Planificación, Control y Gestión

del Aprovisionamiento.
 Funciones
Aprovisionamiento y Compras.

• Aprovisionar no es comprar.

• Aprovisionar = Asegurar disponibilidad de materiales en el

momento adecuado y al mínimo coste posible. Esta función se
inicia con la detección de necesidades. Incluye servicios,
equipos y suministros.

• Comprar = Función de adquirir del exterior lo que la empresa

necesita para su funcionamiento. Es, pues, una parte del
aprovisionamiento, pero de vital importancia. Comienza con la
búsqueda de producto a adquirir en el mercado.
 Funciones
Aprovisionamiento y Compras.

• El aprovisionamiento incluye:
– Adquisición de materiales.
– Colaboración e implicación en la gestión de la compra.
– Cálculo y seguimiento de las cantidades a almacenar.
• Evolución de los stocks, control de inventarios y de sus costes
asociados.
• Determinación del stock mínimo.
• Determinación del stock de seguridad.

– Predicción de necesidades futuras.

 Gestor de existencias vs
gestor de almacén.
• Gestión de existencias no es gestión de almacén.
• GESTION DE EXISTENCIAS implica el conocimiento y puesta en
práctica de todas las técnicas de aprovisionamiento y
planificación de producción (punto de pedido, lotes mínimos y
óptimos de fabricación, vigilancia administrativa de los
movimientos de inventario, etc).
– Decide qué materiales se almacenarán, en qué cantidades,
vigilará los niveles de stocks, realizará los pedidos de
aprovisionamiento, verá qué valor monetario tendrá el
inventario, establecerá administrativamente reservas de
materiales a clientes, elegirá el tipo de inventario que se vaya a
realizar (permanente, tipos de recuento, etc).
– Por tanto, es el responsable de cantidades y valores monetarios
de los artículos inventariados.
 Gestor de existencias vs
gestor de almacén.
• GESTION DE ALMACÉN debe vigilar el funcionamiento y
puesta en práctica de todos los principios y decisiones
tomadas por la gestión de existencias, cuidando físicamente
de la mercancía:
– minimizando recursos humanos (número de personas, especificando
cualidades necesarias).
– y optimizando flujos en el interior del almacén en:
• Recepción y Control.
• Ubicación y almacenado.
• Des-ubicación y preparación de pedidos. Carga.

• No suele conocer en detalle valores económicos de los

materiales, (sólo en casos excepcionales). Su preocupación
son cantidades, no valores
 Gestor de existencias vs
gestor de almacén.
• Entre ambos, debe existir una excelente comunicación,
basada en:
– Recepciones esperadas, así como producciones previstas.
Especificaciones.
– Niveles de inventario previstos a corto y medio plazo.
– Pedidos a preparar. Visión a corto y medio plazo.
– Realización de inventarios. Resultados de los recuentos.
– Detección de desviaciones de inventario.
– Entradas y salidas reales de producto del almacén.
– Destrucción de artículos, (golpes, mermas, etc).
– Estado físico y de apariencia de la mercancía.
– Incidencias y cambios.
 Concepto e Importancia
de los Stocks.

• Stocks (o existencias) = Conjunto de mercancías (MP, PT, Pec,

Otros) acumuladas en el almacén a a espera de ser
procesadas o vendidas, y cuya finalidad es:
– Disponer de un artículo en el momento, cantidad y lugar que lo
necesitemos y
– Mantener la continuidad en el proceso productivo.
• Importancia operativa, y económica:
– Si no hay stock, conseguir lo necesario (momento, cantidad y lugar)
suele ser a un precio elevado.
– Una mala gestión del stock da como resultado un mal funcionamiento
de la empresa, afectando a multitud de otras funciones
(especialmente producción y ventas).
– Aplicar la visión de la logística integral es esencial, dadas las tareas
que se entrelazan (previsión de ventas, planificación producción, y
aprovisionamiento)
 Clasificación
de los Stocks.

• A.-)Según la naturaleza de lo almacenado:

• Stocks para el proceso productivo o comercial :

– Materias Primas.
– Envases y embalajes.
– Productos semielaborados.
– Productos terminados.

• Otros tipos de stock =

– Recambios de mantenimiento..
– Residuos.
– Material publicitario, etc…
 Clasificación
de los Stocks.

B.-)Según su función y situación específica:

• Stocks de ciclo o activos: los propios del funcionamiento de la empresa.

