CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS CONJUNTO

CERRADO BALCONES DE ALEJANDRIA P.H.

NIT: 901.453.489-1
Cr 23 57 A 76 SAN DIEGO DOSQUEBRADAS

Dosquebradas, 09 de febrero de 2023

Señores:
COPROPIETARIOS
CONJUNTO CERRADO BALCONES DE ALEJANDRÍA P.H.

La ciudad

El consejo de administración y el administrador de CONJUNTO CERRADO BALCONES DE

ALEJANDRÍA P.H. y en ejercicio de las facultades consagradas en el Reglamento de Propiedad
Horizontal y bajo la Ley 675 de 2001, nos permitimos convocar a ASAMBLEA GENERAL
ORDINARIA DE COPROPIETARIOS, la cual se llevará a cabo el:

FECHA: DOMINGO, 26 DE FEBRERO DE 2023

HORA: 4:00 P.M.
LUGAR: CONJUNTO CERRADO BALCONES DE ALEJANDRIA P.H. PRIMER PISO.

ORDEN DEL DIA

El orden del día a será puesto a consideración de la Asamblea, para ser desarrollado y será el
siguiente:

1. Verificación de quorum.
2. Elección de presidente y secretario de la asamblea.
3. Elección de comisión de verificación.
4. Aprobación del orden del día.
5. Presentación de informe de gestión 2022.
6. Presentación de Estados financieros 2022 y aprobación.
7. Presentación de presupuestos 2023 y aprobación.
8. Elección consejo de administración.
9. Elección comité de convivencia.
10. Proposiciones y varios.

En caso de no darse el quorum requerido la asamblea se efectuará por segunda convocatoria

el día miércoles 1 de marzo a las 8:00 p.m. en el Conjunto Balcones de Alejandría primer piso
y sesionara con cualquier quorum, tal como lo establece la ley 675 de 2001 en artículo 41, que
señala “Si se convoca la asamblea general de propietarias y no puede sesionar por falta de
quorum, se convocara a una nueva reunión que se realizara el tercer día hábil siguiente al de la
convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.), sin perjuicio de lo dispuesto en el
 reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionara y decidirá válidamente con un número
plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados”

Por favor llevar estos documentos de esta convocatoria para la asamblea con el fin de que pueda
ir revisando y sea más clara la presentación.

En caso de tener alguna inquietud y desee despejarla con antelación para que la reunión sea más
fluida y puntual se pueden comunicar con el administrador balconesdealejandria2021@gmail.com
o a la línea celular 3108813114 y en caso de estados financieros y cartera con el contador a la
línea celular 3192534454

PODER: Usted podrá otorgar poder debidamente diligenciado, con facultades especiales para
proponer, decidir, votar, en caso de no poder asistir, el cual se adjunta, si lo puede hacer llegar
días antes al administrador esto agiliza el proceso de la reunión.

Para ser elegidos como miembros del Consejo de Administración, es necesario estar a Paz y
Salvo por todo concepto con la administración según lo establece el reglamento de propiedad
horizontal.

ART.117: La inasistencia injustificada del propietario a las Asambleas Ordinarias o

Extraordinarias será sancionada con el valor de una administración vigente.

Se adjunto a esta convocatoria:

• Estados financieros al 31 diciembre de 2022 con sus revelaciones.
• Propuesta de presupuestos 2023.
• Informe de Gestión a diciembre de 2022.
• Formato de Poder.

Wilmar Tapasco Diana Carolina Tracevedo

Administrador y representante legal presidente del consejo de administración.
 PODER ESPECIAL

Señores
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
Conjunto Cerrado Balcones de Alejandría P.H.
Dosquebradas

Por medio del presente otorgo poder especial amplio y Suficiente a

_________________________________________________________ Identificado (a) con
documento N°_______________, Para que me represente con voz y voto en la asamblea general
ordinaria de copropietarios que se realizará el día Domingo 26 de febrero de 2023 así mismo,
confiero poder amplio y suficiente a ________________________________________________
para que me represente como miembro del consejo de administración, SI _____ NO ____. Sea
que se realice en primera o en segunda convocatoria.

