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Solicitudes: el inicio de la gestión de

contratos
Son muchas las circunstancias en las que, en algún área de la empresa,
alguien requiere la redacción de un nuevo contrato. Ya sea en el área de
compras, cuando se requiere contratar a un proveedor, o bien en el área de
ventas, para formalizar un negocio con un nuevo cliente.

En el instante mismo en que un nuevo contrato es requerido, se da inicio al ciclo

de vida del contrato. No obstante, en la mayoría de las empresas no existe un
proceso debidamente establecido para la solicitud de nuevos contratos, lo que
genera una serie de consecuencias indeseadas. En primer lugar, quienes
necesitan un nuevo contrato ni siquiera saben de antemano a quién deben
dirigirse para su redacción: ¿Deben enviarlo al área legal? y si es así, ¿bajo qué
circunstancias se debe solicitar el contrato a esta área? ¿Dependerá del monto del
negocio? ¿Deberá hacerse cuando no se cuenta con un contrato estándar?

Una vez que se determina que la solicitud debe ser elevada al departamento legal,
el proceso se vuelve más engorroso, ya que las solicitudes suelen realizarse por
múltiples vías: por email, por teléfono, por Whatsapp o incluso en una
conversación informal de pasillo. Con las solicitudes provenientes de diversas
plataformas, el departamento legal no logra asignar adecuadamente las solicitudes
y terminan sin una resolución clara y sin un seguimiento apropiado.
Otro problema que enfrenta el departamento legal es que suele recibir las
solicitudes con información incompleta, es decir, no se han provisto todos los
datos necesarios para generar el nuevo contrato, por lo que algún miembro del
área debe obtener la información restante para poder comenzar con la redacción.

Con esto en mente, no es raro que en la novena encuesta anual de operaciones

dentro del departamento legal, llevada a cabo por Blickstein Group, los
profesionales de esta área hayan declarado que pasan un 13% de su tiempo en
labores administrativas externas al área legal. Si a esto le sumamos el 19% del
tiempo que pasan en labores administrativas internas del departamento, los
profesionales pasan, en total, un 32% de su tiempo realizando estos trabajos en
vez de dedicarlo al desarrollo de labores jurídicas. A sabiendas de que uno de los
reclamos más frecuentes del departamento legal es la falta de presupuesto para
contratar más abogados, esto es algo que las empresas simplemente no se
pueden permitir.

Por todo esto, resulta crucial poder automatizar el proceso de solicitud de nuevos
contratos. Afortunadamente, la tecnología permite unificar el canal por el cual se
generan las solicitudes, logrando formalizar este proceso. Esto le permite al
departamento legal la centralización de sus solicitudes, para así asignar sus
recursos de acuerdo al nivel de complejidad y prioridad de cada caso. Formalizar
este proceso también exige que las solicitudes incluyan toda la información que
los profesionales del área legal podrían requerir para la redacción de los nuevos
contratos, reduciendo drásticamente el tiempo dedicado a labores administrativas
externas al área legal.
Un software de gestión de contratos como el de Webdox cuenta con un completo
sistema para la solicitud de nuevos contratos, el cual, además de lograr la
centralización de este proceso, otorga también la posibilidad de configurar las
solicitudes a la realidad de cada empresa, estableciendo los distintos roles y
encargados de cada solicitud dependiendo de la complejidad o la naturaleza de
las mismas.

La administración de contratos es un aspecto que cualquier empresa debe tomar

como punto crucial para el constante flujo de información y trabajo dentro de sus
operaciones: gracias a esta actividad podrán crear, ejecutar y estudiar todos estos
documentos de manera óptima para favorecer el rendimiento operativo y, por
supuesto, reducir los riesgos económicos.

En la actualidad, ya no es necesario llevar cada contrato en formato físico ni

mucho menos hacerlo de manera manual en archiveros, pues además de frenar el
circuito regular de los datos de una empresa, esto agrega un sinfín de peligros
financieros, legales y profesionales que ningún negocio puede darse el lujo de
tener.
Los sistemas automatizados de administración de contratos son una realidad y
son mucho más fáciles de adoptar de lo que mucha gente piensa.

¿Estás cansado de los métodos análogos de gestión de esos documentos en tu

organización? ¡Entonces no te pierdas este artículo para descubrir cómo esta
solución simplificará los procesos en tu empresa!

¿Qué es la administración de contratos?

En síntesis, cuando dos personas o empresas pretenden hacer negocios entre sí,
lo más recomendable es elaborar un contrato para plasmar —de manera
específica— las condiciones de esta relación o intercambio en él.

Cuando no se gestiona correctamente dicha actividad suelen ocurrir errores, fallas

e incongruencias entre lo que se pretende dentro de las negociaciones y lo que al
final se redacta en el documento: ante este escenario, la administración de
contratos vela por determinar y corregir errores a tiempo para poder generar
relaciones sólidas y justas con el objetivo de asegurar la rentabilidad de un
negocio.

