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ÍNDICE

Introducción 3

Tendencias

1. Oda a lo físico 4
2. Last Minute 6
3. Digitalización en los eventos presenciales 9
4. Big Medición de datos y KPI’s - Big Data en Eventos 12
5. Hiperpersonalización de la experiencia 14

6. Seguridad en eventos 16

7. Sostenibilidad en eventos 19

8. Asistentes activos 21

9. Valor del trabajo técnico 24

10.
Speaker remoto 26

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10 TENDENCIAS EN EVENTOS PARA 2022
¿Quieres destacar? Descubre lo que se va a llevar
en el mundo de los eventos el próximo año.

Tras un periodo desafiante en el que reducido, los meetings locales y, sobre

una pandemia global limitó nuestra vida todo, los eventos híbridos como tónica
social y los eventos presenciales, 2022 que ha marcado este año.
se presenta como un año emocionante.
La entrada del 2022 se presenta muy pro-
En estos últimos 2 años, más del 90 % de metedora. Con cada vez menos restriccio-
las empresas han realizado algún tipo de nes, la recuperación de las grandes con-
evento online con un 80 % de satisfacción. venciones y celebraciones será la tónica
Además, más del 64 % de las compañías a seguir. Sin embargo, la experiencia vivi-
aseguran que el formato virtual es to- da hará que el formato híbrido siga estando
talmente válido para convocatorias tanto muy presente.
internas como externas. Y es que, pese a
que el formato virtual e híbrido ya se estaba
utilizando antes de la pandemia, se le ha
dado mucha visibilidad e importancia debi-
do a la pandemia.
¿QUIERES SABER CUÁLES
SERÁN LAS TENDENCIAS
No obstante, durante el final del 2021, mu-
DE LOS EVENTOS
chas ferias por fin han vuelto a medio gas.
En el resto de eventos predominan el aforo
DURANTE EL 2022?

A continuación, repasamos 10
puntos clave que te permitirán
estar preparado y/o preparada
para el 2022, ¡un año que arranca
con mucha fuerza y que promete
ser tan apasionante como complejo
a nivel técnico!

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ODA A
LO FÍSICO
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TENDENCIA 1: ODA A LO FÍSICO

Si algo queda claro de cara al 2022 es que

arrancará con grandes ferias presenciales.
Las ganas de volver a vernos, de hacer
networking cara a cara y de asistir a reunio-
nes ya no a través de una pantalla, hará
que casi todas las empresas quieran recu-
perar la presencialidad.

El desarrollo de la pandemia durante los

últimos meses de 2021, unido a la gran
gesta de la vacunación global, parece que
hará posible que el hecho de encontrarnos
y hablar cara a cara vuelva este 2022 con
muchísima fuerza, sobre todo a partir de
abril/mayo (debido a la llegada del buen
tiempo).

¿QUÉ DEBEMOS TENER EN

CUENTA EN ESTE ASPECTO?

Lo primero será la dificultad para conseguir
espacios, profesionales, y materiales ne-
cesarios para celebrar cualquier tipo de
evento. La avalancha de convenciones
hará que sea complicado encontrar los
recursos necesarios para celebrar eventos y
congresos presenciales exitosos. La previ-
sión y la antelación en la organización serán
clave a la hora de evitar grandes problemas.
Lo segundo, tener en cuenta que el forma-
to exterior o al aire libre será tendencia
debido al aumento de la seguridad sanitaria
en espacios abiertos. Sin embargo, es im-
portante tener un plan B, pues se prevé un
invierno con condiciones climatológicas
adversas. Disponer de recursos suficien-
tes, así como integrar opciones online, será
fundamental para evitar estos escollos.

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LAST
MINUTE
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TENDENCIA 2: LAST MINUTE

La tendencia Last Minute es algo que ya vivimos durante la última mitad del 2021 y creemos
que seguirá activa durante el 2022. Planificar eventos a medio y largo plazo con una baja
incertidumbre será complicado, pues a pesar de la positividad, aún quedan muchas dudas
sobre la evolución de la pandemia y las restricciones sanitarias.

Las decisiones de último minuto estarán a la orden del día, por lo que, si no queremos
cancelar o reprogramar nuestras fechas, lo mejor será tener un plan B, C y D. La calma y la
anticipación serán nuestros mejores aliados en este contexto.

Contar con los profesionales humanos, los materiales, la logística, etc., nos permitirá ofrecer
una mayor flexibilidad a los clientes y una menor incertidumbre, o estrés, durante la toma de
decisiones de last minute. Para conseguirlo, deberemos:

Planificar con mucha antelación y anticiparnos a los diferen-

tes escenarios posibles que puedan surgir, creando planes de
contingencia viables.

