HOTT007PO Protocolo en Eventos Turísticos

HOTT007PO
PROTOCOLO EN
EVENTOS TURÍSTICOS
HOTT007PO Protocolo en eventos turísticos
Editorial: Paralelo 28
Autor: José Miguel Pérez de la Fuente
ISBN: 978-84-19513-45-8
Fecha de Edición: enero 2023
Edita: Equipo Editorial Paralelo 28
Desde la editorial Paralelo 28 hemos afrontado este proyecto con el mayor empeño e
ilusión, confiando en ofrecer un material efectivo, completo y preciso. Para ello, hemos
incorporado material didáctico, citas y referencias de otras obras, pero siempre respe-
tando y cumpliendo todos los criterios establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual.
La editorial quiere expresar una excusa anticipada por todo aquel error u omisión y está
dispuesta a incorporar todas las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reim-
presiones.
Reservados los derechos de publicación en cualquier idioma.
No está permitida la reproducción total o parcial de este manual, ni su tratamiento, co-
pia o difusión de ningún tipo sin autorización previa del equipo de los titulares del Copy-
right.
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ÍNDICE
UA1. EL MERCADO DE EVENTOS, REUNIONES, BANQUETES Y CONGRESOS ............. 4
1.1. El mercado de eventos, reuniones y banquetes ........................................... 4
1.2. El mercado de reuniones: protocolo oficial y empresarial.......................... 10
1.3. El protocolo oficial ....................................................................................... 12
1.4. La simbología en los actos protocolarios: banderas e indumentaria .......... 14
UA2. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO ....................................................................... 22
2.1. Tipos de eventos .......................................................................................... 23
2.2. Organización del departamento .................................................................. 27
2.3. Espacio, equipos y mobiliario ...................................................................... 29
2.4. Producción gastronómica ............................................................................ 32
2.5. Promoción y comercialización ..................................................................... 33
2.6. El personal ................................................................................................... 35
UA3. PROGRAMACIÓN Y DESARROLLO DEL EVENTO ............................................. 38
3.1. Programación y desarrollo del servicio ....................................................... 39
3.2. Servicios para actos comerciales ................................................................. 42
3.3. Servicios para actos sociales ........................................................................ 43
3.4. Control económico ...................................................................................... 45
3.5. Calidad y formación ..................................................................................... 49
UA4. LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN CORPORATIVA ............ 50
4.1. Introducción................................................................................................. 51
4.2. La comunicación verbal ............................................................................... 51
4.3. La comunicación no verbal .......................................................................... 53
4.4. El protocolo escrito ...................................................................................... 55
4.5. El protocolo al teléfono ............................................................................... 57
4.6. Imagen personal .......................................................................................... 58
4.7. Atención al cliente ....................................................................................... 59
BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA .................................................................................. 62
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UA1. EL MERCADO DE EVENTOS,

REUNIONES, BANQUETES Y
CONGRESOS
https://aulacm.com/organizacion-de-eventos-conferencias/
1.1. El mercado de eventos, reuniones y banque-

tes
El Turismo de reuniones o Industria de Reuniones, incentivos, congresos (o conferen-
cias) y exposiciones (conocido por las iniciales MICE en inglés (meetings, incentives, con-
ferencing, exhibitions), es un tipo de turismo, concretamente, un subtipo del turismo de
negocios, en el que se reúnen grandes grupos, normalmente planeados con mucha an-
telación. También se emplean expresiones con uno, dos o tres de los elementos citados,
como «turismo de reuniones, congresos y exposiciones» o «turismo de exposiciones y
congresos», así como «turismo de eventos». En inglés, ha habido una tendencia re-
ciente por parte de la industria de prescindir de las iniciales MICE en favor de la expre-
sión meetings industry («industria de las reuniones»). Los «incentivos» se refieren a los
viajes de incentivo, una gratificación de trabajo que pretende motivar a los trabajadores.
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La industria del turismo MICE comprende recintos tales como los centros de convencio-
nes, las salas de espectáculos, edificios históricos con infraestructuras de conferencia,
hoteles de clase superior que proponen seminarios, sus proveedores (empresas de ca-
tering, intérpretes, decoradores de salas, empresas de alquiler de mobiliario o de
vehículos), agentes de viajes especializados y sus clientes: organizaciones nacionales e
internacionales, oficinas, empresas y asociaciones que organizan reuniones con regula-
ridad, empresas que ofrecen viajes de incentivo a sus empleados o socios comerciales,
organizadores de ferias, etc.
Mercado de eventos
La palabra “eventos” tiene múltiples acepciones en nuestro idioma. Si buscamos su de-
finición en el Diccionario de la Real Academia, encontraremos en primer lugar, evento
como “acaecimiento”, definido este como “cosa que sucede”. La segunda definición
hace referencia a “eventualidad, hecho imprevisto, o que puede acaecer”.
Lo cierto es que, hasta hace pocos años, se utilizaba más la palabra “actos” para refe-
rirse a las celebraciones públicas o solemnes. Bien es cierto que, por entonces, la mayor
parte de los actos que se organizaban tenían que ver con motivos oficiales, y, de hecho,
hoy en día, se suele usar más el término “acto” para referirse a ellos.
Sin embargo, con la llegada a nuestro país de la organización de eventos relacionados
principalmente con empresas, la palabra “acto” fue sustituida por “eventos”, para de-
nominar lo que en inglés se conoce como “eventos”.
Los “actos”, por tanto, no son algo nuevo. Han existido siempre, pero se limitaban al
ámbito diplomático, como la recepción en embajadas o la firma de pactos, y al ámbito
social, como las recepciones, besamanos, comidas, fiestas y torneos, en general promo-
vidos por la Realeza y sus representantes; visitas oficiales o celebraciones de victorias.
El objetivo fundamental de estas celebraciones era la demostración del poder e influen-
cia de sus protagonistas.
Pero llegó la industrialización de la sociedad, y con ella, un profundo cambio en las es-
tructuras y la organización de la misma. Comenzaron a proliferar las instituciones públi-
cas, empezaron a aparecer los medios de comunicación y la publicidad; y después la in-
ternacionalización que incrementaba la competitividad entre empresas e instituciones.
En la actualidad, la globalización y en especial, la aparición de nuevas tecnologías de la
información, ha marcado un antes y un después en multitud de disciplinas. El marketing,
las relaciones públicas y, por ende, la organización de eventos, no se queda fuera de
ello.
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Hoy en día, se celebran miles de actos diariamente en cada país. Hace algunos años,
recibir una invitación para un evento era algo especial, actualmente, los despachos, em-
presas y personas influyentes reciben una media de cinco invitaciones al día, por lo que
la competencia entre eventos es muy elevada, y la elección de la localización y la franja
horaria se debe elegir minuciosamente, para evitar coincidencia con otros eventos, con
programaciones televisivas, con horarios punta de tráfico, con inclemencias meteoroló-
gicas e incuso con los horarios convenientes para los medios de comunicación. De he-
cho, uno de los aspectos más complicados de la organización de eventos hoy en día es
conseguir la asistencia de público necesaria, factor medible en los resultados de un
evento y al que se le da una elevada importancia a la hora de medir su éxito.
De hecho, cada vez surgen más instrumentos para garantizar la asistencia de los invita-
dos, incluyendo el pago a determinadas personalidades para que su propia asistencia
atraiga la del resto del público objetivo (y la de los medios de comunicación).
A día de hoy, con la velocidad a la que se producen los cambios en materia de comuni-
cación y marketing, la cualidad fundamental que debe tener un profesional de la orga-
nización de eventos es la capacidad de adaptación e innovación. Los eventos, la forma
de organización, las estrategias para su diseño, están cambiando y evolucionando cada
día, por lo que resulta esencial estar informado y tener una actitud de aprendizaje con-
tinuo.
La globalización y la internacionalización de los eventos

Es una de las claves para acercarse a esta profesión. Mientras que en España se trata de
una disciplina relativamente reciente, en Reino Unido, Estados Unidos y otros países
europeos, forma parte de la herramientas de marketing habituales desde hace más de
100 años, por lo que mirar hacia estos países como escuela donde aprender es una de
las mejores estrategias. De hecho, a lo largo de este manual encontrarás términos téc-
nicos relativos a la organización de eventos en inglés que se usan así también en caste-
llano. Esta disciplina es tan novedosa en nuestro país y está tan influenciada por sus
precursores y expertos en el tema del mundo anglosajón, que se utilizan sus propios
términos a modo de anglicismo en lugar de traducirlos.
En España y América Latina es un mercado en crecimiento, vistas las ventajas que com-
porta su organización y realización frente a las cada vez menos rentables campañas de
masas. Las formas de publicidad están cambiando, fuertemente influidas por la cada vez
mayor capacidad de comunicación e influencia de otros medios “no controlados”, como
redes sociales, Internet, blogs, prescriptores sociales, etc.
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Las empresas e instituciones han encontrado también otros medios para su participa-
ción en eventos sin organizarlos de manera directa, en forma de patrocinios o colabora-
ciones. Como profesionales en la organización de eventos, este resulta un campo muy
interesante, ya que en teoría ambas partes deben contar con estos expertos dentro de
su organización. Este tipo de patrocinios se relacionan mucho con eventos culturales o
deportivos.
Una exposición de arte en el Museo Thyssen-Bornemisza, por ejemplo, patrocinada por
un banco, es una manera que este tiene de alcanzar un público objetivo con determina-
das características sin hacer un acercamiento directo. Son necesarios profesionales de
la organización de eventos en ambas partes, ya que desde el Museo se encargarán de
toda la producción, montaje y comunicación de la exposición, y desde el banco deben
controlar la aparición de todos sus elementos corporativos en la exposición y en todos
los elementos de comunicación de la misma, y deben poder usar su inauguración como
acto de relaciones públicas, o incluso organizar visitas guiadas para personalidades o
grupos de público en los que tenga especial interés.
Las formas en las que se hace marketing han cambiado, el público está en general tan
saturado de marcas que intentan convencerle de su idoneidad, que el patrocinio de
eventos empieza a ocupar un nivel importante de cara al marketing con el cliente.
En los últimos años y como consecuencia de la crisis, es cierto que los presupuestos de
las empresas se han visto recortados, especialmente en temas de marketing y eventos.
No se organizan tantos eventos como hace unos años, pero se siguen realizando, aun-
que, actualmente, se les exige una rentabilidad y resultados que antes ni se planteaba,
lo cual no es necesariamente negativo. De hecho, implica la profesionalización de la or-
ganización de eventos y la necesidad de incluir elementos creativos, innovadores y de
calidad en los eventos que se organizan actualmente.
Fuente: Madrid Film Office
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Mercado de reuniones
El turismo de reuniones es aquel tipo de viajes programados con una finalidad laboral.
Por ejemplo, un congreso, una reunión o, simplemente, una sesión de team building con
la oficina.
Aunque, a priori, pueda parecer que el trabajo y ocio son amigos irreconciliables, es po-
sible organizar un evento con un motivo profesional y que acabe siendo un auténtico
disfrute.
¿Cómo nace el turismo de reuniones?

El turismo de reuniones o turismo MICE nace posteriormente a la II Guerra Mundial,
cuando el turismo evolucionó hasta el punto de ser una actividad para las masas.
Este sector se caracteriza por su gran amplitud, hecho que dio pie al origen de nuevos
sub sectores, entre los que encontramos el turismo de reuniones, el cual destaca por
ser de los más importantes, con más volumen y con más inversión.
¿Cómo es el turismo de reuniones?

Una de las principales características de este tipo turismo son las destinaciones que se
escogen. Normalmente, están ligadas a áreas desarrolladas y capitales con gran indus-
tria. Los turistas que realizan este tipo de viajes priorizan la comodidad antes que la
aventura o las experiencias vividas. Por este motivo, resulta crucial disponer de unas
instalaciones bien acondicionadas.
Asimismo, el “viajero de reuniones” tiene un perfil de mediana edad (35 a 50 años) y
con un nivel adquisitivo bastante elevado (de media gastan 990€ por persona, según el
informe El turismo de negocios en España 2015 de Ostelea). Son personas que suelen
viajar solas y que, por lo general, no suelen salir del hotel o del centro de convenciones.
Para cautivarlos, la clave está en proporcionales todas las facilidades durante su estan-
cia. En este sentido, disponer de un servicio de taxis personalizado o de una sala
spa que les permita relajarse después del trabajo pueden convertirse en servicios dife-
renciales.
El turismo de reuniones es aquel tipo de viajes programados con una finalidad laboral.
Por ejemplo, un congreso, una reunión o, simplemente, una sesión de team building con
la oficina.
Aunque, a priori, pueda parecer que el trabajo y ocio son amigos irreconciliables, es po-
sible organizar un evento con un motivo profesional y que acabe siendo un auténtico
disfrute.
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¿Cómo nace el turismo de reuniones?

El turismo de reuniones o turismo MICE nace posteriormente a la II Guerra Mundial,
cuando el turismo evolucionó hasta el punto de ser una actividad para las masas. Este
sector se caracteriza por su gran amplitud, hecho que dio pie al origen de nuevos sub
sectores, entre los que encontramos el turismo de reuniones, el cual destaca por ser de
los más importantes, con más volumen y con más inversión.
¿Cómo es el turismo de reuniones?