• Stocks de seguridad: Es un sobre-stock. Complementa al anterior, para

demandas imprevistas, o retrasos en el plazo de entrega del proveedor, etc.

• Stocks estacionales: los derivados del aprovisionamiento propio del único

momento en que pueden adquirirse a lo largo del año.
 Clasificación
de los Stocks.

….

• Stocks en tránsito: aquellos que están circulando a lo largo de la cadena de

suministro, o en almacenes intermedios.

• Stock especulativo: acumular stock antes de una alta demanda.

• Stock “muerto” o sobrante : artículos que ya no sirven para cubrir las

necesidades para los que se compraron (nuevos o viejos).
 Funciones
de los Stocks.
• Regular las diferencias entre el ritmo de aprovisionamiento y
el de venta.
• Pueden mejorar el margen de explotación, al poder reducirse
el coste de aprovisionamiento por economías de escala,
mejores costes de transporte, etc.
• Equilibran el suministro y la demanda, sobre todo cuando
esta es estacional, evitando mayores costes de producción.
• Prever posibles situaciones de incertidumbre (demandas
anormales, retrasos en entregas por causas mayores, etc).
• Anticiparse a posibles variaciones alcistas de precios.
• Reducir roturas de stock y pérdidas de venta (y de imagen, de
confianza, etc…)
 La rotura de Stock

• Es la inexistencia del producto o material solicitado para

atender una necesidad de un cliente externo o interno de la
empresa.
• Son de varios tipos, desde la general por falta de producto en
almacén hasta otras más particulares, como:
– Las ocasionadas momentáneamente en los lineales desabastecidos, aunque
exista producto en otras zonas del establecimiento.
– Los materiales que, por desorden en el almacén, o por mala codificación, etc.
no son localizados para incorporarlos al proceso productivo.

• Puede derivar en:

– Que el cliente decida esperar hasta la reposición del producto.
– Que decida adquirir otro producto similar de la competencia.(pérdida de
ventas futuras).
– En ambos casos hay una pérdida de imagen elevada.
 Clasificación ABC

• También conocido por la regla 80/20, permite agrupar por

características los materiales.
• Estas características pueden ser consumos, beneficios,
movimientos, costes, ingresos, etc.
• Permite dedicar nuestra gestión a los principales productos
(de tipo A), siendo eficaces y ahorrando tiempo y esfuerzo.
• Para realizarlo, debemos seguir los siguientes pasos:
– Determinar la característica o criterio de agrupación.
– Ordenar los artículos en orden decreciente según este criterio.
– Calcular el % relativo que representa cada artículo.
– Calcular el % acumulado de cada artículo.
– Idem pasos 3 y 4 para los valores del criterio elegido.
 La Gestión de Stocks.

• Es la parte de la función de aprovisionamiento que se

encarga de planificar, dirigir y controlar el total de
existencias de la empresa:
– Definiendo las técnicas que se emplearán en la reposición.
– Fijando los parámetros y criterios para su regulación.
– Controlando niveles de inventario, movimientos entrada/salida, etc.
• El objetivo es equilibrar los costes que suponen la tenencia de
stock con el servicio, lanzando los pedidos adecuados.
• Las dos principales respuestas que debemos dar son:
– ¿Cuánto aprovisionar?, es decir, cuanto es la cantidad más adecuada
a pedir al proveedor con tal de que se minimicen costes.
– ¿Cuándo lanzar los pedidos? Con tal de que no haya faltantes ni
excesos de existencias.
 La Gestión de Stocks.

• La información que necesitaremos para ello será,

básicamente:
– La previsión de ventas (cantidades y proyección) del
artículo =
• Si es estacional.
• Cómo afectan variables como el precio, estado de la competencia,
publicidad y promociones, situación económica del sector y
general, etc.
– Qué nivel de servicio quiero ofrecer :
• Si se permite o no rotura de stock.
– Aspectos de la reposición del material (plazos de
entrega,etc).
 La Gestión de Stocks.

– Relación de costes:
• Costes de pedido: gastos inherentes a la emisión de un pedido al
proveedor (gastos administrativos, posible transporte, seguros,
analíticas, control de recepciones, etc…).
• Costes de compra del material : el importe de la adquisición del
material.
• Costes de almacenaje :
– Costes del espacio,
– Coste de las instalaciones y equipos.
– Coste financiero por la posesión del stock.
– Costes de mano de obra.
– Coste de la administración logística.
– Otros (seguros, mantenimiento, seguridad, limpieza, etc…)
 La Gestión de Stocks.

