CÓMO ORGANIZAR UN WORKSHOP EXITOSO

Para todas las personas que desean emprender su propio negocio, es

importante conocer cómo pueden crear workshops para ser utilizados como
una de sus herramientas de marketing. Es por eso por lo que en este artículo
queremos darles respuesta a algunas de las dudas más comunes respecto a la
creación y organización de estos talleres.

Si estás considerando organizar este tipo de evento como parte de tu

estrategia de marketing y promoción, en esta ocasión vas a poder conocer
los elementos esenciales que necesitas para organizar un workshop exitoso;
o si estás por acudir a uno, entonces puedes revisar si cumple los elementos
que te vamos a compartir para así evaluar si vale la pena asistir.

¿Qué es un workshop?
Antes de acudir a este tipo de eventos, es
necesario conocer cuál es el significado del
workshop para un emprendedor.

Un workshop o también denominados

talleres de trabajo intensivo son organizados
para comunicar noticias relevantes y
“educar” a los asistentes en temas relacionados con la marca. Además, es el
ambiente ideal para generar una interacción que colabore en el intercambio de
información, recomendaciones de uso y hasta promoción que puedan mejorar
la reputación del negocio.

¿Cuánto dura normalmente un workshop?

Lo recomendable es que el formato esté pensado para durar de 3 a 5 horas,
pero hay algunos que se pueden extender hasta 8 o 10 horas, dependiendo de
la carga de información y trabajo que se quiera abarcar. Si llegas a sobrepasar
el segundo lapso, te recomendamos dividir este evento en dos días o al menos
incluir un receso de 1 o 2 horas.

Puedes terminar tu workshop y tener preparada una convivencia más casual,

en donde los integrantes puedan compartir impresiones del evento. Esto puede
ayudar a posicionar tu evento y tu marca, ya que es el momento en donde las
relaciones públicas salen a relucir.

¿A qué tipo de personas va dirigido un workshop?

Al ser un taller pensado en comunicar información, lo primero que debes
hacer es investigar qué tipo de personas quieres tener en tu workshop.
Analiza dentro de tu mercado meta y tus clientes actuales, qué tipo de
personas estarían interesadas en acudir a un evento como este y qué tipo de
contenido es el que esperan recibir.

Si estás buscando promocionar tu marca en general, puedes invitar a todos

aquellos interesados en conocerla. Si estás pensando en hacer un workshop en
donde el tema sea más específico, entonces puedes sondear dentro de tus
clientes a qué personas les interesaría conocer sobre el tema. Recuerda que
uno de los requisitos es que compartas algún tipo de información relevante y
relacionada con tu marca, de lo contrario, se vuelve una convivencia más.

¿Un workshop es lo mismo que una conferencia?

Definitivamente comparten
algunas características, pero no
son lo mismo. La gran
diferencia entre un workshop y
una conferencia es que en el
primero se busca que los que
acuden participen en el evento
no solo haciendo preguntas, sino que se involucren en el desarrollo del tema y
puedan aportar conocimientos a los demás asistentes.

Si bien es cierto que una persona es la encargada de coordinar el desarrollo del

evento, su principal característica debe ser tener la capacidad de que los
participantes intercambien información y se genere un clima de
retroalimentación.

¿Cómo se organiza un workshop?

Para que tengas un workshop exitoso, es necesario cumplir ciertos pasos que
garanticen el posicionamiento de tu evento, ya que puedes realizarlo cada
determinado tiempo.

1. Define el tema

Antes de pensar en cómo organizar un workshop, debes determinar de qué va

a tratar y cuál es objetivo que quieres cumplir al realizarlo. Puedes:

 Dar a conocer tu marca

 Informar y enseñar cómo utilizar cierto producto/servicio
 Compartir casos de éxito
 Anunciar asociaciones con otras marcas, etc.

2. Identifica el público objetivo

Con el tema decidido, es momento de ver

qué tipo de perfil quieres que cumplan las
personas que acudan a este evento.

Probablemente no te funcione mucho que

acuda alguien que no va a aprovechar las
enseñanzas que vas a compartir, así que es momento de ser selectivo y
específico con el público objetivo. Esto lo demuestras en los sitios en donde
vas a promocionar tu evento.

3. Difunde tu workshop

La promoción que le hagas a tu workshop es pieza

clave para lograr que tengas la cantidad de
participantes que deseas. Afortunadamente, las
redes sociales están a tu servicio, así como el blog de tu tienda online y blogs
relacionados con la temática del evento.
Puedes buscar asociarte con alguna otra marca con la que puedas compartir
público objetivo y así obtener más participantes.

4. Define el material que vas a utilizar

Como en todo evento, se debe tener preparado el
material que vas a querer compartir con los
participantes. Sean guías, manuales de uso,
información en digital o elementos multimedia,
debes estar preparado para ofrecerla al participante,
ya que seguramente no se conformarán con solo
verla en pantallas; van a querer llevarse a casa parte
de la información que se les compartió en el evento.

Las cuestiones técnicas también importan, así que evalúa el espacio en donde
se va a llevar a cabo tu workshop y revisa cuantas personas cómodamente
pueden estar presentes. La acústica es otro tema que debes monitorear, así
como la posición de pantallas, proyectores y equipos de sonido.

5. Acredita y certifica la presencia de los participantes

Aunque la acreditación del participante va al inicio del evento y la
certificación de su presencia es al finalizar el trabajo, es necesario que tengas
lo necesario para llevarlas a cabo.

El check in de los participantes debe ser una

actividad sencilla y fluida, ya que tienes los
tiempos exactos.

Utiliza una sencilla base de datos en donde

incluyas nombre completo del participante y de
manera manual le puedas otorgar algún elemento que lo identifique con los
demás participantes. Un gafete o un sticker con el nombre de cada uno suelen
ser los métodos más utilizados. Si tuviste un registro previo al evento en
alguna landing page y ya tienes la información de los participantes
confirmada, puedes anticipar este paso y el día del evento tener ya a la mano
los identificadores.
Al momento de finalizar el workshop, puedes realizar una rápida ronda de
recolección de diplomas o papeles que acrediten su presencia. Todo esto
funciona como un factor más para acudir a tu evento, ya que puede
proporcionar valor curricular y experiencia ante los interesados. De hecho,
puedes enviar los certificados de asistencia vía correo electrónico en las
siguientes horas.

Así que ya sabes, puedes comenzar a organizar el workshop de tu tienda

online, negocio o marca e interactuar con tu público. Te recomendamos que
consideres hacer este tipo de eventos una vez cada dos meses.