Una de las principales características de este tipo turismo son las destinaciones que se
escogen. Normalmente, están ligadas a áreas desarrolladas y capitales con gran indus-
tria. Los turistas que realizan este tipo de viajes priorizan la comodidad antes que la
aventura o las experiencias vividas. Por este motivo, resulta crucial disponer de unas
instalaciones bien acondicionadas.
Asimismo, el “viajero de reuniones” tiene un perfil de mediana edad (35 a 50 años) y
con un nivel adquisitivo bastante elevado (de media gastan 990€ por persona, según el
informe El turismo de negocios en España 2015 de Ostelea). Son personas que suelen
viajar solas y que, por lo general, no suelen salir del hotel o del centro de convenciones.
Para cautivarlos, la clave está en proporcionales todas las facilidades durante su estan-
cia. En este sentido, disponer de un servicio de taxis personalizado o de una sala
spa que les permita relajarse después del trabajo pueden convertirse en servicios dife-
renciales.
¿Cuáles son las áreas del turismo de reuniones?

El turismo de MICE se clasifica en 4 áreas: Meetings, Incentives, Conferencing and Exhi-
bitions.
• Reuniones: aquí encontramos reuniones de negocios, seminarios de formación,

reuniones de accionistas, entre otras.
• Incentivos: esta tipología se caracteriza en la motivación y compensación, ya sea

a través de teambuilding, convenciones o viajes. Normalmente está dirigida a
empleados y asociados.
• Conferencias: se trata de conferencias corporativas donde se reúne un grupo de

personas de un mismo sector para tratar un tema concreto.
• Exhibiciones: dentro de esta tipología se encuentran las ferias, tanto las dirigidas
a empresas (B2B) como las dirigidas al consumidor final (B2C).
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Mercado de banquetes
El mundo de la organización de los banquetes ha evolucionado muchísimo en los últi-
mos años, hasta el punto de que las clásicas reglas de protocolo y los conocimientos
básicos para llevar a cabo un evento ya no son suficientes para que tenga éxito. Hoy hay
que conocer las nuevas propuestas y actualizar las técnicas y teorías obsoletas antes de
sumergirse en el desafiante mundo de la comunicación, el diseño, las nuevas tecnolo-
gías, la producción o la escenografía.
La organización de banquetes es el proceso de diseño, planificación y producción de
este tipo de eventos, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Algunas
de las tareas que incluye la organización y gestión de banquetes son desarrollo del pre-
supuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el
evento, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de
transporte, los servicios gastronómicos o catering, la coordinación logística integral, en-
tre otros.
1.2. El mercado de reuniones: protocolo oficial y

empresarial
Un evento se divide en diversas fases: la organización previa, el evento en sí mismo y el
post-evento. Cada una de las partes tiene sus particularidades, y, por lo tanto, el proto-
colo a seguir puede variar. Como hemos mencionado con anterioridad, además, el tipo
de evento marca el protocolo a seguir. Por lo tanto, es indispensable consultar las carac-
terísticas del evento, informarse sobre los invitados, las actividades que se realizarán, el
estatus, etc.
Protocolo previo a la organización del evento
• Fecha y lugar. El emplazamiento será uno de los factores decisivos para diseñar
el protocolo del evento. Los actos al aire libre, por ejemplo, suelen tener un estilo
más informal; mientras que los eventos que se celebran en salones, congresos u
otros lugares similares cobran mayor importancia. En cuanto al horario, es im-
portante ser puntual en el inicio y en la finalización de la ceremonia.
• Invitados. El público que va a asistir al acto determina, en gran medida, el proto-

colo que se va a llevar a cabo. En el caso de eventos políticos, el protocolo es
mucho más formal, pues los asistentes son profesionales con grandes responsa-
bilidades a su cargo, por ejemplo. El diseño de la invitación es de importancia en
estos casos.
10
• Programa de actos. Antes de iniciar el evento, se debe diseñar un programa de

actos en el que figuren todas las personas que tomarán la palabra, el tiempo de
intervención y otros aspectos esenciales. El Timing se debe cumplir para que to-
das las actividades se puedan llevar a cabo sin inconvenientes.
• Infraestructura. La infraestructura y los elementos necesarios para llevar a cabo

el evento deben valorarse antes de iniciarlo, nunca después. Es imprescindible
planificar todas estas cuestiones con antelación: sistemas de audio y video, atri-
les, tarimas, material informativo, presentaciones y discursos.
Protocolo durante el acto

Como hemos mencionado con anterioridad, todo lo relativo al evento debe estar plani-
ficado y preparado para el acto. Algunos de los elementos que hay que asegurar para
garantizar el éxito del evento son los siguientes.
Anfitrión. La persona responsable del evento debe dar la bienvenida a los asistentes,
dirigir el acto y coordinar las actividades y despedir a los invitados cuando el evento
finalice, entre otros.
Comidas. En caso de que el evento incluya comida, cena o aperitivos, estas se deben
regir por el protocolo en eventos para banquetes. Hay que valorar diversos aspectos: la
distribución de las mesas, la distribución de invitados, la decoración, el tipo de alimentos
que se servirán, etc.
Recepción de los invitados. Los invitados deben convocarse alrededor de una hora
como mínimo antes de iniciar el evento. Durante este período de tiempo se les dará la
bienvenida y se les informará del lugar que ocuparán en el acto; además de proporcionar
material si es necesario: acreditación, dossiers, folletos, etc.
Protocolo al terminar el evento

Existen una serie de directrices y normas básicas de conducta para la fase final del
evento. Es aconsejable realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se
debe hacer llegar a los participantes. Por otro lado, no está de más enviar una nota de
agradecimiento a los asistentes.
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1.3. El protocolo oficial

Desde un punto de vista técnico o académico, entendemos como Protocolo Oficial o “de
Estado” el conjunto de leyes, normas, usos, costumbres y tradiciones que establecen las
reglas que deben aplicarse en diversos ámbitos.
El protocolo oficial es un tipo de protocolo que hace referencia al conjunto de normas
que plasma el Código de Ceremonias y Protocolo que establece, en el caso de España,
el Boletín Oficial del Estado (BOE), y que se aplica a todo tipo de actos oficiales.
El protocolo oficial, por tanto, es el tipo de protocolo más conocido popularmente. Este
hace referencia a un conjunto de normas que son de obligado cumplimiento para todos
los asistentes a un determinado acto oficial.
Estas normas están recogidas por la legislación, y dictan la manera en la que se desarro-
llan los distintos tipos de ceremonias y actos oficiales.
Asimismo, el protocolo oficial rige el uso de la bandera, así como toda la simbología
oficial, en aquellos actos en los que esta se muestra.
De la misma forma, el turno de palabra, la forma de dirigirse al público, así como el
tratamiento de las señorías presentes, queda recogido en dicha regulación.
Este tipo de protocolo es válido en los actos de todas las instituciones públicas y depen-
dientes del Estado.
https://www.protocolo.org/social/etiqueta-social/que-es-el-protocolo-su-aplicacion-oficial-y-social.html
12
¿Qué actos regula el protocolo oficial?

El protocolo oficial, como otros protocolos, se encarga de regular una serie de actos. En
este sentido, al tratarse del protocolo oficial, regula todos los actos oficiales que se ce-
lebran en un territorio.
Así pues, algunos de los actos en los que el protocolo oficial se aplica son los siguientes:
• Actos oficiales de Estado.

• Eventos oficiales de una institución pública.
• Actos de la realeza.
• Ceremonias de días festivos en el país.
• Funerales de Estado.
• Visitas de otros mandatarios internacionales.
• Sucesión en el poder.
Cabe decir que, además de los citados, existen otros muchos actos que se rigen por di-
cho protocolo. Asimismo, pese a que una institución privada no deba seguir dicho pro-
tocolo, este puede aplicarse a petición, y por deseo, del organizador.
Elementos regulados por el protocolo oficial

Entre los elementos que regula el protocolo oficial, cabe destacar los siguientes:
• Vestimenta en actos oficiales.

• Agenda.
• Tratamiento de personalidades.
• Entrada y salida del recinto.
• Intervenciones durante la jornada.
• Entrega de reconocimientos.
• Participación de otras personalidades.
• Asistencia de invitados.
• Apoyo a invitados institucionales.
¿Qué otros elementos regulan el protocolo oficial?

Además de los actos y las ceremonias que realiza un Estado, debemos saber que existen
otra serie de elementos que, de la misma forma, están regulados a través del protocolo
oficial.
• En este sentido, algunos de estos elementos son:

• El uso de la bandera nacional.
• El uso de símbolos nacionales.
• La reproducción y el uso del himno nacional.
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• La participación de la realeza en actos.

• La actividad política en el parlamento y otros emplazamientos.
El protocolo oficial para la realeza

Cabe decir que, en aquellos países que presentan un régimen monárquico, la realeza,
en sus actos, se rige por el protocolo oficial. Al igual que si se tratara de un gobierno, la
realeza debe seguir aquellas normas que establece dicho protocolo.
Otros tipos de protocolo
Además del protocolo oficial, debemos saber que existen otros tipos de protocolo que,
de la misma forma, hacen referencia a un conjunto de normas y conductas que deben
ser seguidas por la sociedad en determinados escenarios.
En este sentido, los más destacados serían los siguientes:
• Social. • Empresarial.
• Internacional. • Diplomático
1.4. La simbología en los actos protocolarios: ban-

deras e indumentaria
La bandera de un país es mucho más que un simple trapo de colores, según reza el ar-
tículo primero de la Ley 39/1981, de 28 de octubre, por la que se regula el uso de la
bandera de España y el de otras banderas y enseñas, “La bandera de España simboliza
la nación; es signo de la soberanía, independencia, unidad e integridad de la patria y
representa los valores superiores expresados en la Constitución”.
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Vemos pues que como símbolo de esa pluralidad de intangibles es merecedor de res-
peto, al igual que los son las banderas de las comunidades autónomas, provincias, ciu-
dades y pueblos de España.
Llegados a este punto, dado que el Artículo 4.2, de la Constitución señala que “las ban-
deras y enseñas propias de las comunidades autónomas se utilizarán junto a la bandera
de España en sus edificios públicos y en sus actos oficiales”. Y lo mismo sucede con las
enseñas de ayuntamientos y otras corporaciones. Así mismo, el artículo sexto de la ley
39/1981 determina que cuando se utilice la bandera de España ocupará siempre un lu-
gar destacado, visible y de honor; y que, si junto a ella se utilizan otras banderas, la de
España ocupará un lugar preeminente y de máximo honor.
Si el número de banderas que ondean juntas es impar, se entiende por preminente la
posición central, que es la que se reserva a la bandera de España; y si el número fuera
par, de las dos posiciones centrales, es preminente la de la derecha.
Por tanto, los profesionales de protocolo deben prestar el máximo cuidado para cumplir
la normativa en vigor y lograr la correcta colocación de las banderas que ondeen durante
los actos oficiales. No es descabellado pensar que una mala colocación de banderas,
puede herir susceptibilidades de las gentes que se sientan representadas por ellas.
Protocolo de colocación de la bandera de España

La bandera nacional es una bandera que representa a un país, que indica nacionalidad.
Es uno de los símbolos más importantes que tiene una nación. La bandera nacional sirve
para representar al país en el extranjero, pero también como representación de los ciu-
dadanos o del gobierno en el propio país. La bandera de un país es mucho más que una
simple tela de colores, y por eso mismo, su correcta colocación es primordial y necesaria.
Según el artículo primero de la Ley 39/1981, de 28 de octubre, por la que se regula el
uso de la bandera de España y el de otras banderas y enseñas: “La bandera de Es-
paña simboliza la nación; es signo de la soberanía, independencia, unidad e integridad
de la patria y representa los valores superiores expresados en la Constitución Española”.
Cuidar su significado, protocolo y colocación es lo que diferencia a un Estado de otro.
Llegados a este punto, el artículo 4.2, de la Constitución señala que “las banderas y en-
señas propias de las comunidades autónomas se utilizarán junto a la bandera de Es-
paña en sus edificios públicos y en sus actos oficiales”. Y lo mismo sucede con las ense-
ñas de ayuntamientos y otras corporaciones.
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Asimismo, el artículo sexto de la ley 39/1981 determina que cuando se utilice la bandera
de España ocupará siempre un lugar destacado, visible y de honor; y que, si junto a ella
se utilizan otras banderas, la de España ocupará un lugar predominante y de máximo
honor.
Si el número de banderas que ondean juntas es impar, se entiende por predominante la
posición central, que es la que se reserva a la bandera de España; y si el número fuera
par, de las dos posiciones centrales, entonces la bandera de España se colocará en la
derecha de la presidencia si la hubiere o la izquierda del observador.
El incumplimiento de las normas de protocolo de la bandera de España
Este incumplimiento está sujeto a las sanciones que dispone el Código Penal, en su ar-
tículo 543:
“Las ofensas o ultrajes de palabra, por escrito o de hecho a España, a sus Comunidades
Autónomas o a sus símbolos o emblemas, efectuados con publicidad, se castigarán con
la pena de multa de siete a doce meses.”
Protocolo de banderas oficiales en fila única

Si las banderas se encuentran en la fachada o entrada de un edificio, pueden colocarse
en una línea única, situada a la derecha o la izquierda. Así como una línea doble de ban-
deras que empezaría siempre por la bandera de España e iría disminuyendo en impor-
tancia, hacia la izquierda o hacia la derecha según la disposición.
Protocolo de colocación de banderas de países

Las banderas de otros países, así como las de los países de la Unión Europea se colocan
por orden alfabético por el nombre del país en su propio idioma. Esto se hace así para
evitar conflictos sobre la relevancia de un país sobre otro.
Presta especial atención a que la bandera esté en posición correcta, porque además de
una falta de respeto por ese país, puede tener connotaciones muy negativas a nivel di-
plomático. Por ejemplo, en 2010 EEUU colocó mal la bandera de Filipinas y los colores
quedaron en orden inverso lo que para ese país significaba que estaban en guerra.
Protocolo de colocación de banderas en actos oficiales

