ENUNCIADO

La empresa denominada SOLUCIONES Y MANTENIMIENTO ELECTRICO LTDA. Con NIT. No. 890.453.123-4, de
fondo de caja menor por valor de $350.000, el día 1º. de abril del presente año. Para tal fin, se diligencia el acta de constituc
menor No.001, en donde se designa al empleado JUAN MANUEL GARCIA PEÑARANDA, identificado con la cedula d
No.1.143.567.122 expedida en Barranquilla.

Tenga en cuenta la siguiente información:

1. El día 2º. de abril, se realiza cheque No.004567 del banco de Bogotá, por valor de $300.000 a nombre del mensajero de l
Marco Tulio Torres Gutiérrez, con c.c.No.1.156.890.776 de Barranquilla. Comprobante de egreso No. 1254.

2. El día 2º. De abril, se diligencia el acta de constitución de caja menor No.001. y se firma por el gerente de la empresa, qu
el empleado responsable, señor, Juan Manuel García Peñaranda, quien recibe los $300.000.

FECHA BENEFICIARIO
Olimpica S.A.
Apr-03
NIT.890.410.289-0
Servientrega NIT;
Abr.14
890.410.904-0

Marco Tulio Torres

Abrl.15 Gutiérrez C,C,
1.156.890.776
Dulcerna
abr.16
NIT.902.345.789-0
Marco Tulio Torres
abr.16 Gutiérrez C.C.
1.156.890.776
Papelería El Cid NIT:
abr.23
802,100.987-7
Almacenes Éxito NIT;
abr.30
N800.240.865-1

Nota: Para cada fecha, se debe diligenciar un recibo de caja menor.

1. El 16 de mayo, el departamento de contabilidad, realiza un arqueo

de caja menor encontrándose el siguiente dinero:

DENOMINACION CANTIDAD
Billete de $10.000 1
Billete de $ 5.000 1
Billete de $ 2.000 2
Moneda de $1.000 1
Monedas de $ 500 3
2.       Diligenciar el formato de arqueo de caja menor, colgado en Q10; y, verificar si existe sobrante, faltante o el valor de ca
3.       En caso de encontrar una diferencia deberá contabilizarla en un comprobante de diario.
4.  El 17 de mayo, el gerente autoriza el reembolso de caja menor, para lo cual usted deberá diligenciar el formato de reem
colgado en Q10. Además, elaborar el comprobante de egreso No. 1377 y cheque No. 005678 del banco de Bogotá, girad
Se pide:

·         Diligenciar todos los documentos que soportan el desarrollo del taller
·         Envió a la plataforma Q10.

RECURSOS:

·         Acta de constitución de caja menor

·         Comprobante de egresos
·         Cheques
·         Recibos de caja menor
·         Formato de reembolso de caja menor
·         Formato de arqueo de caja
·         Comprobante de diario
DA. Con NIT. No. 890.453.123-4, decide crear un
l fin, se diligencia el acta de constitución de caja
RANDA, identificado con la cedula de ciudadanía

300.000 a nombre del mensajero de la empresa,

te de egreso No. 1254.

firma por el gerente de la empresa, quien es usted y

.000.

CONCEPTO VALOR NOTA

IVA 19%
Implementos de aseo $ 98,760
INCLUIDO

Fletes $ 14,200 IVA 19%

Transporte urbano 5,400

Refrigerios $ 59,800

Transporte urbano 5,400

IVA 19%
2 resma de papel $ 24,000
INCLUIDO
IVA 19%
Implementos de aseo $ 76,700
INCLUIDO
xiste sobrante, faltante o el valor de caja esta correcto.
diario.
deberá diligenciar el formato de reembolso para caja menor
No. 005678 del banco de Bogotá, girado a nombre del mensajero.
 CHEQUE No.004567 CUENTA No.026777799901-1

Fecha: 4/2/2021

PÁGUESE A LA ORDEN DE:

LA SUMA DE:

FIRMA Y SELLO
 COMPROBANTE DE EGRESO

No. 1254
CIUDAD: FECHA: 4/2/2021 Valor $
PAGADO A: C.C./ NIT.
DIRECCIÓN:
La suma de:
Por concepto:
CODIGO CONCEPTO

CHEQUE No. EFECTIVO FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO

BANCO.
CUENTA No.
SUCURSAL.
OBSERVACIONES.

