CÓDIGO: PGC2-V11

PROCEDIMIENTO PARA EDICIÓN: 13 de octubre

AUDITORÍAS INTERNAS de 2020
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene como objetivo establecer las pautas para la planificación y
realización de las auditorías internas en la empresa, con el fin de evidenciar el grado de
implementación, eficacia y mejoramiento del Sistema de Gestión Integral, de acuerdo
con los requisitos de las normas, del cliente y de ley.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las auditorías internas realizadas al Sistema de
Gestión Integral y todos los demás procesos que sean considerados necesarios.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NTC ISO 9001Sistemas de Calidad. Requisitos.
NTC ISO 9004 Sistemas de Gestión de Calidad. Directrices para la mejora del
Desempeño.
NTC ISO 14001Sistemas de Administración Ambiental. Especificaciones con Guía para
Uso.
NTC ISO 45001 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo
NTC ISO 19011 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión
NTC ISO 9000 Sistemas de Gestión de Calidad. Fundamentos y vocabulario
DECRETO 1072:2015 - Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Resolución 0312: 2019 Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de la
Seguridad y Salud en el Trabajo.
RESOLUCION 1565/2014 - Por la cual se expide la Guía metodológica para la
elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
• Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión
en que se cumplen los criterios de la auditoria.
• Criterios de la auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia.
• Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria
• Evidencia: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que
son pertinentes para los criterios de auditorías y que son verificables.
• Hallazgo: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada
frente a los criterios
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• Lista de Verificación: Instrumento que contiene criterios o indicadores a partir

de los cuales se miden y evalúan las características del objeto, comprobando si
cumple con los atributos establecidos. La lista de verificación se utiliza
básicamente en la práctica de la investigación que forma parte del proceso de
evaluación.
• No conformidad: Incumplimiento de un requisito
• Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico
• Observador: Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita.
• Guía: Persona designada por el auditado, para asistir al equipo auditor.
• Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.
• Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al
equipo auditor.

5. PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS RESPONSABLE(S)

Y/O FORMATOS
5.1 Establecer el plan anual de auditorías Formato Plan Directora de
internas Anual de Sistemas de
Auditorias PGC2- Gestión
Es elaborado por la Directora de Sistemas de F01
Gestión, para su elaboración se consideran
previamente los siguientes parámetros:
• Nivel de madurez de los sistemas de
Gestión, Procesos, procedimientos,
actividades, manuales, instructivos y planes
de la empresa.
• Proyectos en ejecución.
• Especificaciones del cliente.
• Resultados de auditorías previas.

El plan anual de auditorías establece; los

proyectos, procesos, procedimientos y actividades
a auditar. Adicionalmente se designa el equipo
auditor y se notifica por medio de correo electrónico
a todos los interesados.

El plan anual de auditorías se puede modificar de

acuerdo a las siguientes consideraciones:
Solicitudes del cliente.
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Solicitudes de los dueños de los procesos y jefes

de áreas.
Adjudicación de nuevos proyectos.

5.2 Preparación del programa de auditorias Formato para Auditor líder

Programa de
El equipo auditor designado para realizar la auditorías
auditoria elabora previamente el programa de Internas PGC2-
Auditoria y define el alcance, los objetivos, los F05
procesos, actividades y notifica a través de correo
electrónico a todos los interesados, esto se realiza
previo a la ejecución de la auditoria.
5.3 Elaborar las listas de verificación Formato Para Auditor(es)
Listas de
En las listas de verificación se establecen los verificación
requisitos a auditar de acuerdo con las siguientes PGC2- F03 (Tipo
consideraciones: A)

• Los requisitos y normas que le aplican al

proyecto, actividades y/o proceso a auditar. Formato Para
• Políticas, procedimientos documentados, Listas de
manuales, instructivos y procesos internos. verificación
• Resultados de auditorías previas. PGC2- F03 (Tipo
• Especificaciones del cliente. A)
• Requisitos legales.

Las listas de verificación sirven como guía, pero de

ninguna manera limitan el alcance establecido para
cada actividad, pudiendo ser modificadas de
acuerdo a la manera como se vaya desarrollando la
auditoria, llevando a investigaciones más profundas
y/o ligeramente fuera del alcance original.
Las listas de verificación son los documentos en los
cuales se documentan los resultados obtenidos al
realizar la auditoria, en cada área y en cada
actividad, contienen instrucciones claras y precisas
de lo que se pretende verificar, de tal manera que
un auditor al leerla, perciba claramente todo lo que
debe investigar.

Los ítems establecidos en las listas de verificación

son calificados de la siguiente forma:
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100 puntos: Cumplimiento total de un requisito.

50 puntos: Cumplimiento parcial del requisito
0 puntos: incumplimiento del requisito.
Esta calificación permite analizar el porcentaje de
cumplimiento de cada proyecto, proceso, área y/o
procedimiento con respecto a los requisitos
establecidos en cada lista de verificación.

5.4 Ejecutar auditoría Programa de Auditor (es) Internos

auditorías
5.4.1 Reunión de Apertura internas PGC2-
F05
El propósito de la reunión de apertura es:
Formato Para
• Presentar los miembros del equipo auditor. Listas de
• Revisar el alcance y los objetivos de la auditoría. verificación
• Mostrar un breve resumen de los métodos y PGC2- F03
procedimientos a ser usados.
• Establecer los canales de comunicación oficial
entre el equipo auditor y el auditado.
• Confirmar que los recursos y facilidades
necesarias para el equipo auditor estén
disponibles.
• Confirmar las fechas y horas para las reuniones
de cierre e intermedias entre el equipo auditor y el
auditado.
• Aclarar cualquier detalle confuso del Programa de
auditoría.