Ofrecer garantías y alternativas que nos permitan aumentar la

confianza y la seguridad a la hora de celebrar nuestro evento

Contar con un mayor margen de acción, confeccionando un

calendario que nos posibilite actuar sobre la marcha sin sufrir
demasiado.

Contar con los profesionales más adecuados para ampliar el

abanico de soluciones factibles a los problemas de último minuto.

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A pesar de todo esto, es importante recordar que se debe mantener un equilibrio entre las
decisiones de última hora y la excelencia. Las decisiones no meditadas pueden provocar
fallos capaces de lastrar las experiencias del evento.

Poner un límite a las decisiones de última hora y saber hasta dónde podemos llegar es
también vital si no queremos acabar fracasando.

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DIGITALIZACIÓN
EN LOS EVENTOS
PRESENCIALES
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TENDENCIA 3: DIGITALIZACIÓN EN
LOS EVENTOS PRESENCIALES

El aprendizaje obtenido a partir de la digitalización de los eventos durante la pandemia

seguirá muy presente a lo largo del 2022. Las empresas han podido comprobar el poder,
el alcance y la rentabilidad del formato a distancia, y a pesar de que su volumen descende-
rá, seguirá siendo tendencia.

Los eventos híbridos serán la gran novedad respecto a los actos pre-pandemia. Los asis-
tentes se han acostumbrado a que exista un soporte digital, a la vez que las empresas com-
prendieron que se trata de una oportunidad más de negocio. Es por eso que no hay duda de
que el movimiento del formato híbrido está en alza, ya que permite:

Aumentar la interacción entre ponentes externos y presenciales, así

como con los asistentes, que podrán ver las conferencias en directo des-
de cualquier lugar o bajo VOD (Video On Demand).

La realidad aumentada y virtual está cada vez más presente en los even-
tos híbridos, ya que potencia los recursos para el público en remoto.

Los stakeholders tienen a su disposición un mayor número de herramien-

tas y recursos, lo que genera una interacción masiva.

La creación de salas de café virtuales, segmentadas según los intereses

de los asistentes, permite crear ambientes ideales para el networking.

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Por otro lado, y en cuanto a las tendencias que van a surgir durante 2022 en los congresos
virtuales, destaca la profesionalización de la experiencia de los asistentes que, tras pro-
bar este formato, demandan experiencias más completas y exigentes.

PARA LOGRARLO, LAS EMPRESAS DEBERÁN:

Diseñar y mejorar el equipo de grabación técnico para los actos en live-strea-

ming (híbridos o virtuales). Es importante contar con dos realizaciones, una para la
audiencia presencial y otra para el público en remoto.

Mejorar la gamificación enfocada en el branding, con tal de mejorar la interacción

de los usuarios de una manera lúdica. Esto repercutirá directamente en el engage-
ment y mejorará la percepción de marca.

La popularidad del metaverso y los espacios virtuales en 3D personalizados se-

rán cada vez más habituales, y en 2022 empezaremos a ver las primeras pinceladas.

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BIG MEDICIÓN
DE DATOS Y
KPI’S-BIG DATA
EN EVENTOS
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TENDENCIA 4: BIG MEDICIÓN DE DATOS
Y KPI’S - BIG DATA EN EVENTOS

Si algo aprendimos durante esta nueva etapa es que los datos y su cotejamiento durante las
conferencias online nos permiten comprender y medir más fácilmente lo que está ocu-
rriendo, en comparación con contextos anteriores.

El Big Data les permite a las empresas marcar objetivos y medir los resultados a través de
los KPI’s. Total de inscripciones, visitas a la web, encuestas, número de interacciones, tasa
de abandono, CTR de correos electrónicos, participación de los asistentes… Un montón de
datos que permiten a las empresas calcular la eficiencia de sus estrategias para seguir
mejorando la calidad de sus eventos.

Uno de los KPI’s más interesantes, y que podemos calcular fácilmente con los datos en la
mano, es el ROI (Return of Investment). Calcular el retorno de la inversión no solo permite
conocer de primera mano la rentabilidad del evento, sino que además ofrece la oportunidad
de optimizar los costes o mejorar el planning para el futuro.

Tanto híbridas como virtuales, las convenciones son una oportunidad para conseguir leds
de alta calidad. Aprovecharlas y trabajarlas es una manera excelente de crear pequeñas
comunidades.

Sin embargo, incorporarlas a nuestra estrategia de marketing, con el objetivo de que los usua-
rios se conviertan en clientes rentables a medio y largo plazo, también será imprescindible.