Al hablar de administración de contratos en estos tiempos es indispensable mirar

hacia lo digital, ya que existen sistemas automatizados que mediante la tecnología
proveen de herramientas novedosas que reducen los riesgos —casi en su
totalidad— de una empresa, siempre y cuando estén bien gestionados.

Un ejemplo de ello es aplicar correctamente el Compliance en tu organización.

Ventajas de un sistema de administración de

contratos
Las bondades que brinda tener este tipo de solución dentro de tus operaciones
radican en favorecer, automatizar y blindar las etapas de creación, flujo de trabajo,
negociación, aprobación, aplicación, administración, cumplimiento y renovación de
todos los contratos de tu empresa.

Entre las herramientas más populares y seguras que existen en el mercado

destaca DocuSign CLM: un sistema de Inteligencia Artificial que genera opciones
de llenado automático, alertas de caducidad, autocorrecciones, búsqueda de
contratos y muchas otras funcionalidades para la correcta administración de
contratos.

Ahora bien, además de todo lo antes mencionado, las ventajas de contar con una
administración de contratos sólida y automatizada son:
1. Ahorro de papel

Sí, todavía existen empresas que usan el papel como medio para generar
contratos, lo cual no solo es desperdicio de recursos naturales, sino también una
alternativa sumamente riesgosa a la hora de almacenar debido a su
vulnerabilidad.

Por otro lado, podrás prescindir de aspectos como el tóner, carpetas, archiveros y
demás si decides ir por el camino de la digitalización.

2. Fácil acceso

Hablando desde el punto de vista operacional, una administración de contratos

óptima entrega la posibilidad de almacenar y organizar los registros de manera
centralizada en repositorios de fácil acceso.

En otras palabras, tendrás todo lo que necesitas en un solo lugar y podrás buscar,
revisar, editar y descargar cualquier documento cuando lo necesites.

3. Reducción de costos

Además de la eliminación del papel, una base de datos organizada y centralizada

permite clasificar y ordenar cada contrato para que sea localizable de inmediato.

Asimismo, poseer este tipo de herramienta evidenciará las fallas en algunos

acuerdos, por ejemplo, tener dos contratos diferentes con una misma empresa, lo
que podría representar una oportunidad de renegociar las condiciones del mismo y
conseguir un mejor trato.

4. Seguimiento

Estar al tanto de las fechas importantes de tus clientes y proveedores es vital para
ganar tiempo y dinero.

Los recordatorios automatizados permiten gestionar y acompañar tus acuerdos de

una forma mucho más inteligente que en agendas o archiveros, recibiendo —por
ejemplo— notificaciones sobre:

 Fechas de caducidad de proveedores y clientes.

 Fechas de renovaciones.
 Hitos de pagos.
 Evaluaciones de desempeño laboral.
 Términos de contratos.
Etapas para la administración de contratos
Al tener una herramienta como esta, muchas de estas etapas se automatizan. Sin
embargo, siguen haciéndose y, por lo mismo, es tan importante conocerlas.

A continuación, las 9 etapas de la administración de contratos efectiva:

1. Solicitud: Identificación de los contratos y documentos necesarios para

respaldar las negociaciones o acuerdos.
2. Auditoría: Revisión manual o automatizada de los contratos para encontrar
objetos mal definidos, plazos indefinidos, la claridad de la terminación,
ineficiencias operativas, errores tipográficos, entre otros.
3. Negociación: Comparar versiones al redactar completamente el contrato
para identificar las discrepancias entre las partes.
4. Aprobación: La etapa más complicada y burocrática del proceso. No
obstante, herramientas como la firma electrónica pueden brindar una mayor
movilidad y eficiencia, por ejemplo, para incluir aprobaciones paralelas y
agilizar el ritmo.
5. Ejecución: La etapa donde entran en vigor los acuerdos.
6. Gestión de las obligaciones: Mediante el manejo de proyectos, las partes
incluidas en el contrato cumplen con sus responsabilidades y se asegura
que el valor del mismo no se deteriore.
7. Revisiones: En caso de necesitar enmiendas, esta etapa sirve para
arreglar cosas que pasaron por alto.
8. Informes: Generación de informes que demuestren la responsabilidad o no
de los firmantes en cuanto al trato inicial para asegurar el cumplimiento de
las partes.
9. Renovación: Al acercarse la fecha límite de caducidad es posible rehacer
los acuerdos, modificarlos o —en definitiva— terminarlos. Evidentemente,
contar con un software de gestión de contratos puede favorecer al
aprovechamiento de estas situaciones para la generación de nuevas
oportunidades de negocio.

¡Ya está!
Ahora conoces todo sobre la administración de contratos, su importancia para
cualquier tipo de negocio y sus etapas fundamentales sin importar si dispones de
una solución digital para ello o se realiza de forma manual.

Con el fin de complementar tu lectura, te invitamos a probar nuestra plataforma de

firma electrónica para que vislumbres las posibilidades de automatización,
movilidad y digitalización dentro de tu negoci