PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Código : SIG-P-07 V-03

Fecha de emisión: 17/01/2012 Actualización: 26//03/2012

Elaborado por: Coordinador del SGI Revisado por : RAD Aprobado por : Alta Dirección

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1. OBJETIVO

 Establece lineamientos para elaborar, aprobar, controlar, distribuir,

ubicar, revisar, modificar, retirar y eliminar todos los documentos de
Stracon GyM SA

 Establece procedimientos para asegurar que los registros permanezcan

legibles, identificables y trazables.

 Establece los controles para identificar, almacenar, proteger, recuperar,

conservar, definir tiempo de retención y disponer los documentos
obsoletos del SIG.

2. ALCANCE

 Aplica a todos los documentos, formatos y registros del sistema de

gestión, de Stracon GyM SA. dentro de los proyectos Orcopampa y
Pororata.

3. RESPONSABLES

3.1 Alta Dirección

Es responsable de aprobar el presente documento y propiciar su aplicación.
3.2 Representante de la Alta Dirección
Es responsable de ejecutar y supervisar la implementación del presente
procedimiento.

3.3 Coordinador del SIG

Es quien elabora, controla, registra el presente documento, así mismo los
registros como resultado de la aplicación del mismo.

3.4 Personal
Son los responsables de aplicar y cumplir el presente documento

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4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

4.1. Archivo Pasivo
Lugar de almacenamiento y conservación de los registros que han
cumplido su tiempo de utilización en el área, pero es necesaria su
conservación (aspectos legales u operativos)

4.2. Archivo activo

Lugar donde se almacena y conserva los registros que se encuentran en
uso y que son consultados continuamente.

4.3. Backup
Respaldo de la información en medios electrónicos

4.4. Copia Controlada

Documento que contienen un dispositivo de identificación o señalización
para su distribución

4.5. Copia No Controlados

Documentos que no se señalizan antes de su distribución (carnet,
Normativas), también se define como cualquier documento en circulación
que no contemple la marca de agua identificación.

4.6. Documento
Información y su medio de soporte.
Nota: El medio de soporte puede ser el papel, disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía o muestras patrón, o una combinación de estos.

4.7. Documento Maestro

Documento vigente que contiene las firmas de elaboración, revisión y
aprobación (puede ser por medio electrónico o físico firmado)

4.8. Documento externo

Documento originado fuera del SIG.

4.9. Documento obsoletos

Documento fuera de circulación de revisión anterior al vigente

4.10. Formato
Documento diseñado específicamente donde se escriben o almacenan
datos y/o información. Cuando el formato contiene datos y/o información se
convierte en registro

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4.11. Manual de Gestión

Documento que especifica el sistema de SIG

4.12. Medio de soporte

Papel, memoria extraíble, archivos electrónicos, fotografía, video, muestra
patrón o una combinación de estos.

4.13. Procedimiento
Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso. Los
procedimientos pueden estar documentados.

4.14. Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
las actividades desempeñadas.

4.15. Tiempo de conservación

Periodo en que un registro debe ser conservado, ya sea para ser utilizado
en el trabajo rutinario o sirva de consulta en algún momento. Terminado
este periodo debe ser enviado al archivo de documentos obsoletos o
eliminados.

4.16. Trazabilidad
Capacidad para seguir la historia, aplicación o localización de todo
documento, formato o registro del SIG de Stracon GyM SA.

5. DOCUMENTOS A CONSULTAR
- Procedimiento corporativo del SIB-Control Documentario (P-COR-
01.01)- V-04 Cía. de Minas Buenaventura S.A.A
- Procedimiento Corporativo control de registros (P-COR-02.01) V-03 Cia
de minas Buenaventura
- Procedimientos Corporativos de Seguridad- Procedimiento de
Preparación, Administración y Revisión de los Procedimientos Escritos
de Tarea (P-CORP-SE-04.01) – Cía. de Minas Buenaventura S.A.A.
- Estructura de los Documentos SIG-P-05
- Requisitos 4.4.5; 4.5.4 Norma OHSAS 18001:2007
- Requisitos 4.4.5; 4.5.4 Norma ISO 14001: 2004
- DS. 005-2012-TR Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo

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6. PROCEDIMIENTO
6.1. Elaboración y Modificación
La necesidad de elaborar un documento, formato, registro o base de datos
del SIG, puede ser generada en cualquier área de Stracon GyM SA, así
mismo la necesidad de modificarlos está sujeta a diversos motivos tales
como:
 Resultado de revisiones del sistema integrado de gestión
 Cambios en la estructura de la empresa
 Acuerdos realizados por la gerencia
 Comités del SIG o planeamiento operacional.
 Aparición de nuevos procesos

El RAD es la persona quien autoriza la elaboración y/o modificación de los

documento o formatos de SIG, siguiendo las especificaciones citadas en la
Tabla No 02 - Responsabilidades de Elaboración, Revisión y
Aprobación de los Documentos - Formatos
Cuando se elabore documentos se tomara como referencia:

 Documentos elaborados anteriormente.