Es de suma importancia que los profesionales de protocolo presten el máximo cuidado
para cumplir la normativa en vigor y lograr la correcta colocación de las banderas que
ondeen durante los actos oficiales.
Una mala colocación de banderas puede herir susceptibilidades de las personas que se
sientan representadas por ellas.
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Protocolo de banderas: España, CCAA y ayuntamiento

A continuación, se muestran unos ejemplos de colocación de banderas para clarificar
estas ideas.
En un acto oficial a celebrar en Santander estando presentes las banderas de España,
Cantabria y la de la ciudad de Santander, el lugar más preeminente, el central, se ocu-
pará por la bandera de España (1). A su derecha, quedaría ubicada la bandera de la
Cantabria (2) y, por último, la bandera de la ciudad de Santander (3).
https://www.protocoloimep.com/articulos/la-colocacion-de-las-banderas-institucionales/
Protocolo de banderas: Unión Europea, España, CCAA, ayuntamiento

Si contáramos en ese mismo acto con la bandera de la Unión Europea, ya serían par el
número de banderas; así pues, el lugar preminente ahora es el de la derecha de las dos
posiciones centrales, donde se colocará la bandera de España (1). A continuación, la
bandera de Cantabria en el otro puesto central (2). Luego, a la derecha de la de España,
la de la ciudad de Santander (3); y por último y al otro lado la de la Unión europea (4).
https://www.protocoloimep.com/app/uploads/2017/04/colocacion-banderas-protocolo1.png
17
El uso de la bandera de Europa no está legislado, por lo que la Unión Europea da libertad
a los países miembros. En España normalmente esta enseña ocupará el último lugar de
las banderas institucionales, aunque siempre hay lugar para las excepciones.
En el caso de que las banderas a colocar sean la bandera de España, la bandera autonó-
mica y la bandera de la Unión Europea, el orden que deben de tener sería el siguiente,
aunque hay que mencionar que no está bien definido el lugar que debe ocupar la ban-
dera de la Unión Europea.
La bandera nacional sigue colocándose en primer lugar (1), a su derecha la bandera au-
tonómica, en nuestro caso la bandera de la CC.AA. de Cantabria (2) y a su izquierda
la bandera de la Unión Europea (3). Tal y cómo se muestra:
https://www.protocoloimep.com/articulos/la-colocacion-de-las-banderas-institucionales/
Protocolo de colocación de banderas de todas las Comunidades Autónomas (CCAA)

Para colocar las banderas de todas las Comunidades Autónomas hay que atender a:
1. El lugar donde se realiza el evento. Se comienza con la bandera de la CCAA donde
se celebre el evento y a continuación la bandera de España.
2. A partir de ahí el orden de las banderas de las CCAA lo determina la fecha de
publicación de los Estatutos de Autonomía en el BOE (en los cuales se regulan las
banderas).
Por lo tanto, el orden de colocación de las banderas de las CCAA será:
Posición Nombre Posición Nombre
1. a País Vasco 11. a Castilla-La Mancha
2. a Cataluña 12. a Canarias
3. a Galicia 13. a Navarra
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4. a Andalucía 14. a Extramadura
5. a Principado de Asturias 15. a Islas Baleares
6. a Cantabria 16. a Comunidad de Madrid
7. a La Rioja 17. a Castilla y León
8. a Región de Murcia 18. a Ceuta
9. a Comunidad Valenciana 19. a Melilla
10. a Aragón
Protocolo de colocación de banderas en institución pública: ayuntamiento, dipu-

tación, universidad, colegio…
La colocación de banderas en Ayuntamientos y Diputaciones suele ser por orden de im-
portancia, es por eso que la bandera que primero se coloca es la nacional, porque su
rango de importancia es superior a todas.
En el caso de que existan otras banderas como puede ser la de alguna institución, se
colocará seguida de las banderas locales. Si existen diferentes banderas de instituciones,
la prioridad varía según la antigüedad de la entidad.
La bandera de España debe ondear en el exterior y ocupará el lugar preferente en el
interior de todos los edificios de la Administración central, institucional, autonómica,
provincial, insular y municipal de todo el Estado. Será la única que se exhiba en:
• Sedes de órganos Constitucionales del Estado

• Órganos centrales del Administración del Estado
• Edificios públicos, militares, acuartelamiento, buques, aeronaves, etc. de las Fuerzas
Armadas y de los de Seguridad del Estado.
• Misiones diplomáticas
• Pabellón de buques, embarcaciones y artefactos flotantes españoles, cualquiera que
sea su tipo, clase o actividad.
Indumentaria
Cuando hablamos de código de vestimenta nos referimos al conjunto de normas -escri-
tas o no- que regulan el protocolo de vestimenta adecuado para un tipo de ocasión con-
creta.
19
Estos protocolos a la hora de vestir tienen en cuenta el género, el estatus social, la ocu-
pación, el lugar, el propósito, las circunstancias, la ocasión y hasta el estado civil de la
persona.
Cada protocolo de vestimenta para eventos está pensado para una ocasión diferente y,
por eso, podemos encontrar distintos tipos de códigos de vestimenta:
• Etiqueta rigurosa o white tie. Vestir de etiqueta rigurosa es el código más exigente.
Significa utilizar esmoquin con camisa blanca, corbata y zapatos de charol, en el caso
de los hombres. Para las mujeres, el vestido debe ser de fiesta y largo, preferente-
mente con falda amplia, joyas y cabello recogido.
• Etiqueta o black tie. La vestimenta es algo menos rigurosa en este caso. Cuando se
nos dice que a un evento hay que ir vestido de etiqueta, el vestido de las mujeres
se puede aceptar por debajo de la rodilla y con un estilo algo más atrevido, pero con
tacones altos. Los hombres deben utilizar la misma ropa que si es etiqueta rigurosa,
aunque se admite que lleven chaleco.
• Cóctel o little black dress. Es un código de vestimenta que se utiliza para muchas
ocasiones: eventos empresariales, bodas, bautizos, cenas, inauguraciones… Se per-
mite una vestimenta más creativa y atrevida. Para vestir de cóctel, la mujer puede
llevar vestidos por encima de la rodilla e incluso faldas. A los hombres se les permi-
ten corbatas de colores o estampadas y pajaritas, y también trajes azules.
• Business informal. Es el código de vestimenta que se lleva en empresas como ban-
cos, aseguradoras, servicios de atención al cliente, empresas gubernamentales, etc.
Se admiten tonos neutros y oscuros para el traje, con una imagen elegante y profe-
sional, y las camisas deben ser en tonos claros, aunque pueden ser de colores. Para
las mujeres, las faldas han de ser rectas hasta la rodilla y con camisa y americana.
También maquillaje sobrio y complementos discretos.
• Semiformal. Es un nivel por debajo del cóctel. Pero a las mujeres se les permite
vestir con pantalón y blusa y los hombres pueden combinar un pantalón más sport
con camisa y americana, aunque no sea un traje. Los colores se elegirán en función
del horario del evento: más claros de día y más oscuros de noche.
• Casual. Éste es, por lo general, el código de vestimenta que utilizamos a diario. Es
el básico e informal, y depende de la personalidad de cada persona. ¿Cómo vestir
en este caso? Sigue el street style, mira lo que se lleva y dale tu toque personal.
Valen vaqueros, pantalones chinos, camisas, polos, etc.
• Smart casual. El smart casual dress code permite combinar un estilo casual con
prendas más arregladas. Por ejemplo: vaqueros con camiseta y blazer o pantalones
de lana con camisas fajadas.
20
RECUERDA:
 El Turismo de reuniones o Industria de Reuniones, incentivos, congresos (o
conferencias) y exposiciones (conocido por las iniciales MICE en inglés
(meetings, incentives, conferencing, exhibitions), es un tipo de turismo,
concretamente, un subtipo del turismo de negocios, en el que se reúnen
grandes grupos, normalmente planeados con mucha antelación.
 Desde un punto de vista técnico o académico, entendemos como Protocolo
Oficial o “de Estado” el conjunto de leyes, normas, usos, costumbres y tra-
diciones que establecen las reglas que deben aplicarse en diversos ámbitos.
 El protocolo oficial es un tipo de protocolo que hace referencia al conjunto
de normas que plasma el Código de Ceremonias y Protocolo que establece,
en el caso de España, el Boletín Oficial del Estado (BOE), y que se aplica a
todo tipo de actos oficiales.
21
UA2. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

Como estrategia de marketing, la organización de un evento supone una gran herra-
mienta para dar a conocer tu empresa o marca. Se convierte en una oportunidad única
para crear una reputación, potenciar la imagen y captar y fidelizar nuevos clientes. Así
que, de manera indispensable, debe formar parte de nuestro plan de acción comercial.
El auge de las nuevas tecnologías no ha restado poder de atracción a un evento como
clave de captación de nuevos clientes. Organizar un acto cara a cara fomenta el networ-
king, se cultivan las relaciones personales que permitirán poder cerrar acuerdos.
Nadie dijo que fuera sencilla la tarea. Para llevar a cabo con éxito un evento, debemos
tener en cuenta una serie de aspectos en cuanto a la organización.
https://www.divulgaciondinamica.es/etapas-de-la-organizacion-de-eventos/
22
2.1. Tipos de eventos

Es difícil acometer una clasificación de los eventos ya que, por su propia definición, todos
los eventos son diferentes, únicos y responden a una gran diversidad de objetivos para
cada entidad o persona que los promueve. Además, cualquier clasificación que se realice
para los diferentes tipos de eventos puede ser actualizada constantemente, no en vano,
una de las características definitorias de los eventos es la creatividad y la originalidad.
Teniendo en cuenta que los eventos pueden concebirse de forma individual o en con-
junto, por lo que clasificar a un evento en una tipología no lo excluye de estar incluido
en otra u otras clasificaciones, podemos elaborar una primera clasificación.
Eventos de empresa y corporativos
https://www.software-para-eventos.com/post/2019/12/3-que-es-y-por-que-organizar-un-evento-corporativo
Hace referencia a los eventos que se desarrollan con objetivos empresariales, tanto los
relacionados con los empleados (comunicación, entrenamiento, incentivos, …) como los
relacionados con los clientes.
En los eventos corporativos destacan los eventos de marketing y relaciones públicas. Se
trata de un acto especial que sirve a una persona, grupo o compañía para presentar o
potenciar un determinado producto/servicio o fortalecer una determinada marca, es
decir, desde esta perspectiva el evento es considerado como un acto mercadotécnico
que se usa para ofrecer a los clientes o potenciales clientes la oportunidad de un acer-
camiento más directo con la marca con el objetivo de fidelizarlos frente a la competen-
cia.
23
Unos tipos de eventos especiales en marketing son las exhibiciones y ferias. Se trata de
eventos conjuntos entre entidades, cuyo objetivo es “hacer negocios” entorno a un
tema. Su diferencia principal con respecto a otros tipos de eventos de marketing es que
en ellos se muestran productos o servicios competitivos, por lo que dentro del evento
general se incluyen eventos específicos para lograr identidad de marca de cada uno de
los participantes.
En general, se trata de eventos que pueden lograr un alto impacto comunicativo, pero
que requieren un alto presupuesto, así como una cuidadosa planificación que tiene que
partir de unas metas y un público objetivo bien definidos.
Eventos con causa y de recaudación de fondos

Son los eventos benéficos, promovidos por grupos solidarios con el propósito de conse-
guir ingresos, apoyo y/o sensibilización a una determinada causa.
Espectáculos y eventos de ocio
Son tipos de eventos que se diseñan explícitamente como experiencia de disfrute y en-
tretenimiento, con un marcado acento en la difusión artística única, es decir, en la pre-
sentación de productos culturales a un público más o menos amplio.
Eventos deportivos
https://blog.dushow-spain.com/como-organizar-un-evento-deportivo
Son eventos en los que se participa o se observa un espectáculo deportivo. Incluyen

actividades deportivas, recreativas y competiciones deportivas.
En los eventos deportivos, culturales o artísticos se diferencian claramente los de tipo
festival o no concurso y aquellos de tipo competencial o valorativos.
24
Los eventos culturales pueden hacer referencia a las distintas artes (artes escénicas, mu-
sicales, fotografía, literatura…), por lo que cada tipo de evento requerirá de un espacio
físico adecuado a sus características, una determinada implementación técnica, una es-
trategia de difusión determinada… Una tipología especial son los eventos multidiscipli-
nares, donde su realización implica la sumatoria de múltiples eventos que se desarrollan
de manera sucesiva y/o simultánea.
Eventos de la administración central y local
Son cualquier tipo de evento promovido o creado por partidos políticos, comunidades o
entidades de la administración.
Eventos sociales
https://www.esneca.com/blog/tipos-de-eventos-sociales/
Se orientan hacia el ámbito privado o familiar y pretenden celebrar o conmemorar un