5.4.2 Recolección de evidencias o desarrollo de

auditoría

El equipo auditor ejecuta la auditoria, revisando y

examinando las evidencias objetivas de la
realización de actividades como registros, reportes,
certificaciones, calificaciones, capacitación,
entrenamiento, entre otros; Evidenciando si el
proceso es adecuado y cumple con los requisitos.
En caso de detectar una posible no conformidad,
se anotan todos los datos y se describe clara y
precisamente la situación que ocasiona la no
conformidad o la observación. También se anotan
los detalles que se puedan comprobar
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(documentos, fechas, miembros y números entre

otros). El seguimiento de puntos abiertos de
auditorías anteriores debe ser documentado en un
lugar específico de la lista de verificación, para
indicar el estado real que presentan estos puntos.
Los auditores también sugieren las oportunidades
de mejora que evidencian en el transcurso de la
auditoria.

5.4.3 Reunión de cierre

Al término de la auditoría, el equipo auditor se

reúne con los representantes del proceso auditado,
con el propósito principal de presentar en forma
general los resultados de la auditoría y sus
conclusiones, considerando la efectividad de lo
auditado. El auditor líder es el portavoz del equipo,
pero podrá solicitar la intervención de cualquiera de
los miembros del grupo auditor para reforzar
aspectos particulares.

5.5 Realizar informe de auditoría Formato para Auditor(es) internos

informe de
El equipo auditor debe reunirse y elaborar el auditoría PGC2-
Informe de Auditorías Internas, donde evidencian F04
los resultados encontrados. El equipo auditor debe
presentar a más tardar ocho (8) días hábiles
después de haber realizado la auditoría, el informe
a la Directora de Sistemas de Gestión, y esta última
distribuye a los interesados.

5.6 Documentar los planes de acción Formato para Responsable de

acciones realizar los planes
Los responsables de los Proyectos, áreas y/o correctivas, de acción
procesos deben establecer las acciones preventivas y de
correctivas, preventivas y de mejora para las No mejora
Conformidades, Observaciones u oportunidades de PGC2 - F01
mejora detectadas por los auditores. Estas
acciones se documentan en el formato interno
establecido y son enviadas a la Directora de
Sistemas de Gestión quien revisa que los planes de
acción se han cumplido.
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5.7 Requisitos para seleccionar el auditor Perfil de Directora de

interno competencias Sistemas de
Gestión
Las personas elegibles para realizar auditorías
internas del Sistema de Gestión Integral, todos los
demás procesos que se consideren necesarios
deben cumplir con los siguientes requisitos:

Si es funcionario de la Empresa debe cumplir lo

siguiente:
- Tener formación académica de Bachiller.
- Cumplir con los requisitos establecidos en el Perfil
de competencias (Auditor interno).
- Conocer y entender las siguientes normas; NTC
9001, 45001, 14001 y la normatividad vigente en
materia de SST en versiones vigentes.
- Haber recibido y aprobado el curso para auditores
internos de acuerdo a la norma a auditar ya sea de
calidad, gestión ambiental, Seguridad y Salud en el
Trabajo o el curso de auditoria que integre las tres
normas.
Haber participado en una auditoría, como auditor
observador (Recibiendo la respectiva
retroalimentación, por el auditor líder)
Si no es funcionario de la Empresa, debe cumplir
además de lo anterior, con seis (6) meses de
experiencia en auditorías en temas relacionados
con calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y
Gestión Ambiental o haber realizado 3 auditorías
internas en otras empresas y contar con los
certificados.

Control de Cambios

Versión Resumen del Cambio Fecha del cambio

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01 Este procedimiento se crea para establecer el

procedimiento para la planificación y realización
de las auditorías internas y reemplazar el
Instructivo para la Revisión del Sistema, I14-00-
057
02 Se ajusta este procedimiento en cuanto a la
elaboración del programa de auditorías, el perfil
del auditor y sus competencias.
03 Se ajustan aspectos como: la frecuencia de las
auditorías internas, el manejo de las listas de
verificación, se elimina el indicador de
cumplimiento del programa de auditorías y se
precisa el ítem de acción correctiva.
04 Se amplía el alcance para abarcar el sistema de
gestión integral.
05 Se ajusta el procedimiento y la metodología para
realizar auditorías; se enfatiza en la
responsabilidad en las acciones correctivas del
área auditada.
06 Inclusión de términos y definiciones, cambio de
estructura diagrama de flujo y descripción del
procedimiento adicionalmente se ajusta de
acuerdo a los requisitos establecidos en la
versión vigente de la Norma NTC ISO 19011.
07 Se incluye el Plan Estratégico de Seguridad Vial
(PESV)
08 Se ajusta el procedimiento en los siguientes
apartados: Plan anual de auditorías, Programa
de auditorías, listas de verificación y seguimiento
de los planes de acción.
09 Inclusión del formato para el seguimiento de
Observaciones y Oportunidades de Mejora. Se
cambia el logo.
10 Se ajusta el procedimiento de acuerdo con las 21 de septiembre de 2017
normas; ISO 9001:2015, ISO 14001:2015
11 Se ajusta de acuerdo con la Norma NTC ISO 13 de octubre de 2020
45001:2018

REVISADO Y APROBADO POR: Directora de Sistemas de Gestión.