GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

SIG Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

GUIA PARA EL TALLER LA SIMULACIÓN EL JUEGO DE ROLES ESTUDIO DE CASO

1. DATOS GENERALES

Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Administrativa

Proyecto de la Formación Fortalecimiento de los procesos administrativos en las
Profesional: Mypes del departamento de Santander.
Organizar archivos de gestión de acuerdo con
Competencia:
normatividad vigente y políticas institucionales.
Aplicar los sistemas de ordenación a los documentos
Actividad de Aprendizaje:
archivísticos.
Evidencia de Desempeño y/o producto:
• Cuestionario Ordenación Documental.
Criterios de Evaluación
• Aplica los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas
institucionales y la legislación vigente.
Duración de la evaluación:
1 hora

Nombre del Aprendiz (a) en formación: Alberth Steven Figueredo Beltrán

No. de ficha: 2513161
Centro de formación: Centro de Servicios Empresariales y Turísticos
Regional: Santander
Nombre del Instructor (a): Hermes Redondo

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

Querido Alumno aprendiz:

Este taller ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de su conocimiento sobre la
ordenación documental. Lo(a) invito para que diligencie la actividad y la entregue al
Instructor(a) formador(a).

La realización de esta evaluación se hará por grupo GAES con el objeto de afianzar sus
conocimientos sobre el tema que desarrollará el instructor en el ambiente de aprendizaje.

3. CONTENIDO y/o SITUACIÓN DESCRIPTIVA:

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Teniendo en cuenta la cartilla de ordenación documental del AGN y el material de apoyo

suministrado por su instructora, responda las siguientes preguntas:

1. Elabore un cuadro comparativo de los procesos para organizar archivos: clasificación y

ordenación.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

FONDOS SECCIONES SERIES
cabildo
disposiciones
ordenanzas
mandamientos
GOBIERNO instrucciones
peticiones
información
reales cedulas
FONDO COLONIAL 1544- asuntos eclesiásticos
1821 clero secular
Gravámenes directos
Gravámenes sobre la
producción y el comercio
HACIENDA Bienes mostrencos
Informes
Peticiones
Nombramientos
JUSTICIA Civil
Criminal
GUERRA Milicias
Escrituras
PROTOCOLOS Instrumentos públicos

2. Qué son los manuales de procedimientos.

Son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una
función de una división administrativa.
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3. Para qué sirven los manuales de procedimientos al proceso de ordenación.

Sirven para guiar el orden de los documentos, lo cual constituye la reafirmación del
principio de orden original.

4. Mencione los sistemas de ordenación alfabéticos.

Los sistemas de ordenación alfabéticos son:

 Onomástico.
 Toponímico o alfabético – geográfico.
 Temático.

5. Cómo se subdivide el sistema onomástico.

Se subdivide el sistema onomástico en:

 Nombres de personas naturales.

 Nombres de razones o firmas sociales.

6. ¿En el sistema temático, como se emplean las guías y subguías? escriba un ejemplo.

En el sistema temático se emplean:

 Guías auxiliares: letras del alfabeto en primera posición.

 Guías principales: identifican las series. Segunda posición.
 Subguías: identifican las subseries. Tercera posición y cuarta posición (si se
requiere).

7. ¿Por qué en el sistema de orden numérico, se dice que el principio numérico es indirecto?

Porque en el momento o la hora de archivar y/o localizar un documento se requiere consultar

una base de datos, un índice o un registro numérico, para determinar el número que le
corresponde.
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8. Mencione los componentes del sistema numérico ordinal.

Los siguientes componentes del sistema numérico ordinal son:

 Archivo numérico principal.

 Archivo numérico misceláneo.
 Registro numérico.

9. ¿Cuál es el sistema que abarca todos los sistemas de ordenamiento?

El sistema que abarca todos los sistemas de ordenamientos es el Sistema Cronológico

10. Mencione los métodos de ordenación cronológica y especifique en qué consiste cada uno.

Los métodos de ordenación cronológica son:

 Cronología rígida: Es la que se basa en una ordenación con fechas.

 Cronología circunstancial: Es la encargada de recordar vencimientos de cada mes.

11. Mencione los sistemas de ordenación mixtos y de ejemplos.

Una de estas es el orden cronológico el encargado del cual se combinan los números con las
letras para su organización, por ejemplo, en una secretaria ejecutiva se podrá evidencia de la
siguiente manera:

 Se-01 actas.
 Se-01 actas juntas directivas.
 Se-02 Informes.
 Se-02-01 Informes de actividades.

12. ¿En qué consiste la foliación?

La foliación consiste en un acto de enumerar los folios y también para diligenciar diferentes
instrumentos de control ya sea inventarios, formatos de control de préstamos, hoja de control y
de consulta los cuales son inventarios, y guías.
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13. ¿Qué recomendaciones se deben tener en cuenta antes de foliar?

Las recomendaciones que se deben tener en cuenta antes de foliar son las siguientes:

 Debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

 Utilizar el mejor bolígrafo (esfero) preferiblemente negro.
 Tener precaución porque el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal
ejecutada.

14. ¿Cuándo se utiliza la referencia cruzada y en donde se archiva la hoja de control cruzado?

La referencia cruzada se utiliza cuando un documento se requiere archivar en diferentes lugares

cuando su clase no permite el almacenamiento en la unidad de conservación que le
corresponde.
La hoja de control cruzado se archiva en la unidad de conservación que le corresponde según el
orden natural y el documento se archiva en la unidad de conservación apropiada para su clase.

15. Mencione los pasos para archivar.

Los pasos para archivar son:

 Inspeccionar.
 Ordenar.
 Distribuir.
 Archivar propiamente.
 Clasificar.

16. Lea el procedimiento para consultar documentos en el archivo y simule un caso.

En este procedimiento se va a simular el siguiente caso de ordenación del archivo de clientes en

la Papelería Dos puntas Piedecuesta.
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4. EVALUACIÓN:

Observaciones:

Recomendaciones:

Juicio de Valor:

Observaciones del evaluado:

Ciudad y Fecha:
Instructor (a): _______________________________________________
Bucaramanga,
Aprendiz(a):_________________________________________________
25 de mayo del 2023