acontecimiento religioso, de la comunidad o social. Algunos de los ejemplos más repre-
sentativos de los eventos sociales son las bodas, las comuniones, los bautizos, los cum-
pleaños y las reuniones con amigos y/o familiares. Un tipo de evento social cada vez con
mayor presencia son las graduaciones.
Estos tipos de eventos no hay duda de que deben ser consideradas eventos, pero ¿son
los funerales un tipo de evento social?
Si atendemos a las características de los eventos sociales y las comparamos con los even-
tos funerarios podemos ver que, exceptuando el carácter lúdico que suele ser definito-
rio, otras características en cuanto a utilización de espacios y elementos decorativos, el
refuerzo de vínculos emocionales y sociales entre los asistentes o las tradiciones y pro-
tocolo funerario existente son suficientes para considerarlos un evento social.
25
- Los funerales de estado no son eventos sociales, son eventos públicos, ya que están
celebrados por una entidad pública tras el fallecimiento de una figura oficial.
Así, los funerales son un acto privado que requiere organización. Más incluso, las activi-
dades que hay alrededor de un funeral requieren ser organizadas en un tiempo récord.
Además, y aunque la tradición de funerales “especiales” está más extendida en países
anglosajones, hispanoamericanos y en las culturas orientales, cada vez son más los fu-
nerales que se realizan fuera de los rituales fúnebres religiosos.
Funerales que buscan reflejar la vida y los gustos del fallecido y que nos hacen pensar
que quizás estamos al comienzo de un nuevo segmento de mercado que requiera la
figura profesional, a semejanza de lo que ocurrió con las bodas con la figura del wedding
planner.
Reuniones o convenciones
Se consideran así a los eventos cuya actividad principal es el intercambio de información,
debate o discusión con un propósito de formación y/o mantener las relaciones de
equipo. Por ejemplo, las convenciones de ventas que se realizan generalmente al final
de un ejercicio con el objetivo de informar sobre los resultados y motivar a los trabaja-
dores y/o directivos para el siguiente.
La principal diferencia entre convención o reunión se encuentran en la periodicidad con
la que se convocan, en su duración y en el volumen de asistentes.
Un tipo de convención más abierta, normalmente convocada por asociaciones o institu-
ciones de un determinado colectivo, para poner en común progresos, investigaciones,
etc. sobre una materia en cuestión son los congresos. Suelen ser periódicos, realizados
de forma anual o bianual, y la sede suele ser rotativa, con una duración de unos 2-4 días.
Análogo a los congresos se encuentran las jornadas corporativas que incluyen además
del objetivo informativo, un objetivo relacional y en ellas se organizan, por tanto, dife-
rentes actividades lúdicas o recreativas.
En los simposios, por su parte, suele abordarse un tema específico por parte de diferen-
tes expertos que dan su punto de vista sobre la materia en común en un tiempo deter-
minado para cada uno de ellos que no es demasiado extenso. Es habitual que antes de
concluir el evento puedan hacerse preguntas. En muchos casos, los participantes tam-
bién presentan sus conclusiones finales.
Otras clasificaciones
Otras posibles clasificaciones permiten diferenciar entre eventos internos y eventos ex-
ternos, considerando internos a los que convocan a un público estrechamente vinculado
con la promoción del evento y los eventos externos aquellos que se dirigen a un público
no vinculado directamente al mismo y, por lo tanto, a un público más heterogéneo.
26
Los eventos externos pueden, a su vez, clasificarse en eventos dirigidos a los medios de
comunicación y eventos dirigidos a público.
Con respecto a la audiencia, los eventos se clasifican desde eventos internacionales a
eventos dirigidos a una comunidad local y dentro de esta clasificación se incluye la cate-
goría de gran acontecimiento o mega evento, aquellos eventos culturales o deportivos
que tienen una gran repercusión a nivel social que se traduce en una fuerte presencia
en los medios de comunicación.
Normalmente están organizados por combinaciones variables de organizaciones guber-
namentales y no gubernamentales nacionales e internacionales.
Según el número de participantes
Por último, atendiendo al número de participantes, la clasificación más generalizada
para los diferentes tipos de eventos es:
• Evento pequeño (entre 50 y 250 participantes)

• Evento mediano (entre 250 y 500)
• Gran evento (entre los 500 y hasta 2.000 participantes) y
• Mega eventos (más de 2.000 participantes)
• Los mini eventos (entre 35 y 45 participantes)
2.2. Organización del departamento

En el caso de los eventos, podemos organizar el departamento en diferentes comités.
Entre ellos podemos destacar:
• Comité organizador • Comité de logística

• Comité de seguridad • Comité de diseño, escenografía y
• Departamento financiero ambientación
• Comité de restauración • Comité de marketing y comunica-

ción
• Comité de asesores jurídicos
• Comité de viajes
Para cada evento específico se deben elegir los comités que tengan representación y
tareas fijadas. No es necesario contar siempre con todos los comités. De hecho, en la
mayor parte de casos, muchos de estos comités que te he comentado son empresas que
han sido subcontratadas para la ocasión.
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Funciones del equipo

Ahora pasaré a contarte de forma general la función que realiza cada uno de los comités
que he nombrado anteriormente.
1. Comité organizador
Este comité se encarga de llevar el proceso en general. Es el que fija y reparte cada una
de las tareas entre los otros comités. La mejor forma de tenerlo organizado es a través
de la calendarización de las tareas. De esta forma, verás claramente el progreso de la
organización de tu evento. Te recomiendo además que cuentes dentro de este comité
con un experto en protocolo que pueda asesorarte por cada tipo de evento que organi-
ces.
2. Comité de seguridad
Se va a encargar de la seguridad del evento. En concreto, de la seguridad de las personas,
el lugar y las cosas. Esto se refiere a que debe existir un plan de emergencias y un plan
de acción para estar preparado ante cualquier imprevisto que ponga en riesgo la segu-
ridad de los objetos materiales que haya en el evento, de las personas invitadas, traba-
jadoras, etc., y lo que pueda ocurrir en el lugar. Debe revisar los planos con los respon-
sables del venue.
3. Comité financiero
Este departamento será el encargado de realizar todos los presupuestos, gestión de fac-
turas con otras empresas subcontratadas, viabilidad del evento, etc. En definitiva, va a
ser el responsable de todo aquello que tenga que ver con las cuentas y la economía del
evento.
4. Comité de restauración
Como su nombre indica, este comité tendrá presencia en caso de que en el evento que
se vaya a organizar exista algún servicio de restauración. Será el encargado de contratar
al catering, comprobar que todo esté en orden, diseñar menús, dirigir al equipo de res-
tauración, etc.
5. Comité de asesores jurídicos
Siempre debes tener cerca asesores jurídicos que te ayuden en el proceso y te informen
de todos los aspectos legales que debes cumplir. Además, se encargarán de que la em-
presa vaya por el camino correcto y te avisarán de todo cambio legal que debas aplicar.
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6. Comité de viajes
Este departamento va a encargarse de todos los movimientos en transporte que se de-
ban realizar debido al evento. Además, gestionará las reservas de alojamientos, de co-
ches, contratará empresas de alquiler de vehículos si fuera necesario, etc.
7. Comité de logística
Uno de los más importantes en el desarrollo y coordinación del evento. Sus funciones
serán elegir una buena ubicación (deberías leer este post para saber cómo se elige la
mejor ubicación, montaje, selección, contratación y comprobación de equipos audiovi-
suales y multimedia, revisar el cumplimiento del protocolo, etc.
8. Comité de diseño, escenografía y ambientación
Todos aquellos aspectos relacionados con el diseño, la estética y la ambientación de
eventos serán coordinados por este departamento. Se deberá encargar del montaje, o
en su caso contratación de una empresa de montaje. Como te he dicho más veces, todo
deberá ser acorde al lugar, mensaje, y temática del evento.
9. Comité de marketing y comunicación
Se va a encargar de la gestión comunicativa tanto interna como externa de todo lo rela-
cionado con el evento. Además de la promoción, gestión del social media, y todos aque-
llos aspectos del marketing y la comunicación que sean precisos.
2.3. Espacio, equipos y mobiliario

Un salón de congresos cómodo y bien equipado es uno de los factores más importantes
a la hora de escoger el lugar de celebración de un evento de empresa, una convención
o cualquier otro tipo de acto que se quiera organizar.
Se trata de obtener el escenario más adecuado, tejer un traje a medida de lo que nece-
sita cada reunión para satisfacer al organizador con un espacio en condiciones óptimas.
Tendencias y puntos clave en la funcionalidad de un salón de eventos
A la hora de elegir el espacio indicado para cada evento, hay cuatro puntos clave a tener
en cuenta: temática, diseño, tamaño y tecnología.
De esta manera, las salas han de tener unas características acordes con la temática del
evento, así que una gran estrategia a seguir por parte de los hoteles es disponer de es-
cenarios de distinta tipología (interiores, exteriores, más sobrios, más dinámicos…) para
satisfacer todas las demandas de los clientes y adaptarse de esta forma a las tendencias.
En la misma línea, el diseño del salón juega un papel clave para el desarrollo de cualquier
clase de evento, por lo tanto, deben tenerse en cuenta aspectos como sus elementos
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estructurales, su amplitud, además de la capacidad para poder incorporar la tecnología

que pueda exigir el cliente. Por tanto, los espacios versátiles con una buena capacidad
de diseño son siempre la mejor elección.
Hoy en día, un buen salón de congresos juega un papel fundamental en un hotel, ya que,
además de ser un valor añadido a la hora de atraer clientes, estamos atrayendo un perfil
de viajeros de negocios y profesionales de alta cualificación.
Mobiliario de un salón de eventos
https://abalkia.es/el-mobiliario-para-la-organizacion-de-eventos-elemento-importante/
Polivalente, apilable y ergonómico. Así debe ser el mobiliario de una sala de eventos
para poder adaptarlo a las configuraciones que los clientes deseen para personalizar sus
actos.
Para escoger los muebles se debe considerar: el espacio que tiene, la capacidad o el
aforo del salón, las medidas de seguridad, la ventilación, la iluminación y, muy impor-
tante, el sonido.
Asimismo, la principal característica es que sean flexibles y se puedan adaptar a cada
evento. Para ello el hotelero puede apoyarse en complementos textiles como los faldo-
nes de congresos o las fundas de silla que le permitirán transformar el mobiliario.
La comodidad debe estar asegurada en las sillas, ya que en los asientos de los eventos
se pasa mucho tiempo sentado. Dado que los salones deben ser funcionales, las sillas
también tienen que serlo. De esta manera, podrán usarse tanto para un banquete como
para una boda. Y como las salas se van a configurar con distintos montajes, los trabaja-
dores deben poder maniobrar con ellas de forma ágil tanto para cambiarlas de lugar
como para almacenarlas.
30
En cuanto a las mesas, las plegables, pero robustas y de plegado silencioso, son ideales.
Si las mesas están unidas deben sostenerse en soportes individuales para que no se
muevan todas las mesas de una misma fila cuando un usuario la pliega o la despliega.
También deben estar insertadas en la butaca de la fila anterior.
La principal demanda se centra en mesas multifuncionales que respondan a estándares
de durabilidad, simplificando su almacenamiento, movilidad y montaje.
Por otro lado, es importante destacar en el mobiliario las adaptaciones tecnológicas.
Poder tener Bluetooth en silla y mesas, conexión USB…, en definitiva, la posibilidad de
carga eléctrica y conectividad en el mobiliario.
Tecnología
Es imprescindible contar con un buen equipamiento tecnológico que posibilite a los or-
ganizadores de un evento tener a su alcance todo lo necesario para realizar la presenta-
ción. La información debe llegar de forma impecable a los asistentes a través de panta-
llas de apoyo y un sonido óptimo.
La comunicación audiovisual ha evolucionado tanto en los últimos años que en el mer-
cado hay disponible un amplio abanico de prestaciones tanto en hardware (proyectores,
tecnología led, ordenadores integrados en el propio monitor…) como en software, pro-
porcionando soluciones para todos los ámbitos, desde programas de gestión propia por
parte del cliente para la creación de contenidos, hasta productos a medida con diseños
específicos.
Iluminación
https://neoeventos.es/iluminacion-en-eventos/
31
Un aspecto clave en la celebración de congresos es la iluminación, que debe satisfacer

las máximas exigencias de diseño y funcionalidad a partir de estudiados sistemas para
el cómodo control de la luz.
Tan importante como elegir los equipos de iluminación adecuados lo es proporcionar un
control de iluminación muy completo, pero a la vez sencillo de manejar para el usuario.
No hay que caer en el error de instalar un sistema muy complicado que requiera de un
manual de instrucciones, ya que en este caso seguramente acabará siendo un inconve-
niente.
La tecnología puede ofrecer luces regulables y escenarios que cubran las situaciones más
comunes, y que sean reproducibles cómodamente desde un botón.
No podemos olvidar que la iluminación generalmente va a variar a lo largo del evento, y
el salón debe dar una solución fácil que no interrumpa su marcha normal. Por este mo-
tivo, recomendamos tanto enrollables como cortinas motorizadas, dependiendo de la
decoración del salón. Además, para conseguir una oscuridad total a la hora de hacer
proyecciones hay que utilizar tejido blackout, que bloquee totalmente el paso de la luz.
Revestimientos
Además de la estética, un salón de reuniones debe contemplar la acústica y en ello es
esencial el revestimiento y pavimento del espacio. La exposición al ruido se traduce en
dolores de cabeza, falta de concentración y estrés.
De este modo, los pavimentos textiles absorben el sonido y reducen el ruido producido
por los impactos de pisadas, movimientos de mobiliario…Además, para reducir el ruido
se pueden utilizar otros complementos textiles, como cortinas con tejidos fonoabsor-
bentes o paneles acústicos que se pueden instalar incluso en techo o paredes.
Por ejemplo, los suelos acústicos de vinilo contribuyen a reducir la transmisión del ruido
de impacto, aumentan la absorción del sonido y disimulan la reflexión acústica. Además,
tanto los invitados como los trabajadores del evento, se beneficiarán de este tipo de
pavimentos al contar con un entorno confortable, especialmente importante cuando
hay que pasarse muchas horas de pie.
2.4. Producción gastronómica

