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1. OBJETIVO:

El presente documento establece los pasos a seguir para controlar los documentos
relacionados con el Sistema Integrado de Gestión de Company S.A.

2. ALCANCE:

Aplica a todos los procedimientos y documentos relacionados con el Sistema Integrado de

Gestión de Company S.A.

3. REFERENCIAS:

Norma Internacional ISO 9001:2015. 7.5. Información Documentada

Norma Internacional ISO 14001:2015. 7.5. Información Documentada
Norma Internacional ISO 45001:2018. 7.5. Información Documentada
Normas legales y normativas aplicables o adaptadas al SIG de la empresa Company S.A.

4. DEFINICIONES:

Documento de información; es decir, datos que poseen significado y su medio de soporte.

Por ejemplo: papel, disco magnético, fotografía, etc.
Documento interno: Documento generado internamente en la organización para el
desarrollo de sus actividades.
Documento Externo: Documento recibido de una tercera parte, entre quienes están cliente,
proveedor, entidades, etc.; relacionado con el SIG de la organización.
Documento Obsoleto: Documento no actualizado el cual se encuentra como no vigente.
Procedimiento: Documento que describe la forma de llevar a cabo una actividad o proceso,
mediante una secuencia ordenada de acciones.
Instructivo: Documento que describe la forma de llevar a cabo una actividad indicada en el
Procedimiento.
Estándar de trabajo: El estándar es definido como los modelos, pautas y patrones que
contienen las actividades y los requisitos mínimos aceptables de medida, cantidad, calidad,
valor y peso establecidos por estudios experimentales, investigación, legislación vigente y/o
resultado del avance tecnológico, Es un documento que indica la forma correcta de hacer las
cosas.
Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de las etapas de un procedimiento o instructivo
de acuerdo a convenciones universales.
Responsable de proceso: Son las personas encargadas de la correcta ejecución de los
procesos, se refiere a los jefes, Supervisores, Encargados.
Jefes de área: Se refiere a los trabajadores que tienen asignado esa responsabilidad y
autoridad, en las áreas mencionadas en el organigrama de la empresa.
Usuario: Cualquier personal de Company S.A. que se encuentra relacionada con el proceso.
Lista Maestra de Control de Documentos, Registros y Distribución: Registro de la relación
de todos los documentos utilizados en el SIG, el cual permite identificar los registros
relacionados a los documentos, el tiempo de retención, tipo de almacenamiento e identificar el
nombre del usuario responsable y el número de ejemplar de cada documento distribuido.
Copia Controlada: Copia de un documento distribuido por la organización, del cual debe
asegurarse que se use la última versión.
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Copia no controlada: Copia de un documento distribuido por la organización, del cual no se

responsabiliza que se use la última versión.
SIG: Sistema Integrado de Gestión (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001
Cambio de Fondo: Cuando los cambios afecten alguna etapa de la ejecución de la actividad,
se cambia el objetivo o el alcance, se elimina un dato o campo del formato, si se modifica toda
la estructura del formato.
Cambio de Forma: cuando los cambios no afecten ninguna etapa de la ejecución de la
actividad.

5. RESPONSABILIDAD:

El Jefe SIG es responsable de verificar la aplicación del presente procedimiento.

El Personal de Company S.A. es responsable de la correcta ejecución del presente procedimiento.

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

En todos los casos, el que elabora, revisa y aprueba un documento debe ser diferente.
Company S.A. ha definido la estructura de la documentación del SIG en los niveles jerárquicos
indicados en el cuadro Nº1, donde se definen los lineamientos a considerar para la creación y/o
modificación, revisión y aprobación de los diferentes documentos del SIG.
Cuadro N°1:
Tipo de Elaboración /
Revisión Aprobación
Documento Modificación
Política Comité gerencial en Comité ejecutivo Gerente General
consulta con todos Gerencial
los trabajadores
Objetivos del Jefe de Área y
Comité ejecutivo Gerente General
SIG Gerencia de Área
Gerencial
Nivel I:
Manuales
Documentos Responsable del SIG
• Jefe de Área • Gerencia del área
de Contexto de Gerente General
• Jefe del SIG • Responsable del SIG
la organización
Nivel II:
• Responsable del
Procedimientos • Usuario Gerencia de Área
Instructivos Proceso
• Personal del SIG • Responsable del SIG • Responsable del SIG
Información