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HIPERPERSONALIZACIÓN
DE LA EXPERIENCIA
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TENDENCIA 5: HIPERPERSONALIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA

Otra consecuencia de disponer de datos qué necesitan y cómo podemos ayudarles

específicos y segmentados es que se abre
la posibilidad de ofrecer experiencias hi-
perpersonalizadas. Estamos ante la ma-
yor oportunidad de crear y ofrecer conte-
nido de alta calidad e interés a nuestros
usuarios, lo que sin duda mejorará el en-
gagement tanto antes como durante y des-
pués del acto.
La interacción con nuestro público re-
sulta cada vez más importante en un
mundo donde captar la atención resul-
ta cada vez más complicado. Establecer
vínculos con la audiencia es mucho más
sencillo si sabes qué es lo que le interesa,
a conseguirlo. Esta es una de las claves
para conseguir mejores resultados.
Además, tanto en la presencialidad como
en la virtualidad, los asistentes esperan ge-
nerar nuevas relaciones. El organizador
tiene la obligación de propiciar y proponer
escenarios para que estos encuentros se
produzcan, ya sea a través de diferentes
dinámicas de gamificación (speed networ-
king, roundtables, colección de tarjetas de
presentación, etc.) o utilizando herramien-
tas como Discord, Slack o reuniones virtua-
les en Teams.

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SEGURIDAD
EN EVENTOS
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TENDENCIA 6: SEGURIDAD EN EVENTOS

A pesar de la buena evolución de la pandemia, la incertidumbre sobre la seguridad de las

grandes convenciones o la posibilidad de que se den nuevas oleadas sigue estando pre-
sente. Es por ello por lo que deberemos seguir cuidando las medidas sanitarias durante
los eventos presenciales del 2022

Diseñar espacios seguros continuará siendo fundamental tanto para la salud de los asis-
tentes como para la reputación de nuestra marca. Algunos de los puntos clave que debemos
considerar durante la organización de nuestro acto son:

PUNTOS CLAVE

Limitaciones de aforo presencial. El formato híbrido hará más

fácil cumplir con este punto.

Cumplimiento de los nuevos reglamentos y normas sanitarias.

Hay que mantenerse actualizado con la información oficial de la
Comunidad Autónoma en la que se desarrollará el evento.

Distanciamiento social en caso de que la situación sanitaria lo

requiera. Hay que tratar de anticiparse a estas condiciones.

Desinfección de espacios. La limpieza y la desinfección de es-

pacios deberá seguir siendo exhaustiva.

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 Tráfico peatonal. Diseñar recorridos unidireccionales para evitar
aglomeraciones y cuellos de botella.

Entrada y salida. Las entradas y salidas del acto deberán estar

perfectamente señalizadas, así como tener varias opciones si es
posible.

Desinfección de equipos audiovisuales: La limpieza, desinfección,

así como la esterilización de equipos de uso común también es algo
que se va a quedar, así como el uso de cabinas y sistemas.

Por otro lado, no debemos olvidar las medidas de seguridad habituales, como la protección
de las infraestructuras, la seguridad de los asistentes, un equipo de seguridad profesional
o las salidas de emergencia. Si celebramos un evento híbrido o virtual, tampoco podemos
olvidarnos de la ciberseguridad y las leyes de privacidad de datos o el RGPD.

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SOSTENIBILIDAD
EN EVENTOS
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TENDENCIA 7: SOSTENIBILIDAD EN EVENTOS
La preocupación por el medioambiente y
el cambio climático seguirá siendo tenden-
cia, no solo en 2022, sino también durante
todos los años que están por llegar. Organi-
zar actos eco responsables e implementar
medidas sostenibles que ayuden a reducir
el impacto de nuestras acciones será otro
de los puntos clave.
Si una cosa nos ha enseñado la pandemia
es que la transformación digital y la tec-
nología son herramientas muy útiles para
ser más sostenibles.
Por otro lado, el compromiso y la gestión de
los organizadores debe ir en consonancia
con la de los proveedores. Apostar por ser-
vicios de catering y profesionales loca-
les o proveedores de km 0 son pequeños
gestos que pueden marcar grandes dife-
rencias. Lo mismo ocurre con los materiales
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y los decorados, hay que intentar que sean
reciclables y reutilizables, pues el obje-
tivo es no despilfarrar, ya que esto puede
afectar a la reputación de nuestra marca.
Otras ideas para organizar congresos sos-
tenibles es utilizar proyectores LED y apa-
ratos de bajo consumo, aprovechar al
máximo la luz del día, realizar una correcta
gestión de los recursos u optar por mate-
rial inalámbrico.
Para reducir el impacto del evento, no ol-
vides invitar a tus asistentes a reciclar y
favorecer un entorno limpio. Es muy im-
portante tratar de evitar el uso de plásti-
cos de un solo uso, instalando en cambio
fuentes de agua. Por supuesto, añadir la
posibilidad de asistir virtualmente permi-
tirá llegar a más personas sin gastar más
recursos físicos.
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ASISTENTES
ACTIVOS
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TENDENCIA 8: ASISTENTES ACTIVOS

Otra tendencia que veremos en 2022 está relacionada con la participación de los asisten-
tes. Cada vez queda más lejos el papel pasivo y va ganando fuerza la colaboración de los
asistentes a través de actividades, challenges, uso de hashtags en redes sociales, votacio-
nes en directo, etc.

