CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURÍSTICOS CSET-9309

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA SENA

FECHA: Bucaramanga, 4 de abril de 202

ELABORADO POR: Idelfonso Navarro Concha

1. OBJETIVOS

1.1 Responder las preguntas planteadas en la lista de verificación.

1.2 Realizar el resumen de la ida a la unidad de correspondencia.
1.3 Presentar conclusiones.
1.4 Plantear las recomendaciones.

2. ACTIVIDAD

2.1 LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ES ACCESIBLE AL USUARIO

Si es accesible a todo público, donde la pueden encontrar fácilmente y puede llegar

cualquier persona, empresa y pueden radicar y el horario es muy flexible desde la 7:30 a.m.
se está radicando.

2.2 HORARIO DE AL USUARIO EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Utilizan como apoyo al señor óscar del primer piso para brindarle información al usuario y el
apoya todas las solicitudes que llegan si alguna de esas solicitudes le compete a él la genera
y si no los envía a la unidad de correspondencia.

2.3 PLAN DE CONTINGENCIA EN CASO DE FALLA EN EL SISTEMA DE LA UNIDAD

Por causa de una falla en el sistema de la unidad de correspondencia se procede hacer

procedimientos manuales, donde utilizan el sello institucional y el fichero.

2.4 VENTANILLA VIRTUAL DE LA CORRESPONDENCIA

Es un aplicativo del SENA, lo puede utilizar cualquier usuario que quiera enviar una solicitud
y también genera el número de radicado, es el consecutivo con cual pueden hacer
seguimiento a la solicitud.

2.5 ASPECTOS ESENCIALES PARA DESPACHAR O DAR INGRESO A UN DOCUMENTO DESDE LA

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.

DO-F-012 V06
Se debe tener en cuenta a quien va dirigido y quien envía la solicitud más los anexos,
número de teléfono, correo y firma.

2.6 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA BRINDAR UN BUEN SERVICIO

Si es importante para darle una pronta repuesta a la solicitud y así no se valla a

vencimientos de términos.

2.7 PASOS O ASPECTOS QUE SE APLICAN EN EL PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS Y PRODUCIDAS

La recesión de atención al público

Recesión
Lectura
Radicación
Indexación
Tramite de comprobante de recorrido
Entrega final de despacho de correspondencia

2.8 AFECTACIÓN DEL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA ATENCIÓN DE LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA

Se puede afectar, por un error que se puede cometer como enviar una solicitud a una
dependencia que no es, eso genera retraso y reprocesos en las comunicaciones y en los
tiempos de respuestas.

2.9 SERVICIO DILIGENTE Y EFICIENTE EN LA UNIDAD

Desde que se recibe el cliente saberle darle una respuesta clara y oportuna, también darle
un buen servicio, tener una interacción con el usuario y atenderlo muy eficaz.

2.10 ERRORES EN LA RADICACIÓN O REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES

Se le hace un acta donde firma la persona que cometió el error y su jefe, y se envía a
Bogotá.

2.11 HABILIDADES BLANDAS PARA BRINDAR UNA ADECUADA ATENCIÓN AL USUARIO

El trato al usuario tiene que ser amable, brindarle una buena atención, saberle darle una
respuesta clara y oportuna, tener interacción con el usuario y atenderlo muy eficaz.

2.12 RELACIÓN DE LOS COMPAÑEROS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA PARA PODER

CUMPLIR CON EL OBJETIVO DE SERVICIO DE LA OFICINA

DO-F-012 V06
es muy importante trabajar en equipo porque todos manejan los procedimientos ya que se
necesita para poder darle la mejor atención al usuario.

3. RESUMEN

Para los procedimientos de administración de comunicaciones oficiales recibidas y

producidas toca aplicar algunos pasos que son la recesión de atención al público, recesión,
lectura, radicación, indexación, tramite de comprobante de recorrido y entrega final de
despacho de correspondencia, también se debe tener en cuenta que para dar ingreso a un
documento a la unidad de correspondencia tiene que tener los siguientes aspectos a quien
va dirigida, quien envía la solicitud, mas los anexos, correo, número de teléfono y la firma
para así poder dar ingreso a ese documento a la unidad de correspondencia.

4. CONCLUSIONES

Desde que se recibe el cliente saberle darle una respuesta clara y oportuna, también
darle un buen servicio, tener una interacción con el usuario y atenderlo muy eficaz.
Por causa de una falla en el sistema se procede hacer procedimientos manuales y
proceden a utilizar el sello institucional y el fichero.

5. RECOMENDACIONES

IDELFONSO NAVARRO CONCHA

Aprendiz

Redactor: Idelfonso Navarro Concha

Transcriptor: Idelfonso Navarro Concha

DO-F-012 V06