Otorga:
Propietario: __________________________________________ Cedula: ______________

Torre: ______ Apartamento ___________

Teléfono: _________________________________

Correo electrónico: _________________________________

_________________________
Firma propietaria(a)
Acepta:
Nombre apoderado: __________________________________________________________
Cedula: ____________

___________________________
Firma Apoderado (a)
 REGLAMENTO ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

Con la finalidad de hacer más ágil y productiva la Asamblea Ordinaria de propietarios, la

Administración da a conocer el reglamento para el desarrollo de esta:

1. La hora de citación es a las 4:00 pm hasta completar quorum, por ello es importante que
asistamos puntual. El orden del día será sometido a consideración de la asamblea y para su
discusión se concederá la palabra solamente para proponer cambio en el orden, adición o retiro
de los puntos propuestos.
2. Se recomienda que la asistencia a la asamblea sea una sola persona por inmueble y sin
niños, dado que es un poco extensa y es agotador para estos.
3. La deliberación se adelantará en cada uno de los temas aprobados en el orden del día,
realizándose mediante solicitud de la palabra en orden y en un tiempo máximo de dos (2) minutos,
solamente se acepta una intervención por tema a tratar por inmueble.
4. En el uso de la palabra la persona deberá dirigirse a la asamblea y no a determinadas
personas en particular.
5. La intervención se deberá hacer con respeto, de manera breve, clara, y concisa, sobre el
tema en cuestión y sin utilizar un lenguaje agresivo o grosero, en tal caso el presidente solicitara
el retiro del recinto a quien o a quienes pretenden impedir la realización de la asamblea.
6. Los propietarios o delegados asistentes a la asamblea podrán solicitarle al presidente las
mociones de orden que consideren pertinente.
7. La presidencia de la asamblea podrá solicitar la intervención de cualquiera de los
miembros del consejo de administración o a la administración del conjunto, con el fin de que
aporte mayores elementos de juicio, sobre un tema específico que haya mayor ilustración.
8. Estando presente el propietario, perderá todo valor la representación (poder) que haya
otorgado a un tercero.
 CONJUNTO CERRADO BALCONES DE ALEJANDRIA P.H.

INFORME DE GESTION

Para el consejo de administración y la administración del conjunto cerrado Balcones de Alejandría

P.H, su prioridad ha sido crear mecanismos en organizar la estructura administrativa y financiera
de esta Propiedad Horizontal, dado que si no se trabaja con bases sólidas no es posible tener un
buen funcionamiento a lo largo del tiempo.

En un trabajo en equipo entre la administración y el consejo se realizaron varias labores como:

CONTRATOS VIGENTES

A la fecha, el conjunto tiene vigentes los siguientes contratos, atendiendo las diferentes
necesidades de servicios y mantenimientos preventivos periódicos que se han presentado, y que
ha sido necesario atender:

SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN - Wilmar Antonio Tapasco Bermúdez:

Contrato por prestación de servicios como administrador y Representante Legal de la
propiedad horizontal con unos honorarios de $900.000 mensuales.

SERVICIO DE CONTABILIDAD – Juan Carlos Arizmendi: Contrato por

prestación de servicios como contador público con unos honorarios de $400.000
mensuales.

SERVICIO DE VIGILANCIA - Seguridad Prezy LTDA.: Contrato a término fijo, a

partir del 19 de abril del año 2022, con una duración de 1 año, prestando el servicio de
vigilancia de 1 turno 24 horas, Por un valor de mensual de $7.400.000. Para el presente
año se acordó con el gerente de la empresa de vigilancia. no hacer el aumento de ley
para el año 2023.

SERVICIO DE ASEO Y MANTENIMIENTO – Mantenimientos y Jardines:

contrato a término fijo desde el 18 de abril con una duración de un año, prestando el
servicio de aseo incluyendo los insumos, poda y mantenimiento de jardines, lavado de
andenes, recolección de basuras. por un valor mensual de $1.889.000

MANTENIMIENTO DE ASCENSORES – Eurolift – contrato a término fijo por 1

año a partir de marzo del año 2022, dado que los equipos tienen una garantía de 5 años
se debe mantener el contrato por el tiempo que dure la garantía. Por un valor mensual
de $ 879.648.

