Análisis de las etapas del ciclo presupuestal en Colombia: estudio de caso en entidades

territoriales.

Etapa de preparación.

La etapa de preparación del ciclo presupuestario es fundamental, ya que es aquí

donde se establecen las bases para el proceso presupuestario. En esta etapa se
definen los objetivos y metas a alcanzar, así como también se establecen las
limitaciones y restricciones en cuanto a recursos disponibles. Las principales
actividades que se realizan en esta etapa son las siguientes: (Calán Peñafiel, T. E., &
Moreira García, G. A. 2018)

1. Definición de objetivos y metas: En esta actividad se establecen los

objetivos y metas que se pretenden alcanzar durante el periodo
presupuestario. Estos objetivos y metas deben ser claros, específicos,
medibles y alcanzables.
2. Revisión del presupuesto anterior: En esta actividad se analiza el
presupuesto anterior para evaluar su efectividad en la consecución de los
objetivos y metas establecidos. Se identifican los puntos fuertes y débiles del
presupuesto anterior para mejorar el presupuesto actual.
3. Análisis de los recursos disponibles: En esta actividad se evalúa la
disponibilidad de recursos financieros, humanos y materiales necesarios para
alcanzar los objetivos y metas establecidos. Se identifican las limitaciones y
restricciones de recursos.
4. Identificación de las necesidades: En esta actividad se determinan las
necesidades de la organización para alcanzar los objetivos y metas
establecidos. Se establecen los proyectos y actividades necesarios para
cubrir estas necesidades.
5. Priorización de las necesidades: En esta actividad se establece un orden de
prioridad de las necesidades identificadas en función de su importancia y
urgencia.
 6. Elaboración de las estimaciones presupuestarias: En esta actividad se
elaboran las estimaciones presupuestarias para cada una de las necesidades
identificadas. Se establecen los costos de los proyectos y actividades
necesarios para cubrir las necesidades identificadas.
7. Presentación del presupuesto: En esta actividad se presenta el presupuesto a
los responsables de la toma de decisiones para su aprobación. Se explican
los objetivos y metas establecidos, las necesidades identificadas, las
prioridades establecidas y las estimaciones presupuestarias.

Etapa de presentación.

La etapa de presentación del ciclo presupuestario es el momento en el que se presentan los

presupuestos elaborados en la etapa de preparación ante los responsables de la toma de
decisiones para su aprobación. Las principales actividades que se realizan en esta etapa son
las siguientes: (Rodríguez, E. M. C., Zurita, I. N.2020)

1. Presentación del presupuesto: En esta actividad se presenta el presupuesto a los

responsables de la toma de decisiones, como el gerente general o el consejo de
administración. Es importante que la presentación sea clara y detallada para que los
responsables de la toma de decisiones puedan entender completamente el
presupuesto.
2. Explicación de los objetivos y metas: En esta actividad se explica los objetivos y
metas establecidos en la etapa de preparación y cómo se relacionan con el
presupuesto presentado. Se debe enfatizar cómo los proyectos y actividades
incluidos en el presupuesto contribuirán a la consecución de los objetivos y metas
establecidos.
3. Discusión de las necesidades y prioridades: En esta actividad se discute las
necesidades identificadas en la etapa de preparación y las prioridades establecidas.
Se deben explicar las razones detrás de la priorización y justificar por qué ciertas
necesidades son más importantes que otras.
 4. Análisis de los costos: En esta actividad se analizan los costos de los proyectos y
actividades incluidos en el presupuesto. Se deben explicar cómo se llegó a las
estimaciones presupuestarias y cómo se pueden reducir los costos sin comprometer
la calidad y la efectividad de los proyectos y actividades.
5. Negociación y ajuste: En esta actividad se negocia y se ajusta el presupuesto para
alcanzar un consenso entre los responsables de la toma de decisiones. Es posible
que se realicen ajustes a los proyectos y actividades incluidos en el presupuesto o se
reduzcan los costos para ajustarse a las limitaciones y restricciones de recursos.
6. Aprobación del presupuesto: En esta actividad se aprueba el presupuesto por los
responsables de la toma de decisiones. Una vez aprobado, el presupuesto se
convierte en un plan de acción para el periodo presupuestario y se puede pasar a la
siguiente etapa del ciclo presupuestario: la ejecución.

Etapa de estudio.