Hacer que nuestros asistentes formen parte del evento es sin duda un gran reto, pero si
lo conseguimos, estos disfrutarán de una experiencia única y divertida. Algunas ideas que
podemos aplicar para conseguirlo son:

Realidad aumentada: usar la realidad aumentada o AR en pre-

sentaciones de productos o en los stands de un acto, por poner
algunos ejemplos, puede abrir un espacio de interacción increí-
ble entre el entorno y los asistentes.

Realidad virtual: lo mismo ocurre con la realidad virtual. Nos

ofrece la posibilidad de brindar experiencias inmersivas y mejo-
rar así la interacción con el público.

Gamificación: la gamificación es son duda una de las mejores

ideas a la hora de incitar a los asistentes a que participen tanto
en eventos presenciales como híbridos y digitales.

Cuenta regresiva: como si de un fin de año se tratase, las cuen-

tas regresivas en pantallas gigantes suelen impulsar la emoción
de los asistentes por descubrir lo que se les va a ofrecer.

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Escape Room: los escape room son una gran actividad de team
bulding, pues aumentan la participación y favorecen la comuni-
cación y el networking.

Alfombra roja: una elegante alfombra roja, un photocall, una

decoración atractiva, accesorios personalizados, etc. Además,
podemos invitar a subir las fotos a las redes utilizando un hash-
tag pensado especialmente para la ocasión.

Pre-show: animar el momento pre-show, post-show, o los ratos

muertos con un show, es algo que siempre funciona muy bien,
ya que permite crear un ambiente distendido. DJ, música en di-
recto, espectáculos, humor, barman, o lo que se te ocurra.

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VALOR DEL
TRABAJO TÉCNICO
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TENDENCIA 9: VALOR DEL TRABAJO TÉCNICO

Que el mundo de los eventos no volverá a Por otro lado, también se debe poner en
ser como antes es algo que ha quedado valor la complejidad y la responsabilidad
claro. La transformación digital de estos de la actividad que ejecuta un partner au-
acontecimientos ha abierto nuevas puer- diovisual: para sensibilizar al sector y a los
tas que hay que tener en cuenta a la hora clientes. Por supuesto, también debemos
de reevaluar la industria. valorar el trabajo técnico y los medios
humanos tanto antes como durante y des-
Recuperar el número de asistentes prepan- pués del evento. Solo así podremos optimi-
demia va a ser complicado por el momento, zar su organización.
debido también al auge del formato híbrido.
Sin embargo, esto nos debe hacer valorar
que los asistentes presenciales están au-
ténticamente comprometidos con la cau-
sa. Recuerda: una baja asistencia es tam-
bién una buena oportunidad para ofrecer
una atención más personalizada.

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SPEAKER
REMOTO
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TENDENCIA 10: SPEAKER REMOTO
La figura del speaker remoto está cogien-
do cada vez más fuerza debido a la mayor
exigencia de los asistentes a actos digita-
les. Cuidar este aspecto es fundamental si
queremos crear un ambiente apropiado y
capaz de atrapar a la audiencia, que suele
distraerse más fácilmente en el mundo on-
line. Elaborar un storytelling y narrarlo ade-
cuadamente puede ser una buena solución
a este reto.
Por su lado, el planificador deberá brindar-
le todo el apoyo necesario a su speaker
remoto y verificar que dispone de un set-
up adecuado para realizar su trabajo. Por
supuesto, también deberemos encontrar el
perfil que mejor se adapte a nuestro even-
to, proporcionarle toda la información ne-
cesaria y realizar ensayos junto a él/ella.
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Por otro lado, el speaker deberá conocer
a la perfección al público al que se está
dirigiendo, cuidar su entorno, su imagen
y cualquier cosa que se vea en pantalla.
También es una buena idea familiarizarse
con las herramientas que se van a utilizar,
tener un guión a mano, cuidar la voz o mos-
trar una actitud enérgica y auténtica.
Estas son las 10 tendencias en
eventos audiovisuales para el
2022. Si quieres organizar acon-
tecimientos exitosos, te aconse-
jamos que los tengas en cuenta
desde ya, pues nos espera un año
lleno de emociones, pero también
muy convulso. Anticiparse y em-
pezar a organizarse desde el mi-
nuto 1 será clave para cumplir los
objetivos.
 ¿QUIERES ORGANIZAR
UN EVENTO IMPACTANTE
ESTE 2022?
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