GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACIÓN/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

SIG Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

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1. DATOS GENERALES

Programa de Formación: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Proyecto de la Formación Profesional:
Competencia:
Suministrar Apoyo a los procedimientos en las Unidades
Administrativas de Mipymes
TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS
TÉCNICOS Y NORMATIVA

Consultar normatividad sobre gestión de la información en diferentes

Actividad de Aprendizaje:
ámbitos de la administración
Evidencia de Desempeño y/o Producto:
Lectura regulada Circular 004 de 2003 y Circular 012 de 2004
Criterios de Evaluación:
Normativa y políticas institucionales de conservación y preservación de documentos
Conservación y preservación de documentos: conceptos digital y físico elementos de conservación
Duración de la evaluación:
12 horas
Nombre del Aprendiz (a) en formación:
No. de ficha: 2395034
Centro de formación: CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURÍSTICOS
Regional: SANTANDER
Nombre del Instructor (a) ANGELICA FLOREZ RAMIREZ

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

● Realice las actividades requeridas de acuerdo a las orientaciones dadas en el presente

taller.
● Consulte la normatividad en la página del Archivo General de la Nación, y desarrolle la
lectura regulada a cada una de ellas.
● Responda el siguiente cuadro cuando finalice la lectura regulada a cada una de las
normas:
NORMATIVIDAD ¿Qué sabía de la ¿Qué aprendí de la norma?
norma?
Circulares historias laborales No las conocíamos. El Departamento Administrativo de la
Función Pública y el Archivo General
de la Nación son los entes encargados
de verificar el cumplimiento de las
normas de documentación y
archivística, lo cuales en estas
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circulares nos muestran como debe

ser la organización de las historias
laborales, la cual se debe llevar a
cabo de acuerdo a su producción y
siguiendo lo establecido en los
Principios Archivísticos y la Ley
General de Archivos. Tambien

3. CONTENIDO y/o SITUACIÓN DESCRIPTIVA:

Desarrolle el siguiente paso a paso de forma individual de manera digital o manuscrita, pero
teniendo en cuenta apoyarse en sus compañeros e instructor cuando lo requiera.

Utilizando el método de estudio para análisis de documentos llamado IPLER (Inspeccionar,

Preguntar, Leer, Ejercitar y Recuperar lo leído, diligencie cada una de los componentes de esta
Lectura Autorregulada.

NOMBRE DE LOS INTEGRANTES DEL GRUPO: (Nombre completo y nombre del Centro de
Formación o Entidad.)

MÓNICA LUCÍA PRADA SERRANO

LEIDY JOHANNA VIVEROS OLASCUAGA
DAYRON ENRIQUE HERNÁNDEZ PÉREZ

CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURÍSTICOS

Nombre del documento analizado y estudiado:

Documento 1: CIRCULAR No.004 DE 2003

Documento 2: CIRCULAR No 012 DE 2004

FECHA: 03/05/2022

I. Inspeccionar y examinar:

A. ¿Cuál es el nombre del documento y el nombre del autor?

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Documento 1:
● CIRCULAR No.004 DE 2003
● Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación

Documento 2:
● CIRCULAR No 012 DE 2004
● Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación

B. ¿Considera que esta norma es importante para Colombia?

Documento 1: CIRCULAR No.004 DE 2003

Sí, debido a las medidas que establece para el control de documentos, lo cual ayuda a evitar la
corrupción archivística y promueve una mejor organización tanto de las entidades como de los
documentos.

Documento 2: CIRCULAR No 012 DE 2004

Sí, ya que garantiza el cumplimiento de la circular no 004 de 2003, e implementa el principio

archivístico de “orden original'' (pasos que se deben seguir para la resolución de un trámite o
problema).

C. ¿Cuántas páginas tiene el documento?

Documento 1: CIRCULAR No.004 DE 2003

➢ 4 páginas

Documento 2: CIRCULAR No 012 DE 2004

➢ 2 páginas

D. ¿Qué títulos o subtítulos tiene?

Documento 1: CIRCULAR No.004 DE 2003

● Título: Organización de las Historias Laborales

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● No cuenta con subtítulos

Documento 2: CIRCULAR No 012 DE 2004

● Título: Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No 004 de 2003 (Organización

de las Historias Laborales).