La etapa de estudio del ciclo presupuestario es la etapa en la que se analiza el presupuesto

aprobado en la etapa de presentación para determinar su viabilidad y factibilidad. Las
principales actividades que se realizan en esta etapa son las siguientes: (Ochoa-Crespo, C.
M., Narváez-Zurita, 2020)

1. Análisis de la estructura del presupuesto: En esta actividad se analiza la estructura

del presupuesto para determinar su complejidad y si es fácil de implementar. Se
verifica si el presupuesto se divide en categorías y áreas de responsabilidad
claramente definidas, lo que facilitará su seguimiento y control.
2. Revisión de las estimaciones presupuestarias: En esta actividad se revisan las
estimaciones presupuestarias elaboradas en la etapa de preparación para determinar
su precisión. Se comparan las estimaciones con los costos reales de proyectos y
actividades similares realizados en el pasado para evaluar su exactitud.
3. Verificación de la asignación de recursos: En esta actividad se verifica la asignación
de recursos a cada proyecto y actividad incluidos en el presupuesto para determinar
 si es suficiente. Se analiza si se asignaron los recursos adecuados a cada proyecto y
actividad para garantizar su éxito.
4. Evaluación de la capacidad de financiamiento: En esta actividad se evalúa la
capacidad de financiamiento de la organización para determinar si el presupuesto es
sostenible. Se analizan las fuentes de financiamiento y se evalúa su capacidad para
financiar los proyectos y actividades incluidos en el presupuesto.
5. Identificación de riesgos: En esta actividad se identifican los riesgos asociados con
la implementación del presupuesto y se establecen medidas de contingencia para
abordarlos. Se identifican los riesgos financieros, operativos y de otro tipo que
podrían afectar la implementación del presupuesto y se establecen medidas de
contingencia para minimizar su impacto.
6. Ajuste del presupuesto: En esta actividad se ajusta el presupuesto según sea
necesario en función de los resultados del análisis realizado en las actividades
anteriores. Es posible que se realicen ajustes a los proyectos y actividades incluidos
en el presupuesto o se realicen cambios en la asignación de recursos para garantizar
su viabilidad y factibilidad.
7. Aprobación final del presupuesto: En esta actividad se aprueba el presupuesto final
por los responsables de la toma de decisiones después de realizar los ajustes
necesarios. Una vez aprobado, el presupuesto se convierte en un plan de acción para
el periodo presupuestario y se puede pasar a la siguiente etapa del ciclo
presupuestario.

Etapa de repetición.

l presupuesto de repetición es aquel que se elabora y presenta cuando se ha vencido el plazo

para la presentación del presupuesto del ejercicio fiscal anterior y no ha sido aprobado.

En este sentido, el presupuesto de repetición es un mecanismo para garantizar la

continuidad de la gestión financiera de la organización y evitar la paralización de sus
actividades en caso de que no se haya aprobado el presupuesto en el plazo establecido.
(Martínez Barrera, N. G. 2020)
El plazo para la presentación y aprobación del presupuesto de repetición puede variar según
la legislación y las normas que rijan en cada país y organización. En algunos casos, el plazo
para presentar el presupuesto de repetición puede ser establecido por ley, mientras que en
otros casos puede ser determinado por la dirección de la organización.

Es importante tener en cuenta que el presupuesto de repetición es una medida temporal y no

debe sustituir la elaboración y aprobación del presupuesto del ejercicio fiscal
correspondiente. Por lo tanto, es fundamental que se realicen esfuerzos para aprobar el
presupuesto del ejercicio fiscal lo antes posible, a fin de garantizar una planificación
financiera adecuada y una gestión eficiente de los recursos.

Etapa de liquidación.

La etapa de liquidación del ciclo presupuestario es la etapa final en la que se lleva a cabo el
seguimiento y control del presupuesto implementado para determinar su éxito y hacer
ajustes necesarios para el siguiente periodo presupuestario. Las principales actividades que
se realizan en esta etapa son las siguientes: (Lesmes Mendoza, E., & Trujillo, S. M.2012)

1. Seguimiento del presupuesto: En esta actividad se lleva a cabo un seguimiento

constante del presupuesto para asegurarse de que se está implementando de acuerdo
con lo planificado. Se comparan los costos y los ingresos reales con los
presupuestados para detectar desviaciones y se toman medidas correctivas para
ajustar la implementación.
2. Control presupuestario: En esta actividad se lleva a cabo un control presupuestario
para asegurarse de que los gastos y los ingresos se mantengan dentro de los límites
establecidos. Se verifican los costos reales y se comparan con los costos
presupuestados para determinar si se están cumpliendo las metas establecidas.
3. Evaluación de la eficacia: En esta actividad se evalúa la eficacia del presupuesto
implementado para determinar si se están cumpliendo los objetivos y metas
 establecidos. Se comparan los resultados reales con los objetivos y metas
establecidos para evaluar el éxito de la implementación.
4. Identificación de desviaciones: En esta actividad se identifican las desviaciones en
la implementación del presupuesto y se determinan las causas subyacentes. Se
analizan las desviaciones para determinar las causas y se establecen medidas
correctivas para evitar que ocurran en el futuro.
5. Ajuste del presupuesto: En esta actividad se ajusta el presupuesto según sea
necesario en función de los resultados del seguimiento y control realizado en las
actividades anteriores. Es posible que se realicen ajustes a los proyectos y
actividades incluidos en el presupuesto o se realicen cambios en la asignación de
recursos para garantizar su eficacia y éxito.
6. Cierre del presupuesto: En esta actividad se cierra el presupuesto una vez que se ha
completado su implementación. Se preparan informes de cierre para documentar los
resultados y las lecciones aprendidas y se preparan los presupuestos para el
siguiente periodo presupuestario.

