INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE THE COCA – COLA COMPANY

Bogotá D.C., 18 de septiembre de 2018

ELABORADO POR: Arias Gómez Alejandra

Borja Sánchez Andrés Felipe
Lizeth Alejandra Moreno Prieto
Ruiz Sabogal Danilo
Sandoval López Juan Pablo
Soto Castillo Pamela Andrea

1. MARCO LEGAL

Constitución Política
Artículo 15: Intimidad y actualización de datos
El tratamiento de datos se realizará respetando la libertad y todas las garantías que
aparezcan en la constitución, la demás correspondencia es privada de manera que
no puede ser revisada o inspeccionada por orden judicial, teniendo en cuenta las
leyes, cuando interviene el Estado para vigilancia o inspección de documentos se
solicitara por ejemplo libros de contabilidad.
Artículo 23: Presentar peticiones
Toda persona tiene derecho a presentar peticiones de carácter general o particular a
las autoridades y que estas sean respondidas de la forma más rápida, teniendo en
cuenta los reglamentos que establezca la persona profesional encargada.
Artículo 70: Acceso a la cultura
El Estado está encargado de fomentar la cultura para todos los colombianos con
igualdad y dignidad de condiciones, por medio de la educación técnica, científica,
entre otras de las etapas de creación de la identidad nacional.
Artículo 74: Acceso a documentos públicos
Todas las personas tienen el derecho acceder a todos los documentos públicos
salvo los casos que establezca la ley. Un ejemplo inviolable es el secreto profesional
ese documento es confidencial.
Ley 594 de 2000, la presente Ley tiene como objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del estado
Ley 80 de 1989: Crea Archivo General de la Nación se crea este documento como
un establecimiento público, el cual cumple unas funciones específicas, establecer y
dirigir el sistema general de archivo coordinando la función archivística, haciendo
público el patrimonio del país para la comunidad, establecer políticas necesarias
para la conservación y el uso adecuado de estos documentos, conservar y divulgar
el acervo documental que integre el Archivo General de la Nación o que le confíen
en custodia.
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación.
Verifica que toda la información sea accesible para ser puesta a disposición de
consulta.
Acuerdo 060 de 2001, por el cual establece pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas.
Establece los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones
públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción,
recepción, distribución, conservación y consulta de los documentos.
Ley anti tramites ley 962 de 2005.
Esta establece la estandarización de trámites para en la administración pública que
busca evitar las exigencias injustificadas para los administrados, teniendo en cuenta
que, para la ejecución de tareas o actividades, cumpliendo sus obligaciones se
desarrolle cumpliendo los principios establecidos en la Carta Política. Establece los
requisitos derechos obligaciones y procesos que se deben tener o solicitar para
ordenar o pedir un trámite, también habla de los soportes tecnológicos que se
implementan para la optimización de estos procesos,
Decreto 2620 de 1993
“Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos
adecuados para conservar los archivos de los comerciantes Por el cual se
reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para
conservar los archivos de los comerciantes”
El cual certifica que todo comerciante para conservar sus archivos por cualquier
medio técnico adecuado garantizando la reproducción de los documentos como por
ejemplo la microfilmación, los encargados de estas reproducciones deben garantizar
la exactitud cuándo desempeñen este proceso en la plenitud y claridad de los
documentos.
 2. PROCESOS ARCHIVISTICOS
Producción,
Recepción,
Distribución,
Trámite,
Organización,
Consulta,
Conservación,
Disposición final de documentos.
Producción Documental: Es la generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos
por una persona natural o Jurídica.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Tramite de documentos: Es el curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Organización documental: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como
parte integral de los procesos archivísticos.
Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con
el fin de conocer la información que contienen.
Disposición final: Allí se determinó decisión resultante de la valoración hecha en la
tercera etapa del ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración secundaria
determinando su valor permanente, su eliminación, selección por muestreo, así
como la implementación para la conservación en una Tecnología de imagen
(microfilmación o digitalización).
Descarte de documentos: Es la clasificación de los documentos que son necesarios
para la compañía desechando tales como; publicidad que no tenga relación alguna
con la empresa y/o sea necesaria para uso de ese tipo de información,
Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido.
 3. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Es la oficina o despacho dónde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan

los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y
funcionarios de las diferentes dependencias

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de

los documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difícil establecer
responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y
establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la
empresa.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

Correspondencia personal
Correspondencia publicitaria
Correspondencia empresarial

CORRESPONDENCIA PERSONAL

En el sobre generalmente, aparece impresa la palabra CONFIDENCIAL O

PERSONAL.

CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de sus directivos

o empleados

CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL

Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la empresa.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

- Correspondencia personal

No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al

destinatario.

Correspondencia publicitaria

Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa, se les imprime la

fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el
contenido de la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía
al destinatario respectivo.

Correspondencia empresarial

Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si no es

así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

APERTURA DE SOBRES

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre,
colocando de frente. Luego se procede a comparar:

La fecha que trae el documento con la impresa por el correo en el sobre. Si son muy
distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho de plástico.
La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez y debe
devolverse.
La dirección del remitente; si no la trae el documento debe registrarse manuscrita en la
parte inferior de la hoja.
La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe informar a
la empresa remitente; si el mensajero está presente, se devuelve la comunicación.

RADICACIÓN

Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual o

eléctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento (Norma Icontec,
Zona 3). No debe cubrirse la información que trae la comunicación. Los datos que
contiene el sello pueden ser los siguientes:

· No. De Orden

Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar

cada año.
· Fecha de Recibido

La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha del

día en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste
imprime fecha y hora del recibo en forma automática.
 · Pase a

Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento.

CONTROL DE MENSAJERÍA

Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de

mensajería. (Ver formatos)

4. PROCESOS DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

RECEPCIÓN: Ingreso de los documentos a la empresa siendo estos revisados y

verificados del medio o lugar de donde provienen los documentos y a donde son
necesarios remitirlos o si es en el caso hacer devolución de los mismos.
Por medio de un registro de entrada de documentos importantes dentro de la
empresa el área de recepción se encarga de hacer validos el recibimiento de estos
archivos para revisión por parte de la unidad de correspondencia y de esta manera
ser remitidos al destinatario final.
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada

son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial,
en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo
02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de
sellos, ventanilla única.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y
control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos

establecidos en el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envío.
Impresión de rótulo de la radiación.
Registro impreso de planillas de radiación y control.

REGISTRO DE DOCUMENTOS

Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre
o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radiación Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),
entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN COCA COLA FEMSA:
ALFABÉTICO

Este es el sistema que permite ordenar los documentos en forma alfabética es decir
de la A la Z se ordenan con el primer apellido de las personas físicas, y la
denominación social en el caso de las personas jurídicas.
VENTAJAS:
Sencillo, al alfabeto es conocido por todos.
Se adapta a la mayoría de los documentos.
Es un sistema abierto.
Permite aplicaciones
No requiere de aprendizaje especial
DESVENTAJAS:
Requiere uso de testigos para la extracción de documentos o cartas de la
respectiva gaveta donde se encuentre archivado.
Se debe establecer primero, la palabra clave.

NUMERICO

Este es basado en la sucesión natural de los números.

VENTAJAS:
No quiere el uso de testigos.
Limitado
Sencillo
Clave (números)únicos por documento
DESVENTAJAS
No se adapta a ciertos documentos.
Requiere el uso de índice o fichas
No permite intercalación de los documentos, cerrado.
Se necesita conocer la clave para localizar el respectivo documento.
CRONOLOGICO

Esta se clasifica por medio de la fecha, y el tiempo por el cual se puede ordenar
adecuadamente los documentos
VENTAJAS:
No requiere de la utilización de los índices ni de los ficheros auxiliares.
Rápido y sencillo
Abierto, permite la ampliación e intercalación de los documentos.
DESVENTAJAS:
Es necesario usar testigos
Requiero conocer la fecha del documento que se está buscando.
POR MATERIAL DE USO

Se ordena los documentos se clasifican de acuerdo al asunto que sea privado y

oficial basado en el sistema alfabético
GEOGRAFICO

Este es un sistema de organización por el cual se archivan los documentos por el

nombre de la localidad ya sea nación estado ciudad o pueblo.