● No cuenta con subtítulos

E. ¿De qué trata este documento y como está estructurado?

Documento 1: CIRCULAR No. 004 DE 2003

Es una circular a través de la cual se expresó la necesidad de que todas las Entidades de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional, organicen los archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General
de Archivos 594 de 2000 para ello, se viene adelantando un plan de contingencia que involucra
el acompañamiento y seguimiento al manejo de los archivos, con el fin de proteger los fondos
documentales de las entidades.

También establece el mínimo de documentos que debe tener cada expediente de Historia
Laboral y exige un control que garantice la transparencia y responsabilidad en cuanto a la
administración de historias laborales y la gestión de talento humano.

Estructura:

➢ Encabezamiento: Está compuesto por el destinatario, el asunto y la fecha.

➢ Cuerpo: Establece el desarrollo de la circular.
➢ Firma de los responsables.

Documento 2: CIRCULAR No. 012 DE 2004

Es una circular que tiene como propósito brindar orientaciones sobre lo enunciado en la Circular
No 004 de 2003, centrándose en el orden que deben tener los documentos en cada expediente.
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Esta circular establece que se deben implementar los principios archivísticos (orden original) en
todas las entidades y que se llevará un seguimiento a las entidades que a la fecha de su
publicación no lo hayan implementado.

Estructura:

➢ Encabezamiento: Está compuesto por el destinatario,el remitente, el asunto y la fecha.

➢ Cuerpo: Establece el desarrollo de la circular.
➢ Firma de los responsables.

II. Preguntar y predecir:

Aquí empieza la lectura propiamente dicha la cual debe llevarse a cabo sección por sección de
acuerdo a la estructura del documento.

Convierta en preguntas las inquietudes que le genera cada parte del texto. Escriba las posibles
preguntas que surgen de las necesidades o aprendizajes previos que usted con su grupo
construye. Hecho lo anterior, imagínese y escriba lo que se le ocurra a manera de respuestas.
No importa si los saberes previos que usted posee no coinciden con los planteamientos del
autor.

Despierta el interés por el tema de estudio, utiliza las preguntas: ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿por qué?
¿Con qué fin?

PREGUNTAS:

Documento 1: CIRCULAR No. 004 DE 2003

1. ¿Qué establece la Ley General de Archivos 594 de 2000?

2. ¿Qué es el Programa de Renovación de la Administración Pública?
3. ¿Qué establece el artículo 16 de la Ley 594 de 2000?

Documento 2: CIRCULAR No. 012 DE 2004

1. ¿Cuáles son los principios archivísticos?

2. ¿Cuál es el principio de orden original?
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III Leer con propósito:

Lea para responder esas preguntas y lograr el propósito de la lectura. Toda actividad que realice
con un propósito definido y claro permite centrar la atención en aquello que es esencial para el
propósito y deja de lado lo trivial o innecesario. La lectura comprensiva es una actividad que no
debería llevarse a cabo si antes no se ha establecido el ¿Para qué se lee? No se lee para
memorizar términos, definiciones o datos; la lectura es una estrategia para que cada quien
construya sentido con lo que lee y con los saberes previos que de antemano trae sobre el tema
de la lectura, buscando respuestas a sus inquietudes.

Cuando lea tenga en cuenta: Palabras Claves, palabras desconocidas, las pausas, comprensión y
la velocidad.

Documento 1: CIRCULAR No. 004 DE 2003

PALABRAS CLAVES:

➢ Historia laboral
➢ Organización
➢ Archivo
➢ Fondos documentales
➢ Transparencia
➢ Responsabilidad
➢ Expediente
➢ Funcionario
➢ Entidad
➢ Vínculo
➢ Conservación

PALABRAS DESCONOCIDAS:

➢ Insubsistencia: Falto de fundamento o razón

Documento 2: CIRCULAR No. 012 DE 2004

PALABRAS CLAVES:

➢ Archivo General de la nación

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➢ Orientaciones
➢ Cumplimiento
➢ Historia laboral
➢ Expediente
➢ Documentos
➢ Principios archivísticos
➢ Orden original
➢ Universalmente
➢ Organización
➢ Control
➢ Conservación
➢ Recuperación

PALABRAS DESCONOCIDAS:

➢ Foliación: Consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de
cada unidad de conservación. Dicho procedimiento debe hacerse solamente cuando las
unidades de conservación que integran una serie documental, sean simples o complejas,
estén perfectamente ordenadas. Tiene dos finalidades: Controlar la cantidad de folios de
una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida
esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad
de la unidad documental o unidad archivística.