Etapa de ejecución.

La etapa de ejecución es una de las fases más importantes del ciclo presupuestario, ya que
es en esta etapa donde se ponen en marcha las actividades planificadas en el presupuesto y
se asignan los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y metas establecidos.

Durante la etapa de ejecución, se implementan los programas y proyectos incluidos en el

presupuesto y se realizan los gastos y pagos correspondientes. Es en esta etapa donde se
asignan los recursos financieros, humanos y materiales necesarios para llevar a cabo las
actividades planificadas, y se toman las decisiones para su correcta administración.

Es importante que durante la etapa de ejecución se realice un seguimiento y control de los

recursos y actividades para garantizar que se estén cumpliendo los objetivos y metas
establecidos en el presupuesto. En caso de que se detecten desviaciones o problemas, se
deben tomar medidas correctivas y ajustar el presupuesto en consecuencia. (Delgado, E.
2014)

La etapa de ejecución también puede incluir la evaluación de los resultados obtenidos y la

generación de informes financieros y de gestión para informar sobre el avance y los
resultados alcanzados.

Etapa de control político y seguimiento.

La etapa de control político y seguimiento se refiere a la supervisión y evaluación que se

realiza sobre la gestión financiera y presupuestaria por parte de los organismos encargados
de la vigilancia y control de los recursos públicos, como pueden ser los órganos de control
interno y externo, los tribunales de cuentas o las comisiones de control presupuestario en el
ámbito legislativo. (Ponce, M. 2020)

En esta etapa se lleva a cabo la verificación de que los recursos públicos se estén utilizando
de manera eficiente, eficaz y transparente, y se cumplan los objetivos y metas establecidos
en el presupuesto. Además, se realiza un análisis de las desviaciones y resultados obtenidos
durante la ejecución del presupuesto y se proponen medidas para corregir y mejorar la
gestión presupuestaria.

Es importante destacar que el control político y seguimiento no solo se realiza al final del
periodo presupuestario, sino que se lleva a cabo de forma continua durante toda la etapa de
ejecución del presupuesto. Para ello, se utilizan diferentes herramientas y mecanismos de
control, como pueden ser las auditorías financieras y operativas, la revisión de la
documentación y registros contables, la elaboración de informes y recomendaciones, entre
otros.

Además, esta etapa también implica la rendición de cuentas por parte de los responsables
de la gestión financiera y presupuestaria, quienes deben informar de manera periódica y
transparente sobre el avance y resultados obtenidos durante la ejecución del presupuesto.
Normatividad.

CONFIS.

El CONFIS, o Consejo Superior de Política Fiscal, es un órgano colegiado de

carácter interministerial encargado de definir la política fiscal del país y coordinar la
gestión presupuestaria del sector público.

En el contexto del análisis de las etapas del ciclo presupuestal en Colombia, el

CONFIS juega un papel importante en la etapa de programación y elaboración del
presupuesto, ya que es responsable de definir las directrices y prioridades para la
asignación de recursos públicos en el país. También es responsable de supervisar la
ejecución del presupuesto y hacer recomendaciones para su ajuste en caso de ser
necesario.

En el estudio de caso en entidades territoriales, el análisis del ciclo presupuestal se

enfoca en cómo se desarrollan las diferentes etapas del proceso en las regiones y
cómo se relacionan con las políticas y directrices definidas por el CONFIS a nivel
nacional. De esta manera, se busca evaluar la eficacia y eficiencia de la gestión
presupuestaria en las entidades territoriales y hacer recomendaciones para mejorar
su desempeño en el futuro.

Entidades territoriales.

En Colombia, las entidades territoriales son aquellas unidades político-administrativas

encargadas de la gestión y administración de los asuntos públicos a nivel local o regional.
Las entidades territoriales se dividen en tres niveles: (Colombia 1994)

1. Departamentos: son entidades territoriales que agrupan a varios municipios dentro

de una misma región o territorio.
 2. Municipios: son entidades territoriales que corresponden a las ciudades, pueblos o
zonas rurales de un departamento y que tienen autonomía en la gestión de sus
asuntos públicos.
3. Distritos: son entidades territoriales que corresponden a ciudades con características
especiales y que, por tanto, tienen una organización administrativa particular. En
Colombia, existen dos distritos: Bogotá, la capital del país, y Cartagena de Indias.