 Documentos de las áreas de la organización.
 Normas nacionales e internacionales.
 Otras fuentes internas o externas.

Los documentos y formatos nuevos o modificados quedaran registrados

en el Listado maestro de documentos (FP-SIG-07-03) y Listado maestro de
registros y formatos (FP-SIG-07-04) bajo nuevas versiones en caso de ser
modificados y de ser nuevos de les asignara un código, versión nuevo,
actualización, el mismo que permanece bajo el control del coordinador del
SIG.
Para efectuar cambios en el documento o formato esta solicitud se puede
efectuar de modo verbal o por un medio físico (correos, cartas de solicitud
que serán según su necesidad)

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6.2. Revisión y Aprobación del Documentos – Formatos

6.2.1. La revisión y aprobación de los documentos y formatos se

realizarán de acuerdo a lo estipulado en la siguiente tabla:

TABLA NO 02
RESPONSABILIDADES DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS – FORMATOS DE REGISTROS

ELABORACIÓ
TIPO DE DOCUMENTO N Y/O
NIVEL REVISIÓN APROBACIÓN
DOCUMENTO RELACIONADO MODIFICACIO
N
Política de
Seguridad, Salud
Alta Dirección Alta Dirección Alta Dirección
Ocupacional y
Documentos
I Medio Ambiente
Estratégicos
Alcance del SIG Alta Dirección Alta Dirección Alta Dirección
Objetivos
Jefe de PdRGA Alta Dirección Alta Dirección
Generales del SIG
Coordinador del
Manual SIG RAD Alta Dirección
SIG
Procedimientos de Coordinador del
Documentos RAD Alta Dirección
II Gestión SIG
de Gestión
Responsables
Planes, Programas de Área / RAD Alta Dirección
Actividad
Responsables
de Área / RAD /
Documentos
III PET, Estándares Actividad Coordinador del Alta Dirección
de Operación
Participación de SGI
Trabajadores
Formatos de
Coordinador del
procedimiento Formatos RAD Alta Dirección
SIG
s de gestión
Responsables Alta Dirección
Formatos de de Área / RAD/
procedimiento Formatos Actividad Coordinador del
s operación Participación de SIG
IV
Trabajadores
Responsables RAD /
Documentos de Área / Coordinador del
relevantes que Actividad SIG
Otros Alta Dirección
aporten a la Partes Partes
gestión del SIG interesadas interesadas
externas externas

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6.2.2. Si los documentos y formatos son observados o no aprobados

por el nivel correspondiente, serán devueltos a los autores por medio
electrónico, para las correcciones y adecuaciones pertinentes, no es
necesaria su conservación.
6.2.3. Los documentos de procedimiento de gestión y los operativos
serán dispuestos a las áreas pertinentes en estado no editable
cumpliendo con la seguridad del ITEM 6.5.1
6.2.4. Los formatos que resulten de los procedimientos de gestión del
sistema, elaborados, revisados y aprobados según corresponde en físico
los cuales con conservados por el coordinador del SIG, los formatos de
control de las operaciones son elaborados y revisados por las áreas que
hacen uso del mismo, el coordinador del SIG brinda la codificación,
versión, fecha de actualización luego lo aprueba, los formatos aprobados
se pondrán a consulta atraves de las carpetas con las que se cuentan
las áreas, PdRGA lleva el inventario de estos documentos los cuales
pueden ser de origen interno o externos, los formatos pueden ser
entregados sin ser protegidos, PdRGA lleva en listado de los
documentos y formatos del SIG.
6.2.5. La aprobación de los procedimientos originales del Sistema
Integrado de Gestión serán en físico con la firma de probación, serán
conservados en la matriz del Sistema de Gestión de Orcopampa. El
proyecto Poracota conservara una copia de los documentos originales
en el cual aplicara la firma escaneada del elaborador, revisor y
aprobador. Cuyo dispositivo es validado con la aprobación de este
procedimiento.

