SIG GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

GUIA PARA EL TALLER LA SIMULACIÓN EL JUEGO DE ROLES ESTUDIO DE CASO

1. DATOS GENERALES

Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Administrativa

Proyecto de la Formación Fortalecimiento de los procesos administrativos en las
Profesional: Mypes del departamento de Santander.
Organizar archivos de gestión de acuerdo con
Competencia:
normatividad vigente y políticas institucionales.
Aplicar los sistemas de ordenación a los documentos
Actividad de Aprendizaje:
archivísticos.
Evidencia de Desempeño y/o producto:
• Cuestionario Ordenación Documental.
Criterios de Evaluación
• Aplica los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas
institucionales y la legislación vigente.
Duración de la evaluación:
1 hora

Nombre del Aprendiz (a) en formación: JEISSON STIVEN SANABRIA RONDON

No. de ficha: 2183503
Centro de formación: CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS
Regional: SANTANDER
Nombre del Instructor (a): HERMES REDONDO SILVA

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

Querido Alumno aprendiz:

Este taller ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de su conocimiento sobre la
ordenación documental. Lo(a) invito para que diligencie la actividad y la entregue al
Instructor(a) formador(a).

La realización de esta evaluación se hará por grupo GAES con el objeto de afianzar sus
conocimientos sobre el tema que desarrollará el instructor en el ambiente de aprendizaje.

3. CONTENIDO y/o SITUACIÓN DESCRIPTIVA:

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Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

Teniendo en cuenta la cartilla de ordenación documental del AGN y el material de apoyo

suministrado por su instructora, responda las siguientes preguntas:

1. Elabore un cuadro comparativo de los procesos para organizar archivos: clasificación y

ordenación.

2. Qué son los manuales de procedimientos.

El Manual de Procedimiento es un documento de gestión que describe en forma pormenorizada

y secuencial las operaciones que se sigue en la ejecución de los procedimientos en cada órgano
funcional de una Entidad.
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3. Para qué sirven los manuales de procedimientos al proceso de ordenación.

En el proceso de ordenación, son precisamente los Manuales de Procedimientos los que guían o
restablecen el orden de los documentos, lo cual constituye la reafirmación del Principio de
Orden Original.

4. Mencione los sistemas de ordenación alfabéticos.

onomástico, temático, toponímico- geográfico

5. Cómo se subdivide el sistema onomástico.

Sistema que se lleva únicamente cuando el archivo es constituido por expedientes cuyos
encabezamientos corresponden a nombres de personas. ... Es el sistema que utiliza la secuencia
alfabética para ordenar los documentos.

6. ¿En el sistema temático, como se emplean las guías y subguías? escriba un ejemplo.

Es la ordenación alfabética de las series y subseries documentales, por el asunto o tema de su

contenido. Es un sistema que permite tener juntos todos los documentos que se generan
alrededor de una misma gestión administrativa
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7. ¿Por qué en el sistema de orden numérico, se dice que el principio numérico es indirecto?

Representa el ordenamiento a base de números; éstos se usan como índices, guías, subguías y
carpetas. Para aplicar este sistema, se requiere de un índice alfabético para determinar el
número que le corresponde a cada cliente.

8. Mencione los componentes del sistema numérico ordinal.

CONTIENE: Guías y subguías numéricas: pueden en distintas posiciones, según la aplicación que
se utilice. Las guías pueden estar divididas en milésimas (0000 a 9000) o centenas (100 a 900) y
las subguías en decenas (10 a 90) o veintenas (20 a 80).

9. ¿Cuál es el sistema que abarca todos los sistemas de ordenamiento?

Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este
método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares. Ordenación
numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da
en la oficina productora para controlarlos

10. Mencione los métodos de ordenación cronológica y especifique en qué consiste cada uno.

Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos

(año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por
meses y dentro de éstos por días. Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan

11. Mencione los sistemas de ordenación mixtos y de ejemplos.

Alfanuméricos
este sistema combina el principio alfabético con el numérico. Se puede utilizar en la
ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del
alfabeto que identifican la oficina productora, seguido de los dígitos de series y subseries. Por
ejemplo:
En la Secretaría Ejecutiva:
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SE-O1 Actas
SE-O1-O1 Actas de Junta Directiva
SE-O2 Informes
SE-O2-O1 Informes de Actividades
SE-O2-O2 Informes de Gestión
En la División Administrativa:
DA-O2 InformesDA-O2-O1 Informes de Actividades
DA-O2-O2 Informes de Gestión
En la División Financiera:
DF-O2 Informes
DF-O2-O1 Informes de Actividades
DF-O2-O2 Informes de Gestión
DF-O2-O3 Informes a Organismos de Control.
El sistema alfanumérico también puede emplearse para ordenar la serie documental
utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los
datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo, los contratos
de prestación de servicios pueden ordenarse con base en el año de celebración del contrato y el
nombre del contratista, así:
2003 ACOSTA PÉREZ, Carlos José
2003 CASTRO GIL, Ana María
2004 ALZATE LOPERA, Juan Manuel
2004 ZAPATA GODOY, Luz Amparo
Ordinal Cronológico
Este sistema se basa en la combinación de dos sistemas numéricos: el ordinal y el cronológico.
Puede aplicarse a series cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez
cronológicas (Decretos, Acuerdos, Resoluciones), los cuales se orden en primer lugar por el
número de la unidad documental y después por la fecha de expedición. Ejemplo:
001 2003-04-31
002 2003-07-21
003 2004-05-19
004 2004-06-16
005 2004-08-11
006 2004-08-18

12. ¿En qué consiste la foliación?

La foliación es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o enumerar

correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios, de todo documento archivístico o unidad
documental recibida y/o generada por una institución o entidad
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13. ¿Qué recomendaciones se deben tener en cuenta antes de foliar?

Es importante tener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer la valoración primaria esta
consiste en:
1. Verificar si los documentos corresponden a trámites o a los tipos documentales de la
respectiva serie documental.
2. Analizar si existen duplicados (documentos repetidos)
3. Identificar si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo.
4. Verificar si los documentos contenidos en la unidad de conservación están correctamente
ordenados.
Lo anterior con el fin de proceder a depurar si fuera el caso, lo cual consiste en retirar los
documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie.

14. ¿Cuándo se utiliza la referencia cruzada y en donde se archiva la hoja de control cruzado?

La referencia cruzada se utiliza cuando un documento se requiere archivar en diferentes lugares

y/o cuando su clase no permite el almacenamiento en la unidad de conservación que le
corresponde.

15. Mencione los pasos para archivar.

Planeación
Producción
Gestión y trámite
Organización
Transferencia
Disposición de documentos
Preservación a largo plazo
Valoración

4. EVALUACIÓN:

Observaciones:

Recomendaciones:
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Juicio de Valor:

Observaciones del evaluado:

Ciudad y Fecha: Instructor (a): HERMES REDONDO SILVA

Aprendiz(a): JEISSON STIVEN SANABRIA RONDON