GESTIÓN OPERATIVA
Para la operación de la copropiedad, así como para el mantenimiento de los diferentes equipos
con que está cuenta, se deben establecer programas diseñados y orientados principalmente a la
atención de las necesidades que se presenten con éstos. Buscando además que los
mantenimientos sean más de carácter preventivo que correctivo.

• Se adquirió la póliza todo riego de copropiedad con SEGUROS DEL ESTADO S.A,
el cual tiene vigencia desde 4 de junio de 2022 hasta 4 de junio de 2023, contra
incendio, terremoto, responsabilidad civil extracontractual, directores y
administradores, por un valor de prima anual de $7.694.862.

• Se realiza lavado y desinfección de tanque subterráneo de reserva en el mes de

noviembre por un valor de $400.000.

• Se realiza recarga de 18 extintores en el mes de agosto por valor de $189.000.

• Fumigación de áreas comunes en el mes de febrero de 2.022

• Instalación de reflector en las escalas vía a los parqueaderos y sensores de

movimiento en pasillos.

• Control de plagas (caracol africano)

• En el mes de enero se presentó descarga eléctrica afectando el 70% del circuito

cerrado de televiso, se gestionó con la empresa de vigilancia la reparación en el
menor tiempo posible.

• Constantemente se le realiza reparación, engrase, soldadura a la puerta vehicular;

dado que es frecuente las fallas que esta presenta. Se debe realizar un cambio
definitivo en el modelo de la puerta (cambio del sistema de apertura y cambio de
cremallera)

CONVIVENCIA
Es importante recordar que estamos viviendo en comunidad y el soporte más importante de la
convivencia es el respeto a los demás. Se vienen realizando con el personal de vigilancia los
correspondientes llamados de atención y comparendos a los residentes que incumplen el
reglamento de la copropiedad, dentro de las quejas que más se presentan por los vecinos son,
mascotas sueltas y no recoger los excrementos y música a alto volumen, trabajos en horarios no
permitidos, consumo de sustancias psicoactivas

Luego de dos llamados de atención se ha citado a los residentes infractores a descargos, con
algunos se ha hecho compromisos y para los que no asisten se les carga la multa
correspondiente.
Se ha logrado en conjunto con los propietarios de algunos apartamentos que estaban alquilados
y que eran constantes las quejas de consumo de sustancias psicoactivas el desalojo.
 IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS PARA DEUDORES MOROSOS

Con los asesores jurídicos ASECO S.A se viene realizando el cobro de cartera, además la
administración realiza el cobro de manera directa con el propietario. Con el ánimo de cumplir con
los mantenimientos que requiere la unidad y con los pagos por los servicios adquiridos (aseo,
vigilancia, servicios públicos, entre otros) es necesario que todos los propietarios se encuentren
al día con en el pago de las cuotas de administración.

Como medidas se implementa la suspensión de los servicios en las zonas comunes a los
apartamentos que se encuentren en mora de más de 3 meses en las cuotas de administración,
como son publicación en cartelera, selección de correspondencia, parqueadero de visitantes y el
ingreso de los domicilios.

La invitación formalmente es para los que se encuentren en mora acercarse a la administración

para llegar a un acuerdo de pago y subsanar dichas restricciones. Así mismo agradecemos a los
que se encuentran al día en el pago y los invitamos para que se mantengan al día y así la
copropiedad podrá cumplir con sus obligaciones.

Para terminar, es importante resaltar que la administración es un medio administrativo ejecutor

de las decisiones tomadas por la asamblea general, que en ocasiones por la limitación de
recursos económicos o legales no alcanza los objetivos totalmente. Es importante resaltar la
labor del consejo de administrativo como órgano veedor en la funciones y labores adelantadas
por el administrador, trabajando constantemente por la mejoría de la copropiedad.

