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Los actores del destino en el turismo de negocios

Introducción

Es importante poder determinar los elementos que intervienen en la gestión de los distintos tipos de eventos que forman parte
de las tipologías del turismo de negocios y reuniones, con la finalidad de poder entender cómo funcionan, qué papel llevan a
cabo y cómo se complementan entre ellos.

Estos elementos que forman parte de la gestión de los distintos eventos son:

generadores de eventos;
operadores profesionales;
convention bureau;
asociaciones.

A continuación, se desarrollará cada uno de estos elementos en profundidad.

1. Los actores del destino en el turismo de negocios

Los actores del destino en el turismo de negocios: generadores de eventos

Existe una gran variedad de generadores de eventos compuestos por organismos, instituciones y empresas, tanto del sector
privado como del sector público, que han visto la posibilidad de cumplir sus objetivos a través de la organización de este tipo de
eventos. Entre estos organismos, instituciones y empresas, podemos nombrar colegios, asociaciones, fundaciones,
universidades y entidades públicas y privadas que desarrollan su actividad en la industria y en la prestación de servicios.

Se puede determinar un ranking en relación con los generadores que organizan la mayor cantidad de eventos. En primer lugar,
el sector de la salud, luego siguen el sector económico, el educativo y el tecnológico.

Los generadores de eventos, dependiendo de la envergadura y contenido del evento, pueden optar por organizar ellos mismos
o contratar operadores profesionales para que lleven a cabo la gestión estratégica y operativa del evento. Un claro ejemplo de
esto sucede cuando se trata de eventos de carácter nacional o internacional en donde los generadores encomiendan la
planificación y operatoria a operadores profesionales (Herrero Blanco, 2000).

Los actores del destino en el turismo de negocios: operadores profesionales

Los operadores profesionales son los encargados de la organización operativa de los distintos tipos de eventos, que incluyen el
turismo de negocios y reuniones.

Se pueden destacar dos fórmulas, que existen en la actualidad, en el mercado de la organización de eventos:

agencia de viajes especializada, y

OPC (operador profesional de congresos).

A continuación, desarrollaremos ambas fórmulas del mercado de la organización de eventos.

 Agencia de viajes especializada

Las agencias de viajes especializadas son agencias de viajes tradicionales que tienen un departamento o área específica para
la atención exclusiva de la organización de eventos. Estas agencias pueden ser emisivas o receptivas.

Esta área consta de un director, que es el encargado de coordinar y dirigir el equipo dedicado exclusivamente a la organización
de eventos. De este modo, una agencia de viajes especializada realiza las mismas funciones que una agencia de viajes
tradicional: facilita todos los servicios turísticos y de transporte que el evento o los generadores de eventos precisen, y,
además, otorga valor agregado mediante servicios de asesoramiento especializado en la gestión, planificación y operatoria de
eventos (Herrero Blanco, 2000).

OPC (operador profesional de congresos)

“Empresa especializada en la operación de eventos en general y congresos, convenciones e incentivos en particular” (Herrero
Blanco, 2000, p. 21).

Los OPC no tienen forma legal de agencia de viajes, por lo cual no están habilitados para la venta de servicios turísticos y de
transporte; ellos lo comercializan a través de una agencia de viajes.

Los profesionales que trabajan en los OPC son trabajadores del sector turístico, a pesar de lo expuesto anteriormente. Los
OPC y las agencias de viajes especializadas organizan sus grupos de trabajo según el tipo de cliente y los objetivos, con la
finalidad de que cada encargado gestione eventos de características similares:

convenciones de empresa;
congresos, seminarios y cursos de formación o entrenamiento;
ferias y exposiciones;
viajes de inventivos.

2. Los actores del destino en el turismo de negocios: convention bureau

Son organismos sin fines lucrativos cuyo objetivo principal es la captación de turismo de negocios para la ciudad,
creados o participados por instituciones públicas y privadas, ayuntamientos de la ciudad, cámaras de comercio u
otras entidades, en colaboración con profesional del sector turístico tanto público como privado (Herrero Blanco,
2000, p. 22).

Los convention bureau tienen como función propiciar información actualizada y objetiva sobre la infraestructura y servicios que
posee una determinada ciudad o destino para la organización de eventos, como congresos, convenciones o viajes de
incentivos.