La opinión de los asistentes a un evento sobre la calidad, cantidad y presentación del
catering será fundamental para la opinión general. Por este motivo, contar con un buen
catering que se adapte a las necesidades del evento y gustos del cliente, es imprescindi-
ble para asegurarnos su éxito.
32
Además de ofrecer un catering de calidad, podemos incluir toques gastronómicos en

todos nuestros eventos, adaptándonos a las necesidades y distribución de cada uno de
ellos:
• Actividades team building gastronómicas: el mítico master chef que tanto hace
disfrutar a los asistentes, los talleres de coctelería, degustaciones o catas de todo
tipo.
• Corners: esta posibilidad nos permite ofrecer diferentes puntos en el lugar del
evento donde podemos sorprender a los asistentes. El asombro por parte de los
asistentes está asegurado.
• Food trucks: siempre que el evento se celebre en un gran espacio o zona al aire
libre, podemos contar con las conocidas furgonetas que ofrecen un toque dife-
rente a nuestros eventos.
¿Cómo podemos utilizar la gastronomía en los eventos?
La gastronomía puede ser utilizada para innumerables objetivos, pero a continuación,
destacamos los más habituales en eventos:
• utilizar la gastronomía para tematizar el evento
• dar a conocer la gastronomía de una localidad y promocionar el destino a través
de la misma
• asegurar la asistencia durante todo el evento (¡Siempre que hay comida, hay
asistentes!)
• establecer un momento de conexión y networking para los asistentes
• dar a conocer un nuevo restaurante o producto
2.5. Promoción y comercialización

El marketing de eventos es una estrategia que consiste en promocionar un producto o
servicio y aumentar el reconocimiento de su marca. También busca establecer vínculos
más estrechos y emocionales con clientes, empleados y proveedores. Mediante este
tipo de eventos, el consumidor puede conectar de forma más rápida con la marca e
identificarse con ella. Sigue leyendo para descubrir su verdadera importancia. Y con-
vierte tu pasión en tu profesión, con nuestro curso en Organización de Eventos y Con-
gresos.
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El marketing de eventos es fundamental para cautivar a los clientes. Brindan la oportu-

nidad de establecer conexiones entre la marca y la audiencia, mediante experiencias
memorables. Y, a la vez, permiten comunicar y transmitir claramente un mensaje, en el
momento oportuno.
Existen varias formas de comercialización de eventos y cada una puede cumplir perfec-
tamente con los objetivos de un vendedor:
• construir relaciones más sólidas con sus usuarios.
• lanzar un nuevo producto. Es una buena forma para introducirlo a clientes

potenciales.
• promocionar la nueva actualización de un producto o servicio ya existente.

Gracias a estas interacciones en persona, la marca coge protagonismo. Asimismo, se
consigue perdurar en la memoria del consumidor y generar valor a largo plazo en las
relaciones con clientes y socios. Además, son estrategias muy versátiles y efectivas para
cualquier formato.
https://blog.visitacostadelsol.com/es/marketing-eventos
¿Qué permite la comercialización de eventos?

El marketing de eventos es una de las estrategias más útiles para las grandes empresas.
A continuación, podemos observar todo lo que le beneficia a una marca:
• Crear notoriedad
Los eventos permiten mejorar la imagen de las empresas, ganar posicionamiento y valor
de marca. El objetivo principal consiste en crear experiencias que conecten emocional-
mente con su público. Gracias a estas sensaciones positivas, se obtiene un recuerdo
agradable y perdurable en la mente de los clientes potenciales y actuales.
34
• Generar oportunidades de negocio

Organizar eventos permite interactuar con clientes y obtener leads que pueden conver-
tirse en posibles ventas. Para que este paso sea efectivo, se aconseja definir y conocer
en profundidad el público objetivo. Así, asistirán y participarán en el evento los perfiles
que realmente nos interesen.
• Conectar con el cliente

La mejor manera de obtener resultados es generando un importante engagement emo-
cional con el público. Es decir, hay que ser capaz de captar su atención, de sorprenderlos,
divertirlos y cautivarlos. De esta manera, ellos mismos compartirán su experiencia del
acontecimiento a través de las redes sociales. Un buen consejo es enumerar la audiencia
y las características del evento (Timing, merchandising, expositores, etc.), y comprobar
previamente si les puede aportar el valor que ellos buscan.
• Relacionar y educar
Para que las personas participen en estos eventos, es fundamental crear networking y
formación. Esto se obtiene considerando las diferentes motivaciones que pueda tener
cada asistente. Es decir, la información debe ser interesante y ofrecer un valor añadido
de aprendizaje a los usuarios. Además, hay que saber generar un ambiente que facilite
la comunicación y la interacción interpersonal y grupal.
2.6. El personal
Los eventos son los actos de promoción y celebración que más personal humano nece-
sitan y con conocimientos más heterogéneos, por ello la parte de búsqueda y refuerzos
es fundamental. Para este tipo de contratación tenemos varias alternativas:
1. Personal propio: podemos plantearnos esta opción si necesitamos refuerzos
para acciones puntuales para este evento; y contar con ayuda durante unos me-
ses. De esta forma tendríamos un trabajador más en nuestra organización a
tiempo parcial o completo durante el periodo que determinemos necesario para
la organización íntegra y ejecución de todo el evento. También podemos optar
por perfiles de coordinadores de eventos, Brand Ambassadors… u otro tipo de
personal que podamos contratar por horas.
2. Personal autónomo: es una excelente opción para contar con personal de re-
fuerzo para acciones concretas. Podemos necesitar este tipo de refuerzo para
actividades como: trabajar acciones con medios de comunicación o acciones de
relaciones públicas, confirmar asistencia de invitados (máxime si el número es
muy elevado), hacer prospecciones (si vamos a tener varias localizaciones) …
35
3. Contratación de empresas de servicios: esta opción es la óptima si necesitamos

servicios de refuerzos como pueden ser: azafatas, técnicos de sonido, algún re-
curso un poco más especializado: DJ, bailarines… para todo esto podemos en-
contrar empresas especializadas que nos pueden proveer de magníficos profe-
sionales que nos van a amenizar el evento de forma complemente óptima.
https://www.totalisimo.com/blog/personal-necesario-para-organizar-un-evento-con-exito/
Todo este personal que es fundamental, hará que nuestro evento sea perfecto, siempre
que haya una buena coordinación, por parte de la agencia de eventos, o agencia de pu-
blicidad. Este trabajo es clave para que todo salga como tiene que salir. Bajo mi punto
de vista este es el éxito de un evento, ya que, si tú cuentas con fantásticos profesionales
y un buen personal, pero estos no están bien coordinados y organizados, el resultado
del evento no será el que debería de ser, no obteniendo por tanto los resultados pre-
tendidos.
Dentro de la organización es fundamental:
1. controlar los tiempos de cada una de las partes del evento.
2. coordinar todo el personal.
3. coordinar a los asistentes: quién los recepcionará, hora de llegada, control de las
necesidades, hora de finalización, atención a asistentes con necesidades especia-
les….
4. controlar los objetivos del evento, y esto es sin duda una de los puntos más impor-
tantes, ¿qué pretendíamos conseguir con el evento? ¿cómo vamos a medir el éxito
del mismo? Esto tendrá que ser incluido en un informe final en el que reflejemos
los logros y principales números para entregar a nuestros clientes.
36
RECUERDA:
 Un salón de congresos cómodo y bien equipado es uno de los factores
más importantes a la hora de escoger el lugar de celebración de un
evento de empresa, una convención o cualquier otro tipo de acto que
se quiera organizar.
 Un aspecto clave en la celebración de congresos es la iluminación, que
debe satisfacer las máximas exigencias de diseño y funcionalidad a par-
tir de estudiados sistemas para el cómodo control de la luz.
 Un salón de reuniones debe contemplar la acústica y en ello es esencial
el revestimiento y pavimento del espacio. La exposición al ruido se tra-
duce en dolores de cabeza, falta de concentración y estrés.
 El marketing de eventos es una estrategia que consiste en promocio-
nar un producto o servicio y aumentar el reconocimiento de su marca.
37
UA3. PROGRAMACIÓN Y DESARROLLO

DEL EVENTO
Para asegurarnos el éxito de un evento hace falta definir el objetivo a largo, mediano o
corto plazo, la estrategia general para alcanzarlo, una planificación que permita aprove-
char los recursos humanos y técnicos que se tengan y que posibilite la ejecución del plan
previsto en el lugar y en los tiempos programados.
Ya establecidos los objetivos, los tiempos para alcanzarlos y organizar el evento, los pro-
pósitos del cliente, el mensaje, y cómo llegar al público o participantes determinados,
entonces se tendrá una base suficiente para encarar la etapa de planificación. Además
de los condicionamientos del lugar o escenario, así como del tiempo de preparación,
habrá aquí que considerar algo fundamental: el presupuesto disponible. Dentro del es-
pacio destinado a este rubro tan importante, y determinado entre los objetivos, habrá
que definir si se pretende algún recupero económico y en qué plazos. Para los eventos
de gran magnitud el trazado de dos programas de acción, si fuera posible: uno mediato
y de alcances más limitados, y otro que sea su consecuencia y de alcance más general o
total.
38
3.1. Programación y desarrollo del servicio

Programar un evento es organizarlo conforme a un plan; la disposición general de un
proyecto.
Además, es una actividad de un alto nivel de versatilidad que incluye tareas como rela-
ciones públicas, administración de recursos, ambientación, manejo de grupos, supervi-
sión general, etc. Por lo cual se requiere de una correcta planificación y organización
profesional para poder competir y lograr excelencia en la calidad del servicio. Un evento
que no ha sido organizado en forma profesional, si sale bien, más que nada será pro-
ducto de la buena suerte.
El proceso de planificación consta de seis etapas:
• previsión: implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futu-

ras, sin lo cual sería imposible hacer planes y actuar. Es la base necesaria para el
paso siguiente: la planeación.
• planificación: es la determinación del camino que se tomará para lograr los ob-
jetivos que nos hayamos propuesto. es el curso de acciones a seguir de modo
que se establezcan: la secuencia de las operaciones para efectuarlas, la determi-
nación de tiempos, elementos y presupuestos con qué lograrlos.
• programa o plan de trabajo: se recomienda recurrir a los colaboradores más cer-

canos. Se hace un primer borrador y después se hacen las revisiones que sean
necesarias. Una vez hecho esto, se reagruparán las acciones por rubro o área
comprendida en el evento para que luego sean ejecutadas por el comité corres-
pondiente.
• presupuesto: el paso siguiente es cuantificar económicamente lo que cada ac-

ción representará. Esto determina con la exactitud máxima posible el capital o
inversión requeridos, divididos en dos renglones principales: egresos e ingresos.
- Egresos fijos: gastos que necesariamente se harán (alquiler sede, por ej.).
- Egresos variables: condicionados por el número final de asistentes (portafo-
lios, carpetas, etc.). • Presupuesto: abierto o cerrado.
- Punto de equilibrio: los ingresos compensan los egresos.
• cronograma: herramienta que señala la secuencia cronológica más eficaz para

obtener mejores resultados.
• organización: se puede definir como la estructuración de acciones y funciones,

la asignación de jerarquías para lograr los objetivos establecidos previamente
con la máxima eficiencia y ahorro de RRHH, recursos materiales y económicos.
39
Principios de organización:
• de especialización: la división de acciones a desarrollar limitada por la especiali-

zación y en forma concreta, rinde mayor eficiencia y destreza.
• de unidad de mando: para cada función debe existir un solo jefe o responsable.
Nadie puede rendir si recibe instrucciones de más de una persona.
• de equilibrio autoridad – responsabilidad: ejercer autoridad sin responsabilidad

trastorna gravemente la organización.
• de equilibrio dirección – control: para cada nivel jerárquico deben existir los con-
troles de dirección a fin de corregir errores, orientar acciones y en el último de
los casos, limitar responsabilidad o reubicar al responsable.
La división, clasificación y agrupación de acciones a realizar para dar cumplimiento al
Plan de trabajo dependen de:
• importancia numérica de asistentes al evento (la división de funciones para un

evento de 100 personas no requerirá de tanta especialización como la de un
evento de 1000);
• programa general de trabajo (no es lo mismo organizar un desayuno de trabajo

que un seminario);
• RRHH disponible: ¿con cuánta gente se cuenta? ¿Qué experiencia tienen?;
• RR Económicos: ¿qué disponibilidad económica existe para la contratación ex-

terna de recursos técnicos como RRHH?
Tener en cuenta:
• Hacer listado de todas las funciones que el Plan de trabajo contiene;
• Integrar grupos de trabajo de acuerdo a las características de las funciones del

grupo.
• Definir funciones de forma clara y sencilla, especificando:

- el trabajo que esperamos que se haga;
- las personas de las que se debe disponer;
- lugares en que dicho trabajo se debe ejercer.
• Organigrama: gráfico o carta de Organización. Puede ser tan amplio como se con-
sidere necesario o sólo mostrar de forma gráfica 3 o 4 niveles jerárquicos de mayor
importancia.
40
Con la etapa de Organización termina la fase teórica del proceso de planificación.