Nivel III: • Usuario • Responsable del Proceso

• Responsable del
Formatos de • Personal del SIG Proceso • Gerencia de Área
registros

6.1. Documentos Internos:

6.1.1. Elaboración de documentos

• Todo trabajador de Company S.A. puede elaborar un documento para ser incluido en el SIG, de
acuerdo a lo mencionado en el cuadro N° 01 de este procedimiento, asimismo puede solicitar un
cambio en los documentos, dirigiéndose al que elaboró el documento.
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• Toda elaboración o modificación de un documento debe ser comunicado al SIG, para su

respectiva codificación e ingreso al sistema
La estructura para la elaboración de los diferentes documentos y registros que requiere la empresa
COMPANY S.A. basados en la estandarización implementada, se deben tener en cuentalos siguientes
aspectos:

1. Sencillez y brevedad: se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo

únicamente las explicaciones estrictamente necesarias.
2. Tablas e ilustraciones: siempre que sea aplicable, es recomendable incluir tablas e ilustraciones
que den mayor claridad al texto o para garantizar buena comprensión del documento,
siempre debe hacerse referencia a las mismas oincluirlas a continuación del texto.
3. Terminología uniforme: Evitar en lo posible el uso de términos en otro idioma o abreviaturas. En
caso de emplear palabras técnicas o muy especializadas, se recomienda definirlas o
explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo conceptoy emplear los
símbolos y unidades establecidos por la organización.
4. Notas: se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos oaplicaciones.
Éstas deben utilizarse inmediatamente después del párrafo al cual hacen alusión, precedidas
de la palabra “Nota”. Cuando exista varias notas senumeran consecutivamente.

6.1.2 Elaboración de Documentos Generales.

Los documentos generales del Sistema Integrado de Gestión SIG son documentos abiertos, es decir,
que no tienen un formato preestablecido; sin embargo, la estructuradel documento debe contar mínimo
con los siguientes campos:

Encabezado

Contenido del Documento

Responsables del
documento

Control de Cambios
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Asimismo, el documento debe presentar las siguientes características:

• Fuente: arial 10
• Interlineado: Sencillo
• Márgenes: Superior e Inferior 2.5 cm
• Derecho e Izquierdo 2.5 cm
Encabezado:

• Proceso: Relacionar el proceso al que se relaciona el documento.

• Nombre del Documento: Indica el nombre general del documento del SIG que seva a elaborar.
• Código: Representación alfanumérica del documento.
SIG-P-01
(a) ( b ) ( c )
a) Corresponde al área, sección y/o proceso que pertenece el documento.
Código Área Código Área
GG Gerencia General GAF Administración y Finanzas
RRHH Recursos Humanos MAN Mantenimiento
LOG Logística COM Relaciones Comerciales
LAB Laboratorio SUP Supervisión
SV Seguridad y Vigilancia CF Certificación y Facturación
CO Contabilidad AC Atención al Cliente
SG Servicios generales SIG Sistema Integrado de Gestión
Tecnología de la Información y
APT Almacén productos terminados TIC Comunicaciones
DI Distribución RM Recepción de Muestras
PM Preparación de Muestras PAE Primeros auxilios y emergencias
NOTA: Los documentos que se generan específicamente para las actividades de un proyecto
con tiempo establecido, tomaran como código las 3 primeras letras del nombre del proyecto o
del cliente.
b) Corresponde al tipo de documento:
Código Tipo de documento Código Tipo de documento
M Manual P Procedimiento
I Instructivo F Formato
E Estándar D Datos
Procedimiento escrito de trabajo
ET Estándar de Trabajo PS
seguro
PL Plan
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c) Corresponde al orden correlativo de los documentos.

01, 02, 03, ….
• Fecha: indica la fecha de elaboración del documento (día de, mes de, año).
• Versión: indica el número (entero) que corresponde a la edición del documento.La primera
versión corresponde a la versión cero uno (01).
• Página: Indica el consecutivo y total de páginas.Contenido del Documento:
Es la descripción propia del documento y su contenido depende de la temática a cubrir y las necesidades
del área.

Responsables del Documento:

Se debe diligenciar el nombre del responsable, cargo y fecha de la elaboración, revisión y aprobación del
documento.
Control de Documentos:

• Versión: Hace referencia a la versión o consecutivo de cambios en el documento.