IV. Ejercitar y expresar lo leído:

Después de haber leído cada sección en su totalidad (y no antes) responda con sus propias
palabras las preguntas que se formuló anteriormente; y realiza una representación gráfica de
las partes centrales de este documento. Si no puede expresar de manera gráfica lo que acaba
de leer, quiere decir que aún no lo ha comprendido.

Ejercite sus habilidades para interpretar, complementar, criticar y aplicar a su futuro papel como
asistente administrativo. A este ejercicio vale la pena darle todo el tiempo que pueda, porque
aumenta la efectividad en la construcción de discurso, la comprensión, la retención y
recuperación del conocimiento. Se le recomienda conversar con sus compañeros sobre el tema.
Todo esto significa ahorro en las actividades de aprendizaje futuras.

Documento 1: CIRCULAR No. 004 DE 2003

1. ¿Qué establece la Ley General de Archivos 594 de 2000?

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La ley 594 de 2000 tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado. Comprende a la administración pública en sus
diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás
organismos regulados en dicha ley.

2. ¿Cuál es la finalidad del Programa de Renovación de la Administración Pública?

El Programa de Renovación de la Administración Pública, PRAP, busca adecuar la

administración pública a los requerimientos de un Estado Comunitario, racionalizando
funciones, redimensionando el tamaño de las estructuras administrativas y fortaleciendo
su capacidad para cumplir con sus objetivos esenciales.

3. ¿Qué establece el artículo 16 de la Ley 594 de 2000?

Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades
públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos
públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su
organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Documento 2: CIRCULAR No. 012 DE 2004

1. ¿Cuáles son los principios archivísticos?

Los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales son el

respeto al origen y al orden natural de los documentos.

Orden original y orden de procedencia.

2. ¿Cuál es el principio de orden original?

El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o

sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la
resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en
la producción documental. Merced a esta reflexión es posible la ordenación física de los
documentos que componen los expedientes y las series. El Principio de Orden Original,
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también llamado Principio Histórico, es una herramienta metodológica para proceder

adecuadamente en la organización de los archivos.

Pregunta general:

● ¿Por qué son importantes estas circulares?

Transmiten a los funcionarios y entidades las leyes que deben seguir a la hora de
elaborar y organizar una historia laboral, así mismo presentan los diferentes documentos
que estas deben tener.

Garantizan la transparencia y responsabilidad tanto de los funcionarios como de las

entidades a la hora de organizar documentos.

V. Resumir

Se afirma que se lee para aprender. Si se cumplieron los pasos anteriores existe una altísima
probabilidad de que se haya aprendido mucho. Ahora hay que recuperar y verificar la totalidad
de las secciones leídas y analizadas.
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Los autores de esta metodología (Método IPLER) recomiendan que el lector haga un recorrido
del texto y responda brevemente las preguntas que hizo y explique con sus propias palabras los
puntos subrayados en el texto. En caso de duda ayúdese con sus notas y relea el texto.

Deduzca de la comprensión y análisis del documento las ideas que le impactaron, que a su juicio
serían útiles o aplicables para satisfacer la inquietud, problema o interés que manifestó antes.
Ahora bien, plasme las ideas que considere importantes como mínimo 5 ideas del texto leído.

1. Primera idea: El Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo

General de la Nación son los encargados del mejoramiento y seguimiento de las
entidades y funcionarios para verificar que se cumplan las diferentes leyes de
organización documental y de control de las entidades.

2. Segunda idea: Se debe llevar una organización en los archivos de todas las entidades
públicas mencionadas en la circular, teniendo en cuenta la Ley General de Archivos y los
principios archivísticos.

3. Tercera idea: Para evitar la corrupción hay que promover una mejor organización no solo
en los documentos, también en los funcionarios y entidades.

4. Cuarta idea: Hay que cumplir los procedimientos a la hora de tramitar documentos según
lo establecen las normas para que haya una mayor transparencia, control y conservación
en la documentación.

5. Quinta idea: Los expedientes de las historias laborales deben tener un mínimo de
documentos respondiendo a la forma de vinculación laboral de cada entidad, no
obstante, esto no significa que las entidades pueden hacer sus propios requerimientos
documentales, complementandolos.

¡Éxitos en su lectura comprensiva e interpretativa!

4. EVALUACIÓN:

Observaciones:
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Recomendaciones:
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Juicio de Valor:
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Observaciones del evaluado:

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Ciudad y Fecha:
Instructor (a):________________________________________________

Aprendiz(a):_________________________________________________
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