Define con claridad cómo se llevará a cabo el evento, jerarquías, responsabilidades, au-
toridad y funciones. Se ha ideado con base en Planeación y muestra gráficamente las
vinculaciones e interacción de los sub-comités.
• Integración: es la primera etapa de la fase dinámica del proceso. En este mo-

mento empezamos a implementar prácticamente todo el contenido teórico.
En esta etapa se ejerce realmente la integración física de los colaboradores, quienes, en
las distintas áreas se harán cargo de todas las acciones contempladas en el plan de tra-
bajo. En Integración, se selecciona y se lleva a cabo la contratación del personal eventual
que hiciera falta en caso de no contar y necesitar un grupo más numeroso del que habi-
tualmente nos rodea. Este personal se integrará de forma organizada, siempre en pos
de obtener los logros planeados al inicio.
• Dirección: es la etapa de ejecución o actuación. Es la función ejecutiva que se

ejerce mediante la delegación de autoridad y responsabilidad por medio de efi-
caces canales de comunicación y con una supervisión ágil y permanente para
realizar de modo efectivo lo planeado.
Principios de Dirección
• Coordinación de intereses: con la habilidad y efectividad de cada comité, para

que continúen subordinados al interés general establecido previamente (ningún
interés personal debe ser más valorado que el general).
• Principio de las vías jerárquicas: los canales jerárquicos deben ser inviolables.
• Principio de resolución de conflictos: sin alterar la disciplina del grupo y con el

mínimo disgusto de las partes. Los disgustos sin resolver causan incertidumbre y
son un obstáculo en la coordinación.
• Principio de aprovechamiento de conflictos: se debe aprovechar para aplicarlo

a otros casos o áreas similares.
• Control: es la etapa final del proceso. En ella la función del equipo de trabajo es
la de recolectar, analizar, y comparar los datos necesarios para evaluar el logro
de las metas establecidas al comienzo. Este último paso nos permitirá medir los
resultados de las distintas acciones, las que serán referentes de eventos futuros,
fundamentalmente. Además, podemos detectar fallos y desviaciones que podre-
mos corregir.
41
Hay tres aspectos fundamentales sobre los que se aplican medios de control:
• Finanzas: se aplican los medios adecuados para evaluar la administración de los

recursos financieros: si se hizo en forma correcta o no. Control de ingresos y
egresos. Resultados o balance final.
• Cantidad de asistentes: (en el caso de que el evento haya sido de convocatoria

abierta) esto será determinante de futuros eventos.
• Desarrollo del programa: (técnico, social, cultural, etc.) son la esencia real del
evento. Aplicamos medios de control personales (supervisión) e instrumentales
(encuestas).
En los casos en que evaluamos a través de encuestas, debemos tener en cuenta que las
opiniones que en este sentido se exponen son subjetivas y en la valoración o análisis, se
debe considerar este factor.
Para cerrar el proceso definitivamente, corresponde hacer un informe de evaluación
que adjuntaremos a toda la documentación interna del evento, como así también, ela-
borar uno similar que será entregado al cliente, aunque éste no lo haya solicitado en
ningún momento. Es una forma de darle un cierre a ese proyecto y mantener la conti-
nuidad en la relación comercial.
3.2. Servicios para actos comerciales

Organizar un evento empresarial, como una convención o reunión, puede sonar en prin-
cipio como una tarea sencilla de llevar a cabo.
Sin embargo, cuando se comienzan a plantear todos los detalles que significa la organi-
zación de dicho evento (comunicación con proveedores, servicio de catering, música,
registro, actividades, comida, etc.) es cuando se dimensiona el verdadero trabajo que
requiere la organización de un evento empresarial.
Es por ello que la mejor opción es recurrir a los servicios de una empresa especializada
en la organización de eventos corporativos.
Estas empresas ofrecen una gran ayuda para aligerar el trabajo de organización e imple-
mentación. Sin embargo, es importante que, antes de seleccionar alguna, se tenga co-
nocimiento de los principales servicios que ofrecen las agencias.
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Algunos de los servicios principales que debe ofrecer una empresa organizadora de
eventos son:
• asesoría personalizada: es fundamental que la empresa esté enfocada en el tipo

de evento que se desea realizar. Que brinde servicios acordes a los deseos, re-
querimientos y expectativas del cliente. Debe ser una empresa especialista y res-
ponsable con la distribución equitativa del presupuesto;
• iluminación: debe tener encargados de la iluminación, de esta manera podrán

proporcionar lámparas que ubicarán estratégicamente, para que tanto las foto-
grafías como los videos puedan tener la mejor calidad, sin importar si el evento
se realiza de día o de noche;
• mobiliario: es importante que cuente con el mobiliario indicado para la ocasión,

incluyendo mesas, sillas, sofás de diversas temáticas, con el fin de crear un am-
biente adecuado y cómodo para los invitados;
• sede (propia o contactos): algunas empresas cuentan con su propia sede para la
organización, o bien cuentan con contactos de confianza para conseguir una sede
de acuerdo a las exigencias de los clientes;
• servicio de audio y video: es recomendable que la empresa organizadora de

eventos proporcione profesionales de confianza que realicen trabajos audiovi-
suales de calidad, y que además cumplan con los requerimientos y peticiones del
cliente.
3.3. Servicios para actos sociales

No es lo mismo organizar una boda que una comunión o una reunión de trabajo. Cada
evento necesita ser diseñado y organizado ad hoc, es decir, personalizando aspectos
como el menú, la iluminación y la decoración de la sala. Y esta planificación demanda
una asesoría profesional para que el resultado sea un éxito.
Si bien un organizador de eventos está formado para encargarse de un evento de forma
integral, no tiene porqué ser así. En algunas ocasiones solo lo hace de algunos de los
elementos que lo conforman. Tales como el lugar (restaurante, finca o una casa), el ca-
tering, las invitaciones, la decoración, la iluminación, la música, la fotografía y el video.
También, los medios audiovisuales o la prensa, los profesionales (artistas, celebridades,
azafatas etc.), los espectáculos o la animación entre muchos otros.
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En este sentido podríamos dividir las tareas de las empresas organizadoras de even-
tos en los siguientes bloques:
• Planner designer: el aspecto que luzca la sala o recinto va a ser de vital importancia
para que un evento triunfe. Al fin y al cabo, son los sentidos los que le dicen al cerebro
si lo que ve, oye o huele es de su agrado y si tiene relación con sus expectativas.
Customizar un espacio con decoración sobria, elegante, estridente o basada en libros
o películas no es algo sencillo, ha de realizarlo un profesional.
El planner designer se ocupará de que, por ejemplo, la decoración esté en sintonía
con los valores o el tipo de celebración, si el recinto es el adecuado para el tipo de
invitados, etc.
• Los lugares y locales: restaurantes, fincas, hoteles, salas, locales, casas, etc. En este
bloque, las agencias de organización de eventos buscan los espacios más adecuados
según el objetivo del evento y según otros parámetros marcados por el cliente.
• La comida y bebida: catering, cafetería, etc. Este punto es importante para ciertos
tipos de evento especiales. Además, debe tenerse en cuenta el público que acudirá
al mismo, para poder tener en cuenta posibles alégrenos, gustos o restricciones die-
téticas.
• La preparación del lugar: el mobiliario, el diseño y la decoración, la iluminación, la

organización, etc. Cabe destacar que este punto influye, en muchas ocasiones, en el
resultado final.
• Personal para el evento: artistas, azafatas, fotógrafos, periodistas, celebridades, etc.
• Equipos y servicios técnicos: cámaras, micrófonos, focos, etc. El uso de medios au-
diovisuales, sobre todo pantallas y proyectores, es habitual en prácticamente el 100
% de los eventos (de todos los tipos). Las salas donde se celebran estos han de estar
bien equipadas, con tecnología audiovisual de calidad, para asegurar el correcto fun-
cionamiento de la reunión. En el caso de los encuentros empresariales, este aspecto
es de suma importancia, y aunque los asistentes vayan con sus propios equipos no
está de más que el lugar tenga de repuesto por si algo falla.
• Transporte: autobuses, taxis, limusinas, aviones, etc. Así como otros servicios como
el de estacionamiento o el del desplazamiento hasta los establecimientos hoteleros.
• Servicios extra o de apoyo: publicidad y redes sociales, servicios gráficos o de ima-

gen, estilismo, intérpretes, etc.
44
Preparación del evento y los profesionales

Entre los siete apartados recién mencionados destaca especialmente la forma en que
se organiza el evento. Es decir, la preparación del lugar y los profesionales que lo con-
forman.
En este sentido, las empresas organizadoras de eventos debes tener conocimiento ab-
soluto de todo tipo de partes que componen un evento. De este modo, ninguna de ellas
podrá desmerecer el resultado final de la organización del evento en sí.
De este modo, sabrás en qué ocasión se requiere un atril y en cuál no, con qué tipo de
plantas sería mejor decorar el lugar, dónde habría que situar a cada persona/invitado…
En resumen, conocer y organizar de la manera más coherente un lugar sacando su má-
ximo partido.
3.4. Control económico

El presupuesto del evento es un factor fundamental que, como organizador, nos limi-
tará durante toda la fase de preparación. Debemos ajustarnos en todo momento al pre-
cio que el cliente va a pagar por la celebración.
Gracias a él podemos tener una visión más realista y clara de los recursos económicos
de los que vamos a disponer. Sin él no podemos hacer una correcta administración de
gastos y no sabrás si tienes fondos suficientes para pagar todos los servicios necesarios
para el desarrollo del evento.
Tampoco debes perder de vista cuándo van a estar disponibles los fondos. Lo habitual
es que el pago se haga en varias partes, así que tendrás que negociar con tus proveedo-
res para ajustar los pagos a los momentos en los que ya hayas recibido parte del dinero
acordado por la organización del evento.
Cómo hacer un presupuesto de gastos de un evento

Ahora que somos realmente conscientes de la importancia que tiene la acción de pre-
supuestar, vamos a ver en detalle cómo hacer un presupuesto.
En alguna ocasión hemos hablado de las fases de un evento y hemos visto que un ele-
mento básico para poder hacer la planificación es conocer el objetivo que se persigue
con la celebración que se va a organizar. Pues bien, conocer el objetivo del evento tam-
bién es fundamental para poder presupuestar. Estar al tanto de la finalidad te permi-
tirá saber qué servicios serán esenciales y de cuáles se puede prescindir.
45
Partiendo de esa base puedes empezar a desgranar los costes y los posibles ingresos:
 Determinar los gastos comunes
Son ese tipo de gastos que están presentes en mayor o menor medida en todo tipo de
eventos y de los que no se puede prescindir, como la comida o el alquiler de espacios.
De media, el gasto en comida y bebida supone un 36% de los gastos comunes, seguido
en orden de importancia por el gasto audiovisual y la mano de obra necesaria para po-
nerlo todo en marcha.
Pero también hay otros gastos ordinarios o comunes que no puedes pasar por alto,
como los gastos de viaje del staff de la organización, las acciones de promoción, el coste
de los ponentes o del personal dedicado al entretenimiento, el alquiler de locales o fin-
cas y los gastos de alojamiento.
 Diferenciar costes fijos y variables
Tienes que tener claro desde el principio que hay costes que pueden variar en función
del número de personas que asistan al evento y otros que no.
Costos Fijos
Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad
de asistentes que lleguen al evento, esto es:
• producción pre-evento y gastos de personal.

• lugar dónde se hará el evento que será uno de los costes más importantes.
• software para gestionar un evento como Meetmaps
• difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
• equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y vídeo.
• traductores si fuera necesario.
• sistema de inscripción y acreditación.
• costos Variables
• los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados,
entre ellos:
- material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o suve-
nires o diplomas
- servicio de Catering, coffee break, almuerzos, cenas
- personal de seguridad y limpieza
Con estos datos puedes conocer rápidamente el coste medio del evento por asistente.
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Imprevistos
El presupuesto de un evento debe ser siempre flexible y con un cierto margen para
atender a los imprevistos que a buen seguro van a surgir.
Lo mejor es calcular entre un 10% y un 15% del coste total del evento para tener así
un fondo de reserva al que poder acudir en caso de ser necesario.
Fuentes de ingresos
Si se trata de eventos públicos, deportivos, o diferentes tipos de eventos de empresa,
es muy común que existan patrocinadores. Es difícil conocer en principio los ingresos
que se van a recibir en concepto de patrocinio, pero es importante tener en cuenta que
existirá una fuente de dinero que se puede aprovechar para cubrir gastos.
Consejos para ajustar el presupuesto del evento
El precio de organizar un evento suele ser elevado, pero hay ciertas acciones que como
organizador puedes llevar a cabo para intentar reducir el coste y que así los presupues-
tos que presentes sean más atractivos para tus posibles clientes.
• Intenta reservar el lugar de celebración, los billetes de avión y el alojamiento con la

máxima antelación posible. Busca diferentes combinaciones de vuelo más aloja-
miento para conseguir la oferta más barata.
• Busca diferentes patrocinadores que puedan estar interesados en tener presencia
en el evento.
• Negocia con proveedores para conseguir un precio lo más ajustado posible por sus
servicios.
• Implícate con los proveedores y ayúdales a buscar formas de poder ofrecerte su ser-
vicio algo más barato.
• Elige proveedores locales.
• Reutiliza material de un evento para otro.
• No dejes nunca de ampliar tu lista de proveedores de confianza.
Presentación del presupuesto
Una vez que el documento está listo es hora de presentarlo al cliente o los patrocinado-
res. No puede faltar el nombre de la empresa o profesional que lo emite, los datos del
solicitante del presupuesto y la fecha de entrega del mismo.
No hay que perder de vista que los diferentes servicios que son necesarios para organi-
zar un evento pueden variar de precio con el paso del tiempo, de ahí la importancia de
poner una fecha de validez al presupuesto. Esto, además, ayuda a que el cliente tome
su decisión más rápidamente, al generarle cierta sensación de urgencia.
47
Lo recomendable es que cada una de las partidas del presupuesto estén bien desglo-
sada, de modo que el cliente o los patrocinadores puedan ver exactamente qué van a
pagar y en qué concepto. De hecho, si es un evento que ya se ha celebrado con anterio-
ridad, se puede presentar una estadística de la evolución de los costes de un año para
otro.
Herramientas para hacer un presupuesto para eventos
Cuanto más grande y complejo sea el evento también será más complejo hacer el pre-
supuesto, por eso es importante que como organizador cuentes con herramientas que
te ayuden a gestionar esta importante fase de preparación.
El Excel es la herramienta más comuna para calcular un presupuesto de un evento, aun-
que existen plantillas para generar un presupuesto que podrás duplicar y ajustar evento
tras evento.
Podemos tener presupuestos que se adaptan al evento o eventos que se adaptan al pre-
supuesto, pero lo fundamental es que sepamos en todo momento cuánto dinero hay
disponible y cómo lo vamos a repartir entre los diferentes servicios y profesionales con
los que vamos a tener que contar.
https://www.quoters.io/es/templates/eventos/organizacion-de-eventos-plantilla-presupuesto/
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3.5. Calidad y formación