C.C. / N.I.T.
FECHA RECIBIDO:
PREPARADO REVISADO APROBADO

Dpto. de tesoreria Jefe de Tesorería Gerencia

PROBANTE DE EGRESO

DÉBITOS CREDITOS

DEL BENEFICIARIO

CONTABILIZADO

Aux. contable
Código: F-GAF-001 PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: I
ACTA No. 001
Fecha: CONSTITUCION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
Aprobado por : GCM
FECHA: XXXXXXXXX
NOMBRE RESPONSABLE: Nombre del Empleado
VALOR FONDO ASIGNADO: Valor en letras y números
DEPENDENCIA: XXXXXXXXXXXXX
En la ciudad de Nombre de la ciudad a los XXXX (X) días del mes de XXXXX del año XXXX, se reunieron:
XXXXXXXXX, Representante Legal de (Nombre de la entidad) y el señor (a) XXXXXXXXXX quien a la
fecha posee vínculo laboral con la entidad, ocupando el cargo de XXXXXXXXXX, para acordar la
constitución de la caja menor y la asignación del fondo fijo de la misma, por lo cual decidieron lo siguiente:

1. Se constituye a partir de la fecha el FONDO FIJO DE CAJA MENOR por valor de (Valor en letras y números), el
cual tiene por objeto atender los gastos de menor cuantía que deba realizar la Entidad, a diario.
2. El gasto máximo autorizado por caja menor será equivalente al XX% del monto del Fondo Fijo de Caja Menor
3. Las condiciones para el adecuado control, administración y custodia del FONDO FIJO DE CAJA MENOR, serán
las contempladas en el Manual de Procedimientos correspondiente establecido en el anexo 1 al final de este
mismo documento.
4. Se asigna como responsable de la Caja Menor a él (la) funcionario (a) de nombre de la entidad mencionada
anteriormente, quien declara que conoce el procedimiento correspondiente, el alcance y limitaciones de esta
labor y las acepta en su totalidad.
5. La responsabilidad respecto al control, administración y custodia del fondo fijo de caja menor que se le asigna
a dicho (a) funcionario (a), constituirá a partir de la fecha una labor adicional a las que actualmente desempeña,
por lo que no genera mayor valor a los ingresos actualmente pactados.
6. El funcionario (a) aquí comprometido con esta labor se hace responsable por la custodia y el manejo de los
dineros entregados a título de fondos de la caja menor, y autoriza por este medio el descuento de su nómina y/o
prestaciones sociales, de los valores no justificados o mal administrados, sin perjuicio de las sanciones penales,
civiles y tributarias a que haya lugar.
7. Nombre de la entidad se compromete a dar el apoyo y atención necesaria para el correcto y adecuado
desempeño de esta labor por parte del funcionario.
8. Nombre de la entidad se compromete a suministrar los recursos físicos necesarios y suficientes al
funcionario (a) responsable de la caja menor para el manejo y custodia de los dineros a ella entregados.
9. Este fondo ha de ser mantenido en las oficinas de la EMPRESA Nombre de la entidad

Este procedimiento estará sujeto a modificaciones o complementación siempre y cuando las normas o la
tecnología lo requieran.
Este documento se firma en señal de aceptación y consentimiento por los aquí intervinieron.

Aprobado: Recibí:

Firma: Firma:

Nombre: xxxxxxxx Nombre:

