FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTIN DOCUMENTAL II

Gelpud Pantoja, Sonia Patricia Snchez Pealoza, Luz Mery Grupo 4

2014-I

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

Actividad 3: Programa de Gestin Documental II

Gelpud Pantoja, Sonia Patricia Snchez Pealoza, Luz Mery Grupo 4

Luz Marina Arias Gonzlez Tutora Virtual

2014-I

INTRODUCCION

Con la realizacin del presente trabajo pretendemos profundizar en el tema del ciclo vital de los documentos, cada uno de los procesos realizados en sus diferentes fases y todo lo relacionado con la normatividad aplicable a cada procedimiento.

OBJETIVO GENERAL Adquirir los conocimientos necesarios, en todo lo que tiene que ver con la Gestin Documental, desde su inicio hasta su disposicin final; de acuerdo a la normatividad existente as como a las directrices estipuladas por el Archivo General de la Nacin.

OBJETIVO ESPECFICOS Definir el ciclo vital de los documentos en sus diferentes fases y etapas. Resaltar la importancia de una unidad de correspondencia. Citar la normatividad existente en Gestin Documental. Identificar la correcta clasificacin documental

1.- Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases y etapas? El artculo 23 de la ley 594; establece como ciclo vital de los documentos a las etapas o ciclos que atraviesan los documentos a lo largo de su vida, desde su creacin hasta su disposicin final la cual puede ser eliminacin o conservacin total. Con base en los criterios establecido por cada entidad, desde su creacin y los valores adquiridos.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos contiene una relacin estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental y por las Tablas de Valoracin Documental. Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales pasan los documentos de archivo dentro de una organizacin, estas son: Primera Etapa: se desarrolla en el Archivo de Gestin o pre archivo, inicia con la creacin del documento, el trmite de la informacin que contiene y termina una vez cumplido el trmite que lo origino, all se encuentran los documentos que poseen valores primarios, los cuales pueden ser Administrativos, Contables, Fiscales, Legales o Tcnicos. La permanencia de los documentos en esta etapa dura entre dos a cinco aos y termina con las Transferencias Primarias al Archivo Central. Segunda Etapa: esta se desarrolla en el Archivo Central, a donde se traslada aquella informacin que no posee consulta frecuente pero que todava posee valores primarios, y deben ser conservados como objeto de consulta. En esta etapa los documentos pueden durar de cinco a veinte aos para luego cumplir con las Transferencias Secundarias al Archivo Histrico. Tercera Etapa: Archivo Histrico, contiene aquellos documentos que poseen valores secundarios importantes para la Historia, la Cultura, la Investigacin y la Ciencia. Los documentos que llegan a esta etapa son considerados de conservacin total 2. - Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en una organizacin? La unidad de correspondencia es la encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones oficiales, en cumplimiento del acuerdo 060 de 2001 por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales.

Importancia en las Organizaciones: v Integracin de los servicios de la unidad de correspondencia a los procesos que se ejecutan en los archivos de gestin, centrales e histricos de tal manera que permiten garantizar la integridad de las unidades documentales segn las Tablas de Retencin Documental. v Permiten administrar las comunicaciones contribuyendo con la normalizacin de los procesos de produccin, recepcin, distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de documentos por parte de la gestin documental. v Gestionan los procesos o programas de gestin documental para promover la conservacin adecuada de toda la documentacin, facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilizacin de procedimientos y operaciones Archivsticas. v Evitan el incumplimiento en la gestin de las comunicaciones al interior de las organizaciones; ya que la unidad de correspondencia debe garantizar la correcta recepcin, radicacin y asignacin de las comunicaciones oficiales con el fin de responder en los tiempos de respuesta establecidos legalmente. v La unidad de correspondencia permite establecer flujos de documentos, pueden ser stos fsicos o electrnicos, de tal manera que disminuye el riesgo de prdida de documentos o entrega de los mismos en reas que no tengan la competencia para su trmite. v La asignacin de un nmero nico y consecutivo a las comunicaciones garantiza transparencia en la actuacin administrativa. v Permite establecer controles al interior de las Organizaciones a fin de garantizar el seguimiento y consulta de las comunicaciones. v Permite normalizar la cantidad de copias producidas, evitando la superproduccin y a acumulacin de documentos en reas diferentes a las responsables del trmite. v Permite que las comunicaciones oficiales se tramiten e integren a las series documentales establecidas en las tablas de retencin documental, ya que la codificacin asignada depende del asunto contemplado en el documento. v Permite normalizar las comunicaciones oficiales por correo electrnico, garantizando que este tipo de informacin se quede por fuera de los lineamientos establecidos dentro del programa de gestin documental. v Un aspecto importante dentro de las unidades de correspondencia, es el manejo de la imagen corporativa al interior de las Organizaciones, al momento de la produccin documental se deben tener en cuenta las directrices establecidas en los manuales de correspondencia y es sta rea la responsable de velar por su cumplimiento.

3. Explique en forma escrita y mediante imgenes o fotografas, cada uno de los procesos de la Gestin Documental con su definicin, normatividad y actividades.

En su artculo 22, la Ley 594 de 2000, Procesos Archivsticos. Establece que la Gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende los siguientes procesos: Produccin: Recepcin o generacin comprende aspectos tales como origen, creacin y diseo de formatos y documentos en conformidad con las funciones propias de una entidad o dependencia. Entre las actividades realizada tenemos: Creacin y diseo de medios y tcnicas de produccin e impresin, se determinan los soportes documentales, los tamaos de calidad, los tipos de gramaje requeridos para la elaboracin del documento y las tintas; se elaboran los instructivos para el diligenciamiento de formularios y se determina el uso final del documento, el adecuado uso de la reprografa y se establecen los criterios para la asignacin de consecutivos.