La calidad, más allá de ventaja competitiva, es vital en el turismo. La experiencia acumu-
lada demuestra que la infraestructura es un elemento determinante en la percepción
del cliente, ya que son los medios técnicos y las instalaciones los que permiten el desa-
rrollo de la actividad turística en el destino.
La calidad, más allá de ventaja competitiva, es vital en el turismo. La experiencia acumu-
lada demuestra que la infraestructura es un elemento determinante en la percepción
del cliente, ya que son los medios técnicos y las instalaciones los que permiten el desa-
rrollo de la actividad turística en el destino.
La Calidad dentro de una organización es un factor importante que genera satisfacción
a sus clientes, empleados y accionistas, y provee herramientas prácticas para una ges-
tión integral.
RECUERDA:
 Un evento que no ha sido organizado en forma profesional, si sale
bien, más que nada será producto de la buena suerte.
 No es lo mismo organizar una boda que una comunión o una reunión
de trabajo. Cada evento necesita ser diseñado y organizado ad hoc,
es decir, personalizando aspectos como el menú, la iluminación y la
decoración de la sala. Y esta planificación demanda una asesoría pro-
fesional para que el resultado sea un éxito.
 El presupuesto del evento es un factor fundamental que, como or-
ganizador, nos limitará durante toda la fase de preparación. Debe-
mos ajustarnos en todo momento al precio que el cliente va a pagar
por la celebración.
 La calidad, más allá de ventaja competitiva, es vital en el turismo. La
experiencia acumulada demuestra que la infraestructura es un ele-
mento determinante en la percepción del cliente, ya que son los me-
dios técnicos y las instalaciones los que permiten el desarrollo de la
actividad turística en el destino.
49
UA4. LA IMPORTANCIA DE LA
COMUNICACIÓN E IMAGEN
CORPORATIVA
https://markepymes.com/para-que-sirve-y-por-que-es-importante-la-comunicacion-en-una-empresa/
La imagen corporativa es un reflejo de la personalidad organizacional. Esto in-

cluye ideas, misiones, visiones, valores y percepciones del cliente bien sean positivas o
negativas, basadas en las expectativas del cliente y la evaluación de productos o servi-
cios. Es decir, la imagen corporativa surge de la integración entre los servicios prestados
y la identidad corporativa, que es la cultura interna entre los miembros de la organiza-
ción, así como su papel protagonista en la transmisión de la existencia de la empresa en
la interacción con los clientes.
Sin embargo, el éxito de cualquier marca tiene un elemento esencial: el componente
gráfico/ visual de la imagen corporativa.
La marca o la construcción de marca es una poderosa herramienta de marketing, y esta
es precisamente la raíz de una marca exitosa. La imagen visual corporativa de una
marca es un factor clave para el éxito de cualquier empresa, esto se logra eligiendo el
tono corporativo (color organizacional), el logo y su versatilidad en diferentes medios.
50
La percepción de la marca tiene en cuenta todos los factores anteriores, y es necesario

destacar que una buena gestión de la imagen corporativa es sinónimo de interés, tiempo
invertido y una buena predicción de quién es la marca que, sin buenos efectos visuales,
es imposible garantizar el éxito de la marca.
Las imágenes visuales inspiran más confianza a las personas, despiertan el interés de las
personas por contratar u obtener servicios, y en muchos casos estos posicionamientos
aseguran el posicionamiento a los ojos del público. Mantener un equilibrio armonioso
entre cada componente de la imagen corporativa de la marca ayudará a tener éxito en
el mercado. Las estrategias de comunicación y marketing, los canales de comunicación
y la representación de la marca son las mejores formas de asegurar el éxito de cualquier
empresa.
4.1. Introducción
La comunicación y la imagen empresarial son dos conceptos intrínsecamente relaciona-
dos. La definición de un lenguaje de marca propio no es sólo la elección del tono o el
estilo. El idioma que habla una marca revela su propósito y su filosofía, marca la diferen-
cia y constituye toda una declaración de intenciones.
El lenguaje de marca permite transmitir la personalidad, los valores y las características
más representativas de la firma. Es parte del mensaje que lanza la compañía y uno de
los aspectos que mayor influencia tienen en el posicionamiento, la reputación y la per-
cepción de la marca. La forma de expresarse y los recursos empleados para transmitir in-
fluyen considerablemente en la percepción de los usuarios y en el tipo de relación que
establece con su público objetivo.
4.2. La comunicación verbal

La comunicación verbal es aquella en la que se utilizan las palabras. El mensaje que se
transmite se articula y expresa a través de la comunicación oral, o escrita.
Es una forma de expresión que posee el ser humano. Mediante esta las personas inter-
actúan, emiten sus ideas y las intercambian en la mayoría de los casos. Para lo que utili-
zan un código común (signos lingüísticos), que puede ser usado de forma escrita u oral.
Esto depende del canal utilizado para la trasmisión del mensaje o idea. Dicho canal co-
necta de manera invisible al emisor, persona que emite el mensaje, y el o los receptores,
que son quien o quienes reciben el mensaje.
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Ventajas de la comunicación verbal

La comunicación verbal tiene interesantes ventajas que facilitan la rápida comprensión
por parte del interlocutor y con frecuencia su respuesta. Veamos a continuación algunas
de esas ventajas:
• la comunicación verbal, tanto oral como escrita, es rápida. Siendo la oral la más
rápida de las dos;
• el mensaje que se emite tiende a ser siempre claro;
• facilita la obtención de respuestas inmediatas en relación con el mensaje o idea

emitida;
• brinda la oportunidad de corregir rápidamente el mensaje, en caso necesario;
• facilita el reconocimiento del emisor aun cuando no se le esté viendo;
• es barata, si tanto el emisor como el receptor están presentes;
• contribuye al desarrollo de la capacidad de escuchar de manera activa, es decir,

con verdadera atención y así poder responder apropiadamente;
• facilita el desarrollo de la capacidad de responder de forma rápida y correcta,

con coherencia;
• se puede complementar con indicios y/o señales no verbales para facilitar la

comprensión del oyente.
https://www.eude.es/blog/comunicacion-verbal/
La comunicación es una característica innata del individuo. Es parte fundamental de la

cotidianidad de todos los seres humanos. Las diferentes acciones que las personas llevan
a cabo para transmitir sus ideas permiten establecer una clasificación de los tipos de
comunicación verbal y no verbal que existen.
52
Conocer esos tipos favorece la comprensión y, por tanto, una comunicación efectiva. Sin
duda, esta es necesaria en el proceso de socialización y para el logro de las diferentes
metas que se plantean las personas y organizaciones.
En la comunicación verbal se distinguen los siguientes tipos:
• Oral: en ella los interlocutores emiten sonidos de voz usando las palabras para
el intercambio de ideas en un código común, es decir, una lengua común. Se rea-
liza en persona o a través de medios tecnológicos.
• Escrita: es una comunicación que no requiere de sonidos. Se realiza mediante el
uso de un código común o lengua escrita en diferentes materiales, incluyendo
algunos instrumentos que en la actualidad brinda la tecnología.
4.3. La comunicación no verbal

A la capacidad que tiene el ser humano de expresar sus ideas sin el uso de indicios y
signos lingüísticos se le llama comunicación no verbal. Es decir, comunica asertivamente
un mensaje sin hablar. Este se transmite mediante expresión facial, gestos, posturas,
sonidos sin palabras, lenguaje corporal y lenguaje visual, entre otros. Por lo que
está asociada a la inteligencia emocional. En la comunicación no verbal también inter-
viene un emisor, uno o unos receptores del mensaje o idea.
Ventajas de la comunicación no verbal
La comunicación no verbal brinda excelentes ventajas a aquellos que no quieren o no
pueden comunicarse verbalmente de manera efectiva. Algunas de ellas son:
• Transmite emociones y sentimientos favoreciendo la comprensión del receptor o

receptores.
• Contribuye a fortalecer relaciones interpersonales propiciando el incremento de la

confianza.
• Permite la trasmisión del mensaje sin necesidad de usar imágenes, código o len-
guaje determinado.
• Traspasa fronteras culturales y geográficas, ya que no requiere de conocimiento

previo de un idioma o costumbres para transmitir un mensaje.
• Complementa y refuerza la comunicación verbal.
• El mensaje puede ser transmitido sin necesidad de sonidos, es decir, en silencio.
• Facilita la comunicación a las personas con alguna discapacidad para comunicarse

verbalmente.
53
• Requiere solo de prestar atención mediante la observación para captar el mensaje.
• Es útil en casi todas las áreas de la vida.
• Puede sustituir a la comunicación verbal en la mayoría de los casos.
• Es informal, no requiere reglas para elaborar un mensaje.

La comunicación no verbal se clasifica en:
• paralingüística: son los factores que complementan la comunicación verbal oral
como el tono, el volumen y el timbre de voz.
• proxémica: consiste en el mensaje que transmite la distancia que separa a las
personas durante el intercambio de ideas.
• kinésica: consiste en todos los gestos y señales que se hacen al transmitir el men-
saje. Como la postura, los movimientos de las extremidades, la mirada y la ex-
presión del rostro, entre otros
Diferencias entre comunicación verbal y no verbal
La comunicación verbal y no verbal coinciden en varias de sus características y elemen-
tos, en especial en su intención de comunicar un mensaje. Existen aspectos que las di-
ferencian marcadamente. Entre ellos se encuentran:
• La comunicación verbal, como indica su nombre, se sirve de palabras y de signos
lingüísticos. Por el contrario, la comunicación no verbal no requiere de ellos para
ser efectiva, usa signos paralingüísticos.
• La comunicación verbal tiende a apoyarse o a complementarse con signos para-
lingüísticos como el tono de voz, el ritmo y timbre al hablar… Mientras que la
comunicación no verbal no requiere de apoyarse en los aspectos de la primera.
• La comunicación verbal suele transmitir mensajes previamente racionalizados, al
contrario de la no verbal, que transmite emociones y sentimientos, muchas ve-
ces sin que la persona se dé cuenta de ello.
• En la comunicación verbal es poco probable que el mensaje transmitido sea in-
correcto, es decir, que haya malentendidos. Sin embargo, en la comunicación no
verbal esto ocurre con frecuencia.
• Para que se establezca la comunicación verbal no es necesario que los interlocu-
tores estén. En contraparte de la no verbal, donde es indispensable la presencia
y atención visual del emisor y el receptor.
54
• En la comunicación verbal generalmente la retroalimentación es rápida. A dife-

rencia de la no verbal, en la que la comprensión del mensaje puede retardar la
respuesta.
• La comunicación verbal permite registrar evidencia del mensaje. La no verbal no
lo permite.
https://enfoqueestrategico.com/estas-son-las-6-estrategias-para-mejorar-tu-comunicacion-no-verbal-en-los-
eventos/
4.4. El protocolo escrito

El protocolo es el conjunto de reglas consensuadas por norma o por tradición que es-
tablecen la forma de actuar en distintas situaciones humanas. Es una forma de comuni-
cación y sistematización del orden de funcionamiento de las relaciones y los actos. Su
uso correcto da a conocer sin palabras la posición, el prestigio o el respeto de una per-
sona, empresa o institución.
Existen diferentes tipos de protocolo: empresarial, religioso, cultural, militar, diplomá-
tico… El protocolo empresarial, que es el que nos ocupa a nosotros, se ha convertido en
un elemento básico en toda organización, ya que cuidar la imagen y los valores que se
quieren transmitir es esencial para maximizar el potencial comercial de la empresa y
para diferenciarse de la competencia.
55
A la hora de organizar un evento empresarial, el protocolo a seguir se define en las si-

guientes fases:
1. de tanteo: en la cual se valora la necesidad de organizar el evento o no, de
acuerdo con los fines y objetivos marcados.
2. de información: una vez decidido que se tira adelante el evento, es el momento
de investigar experiencias similares y juntar toda la información que puede ser
necesaria para diseñar el acto.
3. de recopilación: momento en el que literalmente se recopila toda la información
y material necesarios para la planificación del evento.
4. de anteproyecto: redacción de un borrador de programa general, sin muchos
detalles, que incluye el cronograma, el croquis de los espacios, un primer listado
de posibles invitados, el contexto general del acto… Es una fase muy creativa de
diseño e innovación.
5. de discusión o debate técnico: es el momento de discutir el borrador de ante-
proyecto con la organización y sus colaboradores. Es aconsejable hacer uso de
medios informáticos para ilustrar la exposición. Es una fase de discusión, de pre-
guntas, de sugerencias.
6. de proyecto y programación: redacción del programa oficial del acto que debe
incluir el cronograma detallado del evento, los croquis (que permitan interpre-
tar el programa y ayuden a visualizar cómo serán los espacios, los movimientos
previstos, los recorridos, el protocolo para los asistentes…), el libro de ruta (en
el caso que haya desplazamientos de uno o más invitados), los diseños o grafis-
mos (invitaciones, carteles, minutas, credenciales, diplomas, etc.), el listado de
invitados, el presupuesto y los anexos necesarios.
7. de organización: planificación general de todo el evento, llevando a la práctica
el programa oficial elaborado: elaboración del listado de invitados, cartas de in-
vitación, carteles indicadores; montaje y adecuación de los espacios, preparación
del material de sonido e iluminación, pantallas y proyectores, elementos deco-
rativos; montaje de comedores, adecuación de los servicios higiénicos, servicio
de guardarropía; accesos a las instalaciones, control de invitaciones, zonas de
aparcamiento; regalos, diplomas, medallas; guión de las intervenciones, elabo-
ración de documentos necesarios; servicios de información y atención al público,
servicios de seguridad integral del acto, etc.
56
8. de taquilla: es la fase de control del listado de invitaciones y confirmación de