• Otros aspectos a tener en cuenta:

• (fiabilidad de los proveedores en el suministro de los materiales,
entorno, etc) (incidencia en el stock de seguridad).
• Características constitutivas del almacén (capacidad máxima) y
de los productos (consumos preferentes, formas de almacenado,
etc)
 Conceptos básicos
en la Gestión de Stocks.

• Periodo de reaprovisionamiento: tiempo que transcurre entre dos

entregas de nuestro proveedor.

• Stock medio : Es la cantidad de producto que, de media, hemos tenido en

existencias a lo largo de un periodo de tiempo determinado.

• Plazo de entrega : En la gestión de stocks, el plazo de entrega es el

tiempo de suministro que agrupa tanto el tiempo que tardamos en lanzar
formalmente cada pedido como el tiempo que tarda el proveedor en
poner a nuestra disposición el material solicitado en las condiciones
acordadas. En el caso de transporte por nuestra cuenta desde el
proveedor a fábrica, debemos sumarle también este tiempo.
 Conceptos básicos
en la Gestión de Stocks.

• Punto de Pedido : En el nivel de inventario en el cual debemos lanzar un

pedido de reaprovisionamiento. En un determinado momento, generamos
un pedido para que, mientras el proveedor suministra el material, se vaya
consumiendo lo que tenemos, de tal forma que no hayan faltantes.

• Stock de Seguridad : Si, desde que se hace el pedido hasta que entra el
material, la demanda aumentase, o bien el proveedor se retrasa en la
entrega, entraríamos en rotura de stock. Para evitar situaciones así,
mantenemos un stock de seguridad adicional al stock “habitual”.
 Modelos de Gestión de Stocks.

• Sistema del Punto de Pedido, o de Periodicidad Variable y Cantidad Fija

– Emitimos el pedido cuando el nivel de existencias alcanza una cantidad
predeterminada (punto de pedido).
– La cantidad a pedir es una cantidad fija, previamente calculada y llamada
lote económico (obtenida de la fórmula de Wilson que posteriormente
veremos). Adicionalmente, se puede pedir una cantidad para stock de
seguridad.
– Lo que varía en este sistema es el tiempo que transcurre entre pedido y
pedido debido a que, por ejemplo, si decaen las ventas, el tiempo necesario
hasta que el nivel de stock baje hasta el punto de pedido es mayor.
– Se emplea cuando la demanda es constante y conocida, y de fácil predicción.
– Exige un control informático del inventario, de tal forma que esté actualizado
y que en todo momento nos dé diariamente el nivel de existencias de forma
fiable.
– Si el lead time (plazo de entrega) es elevado, no es recomendable este
método, especialmente si la previsión de la demanda tiene incertidumbre.
Podríamos llegar a la rotura de stock.
 Modelos de Gestión de Stocks.

• Sistema del Punto de Pedido, o de Periodicidad Variable y Cantidad Fija

– CALCULO DE LA CANTIDAD ECONOMICA A PEDIR.
• Es la cantidad que minimiza la suma de los costes de almacenamiento y los de
lanzamiento de pedidos.
• Al aumentar la cantidad a pedir, el número de pedidos/año disminuye, y con ello
por tanto los costes de pedido. En cambio, una mayor cantidad en stock dará lugar
a que se incrementen los costes de almacenamiento (financieros, etc).
Coste
» Coste total
q* = 2 * Q * Cuep
» Cualm. Costes de almacenamiento
»

»
Costes de pedido
»
 Modelos de Gestión de Stocks.

• Sistema del Punto de Pedido, o de Periodicidad Variable y Cantidad Fija

– CALCULO DEL PUNTO DE PEDIDO.

• La expresión del punto de pedido es =
– PP = (Demanda media * Plazo) + Stock seguridad, siendo:
» Demanda = el consumo medio previsto durante el plazo
de entrega del proveedor.
» Plazo = el plazo de entrega acordado, o “lead time”.
• Precisamente por ser una “cantidad prevista a consumir” es por lo
que se establece, a fin de evitar carencias, un stock de seguridad,
que habrá que sumar al punto de pedido.
• Igualmente, el stock de seguridad tiene por objeto cubrir posibles
retrasos en la entrega prevista por parte del proveedor. Depende
del nivel de servicio que queremos dar (distrib. normal).
 Modelos de Gestión de Stocks.