Distribucin: Proceso mediante el cual se clasifican los documentos, para ser distribuidos a nivel interno, local, nacional o internacional, de acuerdo a las necesidades de cada entidad. En este proceso es necesario clasificar la informacin por: destinatarios, prioridades, por procesos o productos para proceder a realizar la distribucin, diligenciando las planillas que sirvan de soporte, para evidenciar el proceso realizado.

Consulta: Este proceso permite a los usuarios tener acceso a los documentos que se encuentran en los archivos de las entidades, bajo algunas restricciones propias de la confidencialidad. Para lo que se debe contar con un inventario documental actualizado, que permita realizar la ubicacin de los documentos solicitados y la recuperacin del documento consultado. En este proceso llevan a cabo algunas actividades como la evaluacin del requerimiento de consulta, determinar las tcnicas que deben utilizarse para la reproduccin de los documentos sin que se afecte la preservacin de los mismos y diligenciar los formatos establecidos para el control correspondiente de la consulta.

Organizacin: Es el conjunto de acciones orientadas a clasificar, depurar, ordenar, foliar, almacenar e identificar los documentos dentro de las unidades de conservacin que permitan automatizar la informacin bsica; para llevar a cabo este proceso es necesario tener en cuenta las Series y Subseries Documentales de la Tabla de Retencin documental, as como el nombre y cdigo especifico de cada unidad productora.

Recuperacin: este proceso de lleva a cabo mediante consultas a la base de datos donde se encuentra almacena la informacin estructurada, mediante un lenguaje de interrogacin adecuado. Se deben tener en cuenta elementos claves que permiten realizar la bsqueda, determinando un mayor grado de precisin, como ndices, palabras claves, tesauros y los fenmenos que se pueden dar en el proceso como son el ruido y silencio documental. Uno de los problemas que surgen en la bsqueda de informacin es si lo que recuperamos es "mucho o poco" es decir, dependiendo del tipo de bsqueda se pueden recuperar multitud de

documentos o simplemente un nmero muy reducido. A este fenmeno se denomina Silencio o Ruido documental.

Silencio documental: Son documentos almacenados en la base de datos pero que no han sido recuperados, debido a que la estrategia de bsqueda ha sido demasiado especfica o que las palabras claves utilizadas no son las adecuadas para definir la bsqueda. Ruido documental: Son aquellos documentos recuperados por el sistema pero que no son relevantes. Esto ocurre cuando la estrategia de bsqueda definida es demasiado genrica. Disposicin Final: es el resultado de la valoracin en cualquiera de las etapas del ciclo vital del documento, la cual se encuentra registrada en las Tablas de Retencin y Valoracin Documental, con miras a la conservacin, eliminacin, seleccin y reproduccin que puedan garantizar la perdurabilidad de la informacin.

Conservacin Total: se aplica a aquellos documentos que poseen valor permanente bien sea por disposicin legal o por que la informacin contenida, trata sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas propias de la entidad productora, lo que los convierte en prueba testimonial de su actividad y trascendencia. Es importante tener en cuenta otros criterios de valoracin, como son el desarrollo tecnolgico de una poca. Si los documentos entregados se encuentran en soportes diferentes al papel, estos deben cumplir con determinadas normas de calidad que garanticen su conservacin permanente, ejemplo microfilms, bandas sonoras y videograficas, cintas magnticas, etc. En lo que tiene que ver con el soporte papel y tintas, se deben elegir aquellos que ofrezcan mayor garanta de durabilidad.

Eliminacin: es el resultado de la disposicin final sealada en las Tablas de Retencin o Valoracin Documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en soportes diferentes. La eliminacin si no se encuentra establecida por la ley o un reglamento, es responsabilidad del Comit de Archivo de la entidad. Se debe verificar que los documentos que se van a eliminar corresponden a los criterios establecidos en las Tablas de Retencin Documental o a los asuntos de las Tablas de Valoracin documental. Ninguna serie documental se puede destruir si no se encuentra registrada en la correspondiente tabla de retencin.

Las eliminaciones deben hacer parte del proceso de las transferencias primarias y secundarias, pero en todos los casos es necesario levantar un acta la cual debe estar acompaada del respectivo inventario de eliminacin. Segn Manuel Romero, los criterios concretos para realizar la eliminacin son: Criterios de procedencia y evidencia: quiere decir que son ms valiosos los documentos que proceden de una institucin o seccin de un rango superior, que aquello provenientes de instituciones delegadas o perifricas, son ms importantes los documentos que se refieren a funciones especficas que aquellos que hacen referencia de funciones comunes de cualquier administracin. Criterios de Contenido: expresa que es mejor conservar aquellos documentos que contienen la informacin comprimida que extendida, es decir pueden suprimirse los documentos cuyos datos esenciales se encuentren en otros documentos que los agrupe, sobre todo si este ltimo est impreso. Los mtodos y procedimientos aplicados para la eliminacin de documentos depender de los soportes y del grado de confidencialidad de los documentos. 4. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestin Documental y realice las respectivas observaciones al respecto. El artculo 9 del mencionado decreto establece que los procesos de la gestin documental son:

Planeacin: Teniendo en cuenta que en la Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental del Archivo General de la Nacin establece como procesos del PGD a la: Produccin, Recepcin, Distribucin, Trmite, Organizacin, Consulta, Conservacin y Disposicin Final; y que en el decreto 2609 se plantea como primera etapa la Planeacin como un conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los documentos de la entidad, completamente pertinente y como un valioso aporte a los Programas de Gestin Documental por cuanto permite establecer acciones a corto, mediano y largo plazo de acuerdo al contexto administrativo, legal, funcional y tcnico propio de cada Entidad.

Produccin: Es importante considerar en este proceso, que adicional a los requisitos establecidos en el decreto, es conveniente considerar aspectos relacionados con: Medios y tcnicas de produccin y de impresin, adecuado uso de reprografa, instructivos para el diligenciamiento de formularios, control de la produccin de nuevos documentos, entre otros.