asistencia. Comprende la elaboración de los listados de invitados, el envió de las
invitaciones, el seguimiento de las mismas, el control de las confirmaciones, la
atención a los invitados y la asignación de los asientos.
9. de comunicación externa e interna: la comunicación interna es el guion técnico
o escaleta que deben tener las personas que tienen que velar para que todo salga
bien. Es la versión del programa en la que se incluyen las acciones que los dife-
rentes organizadores tienen que realizar en cada momento; se entrega a los téc-
nicos, auxiliares y colaboradores. La comunicación externa es el programa que
se facilita a los invitados con el guión general del evento.
10. de ensayos: es una prueba muy realista, un ensayo general del evento, que se
realiza la víspera de la fecha programada. Tiene como objetivo la comprobación
de que el montaje es correcto, y también que todas las personas que interven-
drán en el acto ensayen las acciones que les competen.
11. de ejecución: es el evento en sí, el momento real en que se lleva a cabo. Es una
fase en la que se tiene que mantener un alto nivel de control general de la situa-
ción, haciendo un seguimiento exhaustivo de que todo se desarrolla según lo
programado y resolviendo todas las incidencias que puedan surgir.
12. de valoración: una vez pasado el evento, es el momento de analizar lo que se ha
programado y la forma como se ha ejecutado. Es importante estudiar los errores
y los aciertos, para tenerlos en cuenta en futuros eventos. Se elaborará un in-
forme de conclusiones con la valoración técnica de cada procedimiento.
4.5. El protocolo al teléfono

El teléfono hoy en día es algo casi indispensable. Es frecuente ver empresas que cuentan
con centralitas inteligentes, servicios de atención telefónica, etc. Estos servicios, sin
duda, se ponen al alcance de los clientes con el fin de potenciar y afianzar sus estrategias
de mercado.
Además, la gran evolución que está experimentando la telefonía móvil se convierte en
una herramienta de trabajo casi imprescindible, que, como todas las herramientas, de-
berá usarse de forma correcta.
Por ello, todo profesional que habitualmente realice y atienda numerosas llamadas, ten-
drá que tener en cuenta algunas normas básicas a fin de sacarle el máximo provecho y
la máxima eficiencia, sin olvidar la buena comunicación y cortesía que deberá transmitir
telefónicamente.
57
Algunas de estas normas son las siguientes:

1. tanto la voz como el tono deberán adecuarse a nuestro interlocutor. Una voz
excesivamente alta puede resultar desagradable o dar síntomas de malos moda-
les, pero también una voz demasiado baja o con un tono apagado, dará signos
de falta de ánimo. Por otra parte, también se deberá modular el tono de voz,
cambiando éste y adecuándolo a la conversación. De esta manera, evitaremos
que nuestro interlocutor pierda interés;
2. siempre se deberá responder con cortesía, educación y amabilidad, sin perder
las buenas maneras, incluso cuando su interlocutor las pueda perder;
3. las llamadas telefónicas de carácter laboral se realizarán siempre en el horario
de trabajo, excepto en situaciones excepcionales.
4.6. Imagen personal

La imagen personal es una herramienta de comunicación con la que, bien trabajada, ge-
neramos impacto e influencia sobre nuestro interlocutor, expresamos valores, ofrece-
mos visibilidad y posicionamiento frente a la competencia, creamos confianza al cliente
e incluso, generamos ventas y éxito profesional.
¿Qué y cómo comunica la Imagen Personal?
La Imagen Personal transmite cualidades (seriedad, cercanía, credibilidad, dinamismo,
flexibilidad, etc.) a través de los códigos de la imagen. Al igual que se trabaja para estar
el día en conocimientos, habilidades y competencias, hay que saber tratar la imagen
personal en la atención al cliente sin frivolidad y como herramienta de comunicación de
gran valor:
• apariencia externa/física: elementos que quedan integrados a través del out-

fit/look y que reflejan la identidad profesional y de la empresa: lo que vestimos, el
maquillaje, la higiene, el perfume, la alimentación, la tipología corporal y facial,
etc. Es muy importante proyectar tu identidad a través del estilo, aunque el out-
fit/look puede ser de elección propia o tener que hacer uso de uniforme por exi-
gencias de la actividad o por imagen corporativa. Sea como sea siempre tiene que
reflejar tu esencia y ayudarte a proyectar las cualidades que quieres transmitir.
• comunicación no verbal y verbal: la Imagen Personal también es nuestra manera

de expresarnos y no sirve guionizar nuestras palabras.
La comunicación verbal no es solo lo que decimos sino cómo lo decimos. La comu-
nicación no verbal es como un puzzle en el que se engloban nuestros gestos, pos-
turas, voz, mirada, sonrisa, paralenguaje. Fusionar la comunicación no verbal y
58
verbal es básico para ofrecer un mensaje claro y sin interferencias, aunque distin-
tos estudios dicen que los gestos son más influyentes y tienen más fuerza que las
palabras.
• habilidades Sociales: son el conjunto de conductas y capacidades que permiten

interactuar y relacionarse con los demás. El trato, la forma de saludar, la puntua-
lidad, etc. Todo influye en la percepción de tus interlocutores. En resumen, es el
arte de «saber estar».
• actitud: tu comportamiento ante cualquier situación refleja tu forma de hacer

y ser y puede diferenciarte de forma positiva o negativa. Es clave proyectar las cua-
lidades, habilidades, competencias, valores, etc. que se quieren comunicar con
esencia y credibilidad ante el cliente, para así lograr dar un servicio de Atención al
Cliente de excelencia.
4.7. Atención al cliente

En cada evento es de suma importancia atender correctamente al cliente desde el mo-
mento en que contrata nuestro servicio hasta que finalice el evento o hasta incluso an-
tes, y después para poder ser recomendados.
Hay ciertos puntos que no debemos olvidar en cuanto a servicio y calidad de atención,
por ejemplo, realizar una correcta calendarización para no fallar bajo ningún término
con nuestro cliente para que no haya problemas de superposición con otros eventos
que tengamos.
Es muy importante tener una buena presencia como organizador y los empleados que
se encuentren trabajando ya sea durante las entrevistas o el día del evento mismo ya
que algo muy importante es demostrarle al cliente el compromiso de todo el personal.
En cuanto a la atención al cliente es muy importante tener al personal bien arreglado y
prolijo sobre todo el día del evento. Asignarles correctamente las tareas a realizar para
que no se genere ningún tipo de conflicto durante el evento ya que por lo general se
genera un contexto de alegría y felicidad. Si surge un conflicto y los invitados lo notan
significa que como organizador no estaría realizando correctamente el servicio.
Otra razón por la cual se llegan a generar conflictos es si el organizador es muy autorita-
rio y no escucha sugerencia de sus colegas o si no tiene una buena comunicación con
sus empleados, esto suele ocurrir ya que un evento como por ejemplo un casamiento
tiene de duración aproximadamente 12 horas y en el transcurso del mismo pueden sur-
gir diferentes situaciones que alteren al organizador y a sus empleados y si los mismos
no tienen una buena comunicación se produce el conflicto.
59
Si no se le proporciona al personal el debido salario y un determinado tiempo de des-

canso puede llegar a no ser efectivo debido a la cantidad de horas de trabajo y si no le
abona el debido sueldo o lo que el empleado debería ganar dentro de todo, también son
causas de conflicto.
En cuanto a la atención el día en que se realiza el evento es importante destacar que el
personal que se encuentre allí debe tener algo llamado “Timing” el cual describe que
cosa va en determinado tiempo durante el evento, deben ser muy ordenados y detallis-
tas, deben estar calificados para poder realizar más de una tarea a la vez y hacerla rápida
y eficazmente.
60
RECUERDA:
 La marca o la construcción de marca es una poderosa herramienta
de marketing, y esta es precisamente la raíz de una marca exitosa.
La imagen visual corporativa de una mar-ca es un factor clave para
el éxito de cualquier empresa, esto se logra eligiendo el tono corpo-
rativo (color organizacional), el logo y su versatilidad en diferentes
medios.
 La comunicación y la imagen empresarial son dos conceptos intrín-
secamente relacionados. La definición de un lenguaje de marca pro-
pio no es sólo la elección del tono o el estilo.
 El protocolo es el conjunto de reglas consensuadas por norma o por
tradición que establecen la forma de actuar en distintas situaciones
humanas. Es una forma de comunicación y sistematización del orden
de funcionamiento de las relaciones y los actos.
 El teléfono hoy en día es algo casi indispensable. Es frecuente ver
empresas que cuentan con centralitas inteligentes, servicios de aten-
ción telefónica, etc. Estos servicios, sin du-da, se ponen al alcance de
los clientes con el fin de potenciar y afianzar sus estrategias de mer-
cado.
 La imagen personal es una herramienta de comunicación con la que,
bien trabajada, generamos impacto e influencia sobre nuestro inter-
locutor, expresamos valores, ofrecemos visibilidad y posiciona-
miento frente a la competencia, creamos confianza al cliente e in-
cluso, generamos ventas y éxito profesional.
61
BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA
LIBROS Y ARTÍCULOS
Black, Sam. “El ABC de las Relaciones Publicas”. Cuarta edición. Londres, Ediciones Ges-
tión 2000, 2004.
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www.rrppnet.com.ar/imagen-corporativa.php
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www.rrppnet.com.ar/ceremonialyprotocolo.htm
RRPPnet. Portal de relaciones públicas. Definición relaciones públicas.
www.rrppnet.com.ar/defrrpp.htm
62
RRPPnet. Portal de relaciones públicas. ¿Qué es la identidad corporativa?

www.rrppnet.com.ar/que-es-la-identidad-corporativa.php
63

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UA1. EL MERCADO DE EVENTOS,

1.1. El mercado de eventos, reuniones y banque-

La globalización y la internacionalización de los eventos

Fuente: Madrid Film Office

¿Cómo nace el turismo de reuniones?

¿Cómo es el turismo de reuniones?

¿Cómo nace el turismo de reuniones?

¿Cómo es el turismo de reuniones?

¿Cuáles son las áreas del turismo de reuniones?

• Reuniones: aquí encontramos reuniones de negocios, seminarios de formación,

• Incentivos: esta tipología se caracteriza en la motivación y compensación, ya sea

• Conferencias: se trata de conferencias corporativas donde se reúne un grupo de

1.2. El mercado de reuniones: protocolo oficial y

Protocolo previo a la organización del evento

• Invitados. El público que va a asistir al acto determina, en gran medida, el proto-

• Programa de actos. Antes de iniciar el evento, se debe diseñar un programa de

• Infraestructura. La infraestructura y los elementos necesarios para llevar a cabo

Protocolo durante el acto

Protocolo al terminar el evento

1.3. El protocolo oficial

¿Qué actos regula el protocolo oficial?

• Actos oficiales de Estado.

Elementos regulados por el protocolo oficial

• Vestimenta en actos oficiales.

¿Qué otros elementos regulan el protocolo oficial?

• En este sentido, algunos de estos elementos son:

• La participación de la realeza en actos.

El protocolo oficial para la realeza

1.4. La simbología en los actos protocolarios: ban-

Protocolo de colocación de la bandera de España

Protocolo de banderas oficiales en fila única

Protocolo de colocación de banderas de países

Protocolo de colocación de banderas en actos oficiales

Protocolo de banderas: España, CCAA y ayuntamiento

Protocolo de banderas: Unión Europea, España, CCAA, ayuntamiento

Protocolo de colocación de banderas de todas las Comunidades Autónomas (CCAA)

Posición Nombre Posición Nombre

1. a País Vasco 11. a Castilla-La Mancha

2. a Cataluña 12. a Canarias

3. a Galicia 13. a Navarra

4. a Andalucía 14. a Extramadura

5. a Principado de Asturias 15. a Islas Baleares

6. a Cantabria 16. a Comunidad de Madrid

7. a La Rioja 17. a Castilla y León

8. a Región de Murcia 18. a Ceuta

9. a Comunidad Valenciana 19. a Melilla

Protocolo de colocación de banderas en institución pública: ayuntamiento, dipu-

• Sedes de órganos Constitucionales del Estado

UA2. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

2.1. Tipos de eventos

Eventos con causa y de recaudación de fondos

Son eventos en los que se participa o se observa un espectáculo deportivo. Incluyen

Se orientan hacia el ámbito privado o familiar y pretenden celebrar o conmemorar un

• Evento pequeño (entre 50 y 250 participantes)

2.2. Organización del departamento

• Comité organizador • Comité de logística

• Comité de restauración • Comité de marketing y comunica-

Funciones del equipo

2.3. Espacio, equipos y mobiliario

estructurales, su amplitud, además de la capacidad para poder incorporar la tecnología

Un aspecto clave en la celebración de congresos es la iluminación, que debe satisfacer

2.4. Producción gastronómica