Wilmar Tapasco Diana Carolina Tracevedo

Administrador y representante legal presidente del consejo de administración.
 PROYECTO DE PRESUPUESTO AÑO 2023

CONJUNTO RESIDENCIAL BALCONES DE ALEJANDRIA P.H

PRESUPUESTO AÑO 2023

2022 2023
Anual Mensual Anual Mensual
INGRESOS
Administración $ 152.211.636 $ 12.684.303 $ 163.250.863 $ 13.604.698
Fondo Imprevisto $ 1.537.491 $ 128.124 $ 1.654.569 $ 137.421
TOTAL INGRESOS $ 153.749.124 $ 12.812.427 $ 164.905.432 $ 13.742.119
Parqueadero
EGRESOS
Gastos de Personal $ 111.518.436 $ 9.293.203 $ 115.153.380 $ 9.596.115
Empresa de Aseo (Fenix) $ 22.718.436 $ 1.893.203 $ 26.353.380 $ 2.196.115
Vigilancia (Prezy) $ 88.800.000 $ 7.400.000 $ 88.800.000 $ 7.400.000 *

Honorarios $ 15.600.000 $ 1.300.000 $ 18.300.000 $ 1.525.000

Asesoria Administrativa $ 10.800.000 $ 900.000 $ 12.216.000 $ 1.018.000
Asesoria Contable $ 4.800.000 $ 400.000 $ 5.424.000 $ 452.000
Asesoria SGSST $ - $ - $ 660.000 $ 55.000

Servicios Públicos $ 7.920.000 $ 660.000 $ 10.020.000 $ 835.000 *

Acueducto y Alcantarillado $ 120.000 $ 10.000 $ 120.000 $ 10.000
Energia Electrica $ 7.800.000 $ 650.000 $ 9.900.000 $ 825.000

Mantenimientos $ 13.637.200 $ 1.136.433 $ 16.123.000 $ 1.343.583

Motobombas $ - $ - $ - $ -
Planta Electrica $ - $ - $ - $ - *
Mtto e Insumos Piscina $ - $ - $ - $ -
Certificación Ascensores $ - $ - $ 595.000 $ 49.583
Tanque de Reserva $ 540.000 $ 45.000 $ 540.000 $ 45.000
Puerta Principal $ 500.000 $ 41.667 $ 720.000 $ 60.000
Ascensores $ 10.567.200 $ 880.600 $ 11.941.200 $ 995.100
Fumigación Areas Comunes $ 350.000 $ 29.167 $ 550.800 $ 45.900 *
Recarga Extintores (18 Extintores) $ 230.000 $ 19.167 $ 216.000 $ 18.000
Adecuaciones Electricas $ 600.000 $ 50.000 $ 720.000 $ 60.000
Repuestos y Accesorios $ 600.000 $ 50.000 $ 600.000 $ 50.000
Mantenimiento Jardin (Abono y Fumigación) $ 250.000 $ 20.833 $ 240.000 $ 20.000

Diversos $ 1.730.000 $ 84.906 $ 660.000 $ 55.000

Gastos Asamblea $ 180.000 $ 15.000 $ 180.000 $ 15.000 *
Eventos y Festejos $ 1.000.000 $ 24.073 $ - $ -
Implementos de Aseo $ 250.000 $ 20.833 $ 240.000 $ 20.000
Utiles, papeleria y fotocopias $ 300.000 $ 25.000 $ 240.000 $ 20.000

Financieros $ 2.520.000 $ 210.000 $ 3.000.000 $ 250.000

Gastos Financieros $ 2.520.000 $ 210.000 $ 3.000.000 $ 250.000 *

Fondo de Imprevistos $ 1.537.491 $ 128.124 $ 1.649.052 $ 137.421

Fondo de Imprevistos $ 1.537.491 $ 128.124 $ 1.649.052 $ 137.421

TOTAL EGRESOS $ 153.749.124 $ 12.812.427 $ 164.905.432 $ 13.742.119

*
valor cuota de admon año 2022 incremento valor cuota de admon año 2023
0,963 123.400 7,20% 0,963 $ 132.400 9.000
0,935 119.850 7,20% 0,935 $ 128.500 8.650 Parqueadero
0,558 71.800 7,20% 0,558 $ 76.900 5.100
0,990 126.750 7,20% 0,990 $ 136.000 9.250
0,971 124.400 7,20% 0,971 $ 133.500 9.100
0,999 127.800 7,20% 0,999 $ 137.200 9.400
0,058 7.500 7,20% 0,058 $ 8.000 500