Sus miembros forman parte de empresas prestadoras de servicios de congresos, convenciones y viajes de incentivo, tales
como OPC, agencias especializadas, hoteles, empresas de transporte y servicios varios. Estos miembros tienen la
responsabilidad de realizar el proceso de análisis, selección y control de calidad de la información.

Los convention bureau cuentan con servicios de apoyo, tales como:

Asesoría de organización, facilitando la información y los contactos necesarios con: auditorios y salas de reuniones,
hoteles, agencias de viajes y OPC, transportistas, catering y servicios varios necesarios para organizar su reunión.

Apoyo a la presentación de la candidatura de la ciudad: confección del dossier técnico, cesión de material gráfico y
audiovisual, apoyo logístico en la presentación y coordinación de visitas de inspección.


Apoyo institucional en recepciones y visitas especiales, bienvenidas y presentaciones nacionales e internacionales.

(Herrero Blanco, 2000, p. 23).

En la ciudad de Córdoba, Argentina, existe el Córdoba Convention & Visitors Bureau, encargado de desarrollar acciones de
marketing y promoción del destino Córdoba. Parte de sus funciones tiene que ver con articular y asesorar a los actores de
turismo de reuniones para consolidar a la ciudad como sede de eventos.

Hemos desarrollado en las lecturas de este módulo el caso de Mar del Plata como sede del turismo de negocios y reuniones.
Es en este sentido que su bureau trabaja para ello.

El Mar del Plata Convention & Visitors Bureau fue fundado en 1996 y tiene la particularidad de ser el primer bureau de la
Argentina. 

Es una asociación civil sin fines de lucro de carácter privado y está integrado por empresas y profesionales
vinculados al ámbito del turismo de reuniones y a la actividad económica de la ciudad. 

Asesora a los generadores de eventos, acompañando no solo desde lo institucional, sino que además les ofrece
beneficios concretos que definitivamente alientan la toma de este tipo de decisiones. Es una institución que se
convierte en aliada estratégica de los organizadores y asociaciones, conectando los diferentes proveedores locales
que aseguran el éxito del evento activando los mecanismos de asociatividad y sinergia operativa que permite
optimizar los resultados.

El bureau presenta a la ciudad de Mar del Plata como un destino óptimo para la realización de congresos,
convenciones, ferias y exposiciones, consolidándose entre los mejores del país por la cantidad de eventos y
asistentes, pero, sobre todo, por la satisfacción de sus visitantes. También impulsa la atracción de exposiciones,
congresos, convenciones e incentivos mediante la participación organizada y coordinada entre el sector turístico,
instituciones que lo integran y gobierno. (25 años Mar del Plata Bureau, 21 de diciembre de 2020,
https://bit.ly/3BgwXhs).

3. Los actores del destino en el turismo de negocios: asociaciones

La proliferación de estos eventos en el mundo hace difícil el conocimiento del sector de manera unilateral, por lo que
distintas empresas del sector han acudido al asociacionismo como medio para conseguir la información necesaria
para el desarrollo de su actividad. (Herrero Blanco, 2000, p. 25).

Entre estas asociaciones, se pueden mencionar:

ICCA (International Congress and Convention Association): tiene su sede en Ámsterdam y cuenta con
miembros, como agencias de viajes especializadas en congresos y convenciones, compañías aéreas,
cadenas hoteleras, oficinas de turismo y OPC. Esta asociación está integrada por más de 500 empresas y
organismos que tienen relación con el turismo de negocios. Su importancia radica en que se ha convertido en
la fuente de información más válida y valiosa a nivel internacional.
IAPCO (International Association of Professional Congress Operator): esta asociación reúne a los principales
operadores profesionales de congresos del mundo.
AIPC (Asociación Internacional de Palacios de Congresos): esta organización abarca todas las asociaciones
nacionales de palacios de congresos (Herrero Blanco, 2000).

Video conceptual

Referencias

Herrero Blanco, P. (2000). Gestión y organización de congresos: operativa, protocolo y ceremonial. Madrid, España: Síntesis.

25 años Mar del Plata Bureau. (21 de diciembre de 2020). Mar del Plata CVB. Recuperado de
https://mardelplatabureau.com.ar/mar-del-plata-bureau