• Sistemas Periódicos, o de Periodicidad Fija y Cantidad

Variable
– Emitimos el pedido regularmente, (por ejemplo, como consecuencia
de un conteo físico que se establece en el almacén).
– La cantidad a pedir es una cantidad variable, que debe dar lugar al
llamado “stock de cobertura”, suficiente para asegurar suministro
entre pedido y pedido.
– Lo que varía en este sistema es pues la cantidad que se pide en cada
orden de compra, manteniendo constante el tiempo que transcurre
entre uno y otro pedido. Este periodo se llama periodo de revisión.
– Se emplea cuando no se posee un control informático del inventario.
Igualmente, cuando la demanda puede presentar incertidumbres.
– También debemos aplicar este método cuando los plazos de entrega
de proveedores sean elevados.
– Puede dar lugar a sobre-costes si no se cumple la previsión de ventas.
 Modelos de Gestión de Stocks.

• Sistemas Periódicos, o de Periodicidad Fija y Cantidad

Variable
– CALCULO DE LA CANTIDAD A PEDIR.
• q = Stock de cobertura – Existencias – Pedidos en curso no entregados.

• El stock de cobertura debe contener:

– el consumo previsto durante el tiempo que transcurre entre
pedidos.
– el consumo previsto durante el tiempo de aprovisionamiento o lead
time.
– opcionalmente, un stock de seguridad.

• Es recomendable fijar periodos cortos de revisión, especialmente

en artículos de gran importancia en la producción y/o venta.
 Modelos de Gestión de Stocks.

• Sistemas Mixtos
• Son sistemas que utilizan conceptos vistos en ambos
métodos anteriores.
• Se basan en que cuando el nivel de existencias alcanza
el punto de pedido se emite una orden de compra
hasta alcanzar el stock de cobertura.
• No se emite el pedido cada vez que se hace un
recuento, como ocurre en el modelo de tiempo fijo y
cantidad variable.
• La cantidad a pedir no es fija, como ocurre en el
modelo de cantidad fija y tiempo variable.
 Inventario y Recuento.

• El recuento es la comprobación física de todos los materiales

que posee la empresa (inventario).
• Los inventarios pueden ser periódicos (conteo de todos los
artículos cada cierto tiempo) o permanentes donde, al
registrarse cada movimiento (entrada, salidas por venta,
devoluciones, etc…) en cada momento se conoce el
inventario del que se dispone.
• Adicionalmente, se contrasta y confrontan la situación física
y la contable, con el fin de controlar y asegurar la certeza de
la contabilidad.
• Es recomendable que, al igual que están dotados de
procedimiento otras actividades en la empresa, ésta sea,
igualmente, desarrollada y documentada.
 Valoración de Stocks.
• Cada artículo o material que forma parte del inventario posee un valor
económico asociado. La suma de todos estos valores (cantidad por coste
unitario) es lo que se refleja en el balance de la empresa como
“existencias”.
• El valor asignado a cada producto puede variar en función del método
utilizado por la empresa, dentro de los siguientes:
– FIFO (First In, First Out) : Se valorarán los productos al precio del lote de tal
mercancía más antiguo que quede en el almacén. Las primeras mercancías
vendidas son las más antiguas, permaneciendo en existencias las más
recientes. Produce una valoración de existencias muy próximo al coste de
reposición.
– LIFO (Last In, First Out) : Se valoran las mercancías al precio último registrado
en los procesos de adquisición. Considera que las últimas mercancías
entradas son las primeras en venderse, permaneciendo en existencias las más
antiguas.
– PMP (Precio Medio Ponderado) : Las mercancías se valoran de forma
proporcional al precio y cantidades que exista de los lotes que fueron
adquiridos.
 Valoración de Stocks.

– HIFO (High In, First Out) : Se valoran los productos al precio del lote
históricamente más alto. Las primeras mercancías que se venden son
aquellas cuyo precio de compra es más elevado..
– NIFO (Next In, First Out) : Se valorarán los productos al precio de mercado al
que se prevea adquirir los siguientes lotes.
– Además de elegir un criterio de valoración, hay que tener en cuenta los
siguientes principios:
• PRINCIPIO DEL PRECIO DE ADQUISICION : Todos los bienes figurarán por
su precio de adquisición.
• PRINCIPIO DE CONTINUIDAD : Una vez adoptado un criterio, debe
mantenerse en futuros ejercicios.
• PRINCIPIO DEL DEVENGO : Imputación contable por la fecha del devengo,
no del pago o cobro.
• PRINCIPIO DE GESTION CONTINUADA : Debe considerarse la gestión de la
empresa prácticamente indefinida.