• Acción: Indica qué se va a modificar o cambiar.
• Numeral: Indica el numeral que se va a modificar o cambiar.
• Descripción de la Acción: Muestra por una parte la descripción general de laacción.
• Motivo del Cambio: Indica la justificación general de la modificación o cambiodel documento.
• Fecha: Muestra la fecha de elaboración del cambio.
• Responsable: Indica quien elaboró el cambio del documento.
Nota 1 : Es importante recordar que todo el texto de los documentos debe estarjustificado,
con excepción de los títulos y subtítulos.

Nota 2: Los manuales y guías deben tener una portada, tabla de contenido y márgenes. A
continuación, se amplía información.
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Título
del
Manual
o Guía.

LOGO de la
empresa

Responsables
Del documento
Y fecha

Nota 3: El tamaño del LOGO de la empresa dentro de la portada de los Manuales y Guías
debe tener las siguientes medidas:

• Alto: 5 cm.
• Ancho: 7.82 cm.

6.1.3 Contenido de los Documentos del SIG.

A continuación, se muestra de forma general el estándar para la elaboración de los

documentos generales del Sistema Integrado de Gestión.

6.1.3.1 Documentación de Procesos.

Para documentar los procesos del Sistema Integrado de Gestión, se debe utilizar el
formato Ficha de caracterización de procesos, que se compone de:
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Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesarioseguir las
siguientes orientaciones:

• PROCESO: Indica el proceso dentro del mapa de procesos que se pretende caracterizar.

• TIPO DE PROCESO: Según su propósito se clasifican en los siguientes tipos:

• Procesos Estratégicos: se definen como conjunto de procesos a través de los cuales una
organización, directores y/o gerentes derivan en planes estratégicos de acuerdo con la
naturaleza jurídica de la entidad, procesos de control y los demás que se definan de
acuerdo con sus funciones.
• Procesos Operacionales (Misionales): entendidos como el conjunto de procesos y
actividades estratégicas y relevantes de la organización, que están directamente
relacionadas con su función, misión institucional y la obtención de los resultados,
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productos o servicios necesarios a sus grupos de interés y que, al actuar de manera

interdependiente, determinan laforma más económica, eficiente y eficaz para lograrlo.
• Procesos de Apoyo: son el conjunto de los procesos que no están directamente
relacionados con la generación de los productos o servicios propios de la función y la
misión de la organización, pero otorgan el soporte para que los procesos operacionales y
estratégicos se desarrollen.
• Procesos de Evaluación: Son aquellos procesos que permiten verificar el
cumplimiento de los objetivos de los otros niveles de procesos y comprobar que se ha
cumplido con los objetivos y fines previstos de conformidad con lo planeado.
• OBJETIVO: Indica el propósito general del proceso, este debe ser medible, coherente con
su alcance y su redacción debe contener un verbo en infinitivo que muestre la acción a ser
medida. Principalmente debe responder a los siguientes aspectos: ¿Qué hace el proceso?
Inicia con un verbo que indique la acción ¿Para qué lo hace? Está directamente relacionado
con el propósito ¿Cuál es la finalidad? Lo que quieren alcanzar en términos de calidad,
oportunidad, eficiencia, satisfacción mejoramiento, otros.

• RESPONSABLE: Registrar el cargo o rol del responsable de la aprobación técnica,

socialización, ejecución, seguimiento y actualización del proceso. Ejemplos: director,
subdirector, jefe, supervisor, entre otros.
• ALCANCE: Indicar el inicio y el fin del proceso, determinado por la primera y última
actividad
• PROVEEDOR: Registrar el nombre de un proceso, un cargo o rol, o entidad externa que
provee insumos para ejecutar las actividades del proceso.
• ENTRADA: Insumo proporcionado por los proveedores. Las entradas pueden ser,información
de tipo legal, documentos o necesidades, entre otros.
• ACTIVIDAD: Registrar la acción en orden secuencial que hace parte del proceso. Su redacción
debe iniciar con un verbo en infinitivo.
• SALIDA O RESULTADO: Detallar los productos (Documentos o registros) que se generan al
ejecutar la actividad.
• CLIENTE: Registrar el nombre de un proceso, cargo o rol, o entidades externas que reciben la
salida generada de la ejecución de la actividad.
• RECURSOS Y/O MEDIOS: Enunciar los recursos tecnológicos (indicar el nombre de los
aplicativos o herramientas tecnológicas que se usan en la ejecución delproceso) y recursos
humanos.
• REQUISITOS: Mencionar los requisitos legales, del producto y/o servicio (características
mínimas del mismo) de los clientes (teniendo en cuenta sus expectativas, necesidades e
intereses), políticas de operación relacionadas y riesgos relacionados junto con su respectivo
mecanismo de seguimiento y evaluación.
• PROCEDIMIENTOS QUE CONFORMAN EL PROCESO: Registrar los procedimientos
relacionados al proceso junto con su código y responsable.
• ACCIONES DE MEJORAMIENTO IMPLEMENTADAS AL PROCESO: Enunciar las
respectivas acciones, su descripción y responsable que se han implementado al proceso con
la finalidad de mejorarlo y fortalecerlo.
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Documentación de Procedimientos.