5. PROCESO DE DESPACHO DE DOCUMENTOS

ELABORACIÓN:
El 21 del título quinto de la ley general de archivos de Colombia señala que las
entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán
observarse los principios y los procesos archivísticos.
Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido.
CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
COMUNICACIONES INTERNAS: Son las que cruzan entre las entidades o
instituciones y entre estás, entre personas naturales o jurídicas.
COMUNICACIONES EXTERNAS: son las que cruzan entre dependencias de las
dependencias de la misma entidad o entre funcionarios, dentro sede o fuera de ella,
en cumplimiento de sus funciones o para cumplir alguna instrucción.
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de

los documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difícil establecer
responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y
establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la
empresa.

REGISTRO

Se hace en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida, el cual debe

diligenciarse de la siguiente manera: (Ver formato anexo)
HOJA No. Las hojas deben ir numeradas consecutivamente
FECHA: Se escribe la fecha del día en que se realiza el registro
NUMERO DE ORDEN: Se escribe el número consecutivo de la comunicación, el
mismo que se coloca en el sello radicador.
PROCEDENCIA: Incluye dos datos:
ENTIDAD O PERSONA: Se escribe el nombre de la empresa que envía el
documento, si trae membrete; si no, se anota el nombre completo de la persona que
firma.

LUGAR: Se mira en la fecha de la comunicación la ciudad de origen y se escribe en

esa casilla.

NÚMERO: Si la comunicación trae número, éste se escribe en la casilla; de lo

contrario se deja en blanco.
FECHA: Se anota la fecha que trae la comunicación, con dos dígitos, utilizando
números arábigos.
ASUNTO O RESUMEN: Se relaciona con el contenido del documento. Debe
escribirse en tercera persona del singular o del plural, de acuerdo con el
destinatario: en plural, si es una empresa; en singular si es una persona natural. No
deben anotarse los temas sin importancia. El resumen puede ocupar 2, 3 o 4
renglones.
ANEXOS: Si la comunicación trae anexos, se escribe la palabra SI o la cantidad. Si
no trae, se traza una rayita.
PASA A: Se escribe el nombre de la dependencia que recibe el documento, de
acuerdo con los datos del destinatario o con el contenido del documento.
RESPUESTA: Se indica el número de radicación dado a la respuesta y la fecha
ARCHIVADA EN: Se indica la serie documental en que quedará archivada
físicamente la respuesta junto con el antecedente.
Cuando la cantidad de hojas de registros sean aproximadamente 500, se
encuadernan para garantizar su conservación.

PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACIÒN DE COMUNICACIONES OFICIALES

La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello que, al imprimírselo al

documento, indica que es propiedad de la empresa.
Este sello se conoce con el nombre de sello radicador y puede aplicarse al
documento en forma manual, mecánica o sistematizada
La radicación de los documentos oficiales es importante porque con ella se ubica o
matricula oficialmente el documento de la empresa, indicando en número de orden
en que se recibió, quién lo atendió, si se le dio respuesta y en qué fecha, además
permite obtener otros datos su situación actual, es decir si se encuentra aún en
algún trámite o en qué serie se encuentra archivado
Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el
despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En
este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia
que generen, lo hará la oficina encargada.

Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:

Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas
autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.
Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia
cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y
enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.
Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.

Consecutivo de correspondencia:

Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia

despachada. Se conservan en carpetas especiales.

Descargue de la correspondencia:

Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que
los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de
Registro de Correspondencia Recibida, completando las ultimas casillas del
formato. Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar
el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.