Gestin y Trmite: Es una de las actividades ms importantes relacionadas con el cumplimiento de las funciones asignadas a las dependencias, hace un aporte significativo relacionado con la descripcin (metadatos), disponibilidad, recuperacin y acceso para la consulta de documentos. Es conveniente considerar en esta etapa, los aspectos relacionados con los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Organizacin: Mantiene los aspectos relacionados con la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos, como parte integral de los procesos archivsticos.

Transferencia: Se establece como un nuevo proceso del PGD, involucra conceptos relativos a la transferencia de documentos en formato electrnicos, especial aporte, ya que en la actualidad los volmenes de informacin en formatos diferentes al papel estn presentes en

todas las Entidades. Requiere normalizar los metadatos tcnicos del formato con el fin de prolongar el tiempo de vida preservacin de la informacin.

Disposicin de Documentos: Anteriormente se denominaba Disposicin Final de los Documentos; mantiene el concepto que se manejaba pero se evidencia la evolucin del concepto de archivo.

Preservacin a Largo Plazo: Proceso relacionado con las acciones que se deben implementar para garantizar la integridad de los documentos de archivo; especifica que este tipo de acciones deben dar alcance a todos los documentos independiente del formato en el que se encuentre.

Valoracin: Proceso relacionado con la investigacin y anlisis sobre los documentos de una entidad con el fin de determinar sus valores primarios y secundarios; esta etapa aporte significativamente la actualizacin de las TRD y de las TVD, pues al ser continuo permite que las herramientas archivsticas se encuentren actualizadas frente al real funcionamiento de las entidades.

5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.

El decreto 2609 de 2012, reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las entidades del Estado. Aportando un significativo avance para el pas en lo que a gestin documental se refiere, permitiendo a las entidades pblicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del pas, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnolgicos y de poltica pblica, que han impactado los procesos de gestin documental del Estado. Los Decretos y normas que posteriormente expida el AGN en materia archivstica contribuirn a la eficiencia y la transparencia de la administracin pblica, agregando a su desarrollo los beneficios de los avances tecnolgicos y la aplicacin de las TIC en lo referente al campo de la funcin archivstica. Esta norma hace nfasis en la responsabilidad que tienen las entidades pblicas, en la adecuada gestin de los documentos pblicos, fsicos y electrnicos y en la obligacin de elaborar el Programa de Gestin Documental y la normalizacin de los Procesos Tcnicos para cumplir los objetivos de dicho programa, brindando los lineamientos para la Gestin Documental Electrnica. Los aspectos que ms llaman la atencin tenemos: La consideracin de cualquier tipo documental, incluyendo informacin en la nube, como documento de archivo, es decir, siendo objeto de control archivstico. La neutralidad tecnolgica impuesta a las Administraciones, demuestra que termin la poca en la que se recomendaban ciertas marcas a las organizaciones, situacin contraria a los intereses propios Estado. La obligatoriedad del Programa de Gestin Documental para todas las administraciones, que a pesar de haber sido impuesta por la Ley 594 en 2000, hasta la fecha ha surtido poco efecto.

La posibilidad de que el soporte electrnico sea tomado como evidencia para el archivo, y que a pesar de ya encontrase regulado, en los ltimos decretos del Gobierno se expone cada vez con mayor claridad. La creacin de metadatos mnimos para los tipos documentales. Una vez analizado el presente decreto, se evidencian lineamientos mucho ms acertados en lo que se refiere a la gestin documental y a los temas relacionados con los archivos, y vemos que con los ltimos movimientos legislativos se est contribuyendo a facilitar la modernizacin del pas, sobre todo en las instituciones pblicas y las privadas que prestan funciones de carcter pblico. 6. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. La Circular Externa 002 del 03 de marzo de 2012 hace referencia a la implementacin de Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA) y tiene alcance para las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas. El Archivo General de la Nacin consciente de que el sistema Orfeo an se encuentra en proceso de reingeniera y conocedora de que las empresas a nivel pblico y privado estn adelantando proyectos de modernizacin de la gestin documental a partir de la adquisicin de herramientas tecnolgicas para el manejo de la informacin, establece las siguientes recomendaciones: Cumplir los lineamientos de la Circular 004 de COINFO del 06 de agosto de 2010 relacionada con los estndares mnimos en procesos de administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos y los principios funcionales base para proyectos de automatizacin establecidos en la Gua de Lineamientos para la Gestin de Archivos Electrnicos de la Administracin Pblica. Considerar los requerimientos propios de las entidades y los criterios establecidos en las normas NTC ISO 15489-1, NTC ISO 15489-2 y el Modelo de Requisitos para la Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo. Adoptar estndares que aseguren la conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos de archivo. Los SGDEA deben hacer uso de los cuadros de clasificacin documental y las tablas de retencin documental al momento de parametizarse e implementarse en las entidades; de tal manera que se encuentren alineados con los programas de gestin documental. Este programa debe aplicar para todos los documentos, independiente del formato en el que se encuentre (fsico o electrnico) y debe cumplir los principios de procedencia y orden original. Las entidades que vayan a implementar un SGDEA puede adoptar los lineamientos establecidos anteriormente y otros estndares internacionales siempre que cumplan con la normatividad del AGN.

7. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Central e Histrico). Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de Gestin documental, encontramos que los archivos se clasifican en: Archivo de Gestin: segn lo establecido en la ley 594 de 2002, este contiene toda la documentacin producida por una dependencia, la cual es sometida a consulta continua o activa, tanto por las oficinas productoras de los documentos o por aquellas otras dependencias que los soliciten, en esta fase se desarrollan los procesos de gestin documental como: Produccin, Recepcin, Distribucin, Tramite, Organizacin, Consulta, Conservacin y Disposicin Final Archivo Central: al el llegan los documentos que hacen parte de las transferencias primarias, provenientes de los archivos de gestion de las dependencias productoras de documentos en una entidad, esta fase es considerada semiactiva, aunque la consulta no es muy frecuente, los documentos documentos pueden ser consultados tanto por las dependencias productoras como por particulares. Segn lo establecido en la leu 594 de 2000, en esta fase se desarrollan procesos propios del programa de gestion documental como son: organizacin, consulta, conservacin y disposicion final. Archivo historico: a este son transferidos por parte del archivo central, los documentos considerdos de conservacin total dada la importancia de su informacin para la cultura, la ciencia y la investigacin, son considerados prueba evidencial, testimonial e informativa, su consulta es inactiva y poseen valores secundarios, en esta fase se desarrollan los procesos de consulta, conservacin y disposicion final. 8. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin. Ejemplo: Sonia Patricia Gelpud Pantoja REGISTROS PBLICOS / REGISTRO MERCANTIL / FORMULARIO CMARA DE COMERCIO Formulario: Es un documento de archivo porque se requiere para el cumplimiento de una de las funciones de la Cmara de Comercio a travs del rea de Registros Pblicos, relacionada con

certificar los actos y documentos del comerciante, esta funcin se encuentra establecida en el artculo 86, literal 3 del Cdigo de Comercio. El formulario es diligenciado por el comerciante, puede presentarse en fsico o magntico, se ingresa por caja, se realiza el proceso de grabacin cuando es presentado en fsico y la Cmara Certifica la informacin consignada en dicho formulario a travs de Certificado de matrcula o de existencia y representacin legal. Primer Momento: Gestin Planeacin, Elaboracin, Tramitacin. Planeacin: El formulario para realizar la matrcula o renovacin de la matrcula del comerciante cumple con los requisitos establecidos en el literal 1.1.2.2 Formulario nico del Registro nico Empresarial, anexo correspondiente a la informacin sobre registro mercantil de la Circular nica de la SIC. Puede ser presentado por el empresario en formato papel o magntico, una vez presentado en caja, inicia el proceso interno de registro, grabacin y certificacin. Elaboracin: Fase de edicin. Normatizacin: El acuerdo 016 del 08 de marzo de 2002 Por el cual se adopta la poltica archivstica y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos pblicos de las cmaras de comercio, en el literal C establece: Documentos que constituyen cada expediente. Documentos inscritos: Son los documentos que deben inscribirse en el registro mercantil y de entidades sin nimo de lucro de conformidad con el artculo 28 del Cdigo de Comercio y el Decreto 2150 de 1995 y dems normas que regulen el tema. Documentos que no requieren de inscripcin: Son los documentos que se relacionan con el matriculado o inscrito y que no se inscriben: -Solicitudes de actualizacin de informacin -Formatos de solicitud de correccin de certificados -Formatos de solicitud de registro de libros -Cambios de direccin -Actos administrativos expedidos por la misma Cmara de Comercio o por cualquier otra entidad, entre otros. -Formularios de matrcula y renovacin de registro mercantil. -Otros documentos no sujetos a inscripcin. Normalizacin: Normatividad Tcnica: Para el caso de formulario fsico se debe cumplir lo establecido en la NTC 4436 Informacin y Documentacin. Papel para Documentos de Archivo. Requisitos para la permanencia y Durabilidad. La Entidad diseo el instructivo I-GI-015 el cual tiene como objetivo garantizar el adecuado manejo y orden de los documentos de las Subseries: Registro Mercantil, Registro de Proponentes y Registro de Entidades Privas sin nimo de Lucro. Normatividad Administrativa: El formulario tiene una nica presentacin a nivel nacional. En la Circular nica de la Superintendencia de Industria y Comercio, Ttulo VIII Cmaras de Comercio, Captulo I Registros Pblicos a cargo de las Cmaras de Comercio, literal 1.1.2.2. Formulario nico del Registro nico Empresarial, anexo correspondiente a la informacin sobre registro mercantil, seala:

El instructivo y esquema grfico del formulario nico de inscripcin en el registro nico empresarial, aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio para diligenciar la informacin referente a registro mercantil, corresponde al anexo 1020-F08 de la presente circular, el cual deber entrar en aplicacin de manera uniforme en todas las cmaras de comercio del pas a ms tardar el 1 de octubre de 2002. Para efectos de renovacin de varios aos, los comerciantes debern diligenciar la informacin referente al registro mercantil en el esquema grfico simplificado 1020-F08, renovacin matrcula mercantil con ms de un ao pendiente por renovar, anexo a la presente circular, el cual deber entrar a aplicarse de manera uniforme en todas las cmaras de comercio del pas a ms tardar el 1 de abril de 2004. El formulario est compuesto por dos pginas y tiene dos hojas de instructivo el indica los datos que deben diligenciarse en cada campo y establece las condiciones para su presentacin.

Tramitacin: Esta etapa se cumple de la siguiente manera:

El comerciante diligencia el formulario en papel o el formulario en medio magntico, el cual se encuentra disponible en la pgina de la Cmara de Comercio. www.ccpasto.org.co/serviciosenlinea https://servicios.ccc.org.co/rues/26/autenticacion-renovacion Una vez se ha finalizado el proceso de diligenciamiento, puede presentarse lo siguiente: Si la solicitud se presenta con el formulario fsico: El empresario debe presentar el formulario (original y copia) en cualquiera de las cajas de las sedes de la Cmara de Comercio (Sede Principal, Sede Sur, Tquerres, La Unin, Sandon), el cajero recepciona el formulario, verifica su correcto diligenciamiento y liquida los derechos de matrcula o renovacin, recibe el pago, genera el recibo de ingreso, separa los formularios (la copia del formulario con el origina del recibo y a calcomana son entregados a usuario, el original de formulario y la copia del recibo de pago se quedan en la Entidad). Se ubican en las cajas de documentos, posteriormente son recogidos y llevados al rea de digitalizacin, se verifica el trmite, se digitalizan los formularios y soportes segn el caso e ingresan por ruta de trabajo a una de las personas encargadas de realizar la grabacin de formularios. Una vez se encuentren las imgenes en la bandeja de trabajo, se graban los datos consignados en el formulario en el aplicativo SIRP (Sistema Integrado de Registros Pblicos), se revisa el certificado modelo, se levantan pendientes, se archiva en el expediente digital las imgenes y finaliza el proceso. Por ltimo se certifica, el certificado se imprime cuando el usuario se presente con el respectivo recibo de pago. Si la solicitud se presenta con formularios magnticos: El empresario que hizo su trmite de renovacin a travs de servicio en lnea, debe diligenciar la totalidad de campos presentados en el formulario magntico para cada una de las matrculas, debe formalizar el trmite y genera digitalmente los formularios diligenciados; en este momento, puede escoger la forma de pago, con tarjeta a travs de los bancos con los que se tenga convenio o por la modalidad de pedido, para esta segunda opcin el sistema asigna un nmero interno a ese trmite. El empresario debe presentarse a cualquiera de las cajas e informar el nmero de pedido asignados, el cajero captura el nmero y confronta los datos en el sistema, si son correctos se procede a efectuar el cobro y generar el recibo. Al momento de realizarse el pago se carga automticamente la informacin diligenciada por el usuario a la base de datos SIRP y se certifica inmediatamente. Funciones Archivsticas: Preservacin: Desde el rea de gestin documental se normaliz el manejo, orden y archivo de los documentos pertenecientes a los expedientes de Registro Mercantil, Proponentes y Epsal con el objetivo de prevenir su deterioro. El Acopio: El artculo tercero del Acuerdo 016 del 2002, establece: ARTICULO TERCERO.- Organizacin y manejo de los archivos de los registros pblicos. Las cmaras de comercio deben llevar el archivo de los registros pblicos atendiendo los principios generales de archivo y abrirn un expediente a cada uno de los matriculados, inscritos o registrados, que sern organizados en orden cronolgico y sucesivo.

Una vez el documento ha sido digitalizado y su proceso de inscripcin ha finalizado, es entregado mediante una Planilla de Control al rea de archivo. En este lugar se verifica el tipo de trmite y el orden de los documentos, se perfora usando una gua tamao oficio, se incorpora al expediente en orden cronolgico de presentacin, se folia y se diligencia el formato denominado Control de Foliacin que se encuentra impreso en la tapa interna del expediente. Posteriormente se ubica el expediente en el rea de archivo destinado para esta documentacin (Primer Piso del CAE), este lugar tiene el acceso restringido solo al personal autorizado. La Organizacin: El artculo tercero del Acuerdo 016 del 2002, establece: 1. Registro Mercantil y de Entidades Sin nimo de Lucro. a) Organizacin del expediente.- A cada matriculado o inscrito se le abrir un expediente en el cual se archivar por orden cronolgico de presentacin las copias de los documentos que se registren y aquellos documentos que se reciban o que produzca la misma Cmara que no requieren de inscripcin, pero que se refieren a ese matriculado o inscrito. b) Identificacin del expediente.- El expediente debe identificarse por el nmero de matrcula o inscripcin. El instructivo I-GI-015 ilustra el orden en el que se deben ubicar los documentos segn cada uno de los trmites que se presentan en Registro Mercantil, Proponentes, y Epsal. La Conservacin: Cada documento se incorpora al expediente que le corresponde; es decir, cada matrcula tiene un expediente independiente de tapa separada y gancho plstico, donde se ubican en orden cronolgico los documentos, dichos expedientes se organizan de acuerdo al nmero de matrcula en forma ascendente en el archivo de gestin del rea de Registro. El artculo cuarto del acuerdo 016 de 2002 establece: 2) Seguridad. Las cmaras de comercio deben archivar los expedientes de los registros pblicos en un rea restringida, con acceso limitado al personal autorizado y controlando el prstamo de los expedientes para evitar su deterioro o prdida. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern cumplir con unas condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los acervos documentales y deben cumplir con los requisitos establecidos en los Acuerdos Nos. 049 y 050 del 5 de mayo de 2000 proferidos por el Archivo General de la Nacin o con los que los modifiquen o revoquen. Cualquiera que sea el medio tcnico empleado para conservar los documentos de estos archivos, debe elaborarse una copia de seguridad y conservarse en un lugar diferente al del archivo, con todas las adecuaciones y seguridades requeridas. La Digitalizacin: El proceso de digitalizacin del formulario se realiza a medida que es presentada la solicitud por el comerciante. Preparacin: Se retiran los elementos metlicos, se ordenan los documentos de acuerdo al tipo de trmite y siguiendo las directrices establecidas en el instructivo I-GI- 015.

