CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURÍSTICOS CSET-9309

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA SENA

FECHA: Bucaramanga, 4 de abril de 2023

ELABORADO POR: Eduardo Alvarado Jiménez

1. OBJETIVOS

1.1 Responder las preguntas planteadas en la lista de verificación.

1.2 Realizar un resumen de las preguntas planteadas.
1.3 Presentar conclusiones.
1.4 Plantear las recomendaciones.

2. ACTIVIDAD

2.1 LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ES ACCESIBLE AL USUARIO

Si es accesible a todo usuario porque está en una buena ubicación donde la pueden
encontrar fácilmente y puede llegar cualquier persona, empresa y pueden radicar y el
horario es muy flexible desde la 7:30 a.m. se está radicando.

2.2 HORARIO DE ATENCIÓN AL USUARIO EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Utilizan como apoyo al señor óscar del primer y es el primero que atiende al usuario y si le
compete a él, la solicitud que viene hacer el usuario el lo genera porque él apoya todas las
solicitudes que llegan y es el medio que tienen para brindarle la información al usuario del
horario de atención y el portero también tiene esa información.

2.3 PLAN DE CONTINGENCIA EN CASO DE FALLA EN EL SISTEMA DE LA UNIDAD

En caso de una falla en el sistema se procede hacer procedimientos manuales, utilizan el

sello institucional y el fichero.

2.4 VENTANILLA VIRTUAL DE LA CORRESPONDENCIA

Es un aplicativo del SENA, lo puede utilizar cualquier usuario que quiera enviar una solicitud
y también genera el número de radicado, es el consecutivo con cual pueden hacer
seguimiento a la solicitud.

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2.5 ASPECTOS ESENCIALES PARA DESPACHAR O DAR INGRESO A UN DOCUMENTO DESDE LA
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.

Los aspectos que se deben tener en cuenta son, a quien va dirigido, quien envía la solicitud,
correo, número de teléfono, firma, dirección depende del tema y por ultimo si lleva anexo.

2.6 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA BRINDAR UN BUEN SERVICIO

Si es importante porque así se puede brindar un mejor servicio y no se equivocan en el

proceso que se está solicitando, Para dar una pronta repuesta a la solicitud y así no se valla
a vencimientos de términos.

2.7 PASOS O ASPECTOS QUE SE APLICAN EN EL PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS Y PRODUCIDAS

La recesión de atención al público

Lectura
Radicación
Indexación
Tramite de comprobante de recorrido
Entrega final de despacho de correspondencia

2.8 AFECTACIÓN DEL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA ATENCIÓN DE LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA

Se puede afectar, en equivocarse al momento de leer una comunicación y no saber de

pronto en qué momento la envié a una dependencia que no es, eso genera retraso y
reprocesos en las comunicaciones y en los tiempos de respuestas.

2.9 SERVICIO DILIGENTE Y EFICIENTE EN LA UNIDAD

Desde que la unidad atiende al cliente es tener un buen servicio, buen despacho, buena
recesión, una interacción con el usuario, darle una respuesta oportuna, atenderlo muy
eficaz son todos los parámetros que deben tener en cuenta para dar una atención muy clara
y oportuna como tal a la persona.

2.10 ERRORES EN LA RADICACIÓN O REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES

Se levanta un acta, en donde firman dos partes el que comete el error y su jefe y esa acta se
envía a Bogotá.

2.11 HABILIDADES BLANDAS PARA BRINDAR UNA ADECUADA ATENCIÓN AL USUARIO

Tener un buen servicio con el usuario, una interacción con el usuario, darle una respuesta
oportuna y clara, y atenderlo muy eficaz.

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2.12 RELACIÓN DE LOS COMPAÑEROS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA PARA PODER
CUMPLIR CON EL OBJETIVO DE SERVICIO DE LA OFICINA

Ser compañeristas y muy importante trabajar en equipo porque todos manejan los
procedimientos ya que se necesita para poder darle la mejor atención al usuario y poder
sacar el proceso adelante.

3. RESUMEN

Durante una falla en el sistema se hacen procedimientos manuales y se utiliza sello

institucional y fichero, en el momento de equivocarse en leer una comunicación y enviarla a
una dependencia que no es, genera retraso y reprocesos en la comunicación para evitar eso
es importante conocer el manual de funciones y procedimientos para así no equivocarse en
el proceso que se esta solicitando y dar una pronta respuesta a la solicitud.

4. CONCLUSIONES

La ventanilla virtual la puede utilizar cualquier usuario que quiera realizar cualquier
solicitud y la misma le genera un numero de radicado con el cual puede hacer
seguimiento a la solicitud.
Es importante tener en cuenta al dar ingreso a un documento a la unidad los
siguientes aspectos correo, firma, número de teléfono, la dirección dependiendo de la
solicitud y por ultimo si lleva anexos.

5. RECOMENDACIONES

Tener un cartel afuera de la regional con el horario de atención al usuario a la

unidad de correspondencia para que así no tengan que ir a preguntar al celador el
horario de atención.

EDUARDO ALVARADO JIMÉNEZ

Aprendiz

Redactor: Eduardo Alvarado Jiménez

Transcriptor: Eduardo Alvarado Jiménez

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