Control de mensajería

Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de

mensajería.
Los documentos en los que se puede registrar que tipo de información entra y sale
de la empresa por medio una tabla de retención en donde ya sea el mensajero o
dependencia de donde se envía el archivo debe llenar para constar él envió y
recibido de este.
Los clientes internos tienen como responsabilidad información adecuada para así
poderla proporcionar al cliente externo con el fin de obtener mejoras en el manejo de
los documentos como conociendo así que se da a cada área
Los clientes externos son la base de la empresa, en el cual su responsabilidad es
acudir a la empresa para satisfacer una necesidad, y así teniendo un estatus de
satisfacción amplia

GESTIÓN DOCUMENTAL DE COCA – COLA FENSA

Coca Cola ha implantado la solución de gestión documental de ECSSA Informática

con el fin de manejar, controlar y distribuir su documentación de manera fácil y
eficaz.

"Una de las razones por las que nos decidimos por después de ver varios productos,
fue por la sencillez en el manejo de la información: igual había productos con
funcionalidades añadidas que no nos aportaban valor a lo que nosotros
necesitábamos. Por otro lado, para cubrir nuestras necesidades, ha sido
personalizado creándose nuevas bases de datos", explica Margarita Galindo, Quality
Engineer de la compañía.

La es la herramienta Q-doc, la solución de gestión documental de ECSSA

Informática para los departamentos de calidad, prevención de riesgos y medio
ambiente, permite el archivo de los manuales, procedimientos, instrucciones y
registros finales en una base de datos documental. Además de archivo distribuye la
información automáticamente, facilitando el acceso a los documentos a toda la
organización, con lo que se consigue extender la gestión del conocimiento de forma
ágil y sencilla.

Q-Doc ha permitido a Coca Cola:

El almacenamiento estructurado de la documentación.

La reducción del tiempo invertido en la gestión de la documentación.

La distribución electrónica inmediata de toda la documentación publicada,

asegurando la correcta distribución y reducción de copias.

El control y seguimiento de la recepción de los documentos por parte de los usuarios

implicados proporcionando fiabilidad.

Que las modificaciones realizadas dentro de los registros finales sean recuperables.

Diferentes accesos a la documentación en función de los perfiles del usuario.

El acceso mediante browser (MS Explorer, Netscape Navigator...) en entorno
Internet /Intranet.

Enlaces abiertos con otras aplicaciones en funcionamiento en la empresa.

Después de comprobar las ventajas de Q-Doc, Margarita Galindo afirma "las

personas involucradas estamos satisfechas de poder disponer de una herramienta
como Q-doc".

ABAST GRUP es un proveedor global de informática y servicios de valor añadido

compuesto por las empresas ECSSA Informática y Abast Systems. Se ha
posicionado en el mercado de servicios informáticos de alta calidad para mediana y
gran empresa.

ECSSA Informática es Lotus Business Partner Qualified y ofrece, además de la

distribución de productos Lotus, servicios de valor añadido tales como el desarrollo
de proyectos sobre este entorno, la formación, la instalación o la prestación de
servicios profesionales en casa del cliente
ANÁLISIS JUEGO DE ROLES.
El proceso de despacho de documentos dentro de la simulación realizada con las
diferentes empresas se puede determinar que:
En el momento que entra o sale un documento de la empresa es necesario que este
sea registrado en planillas, para de este modo tener un comprobante de que el
documento fue entregado o recibido.
El mensajero es encargado de recibir los documentos que deben ser entregados y
debe hacer firmar un registro de entrega.
El encargado del área de correspondencia tiene la responsabilidad de la recibir,
radicar, registrar y brindar servicio de información de los documentos oficiales.
Es necesario llevar un registro de entrada y salida para una correcta gestión de la
correspondencia.
Es necesaria una buena organización en la gestión de correspondencia, para evitar
confundir los documentos.
La correspondencia personal no debe abrirse.
Se conoce el papel que juegan las unidades de información, para la implementación
del programa de gestión documental dentro de las empresas,
Mediante el acuerdo 060 de 2001 se logró aprender la normatividad vigente que
deben regir todas las unidades de correspondencia dentro de la empresa, para el
desarrollo de comunicaciones y administración de las entidades.

En cuanto a la actividad realizada en clase es importante tener en cuenta que se

debe llenar cada uno de los registros para evitar complicaciones en los procesos de
la unidad de correspondencia.
BIBLIOGRAFÍA
http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/p/recibo-y-despacho-de-
documentos.html
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-
documentos.pdf