Captura: Se realiza haciendo uso de un scanner Kodak, los datos bsicos se ingresan en el aplicativo Docunet Cliente Servidor. Una vez diligenciado entra a la ruta de trabajo y la imagen llega al personal responsable de registrar y grabar la solicitud. La Transferencia: La transferencia aplica slo para las matrculas que se encuentren en estado Cancelado y se realiza de acuerdo al Cronograma de Transferencias que coordina anualmente el rea de Gestin Documental. Para la entrega se diligencia el Formato nico de Inventario Documental con los datos que corresponden a cada expediente y se levanta el acta respectiva, la cual es firmada por el responsable de rea de registro y el Profesional de Gestin Documental; una vez hecha la entrega formal, los expedientes son trasladados a una Sede alterna de la Cmara de Comercio, donde existe una estantera rodante para su conservacin y custodia. Segundo Momento: Intermedio Momento de la Vigencia y Plazo Precausional Momento de Vigencia: El artculo quinto del acuerdo 016 del 2002 establece: Los documentos de los archivos de los registros pblicos de las cmaras de comercio pueden eliminarse en cualquier tiempo, siempre y cuando hayan sido reproducidos por cualquier medio tcnico adecuado que garantice permanentemente su reproduccin exacta. Los formularios de matrcula y renovacin de registro mercantil y de inscripcin, actualizacin o renovacin de registro de proponentes y las providencias judiciales, tendrn un tiempo mnimo de retencin de un ao, contado a partir de la prdida de su vigencia. Pasado este tiempo, podrn eliminarse los originales, siempre y cuando se conserven por cualquier medio tcnico que garantice permanentemente su reproduccin exacta. Funciones Archivsticas: El Acopio: Los documentos se mantienen ordenados en las carpetas de tapas separadas, los expedientes se organizan por nmero de matrcula ascendente en el espacio destinado. La Organizacin: Los documentos se mantienen ordenados cronolgicamente en cada expediente de acuerdo a la normatividad mencionada anteriormente; el acuerdo 016 establece que: Serie: Registros Pblicos Subserie: Registro Mercantil, Registro de Proponentes, Registro de Entidades Privadas sin nimo de Lucro Expediente: Cada carpeta se identifica con el nmero de matrcula La Conservacin: Aplica los criterios establecidos en el primer momento. El Prstamo: El artculo cuarto de acuerdo 016 establece: 3) Consulta. Cualquier persona podr consultar los archivos de los registros pblicos de las cmaras de comercio, a nivel interno se diligencia una planilla de prstamo, a nivel externo debe diligenciarse un formato de PQRS.

Seleccin Documental: No aplica, por ser una serie misional debe conservarse permanentemente y en el formato original; es decir, todo lo que ingresa en papel a pesar de ser digitalizado se mantiene en expedientes individuales a cada matrcula y cumpliendo todos los criterios archivsticos. Plazo Precausional: El Comit de Archivo, defini los siguientes tiempos establecidos en la TRD

Destruccin: El artculo quinto de acuerdo 016 establece: ARTICULO QUINTO.- Retencin y Tiempo de Conservacin de los documentos de los registros pblicos de las cmaras de comercio.Los documentos de los archivos de los registros pblicos de las cmaras de comercio pueden eliminarse en cualquier tiempo, siempre y cuando hayan sido reproducidos por cualquier medio tcnico adecuado que garantice permanentemente su reproduccin exacta. Los formularios de matrcula y renovacin de registro mercantil y de inscripcin, actualizacin o renovacin de registro de proponentes y las providencias judiciales, tendrn un tiempo mnimo de retencin de un ao, contado a partir de la prdida de su vigencia. Pasado este tiempo, podrn eliminarse los originales, siempre y cuando se conserven por cualquier medio tcnico que garantice permanentemente su reproduccin exacta. Los estados financieros de

propsito general que se depositen en las cmaras de comercio debern conservarse en cualquier medio tcnico por el trmino de cinco (5) aos pasado este tiempo, se pueden eliminar todos los soportes. La Transferencia: En las TRD se estableci que los expedientes son de conservacin permanente, hasta que las imgenes digitales cumplan los requisitos establecidos en la ley 527. Tercer Momento: Permanente Como se ha ilustrado anteriormente, tanto los expedientes fsicos como los electrnicos se encuentran organizados conforme a lo establecido en el acuerdo 016, por su naturaleza misional y hasta tanto se establezcan claramente cmo cumplir lo establecido en la Ley 527, los expedientes pertenecientes a la serie Registros Pblicos sern de conservacin Permanente.

Ejemplo aportado por la integrante de grupo, Luz Mery Snchez Pealoza Para el desarrollo de este punto voy a tomar como ejemplo, el paso a paso de un documento denominado Contrato Estatal.

Etapas: La contratacin tiene etapas previas y posteriores las cuales se encuentran agrupadas en: Actividades PreContractuales, Actividades Contractuales Actividades PostContractuales Planeacin del Contrato: Consiste en la seleccin del objetivo, meta y acciones acordes con la visin para el logro del resultado. Cuyo producto es un plan que contiene: poltica, programa, cronograma y presupuesto, es una visin realista y verificable. Requerimientos de la Planeacin: Contiene informacin detallada, concreta y confiable. Producto de la Planeacin: Consiste en: Precisar el objeto, el plazo, y el valor. Valorar y prever los riesgos. Determinar los recursos necesarios y de qu fuente se van a tomar. Documento base (formato) de la minuta correspondiente.

Las omisiones que se cometan en esta etapa se vern reflejadas en el desarrollo del proceso de seleccin o durante la ejecucin del contrato. Lo cual pude llegar a generar la declaracin de desierta de una licitacin, la declaratoria de nulidad absoluta del contrato, la necesidad de modificar el contrato a la realidad del objeto o servicio prestado. Etapas de la Contratacin Estatal. Esta debe seguir los siguientes pasos: Estudios Previos, determina la pertinencia o conveniencia del objeto a contratar. Registro en el Sistema de informacin para la vigilancia de la Contratacin Estatal SICE. Registro nico de precios de referencia, RUPR. Establecimiento de Items. Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos, si son del caso. Determinar el impacto social y ambiental si hay lugar. Consulta sobre impuestos. Anlisis de mercado. Elaboracin del Presupuesto. Determinacin del sistema de precios. Seleccin de la forma de pago. Evaluacin de los costos por ajustes o imprevistos. Determinacin y procedimiento para la seleccin del contratista. Verificacin de la apropiacin presupuestal. Programacin de la contratacin Programacin del desarrollo del contrato. Normatividad aplicable a la contratacin estatal. Decreto 2170 de 2002. Ley 80 de 1993, articulo 8 y 25. Los estudios previos deben realizar previa la apertura de los procesos de seleccin y debern contener como mnimo la siguiente informacin: 1. 2. 3. 4. 5. La necesidad que se pretende satisfacer con la contratacin. La definicin tcnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad. Condiciones del contrato a celebrar como: objeto, plazo y lugar de ejecucin del contrato. Soporte tcnico y econmico del valor estimado del contrato. Anlisis de los riesgos de la contratacin.