Cada entidad territorial tiene su propio presupuesto y se encarga de gestionar y administrar

los recursos públicos que le corresponden. La elaboración y aprobación del presupuesto de
cada entidad territorial se rige por la normatividad establecida por el CONPES (Consejo
Nacional de Política Económica y Social) y se debe ajustar a los planes de desarrollo de la
entidad.

Las entidades territoriales tienen la responsabilidad de prestar servicios públicos,

desarrollar proyectos de inversión, gestionar la infraestructura y el territorio, entre otras
funciones. Además, tienen la obligación de garantizar la transparencia y la eficiencia en el
uso de los recursos públicos y de rendir cuentas a la ciudadanía sobre su gestión.

Plan de desarrollo.

El Plan de Desarrollo es un instrumento de planificación que establece las políticas,

objetivos, metas, estrategias y acciones que se llevarán a cabo en un periodo determinado
de tiempo en un territorio específico, ya sea a nivel municipal, departamental o nacional.
(Departamento Nacional de Planeación 2020).

El Plan de Desarrollo se convierte en la guía para la toma de decisiones y la gestión pública

durante el periodo establecido. Se debe elaborar con la participación activa de la
ciudadanía, incluyendo los diferentes actores sociales, económicos y políticos, para
garantizar su legitimidad y pertinencia.

En Colombia, la Ley 152 de 1994 establece que cada entidad territorial debe contar con su
propio Plan de Desarrollo, el cual debe estar en concordancia con los Planes Nacionales de
Desarrollo y las políticas públicas del Gobierno Central.

El Plan de Desarrollo debe contener una visión de futuro para el territorio, en la que se
establezcan los retos y desafíos que se quieren superar. Además, debe contar con una
estrategia de desarrollo que defina las políticas, programas y proyectos que se llevarán a
cabo para alcanzar la visión de futuro establecida.

El Plan de Desarrollo se convierte en la hoja de ruta para la gestión pública, ya que en él se

establecen los objetivos y metas que se quieren alcanzar, así como las acciones que se
deben implementar para lograrlo. Por tanto, es fundamental que se elabore con un enfoque
de sostenibilidad, inclusión social, participación ciudadana y eficiencia en el uso de los
recursos públicos.

Referencias

Calán Peñafiel, T. E., & Moreira García, G. A. (2018). Análisis de las etapas del ciclo
presupuestario en la Administración Pública del Ecuador con el enfoque de
resultados. Revista cientifica UISRAEL, 5(1), 9-22.

Colombia. Departamento Nacional de Planeación. (2020). Guía para la elaboración del Plan
de Desarrollo Territorial. Recuperado de:
https://colaboracion.dnp.gov.co/cdt/desarrollo%20territorial/planesdesarrollo_dnp_
web.pdf

CONPES. (1997). Política para la elaboración, aprobación, ejecución y evaluación del

presupuesto. Recuperado de: https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Conpes/Econ
%C3%B3micos/4008.pdf

Colombia. (1994). Ley 152 de 1994, Por la cual se establece la Ley Orgánica de
Planificación; recuperado de: https://observatorioplanificacion.cepal.org/es/marcos-
regulatorios/ley-no-152-organica-del-plan-de-desarrollo-de-
 colombia#:~:text=152%20de%201994%3A%20%22por%20la,Presupuesto%20Anu
al%20de%20la%20Naci%C3%B3n.

Delgado, E. (2014). Oportunidades para la transparencia en el ciclo presupuestal: caso de

México.

Lesmes Mendoza, E., & Trujillo, S. M. (2012). Ciclo presupuestal.

Martínez Barrera, N. G. (2020). El proceso de contratación pública de licitación de obras y

la ejecución del ciclo presupuestario del Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal de Latacunga, en el año 2018 (Master's thesis).

Ochoa-Crespo, C. M., Narváez-Zurita, C. I., Torres-Palacios, M. M., & Erazo-Álvarez, J.

C. (2020). Procedimiento metodológico para evaluar el ciclo presupuestario de las
universidades particulares del Ecuador. Domino de las Ciencias, 6(1), 34-67.

Ponce, M. (2020). La transparencia del ciclo presupuestario en Uruguay: un proceso en

construcción. Revista del CLAD Reforma y Democracia, (77), 215-238.

Rodríguez, E. M. C., Zurita, I. N., & Álvarez, J. C. E. (2020). Evaluación del proceso de
planificación y del ciclo presupuestario para los Gobiernos Autónomos
Descentralizados. Revista Arbitrada Interdisciplinaria Koinonía, 5(10), 63-91.