Para documentar los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión, se debe utilizarel formato
estandarizado de procedimiento, que se compone de:

CUERPO
• PROCESO: indica el nombre del proceso a que está asociado el procedimiento.
• PROCEDIMIENTO: indica el nombre del procedimiento a documentar.
• OBJETIVO: describe el objetivo general del procedimiento. Este debe ser medible y coherente
con el alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indiquela acción.
• RESPONSABLE: identifica el (los) cargos o roles responsables de ejecutar la actividad.
• ALCANCE: describe brevemente los límites del procedimiento; el inicio y fin de las actividades del
procedimiento.
• DEFINICIONES: indica las palabras o siglas con su significado, necesarias para facilitar la
comprensión del procedimiento.
• FLUJOGRAMA: Describir gráficamente a través de símbolos, la ruta de inicio a fin delprocedimiento,
al interior de cada símbolo se describe de forma concreta la acción. A continuación, se presenta
la convención de símbolos para la elaboración de flujogramas.
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NOMBRE SÍMBOLO SIGNIFICADO

Indica el principio o el fin delflujograma de
INICIO O FINAL actividades, puede ser acción o lugar. De
DEL igual forma se utiliza para indicar un área
PROCEDIMIENTO funcional o una persona que recibe o
proporciona información.

Describe las funciones o actividades que

ACTIVIDAD desarrollan las personas involucradas enel
procedimiento.
Representa un documento que entre, se
DOCUMENTO utilice, se genere o salga del
procedimiento.

DECISIÓN O Indica un punto dentro del flujo en donde se

ALTERNATIVA debe tomar una decisión entre dos o más
alternativas.
Lleva el código del procedimiento a seguir.
REMISIÓN A OTRO
PROCEDIMIENTO

OPERACIÓN Constituye la realización de una actividad

MANUAL de forma manual.

Representa una conexión o enlace de una

CONECTOR parte del diagrama de flujo con otra lejana
dentro del mismo.

Representa una conexión o enlace con

CONECTOR DE otra página diferente en la que continua en
PÁGINA diagrama de flujo.

Indica que se guarda un documento de

ARCHIVO forma temporal o permanente.

Flecha, indica la continuidad o secuencia

SECUENCIA de las actividades dentro del
procedimiento.

• DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Debe responder a la pregunta ¿Cómo? de acuerdo con

la acción a realizar.
• RESPONSABLE: Indicar el cargo o rol de la persona responsable de ejecutar la actividad.
• DOCUMENTOS DEL SIG ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO: se registran los documentos
del SIG necesarios para gestionar adecuadamente el procedimiento. Estos pueden ser:
o Procesos
o Procedimientos
o Manuales
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o Guías
o Formatos
o Mapa de riesgos del proceso
o Matriz de productos y servicios del proceso
o Listado maestro de documentos del SIG
o Documentos generales del SIG
o Diagrama de flujo del procedimiento
o Normograma
o Tablero de indicadores del SIG
6.1.3.2 Documentación de Manuales y Guías.
Para documentar los manuales y guías del SIG, se debe tener como mínimo la siguienteinformación:

• OBJETIVO: Describir el propósito general del manual, lineamiento o la guía, este debe ser
coherente con el alcance del documento y su redacción debe iniciar conun verbo en infinitivo que
indique la acción que pretende. Debe tener relacióndirecta con el proceso o procedimiento al
cual está asociado.
• ALCANCE: Definir el campo de aplicación del manual, lineamiento o guía.
• TERMINOS Y DEFINICIONES: Se refiere a los términos que facilitan la comprensión por
los usuarios del manual, lineamiento o guía. Estos son de obligatorio cumplimiento para los
manuales.
• CUERPO DEL DOCUMENTO: Es la descripción propia del documento y su contenido
depende de la temática a describir. Cuando se trate de una Guía elcontenido debe en lo
posible manejar la ilustración y ejemplos de aplicación.
• MARCO LEGAL: El marco legal hace referencia a las normas de tipo legal y técnica vigentes
que le sean aplicables al manual, lineamiento o guía.
• REQUISITOS TÉCNICOS: Se debe indicar la aplicación puntual de requisitos establecidos
en los documentos técnicos (Si aplica). Ejemplo: NTP 399.009:1974 (revisada el 2019) “Colores
patrones utilizados en señales y colores de seguridad. 1ª Edición”
• DOCUMENTOS ASOCIADOS: Estos documentos son aquellos que interactúan o tienen relación
directa con el manual, lineamiento o guía, como son: Procesos,Procedimientos, Instructivos,
Manuales, Lineamientos, Guías, Formatos, entre otros.
• RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Se debe indicar el cargo responsable del documento,
este será el responsable de su aprobación técnica.
6.1.3.3 Elaboración de Registros y/o Formatos.
Para la elaboración de los formatos del Sistema Integrado de Gestión, se debe tener encuenta:

• Analizar si el formato es una herramienta funcional y apropiada para mejorar ofortalecer los
controles del proceso.
• Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcioneevidencia de la
realización de una actividad o tarea.
• Si el formato es utilizado para registrar datos personales o información sensibles de acuerdo con
la ley y reglamentaciones aplicables.
• Para este tipo documental el encabezado como mínimo debe tener el logo de laentidad y el
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nombre del formato.

• El cuerpo del formato varía de acuerdo con las necesidades del proceso o delárea funcional.

7. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS.

La aprobación de todos los documentos que se generen para el Sistema Integrado de Gestión son
responsabilidad del Coordinador SIG o quien haga sus veces. La revisión de los documentos será
responsabilidad de quien tenga dentro de sus funciones la gestión y mantenimiento del SIG y la
elaboración de los documentos será responsabilidadde cada uno de los líderes de proceso.

8. CAMBIO DE VERSION

a. Cambio de versión en procesos y procedimientos.

Cuando la modificación no afecta sustancialmente el contenido y alcance del documento: errores

de ortografía, actualización de los documentos del SIG asociados, ajuste en las definiciones y
generalidades cuando no tienen impacto significativo dentro de las actividades del ciclo PHVA y
algún punto de control; no secambia la versión. Si la modificación del documento comprende
cambios en su identificación (nombre o codificación), modificación del documento a que pertenece,
responsables, propósito, alcance, eliminación, adición o modificación de las actividades
(entradas, responsables, actividades, salidas, clientes o usuarios). Cambiala versión y surte todos los
pasos establecidos para formalizar el documento.

b. Cambio de versión en manuales y guías.

Cualquier tipo de modificación en un Manual o Guía del Sistema Integrado de Gestión involucrará
un cambio de versión.

c. Cambio de versión en registros y mapas de riesgos.

Cualquier tipo de modificación en un registro o Mapa de riesgo involucrará un cambio de versión.

d. Cambio de versión en los documentos generales del SIG

Cualquier tipo de modificación en los documentos generales del SIG (Manual delSistema Integrado
de Gestión, Mapa de procesos, Política y objetivos del SIG, entreotros) involucrará un cambio de
versión.

9. REVISADO Y APROBADO.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

NOMBRE Joshep Thompson Vick Johnson Mark Hammer

CARGO Coordinador SIG Gerente Administración Director Operaciones

FECHA 16 de noviembre de 2021 25 de noviembre de 2021 30 de noviembre de 2021

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10. CONTROL DE CAMBIOS.

DESCRIPCIÓN MOTIVO DEL

VERSIÓN ACCIÓN NUMERAL DE LA ACCIÓN CAMBIO FECHA RESPONSABLE

Necesidad de
definir los
lineamientos Alex Chaves
1.0 Creación Todos Primera emisión 22/05/18
generales para
elaborar y
mantener la
documentación del
SIG
Actualización de
Actualizaciónde los registros de Joshep
2.0 Actualización 8.2 – 8.3 registros caracterización de 11/07/19 Thompson
procesos y
procedimientos