6.3. Codificación
Se encuentra sujeto al procedimiento estructura de los documentos del SIG
(P-SIG-06)

6.4. Edición
El Coordinador del SIG imprimirá el documento o formato cuando sea aprobado
verificando la información siguiente:
 Nombre del documento
 Código
 Nº versión
 Fecha de elaboración, revisión y aprobación ( cargo y Firmas estas
podrán ser en digital o originales)

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 N°páginas

6.5. Control de Documentos y Distribución de los Formatos de Registros

Stracon GyM ha establecido los siguientes medios:
6.5.1. Electrónico
6.5.1.1. La distribución de los documentos de los niveles (I, II y III)
se efectuará mediante copias controladas bajo el formato de
PDF (no editable) en caso sea electrónico, las cuales poseen
marca de agua con el texto COPIA CONTROLADA. estos
dispositivos de control se aplican en todas las hojas con el fin
de evitar la potencial modificación del documento.
6.5.1.2. El coordinador del SIG es el controlador de los documentos
emitidos vía eléctrico, el cual se evidencian mediante la
bandeja de elementos enviados o en todo caso con un E-mail
de recepción de mismo. Su tiempo de conservación es de 2
meces.
6.5.1.3. Con fines de evitar la pérdida de la información por algún
tipo de falla o virus informáticos, se elabora un backup el cual
es quenado en un CD, y su actualización es de forma
semestral.
6.5.1.4. Los formatos de registros se pueden distribuir vía electrónico
sin necesidad de tomar los dispositivos de seguridad citados
en el Ítem 6.5.1.1.
6.5.1.5. La distribución de los documentos no controlados por este
medio se efectúan, sin necesidad de identificarlas, mantienen
su diseño y estructura original

6.5.2. Físico
6.5.2.1. La distribución de los documentos por este medio se
efectúan con la impresión conteniendo en todo el documento la
marca de agua de copias controladas, para tener conciencia de
la ubicación del documento se efectuara la entrega levando
una registro de entrega mediante el formato de Lista de
distribución de copias controladas (FP-SIG-07-02) esta labor lo
hace el coordinador del SIG.
6.5.2.2. La distribución de los documentos no controlados en medio
físico, se efectúa sin necesidad de identificarlas, mantienen su
diseño y estructura origina tales, para efectuar esta entrega se
utiliza el formato lista de distribución de copias no controladas
(FP-SIG-07-01).

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6.5.2.3. La distribución está sujeta a la necesidad identificada o a la

cantidad solicitado por el usuario.

6.5.2.4. Cuando se necesite enviar información del SIG a las partes

interesadas externas o internas se efectuarán según lo descrito
en el Procedimiento de Comunicación, participación y consulta.

6.5.2.5. Para asegurara la legibilidad de los documentos se utilizara

el tamaño de letra no menos a 12.
6.5.3. Revisiones y Actualización de los Documentos y Registros del
SIG

6.5.3.1. Stracon GyM SA, efectuara la revisión periódica de los

documentos y formatos del SIG. Aplicando la frecuencia
siguiente:

NIVEL TIPO DE DOCUMENTO FRECUENCIA

1 vez por año

I Documentos estratégicos

 Cada vez que sea necesario o

por mejoramiento continuo
II Documentos de gestión ante deviaciones del SIG o
potenciales
 No haber necesidad se
efectuará 1 vez año
 Cada vez que sea necesario o
por mejoramiento continuo
ante deviaciones del SIG o
III Documentos de Operación
potenciales
 No haber necesidad se
efectuará 1 vez año
Formatos de procedimiento de
 1 vez por año
gestión
IV
 Cada vez que sea necesario o
Formatos de procedimiento de por mejoramiento continuo
gestión ante deviaciones del SIG o
potenciales

Otros documentos  1 vez por año

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6.5.3.2. La retención de los registros del Sistema Integrado de

Gestión de Stracon GyM serán según el anexo N°06
6.5.3.3. El control de las revisiones y actualizaciones es mediante el
Item 9 Control de cambios del documento y el N° de versión

6.5.4. Control de Cambios y Modificaciones

6.5.4.1. La identificación de los cambios para los documentos del
SIG se realiza describiendo los puntos actualizados de forma
breve en el recuadro de Control de cambios del documento.
6.5.4.2. Así mismo para demostrar los modificaciones de los
documentos y formatos del SIG, se digitara los párrafos de
color azul.