Etapa Precontractual: Est relacionada en forma directa y especifica con el contrato a celebrar. En sta etapa se llevan a cabo las siguientes actividades: Pliego de Condiciones o Trminos de referencia. Se elaboracin el Proyecto, y se publicacin en la pgina Web de la entidad, diarios de amplia circulacin u otros medios. Se recepciona las sugerencias y observaciones. Seleccin del contratista. Se realiza de acuerdo con la forma y procedimiento de seleccin. Suscripcin o celebracin del contrato. Nota: previo a la firma del contrato debe haberse expedido el CDP, (Certificado de Disponibilidad Presupuestal).

Etapa Contractual: En esta etapa se lleva a cabo el desarrollo del objeto contractual por parte del contratista y la contraprestacin por parte del contratante en las condiciones y plazos pactados. Conforme a lo expuesto en el contrato y las normas tcitamente incorporadas al contrato. Firma del Contrato: una vez cumplidos los pasos anteriores se procede a realizar la Firma del Contrato, por las partes interesadas. Legalizacin del Contrato: consiste en la aprobacin de garantas (plizas de cumplimiento), registro presupuestal y publicacin y pago de estampilla. Una vez legalizado el contrato, se procede a realizar su ejecucin; en donde se llevan a cabo los siguientes pasos: Designacin de interventor o supervisor. Elaboracin del acta de inicio. Pago de anticipo, si hay lugar. Etapa Postcontractual: En esta se llevan a cabo los siguientes pasos: Liquidacin, o acto que formaliza la terminacin del contrato. Las anteriores etapas se desarrollan en: Archivo de Gestin de la entidad, en donde nace o es producido el documento, adquiriendo sus valores primarios, all mismo debe ser organizado tcnicamente, conforme al procedimiento estipulado lo que incluye entres otras cosas (organizacin cronolgica, manteniendo el orden de procedencia y de originalidad, foliacin, encarpetado y rotulacin la cual debe contener la identificacin del documento, conforme a los cdigos establecidos en la TRD, como son: cdigo de la dependencia, Serie y Subserie, ejemplo: 101, DEPENDENCIA, 30 CONTRATOS ESTATALES, 4 Contrato de Obra Pblica dependiendo del tipo de contrato). Seguidamente, se procede a digitalizar el documento, en las bases de datos destinadas para este fin, e incluido en el formato nico de inventario documental, segn lo establecido por Archivo General de la Nacin. El documento una vez surtidas las etapas anteriores, ser custodiado, de acuerdo a lo establecido en la TRD, para su disposicin final, mientras cumple su tiempo de retencin en el Archivo de Gestin. Una vez cumplida su etapa de retencin estipulada en las Tablas de Retencin documental, (de dos a cinco aos, contados despus de la fecha de liquidacin), el documento se prepara para la transferencia primaria al: Archivo Central, conforme a lo establecido en procedimiento, en donde deber ser ubicado de acuerdo a la estructura organica de la entidad, y se agregara al inventario nico documental que deber contener la informacin de su ubicacin para facilitar su localizacin en caso de bsqueda y/o consulta. All ser custodiado y conservado, durante el tiempo establecido en las TRD (de 20 a 25 aos). Una vez cumplido el tiempo establecido en la Tabla de Retencin Documental, en conformidad con lo establecido para su disposicin final, se proceder a realizar la valoracin documental, en base a los valores secundarios adquiridos; para determinar si se debe cumplir con la transferencia secundaria al:

Archivo Histrico, o por el contrario ser eliminado, conforme a lo establecido en los procesos del Programa de Gestin Documental, de lo que deber quedar constancia, tanto en el formato nico de eliminacin documental, como en acta de eliminacin documental. 9. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. Todos los documentos poseen un valor que los identifica, primario o secundario. Los valores primarios, se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital, as: Archivo de gestin: lugar donde se producen los documentos, los cuales una vez cumplido el plazo establecido en las Tablas de Retencin Documental, pasan al Archivo central: donde los documentos poseen un plazo precaucional, testimonian, apoyan decisiones y poseen baja consulta.

Transferencias Primarias

Archivo de Gestin

Archivo de Central

En estos dos archivos encontramos documentos con valores primarios a fines como son: Valor Administrativo: lo tienen todos los documentos producidos o recibidos a cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite, muy importantes para la toma de decisiones. Valor Jurdico: es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por la ley. Valor Legal: propio de los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor Fiscal: corresponde a la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda Pblica. Valor Contable: relacionado con la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y registros de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. Los valores secundarios se dan en la segunda y tercera etapa del ciclo vital de los documentos, es decir: en el Archivo central y en el Archivo Histrico.

Transferencias Secundarias

Archivo Central

Archivo histrico

Entre los que se encuentran los valores Cientficos, Culturales e Histricos. De suma importancia para la reconstruccin de la historia. Son representativos para la ciencia, sirven como fuente de consulta para los investigadores y como testimonio de la memoria colectiva. Son considerados Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y utilizar, como ejemplo de algunos de estos documentos podemos citar: Las Actas de creacin de una empresa y sus escrituras y para el caso de un Hospital, las Historias Clnicas que trate de alguna enfermedad, el tratamiento suministrado, cmo fue curada o algn tipo de trasplante complejo. Estos valores de deben tener en cuenta para a la hora de realizar una adecuada valoracin documental, pues es gracias a la labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, que se puede llegar a determinar su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. 10. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. Acuerdo 03: Por el cual se reglamenta parcialmente el decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamente el Comit Evaluador de Documentos de Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. Define el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin, su conformacin, funciones y periodicidad de las reuniones. v El representante de los investigadores, el historiador designado por la Academia Colombiana de Historia y el archivista designado por el Colegio Colombiano de Archivistas slo tienen un periodo de dos aos dentro del Comit, posteriormente se designan nuevos representantes. v De acuerdo a la naturaleza de las TRD o TVD que estn evaluando, pueden invitar al jefe de archivo o secretario general de la Entidad productora, o especialistas segn el caso. v El representante de los investigadores debe estar acreditado. v El secretario tcnico es el responsable de llevar las actas y garantizar su custodia. Acuerdo 04: Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental.