C.C. xxxxx de xxxxxxxx C.C. No. No.xxxxxxx, expedida en xxxxxxxx
Código: F-GAF-001 PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Versión: 2 ANEXO No. 1
Fecha: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Aprobado por : GCM FONDO FIJO DE CAJA MENOR
El Fondo Fijo de Caja Menor como su nombre lo indica es un valor fijo establecido como fondo para la atención
de los gastos menores que no ameriten el giro de un cheque o que deben ser pagados de manera inmediata y no
permiten la programación de pago junto con el cronograma establecido para pago a proveedores.
Para lograr un buen funcionamiento de este fondo fijo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Al inicio de cada año la administración fijará mediante Acta, el monto de la caja menor para cada dependencia
con los respectivos responsables de su manejo, de acuerdo con el promedio de necesidades, para que en lo
posible alcance para los gastos del mes.
2. Una vez establecido el monto se procederá a la creación con el respectivo asiento contable.
3. El valor máximo a pagar a través del fondo corresponderá al 30% del monto del Fondo de Caja Menor.
4. Todos los gastos, por pequeños que sean, deben estar respaldados por su respectivo soporte el cual debe
reunir los siguientes requisitos: fecha, nombre del beneficiario del pago, valor en números y letras, concepto
del pago y firma del beneficiario y todos los demás requisitos de ley. (anexar el R.U.T. en caso de que sea un
pago de un servicio del régimen simplificado).
5. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni borrones.
6. Cuando el Fondo Fijo de Caja Menor se haya agotado en un 70% puede procederse a hacer un nuevo
reembolso, no es necesario esperar hasta que se haya agotado el 100%.
7. Si al finalizar el mes el FFCM (Fondo Fijo de Caja Menor) no se ha ejecutado en su totalidad, se elaborará una
Nota de Contabilidad para causar los gastos efectuados durante el mes y no llevar gastos de un mes a otro.
Una vez ejecutado el monto de la Caja Menor se procederá a elaborar la relación de Reembolso de Caja Menor
según modelo suministrado por la Administración y que debe contener los siguientes datos:
1.       Monto del F.F.C.M.
2.       Valor ejecutado
3.       Saldo en efectivo
4.       Saldo a reembolsar
5.       Beneficiarios de los
6.       pagos Conceptos
7.       Fecha del reembolso
8.       Responsable
9.       Periodo a que corresponde
10.   valores
11.   Códigos contables
12. Total de gastos ejecutados
Este procedimiento estará sujeto a modificaciones o complementación siempre y cuando las normas o la
tecnología lo requieran.
Este documento se firma en señal de aceptación y consentimiento por los aquí intervinieron.

Aprobado: Recibí:

Firma: Firma:

Nombre: xxxxxxxx Nombre:

C.C. xxxxx de xxxxxxxx C.C. No. No.xxxxxxx, expedida en xxxxxxxx
Aprobado: Recibí:

Firma: Firma:

Nombre: xxxxxxxx Nombre:

C.C. xxxxx de xxxxxxxx C.C. No. No.xxxxxxx, expedida en xxxxxxxx
 $

ño XXXX, se reunieron:
XXXXXXX quien a la
para acordar la
cual decidieron lo siguiente:

e (Valor en letras y números), el

Entidad, a diario.
to del Fondo Fijo de Caja Menor
DO FIJO DE CAJA MENOR, serán
o en el anexo 1 al final de este

bre de la entidad mencionada

el alcance y limitaciones de esta

jo de caja menor que se le asigna

as que actualmente desempeña,

la custodia y el manejo de los

dio el descuento de su nómina y/o
rjuicio de las sanciones penales,

ara el correcto y adecuado

cesarios y suficientes al
ineros a ella entregados.

e y cuando las normas o la

intervinieron.

edida en xxxxxxxx

RA-GAF-210
Página 1 de 2
do como fondo para la atención
agados de manera inmediata y no
ago a proveedores.
a los siguientes pasos:

aja menor para cada dependencia

necesidades, para que en lo

ento contable.
del Fondo de Caja Menor.
spectivo soporte el cual debe
en números y letras, concepto
R.U.T. en caso de que sea un

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en su totalidad, se elaborará una

var gastos de un mes a otro.
ón de Reembolso de Caja Menor
ientes datos:

e y cuando las normas o la

intervinieron.

edida en xxxxxxxx
edida en xxxxxxxx

RA-GAF-210
Página 2 de 2
 RECIBO DE
CAJA MENOR

Ciudad: Barranquilla Día 03 Mes 04 Año 202 No. 001

Pagado a:
Concepto:

Valor :

Código Firma de recibido

Aprobado GERENCIA
RT
CC Nit. No.

RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día Mes Año No.
Pagado a:
Concepto:

Valor :

Código Firma de recibido

Aprobado GERENCIA
RT
CC Nit. No.

RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día Mes Año No.
Pagado a:
Concepto:

Valor :

Código Firma de recibido

Aprobado GERENCIA
RT
CC Nit. No.
 RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día Mes Año No.
Pagado a:
Concepto:

Valor :

Código Firma de recibido

Aprobado GERENCIA
RT
CC Nit. No.

RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día Mes Año No.
Pagado a:
Concepto:

Valor :

Código Firma de recibido

Aprobado GERENCIA
RT
CC Nit. No.

RECIBO DE
CAJA MENOR
Ciudad: Barranquilla Día Mes Año No.
Pagado a:
Concepto:

Valor :

Código Firma de recibido

Aprobado GERENCIA
RT
CC Nit. No.
 BO DE
MENOR

No. 001

o.

BO DE
MENOR
No.

o.

BO DE
MENOR
No.

o.
 BO DE
MENOR
No.

o.

BO DE
MENOR
No.

o.

BO DE
MENOR
No.

o.
 Código RA- PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
FIN-222
CÓDIGO III ARQUEO DE CAJA MENOR

FECHA HORA INICIO

DIA MES AÑO
HORA FINAL
FONDO FIJO DE CAJA MENOR: SON:

1. DINEROS EN CAJA
Total en Monedas
Total en Billetes
Total en Cheque
Sub Total Efectivo Encontrado $ -

2. DETALLE DEL ARQUEO: BILLETES

CANTIDAD VALOR

TOTAL BILLETES

3. DETALLE DEL ARQUEO: MONEDAS

CANTIDAD VALOR

TOTAL MONEDAS
4. DETALLE DEL ARQUEO: CHEQUES
NÚMERO DEL CHEQUE BANCO

TOTAL CHEQUES
5. FACTURAS/RECIBOS ENCONTRADOS:
FECHA BENEFICIARIO CONCEPTO

TOTAL FACTURAS
6. CUADRE DE CAJA MENOR
SALDO SEGÚN LIBRO
Menos TOTAL ARQUEO
FALTANTE
SOBRANTE

OBSERVACIONES:

RESPONSABLE DE CAJA MENOR AUDITOR

R

CIUDAD:

VALOR TOTAL

VALOR TOTAL

VALOR TOTAL
$ -
$ -
$ -

VALOR OBSERVACIONES

$ -
COMPROB
 COMPROB

Fecha
$ -
$ -
$ -

Sumas Iguales
 DENOMINACION CANTIDAD
Billete de $10.000
Billete de $ 5.000
Billete de $ 2.000
Moneda de $1.000
Monedas de $ 500

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD No.001

 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD No.001

Código Cuenta Parcial Debe

Sumas Iguales $ -
 Haber

$ -
 REEMBOLSO DE CAJA MENOR Nº 001

CIUDAD Y FECHA: FONDO PERMANENTE $ -

PAGOS EFECTUADOS $0 EFECTIVO Y CHEQUES
DEL AL MENOS $0 VALES PROVISIONALES
Área responsable de la caja menor: $0 ESTAMPILLAS Y OTROS
Administración
VALOR DE ESTE REEMBOLSO

IDENTIFICACION PAGADO A POR CONCEPTO RECIBO Nº VALOR VALOR

DE FACTURA IVA NETO PAGADO

Son:
TOTALES $0

ELBORADO POR APROBADO POR REVISADO POR CONTABILIZADO RESPONSABLE DE CAJA MENOR
Nombre completo:

Cedula: No.

Firma: JMGP
 COMPROBANTE DE EGRESO
No.
CIUDAD: FECHA: Valor $
PAGADO A: C.C./ NIT.
DIRECCIÓN:
La suma :
Por concepto. :
CODIGO CONCEPTO

CHEQUE No. EFECTIVO FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO

BANCO.
CUENTA No.
SUCURSAL.
OBSERVACIONES.

C.C. / N.I.T.
FECHA RECIBIDO:
PREPARADO REVISADO APROBADO

Caja o tesoria Administración Gerente

ROBANTE DE EGRESO

DÉBITOS CREDITOS

L BENEFICIARIO

CONTABILIZADO

Aux. contable
 CHEQUE No.005678 CUENTA No. 026777799901-1

Fecha: $

PÁGUESE A LA ORDEN DE:

LA SUMA DE:

___________________________________________________________________________________

ROSIRIS TOVAR DE LA HOZ

FIRMA Y SELLO