6.5.5. Manejo y Retiro de Documentos - Formatos Obsoletos

6.5.5.1. Al actualizar el documento y formatos se le deberá de

enumerar con una nueva versión y las versiones anteriores en
electrónico llevaran la marca de agua de DOCUMENTO
OBSOLETO y serán colocadas en la carpeta denominada
documentos obsoletos dentro de las carpetas de cada requisito
de las normas conservándolo por espacio de 1 año. Con la
salvedad de los documentos de hace referencia el (Anexo 04).
6.5.5.2. En cuanto a los documentos de distribuidos en forma física
se deberá decomisar las copias de las versiones que hayan
quedado obsoletas esto teniendo como referencia la lista de
distribución de copias controladas, de no ser así se deberán
colocar avisos en los paneles informativos informando la
disposición de no uso. Estas copias decomisadas llevaran un
sello de documento obsoleto esto con el fin de evitar el uso.
6.5.5.3. Los documentos o registros utilizados que ayan cumplido su
tiempo de retención, se podrá utilizar nuevamente para realizar
impresiones colocándole un sello de Hojas recicladas o en todo
caso efectuando el tarjado o trazado de la parte utilizada.

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6.5.6. Manejo de Documentos Externos

Los documentos de procedencia externa tales como; manuales, normas,

reglamentos, formatos, códigos etc. Se registraran en la Listado de
documentos y formatos externos (FP-SIG-07-05), estos documentos
mantienen su estructura, formato y presentación de la organización que
lo creo, Stracon GyM SA, puede efectuar el uso de los mismo para lo
cual no alterara tales documentos.

6.5.7. Control de Registros

El Coordinador del SIG elabora una Listado maestro de registros y

formatos (FP-SIG-07-04) donde se detalla el nombre de los registros y
formatos.

6.5.8. Trazabilidad de un Documento o Formatos

Los documentos y formatos generados en el SIG serán trazados

mediante la fecha emisión, versión, fecha de actualización y de
aprobación pudiendo verificarlo en el Listado maestro de registros y
formatos (FP-SIG-07-04)

6.5.9. Conservación y Acceso

6.5.9.1. Los documentos originales del SIG, se archivarán en un File

Así mismo para su fácil ubicación se podrá utilizar la Lista
Maestra de documentos y la lista maestra de Registros y
Formatos.

6.5.9.2. Los Registros

Los registros físicos se archivaran en Files designados creados por

cada requisito de la norma y estarán guardadas en la oficina
PdRGA, lo cual hace su fácilmente ubicación, así mismo, se
guardaran en CDs, debiendo cumplir con la protección contra daños,
pérdidas y deterioro por efectos del sol o agua. Para acceder a estos
se deberán solicitar al coordinador del SIG.

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6.5.10. Tiempo de Conservación y Disposición Final de los Registro

El periodo de conservación de los registros dentro de un archivo en

físico o electrónico es establecido en el Listado maestro de registros
y formatos, Así mismo su eliminación o pase a un archivo pasivo o
eliminación.

7. Registros
Los registros resultantes de la aplicación del presente procedimiento están
registrados en la Lista Maestra de Formatos y Registros (FP-SIG-07-04)

8. ANEXOS
- Anexo N°01 Lista de distribución de copias no controladas
- Anexo N°02 Lista de distribución de copias controladas
- Anexo N°03 Listado maestro de documentos
- Anexo N°04 Listado maestro de registros y formatos
- Anexo N°05 Listado de documentos y formatos externos
- Anexo N°06 Tiempo de retención de los registros
-

9. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

ITEM DESCRIPCION Y/O ORIGEN DE CAMBIO FECHA

1.- Se modificó el ITEM 6.5.3.2 Retención de los registros
Se modificó el ITEM 6.2.4 Estado de los Documentos del 10/11/2011
SIG

2.- Se modificó los ITEMs 1 Objetivo, 2.alcance, 3. Responsables,

Definiciones y abreviaturas, documentos a consultar
3.- Se modificó los ITEMs, 6.1 Elaboración y modificación, 6.2
Revisión y aprobación de documentos-formatos, 6.3
Codificación,6.5 Control de documentos y distribución de los 26/03/2012
formatos,6.5.3 Revisiones y actualización de los documentos y
formatos ,6.5.4 Control de cambios y modificaciones, 6.5.5
Manejo y retiro de documentos –formatos obsoletos, 6.5.6 Manejo
de documentos externos
8.- Registros
8.- Anexos
9.- Control de cambios del documento.

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Anexo N°01 Lista de distribución de copias no controladas

- Anexo N°02 Lista de distribución de copias controladas

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- Anexo N°03 Listado maestro de documentos

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- Anexo N°04 Listado maestro de registros y formatos

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- Anexo N°05 Listado de documentos y formatos externos

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- Anexo N°06 Tiempo de retención de los registros y documentos

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