v Aplica para las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, las cuales deben elaborar, evaluar, aprobar implementar y actualizar las tablas de retencin y valoracin documental. v El alcance de las tablas de retencin documental debe abarcar tanto la organizacin y disposicin de documentos fsicos como electrnicos. v Las TRD y TVD deben ser elaboradas por equipos de trabajo interdisciplinarios. v Las TRD y TVD deben construirse a partir de los cuadros de clasificacin documental, siguiendo la estructura orgnico funcional de las entidades. v Para elaborar las TRD y TVD se deben tener en cuenta los criterios de: Idoneidad, Anlisis contextual, Trazabilidad y control. v Las TRD y TVD deben ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal, previo concepto de los comits internos de archivo o el comit institucional de desarrollo administrativo. v Las TRD y TVD deben publicarse en la pgina web de las entidades pblicas. v Cumplimiento de los tiempos establecidos en el artculo 10 del decreto para la presentacin, revisin y ajustes de las TRD y TVD. v El comit evaluador de documentos del Archivo General de la Nacin y los Consejos Departamentales de archivo, tienen un plazo mximo de 90 das para evaluar las TRD y TVD y emitir el concepto correspondiente. v El comit evaluador de documentos del Archivo General de la Nacin y los Consejos Departamentales de archivo, tienen un plazo de un ao, para revisar y convalidar las TRD y TVD presentadas con anterioridad a la entregada en vigencia del decreto 2578 de 2012. v Las entidades pblicas y privadas que tengan TRD y TVD aprobadas por el comit interno de archivo antes de la expedicin del decreto 2578 del 2012, tienen un plazo de 30 das para presentarlas ante el ente respectivo. v Los ajustes solicitados por el Comit Evaluador de Documentos son de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad respectiva. v Una vez aprobadas y convalidadas las TRD y TVD debe procederse a la implementacin. v Los procesos de actualizacin de TRD y TVD surten el mismo proceso de aprobacin. v La eliminacin de documentos de archivo tanto fsico como electrnico, debe fundamentarse en las TRD o TVD y aprobarse por los comits internos de archivo o comit institucional de desarrollo administrativo dejando evidencia de las decisiones mediante acta. v Previo a la eliminacin debe publicarse en la pgina web de la entidad, el inventario de los documentos que han cumplido el tiempo de retencin y cuya disposicin final es eliminacin por un periodo de treinta das. De igual manera se deben publicar las actas e inventarios de eliminacin. v El Archivo General de la Nacin pude revisar las TRD o TVD, an despus de ser aprobadas por el comit interno de archivo y convalidadas por el Consejo Departamental o Distrital de archivos. v Las entidades privadas tambin tiene la obligatoriedad de elaborar e implementar las TRD y TVD. Acuerdo 05: Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.

v Las entidades del Estado tienen la obligacin de crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos. v Las entidades del Estado deben adelantar procesos de clasificacin cuyo resultado son los cuadros de clasificacin documental. v Los archivos de gestin y centrales deben responder al cuadro de clasificacin documental. v La clasificacin de los documentos en el archivo general y archivo histrico deben responder a la estructura en fondo documentales compuestos de manera jerrquica. v El proceso de ordenacin documental deben cumplir los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y dems directrices establecidas por el AGN. v Las entidades del Estado deben desarrollar un programa de descripcin documental y elaborar instrumentos de descripcin con el fin de establecer control fsico, administrativo o intelectual de los documentos que permita la oportuna localizacin de los mismos. Estos programas de descripcin deben dar cobertura a los documentos fsicos como electrnicos, para lo cual se debe identificar las reas de control que aplica a cada uno. v Las entidades del estado deben implementar procesos de descripcin documental a travs de medios tecnolgicos que permitan la visualizacin de los instrumentos de descripcin; la compatibilidad e interoperabilidad y la transferencia de informacin.

CONCLUSIONES Se puede identificar que el ciclo vital de los documentos, el sistema de Gestin Documental y la normatividad deben ir de la mano para poder estructurar un Programa de Gestin Documental. Nos queda claro que el conocimiento de las normas, los procesos y el ciclo vital de los documentos con sus fases y etapas, son de gran importancia para el desarrollo de nuestras actividades como futuros profesionales.

BIBLIOGRAFIA v Arias Gonzlez; Luz Marina. Fases Del ciclo Vital Del Documental. v Arias Gonzlez; Luz Marina. Tema 3, Etapas Del Ciclo Vital de ls documentos. WEBGRAFIA v Ciclo Vital de los documentos URL: html.rincondelvago.com/el-ciclo-vital-del-documento.html v Procesos de Gestin Documental URL.www.patrimoniocultural.gov.co/...procesos/GD-P02%20GESTION%20D... v Produccin documental URL. produccionyredaccionsena.blogspot.com/Consejo Internacional de Archivos v Consulta y Prstamo Documental URL. www.archivo.bogota.unal.edu.co/.../U-PR-11.005.015%20CONSULTA... v Busqueda y Recuperacin Documental URL. www.mariapinto.es/e-coms/recu_infor.htm v Disposicin Final de los Documentos URL. www.archivonorma.com/news/...final-de-los-documentos/.../index.php?... v Decreto 2606 de 2012 URL.www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958