRELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Este procedimiento debe ser leído conjuntamente con los siguientes procedimientos:

- Plan de Calidad del Proyecto

- Plan de Control de Calidad en Campo
- Procedimiento para el manejo de No Conformidades en Campo
- Procedimiento para Acción correctiva y preventiva G
5. MANEJO DE ESTE PROCEDIMIENTO

5.1 RESPONSABILIDAD

El presente Procedimiento es responsabilidad del Coordinador QA/QC del proyecto, con el

apoyo del Jefe del departamento de

SECCION II

1. GENERAL

En términos de actividad, ejecución y documentación, las auditorías deben ser:

- Planeadas
- Programadas
- Organizadas
- Ejecutadas
- Documentadas
- Codificadas
- Registradas
- Archivadas
- Verificadas (seguimiento)

De acuerdo con las guías especificadas en este documento y con la debida confidencialidad.

2. PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN

2.1 GENERAL

2.1.1 Las auditorías deben ser:

a) Planeadas, (se debe definir en que área y cuantas veces para cada área, se deben
realizar las auditorías).

b) Programadas, (se deben definir las fechas en que se realizarán las auditorías y la
duración de las mismas).

2.1.2 Para definir la frecuencia con que se ejecuten las auditorías, se deben tener en cuenta
el avance y la importancia del área a ser auditada.

2.2 AUDITORIAS DEL PROYECTO

2
2.2.1 La planeación y programación de las auditorias es realizada de acuerdo al Plan de
Calidad, se registra en el formato
2.2.2 De acuerdo a lo revisado a lo largo de la auditoría, se intensificará o espaciará la
frecuencia. El programa de auditorías está sujeto a modificación bajo la responsabilidad del
Coordinador QA/QC del campo, revisión y aprobación por el Director de Obra.

2.2.3 Adicionalmente, se podrán realizar auditorías no planificadas, cuando sean solicitadas

por la Dirección de Obra, Coordinador QA/QC de campo o de xxxx o el cliente, con el fin de
aclarar dudas sobre el origen de alguna no Conformidad o su ocurrencia.

2.2.4 El Coordinador QA/ QC identifica la necesidad de auditar a los Subcontratistas para

verificar la implementación del Sistema de Calidad y el cumplimiento de los requisitos
especificados.

3. ORGANIZACIÓN

Antes de la ejecución de la auditoría, se deben realizar las siguientes actividades:

a) Nombramiento del líder del Grupo, (si en la auditoría participan varios auditores)

b) Nombramiento de los miembros del grupo

c) Entrenamiento (personas que no estén familiarizadas con este procedimiento)

d) Preparación de la lista de chequeo a ser utilizada como referencia en la auditoría.

e) El Coordinador QA/QC del Campo notificará al Director de Obra la programación de

las auditorías incluyendo fecha y áreas a ser auditadas.

4. EJECUCION

4.1 El principal objetivo de la auditoría es la evaluación objetiva de las prácticas,

procedimientos, instrucciones y resultados relativos a la calidad y su eficacia.

4.2 La auditoría debe comenzar con una reunión introductoria, con el propósito de proveer
los contactos preliminares y la discusión acerca de los alcances de la auditoría.

4.3 Se debe solicitar la participación en la auditoría al personal responsable del área a ser
auditada.

4.4 La auditoría debe ser generalmente realizada, de acuerdo con listas escritas
preparadas con anterioridad y aplicables al área o proceso a ser Auditado.

Las listas de chequeo, deben ser preparadas por el personal entrenado para dichas labores y
que no este relacionado con las labores a ser examinadas.
Durante el desarrollo de las auditorías, estas serán lo más objetivas posibles.

4.5 Se debe realizar una reunión al final de la auditoría, donde los miembros del Grupo de
Auditoría, podrán entregar información preliminar acerca de las No Conformidades y
observaciones encontradas y entregar algunas sugerencias para las correspondientes
acciones correctivas y/o preventivas.

4.6 De acuerdo a la importancia de lo encontrado, se podrá decidir la realización de otras

visitas de vigilancia o de reexaminación, para verificar que las acciones correctivas propuestas
han sido implementadas y así mismo, verificar los resultados de dichas acciones.

5. DOCUMENTACIÓN Y DISTRIBUCIÓN

5.1 Los resultados de la auditoría, deben ser documentados,), , el cual debe ser elaborado
de la siguiente manera:

a) Preparado por el Auditor

b) Distribuido a:

- Director de Obra

- Jefe del Grupo Auditado

- Coordinador de campo

5.2 Las deficiencias encontradas durante las auditorías, deben ser registradas y
manejadas de acuerdo al formato “Reporte de Hallazgos” cccczx y notificadas al
responsable del área a auditar.

5.3 La cancelación o cambios en el programa de auditoría, deben ser aprobados por la

Dirección de Obra y registrados en el programa de auditorias formato ICQ GRAL F-
012.

6. INFORME, REGISTRO Y ARCHIVO

6.1 INFORME (formato ccv). El reporte debe contener los siguientes aspectos:

- Número de la auditoría
- Áreas auditadas
- Fecha de ejecución de la Auditoria
- Fecha Informe de Auditoria
- Grupo auditor
- Grupo auditado
- Distribución
La estructura del reporte debe contener los siguientes ítems:

- Objetivo
- Requerimientos
- Reunión de apertura
- Desarrollo de la auditoría
- Recomendaciones
- Auditoría de seguimiento
- Anexos.

6.2 ARCHIVO

6.2.1 La documentación de las auditorías de campo será archivada por el Coordinador

QA/QC de Campo.

7. SEGUIMIENTO A LAS AUDITORIAS

Después de efectuado el reporte de auditoría se efectuará un análisis y revisión de la misma

con la Dirección de Obra en un lapso máximo de 2 semanas después de realizada la
auditoría, para análisis de las recomendaciones, definición de responsables, fecha de
cumplimiento, seguimiento y cierre de las mismas.

El Coordinador QA/QC del proyecto realiza seguimiento continuo a las No Conformidades y

observaciones de las auditorias, de manera que no existe una auditoria específicamente
denominada de seguimiento. El estado de las no conformidades y observaciones se registra
en el formato xft

El departamento de QA realiza un seguimiento similar a las auditorías de BP. Una vez se han
cumplido los requerimientos se notifica por escrito a QA/BP confirmando la fecha para realizar
el seguimiento.
SECCION III

1. RESPONSABILIDADES

Líder del grupo de auditoria

Dirección de las labores de auditoría.

Preparación de las listas de chequeo de acuerdo con los criterios de auditoria.
Revisión de informe.

Auditor

Realiza la Auditoria de acuerdo con las listas de chequeo previamente elaboradas, programa y
agenda establecida y siguiendo este procedimiento.
Evaluar la evidencia de la auditoria contra los criterios y definir las no conformidades y
observaciones.
Elabora el informe de la auditoria

Coordinador QA/QC Campo

Elabora el programa de auditorías internas y notificación al personal del proyecto de la

realización.
Realiza el seguimiento de las No Conformidades, observaciones y recomendaciones emitidas
durante las auditorías.
Archiva la documentación correspondiente a la realización de las auditorias internas.

Director de Obra

Solicitar la ejecución de auditorías no programadas, debido a problemas particulares que se

presentan durante el proyecto o en Campo.
Colabora en el seguimiento de las No Conformidades, observaciones y recomendaciones
emitidas durante las auditorías.

SECCION IV

1. FORMATOS

- Reporte de Hallazgos x
- Programa de auditorías internas formato
- Listas de chequeo formato
- Reporte de Auditoria formato
- Estado de Reportes de hallazgos (observaciones y No conformidades)