Formulación del proyecto de software

ANALISIS Y DESARROLLO DE SOFWARE

2575798

APRENDICES

JOSE GABRIEL CORREDOR MELO

IVAN DAVID OCORO SANCHEZ

INSTRUCTOR

MARITZA CHICANGANA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

POPAYAN
2023

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 Tabla de contenido

1. PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN .................................................................................................................... 3

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................................................... 3
3.1Objetivo general ...................................................................................................................................... 4
3.2 Objetivos Específicos .............................................................................................................................. 4
4. JUSTIFICACIÓN.............................................................................................................................................. 5
5. ALCANCE ....................................................................................................................................................... 5

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1. PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

Cuáles son los equipos necesarios para el funcionamiento óptimo de una organización y
cómo se puede diseñar un sistema de inventario eficiente para el seguimiento y
mantenimiento de dichos equipos.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La gestión de inventario de equipos es un desafío clave para muchas empresas. El

inventario de equipos puede incluir desde herramientas y maquinaria hasta dispositivos
electrónicos y vehículos. Mantener un registro preciso del inventario de equipos es
esencial para asegurarse de que los empleados tengan acceso a los recursos que
necesitan para realizar sus tareas, pero también para controlar los costos y minimizar el
riesgo de pérdida o daño de los equipos.
Sin embargo, muchas empresas enfrentan dificultades en la gestión de su inventario de
equipos. Entre los problemas comunes se incluyen:
Pérdida de equipo: El equipo puede ser perdido o extraviado debido a la falta de un registro
preciso de la ubicación y el estado de este.
Dificultades para realizar un seguimiento: La falta de un sistema adecuado para realizar
un seguimiento del inventario de equipos puede llevar a que los registros estén
desactualizados o sean difíciles de entender.
Ineficiencias en la gestión del tiempo: La búsqueda de equipos perdidos o la realización
de inventarios manuales lleva tiempo y puede ser costoso para la empresa.
Riesgos de seguridad: Si los equipos se pierden o se utilizan incorrectamente, puede
haber riesgos de seguridad para los empleados y la empresa.

Por lo tanto, el planteamiento del problema para la gestión del inventario de equipos es
cómo implementar un sistema eficaz de seguimiento y gestión de inventario de equipos
que permita a las empresas tener un registro preciso y actualizado de la ubicación, el
estado y el uso del equipo, minimizando las pérdidas, reduciendo los costos y mejorando
la seguridad en el lugar de trabajo.

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3. OBJETIVOS

3.1 Objetivo general

➢ Implementar un sistema de inventario basado en las nuevas tecnologías y la

innovación en una entidad pública o privada.

3.2 Objetivos Específicos

1-Facilitar el seguimiento de los equipos: Un objetivo específico puede ser desarrollar un

sistema que permita llevar un registro de todos los equipos que posee la organización,
su ubicación y estado actual. Esto permitirá una mejor organización y seguimiento de los
equipos.

2-Mejorar la eficiencia en el uso de los equipos: Otro objetivo puede ser desarrollar un
sistema que permita conocer la frecuencia y duración de uso de los equipos, lo que
permitirá una mejor planificación y programación de su uso, evitando tiempos muertos y
optimizando su rendimiento.

3-Reducir pérdidas y daños de los equipos: Un objetivo específico puede ser desarrollar
un sistema que permita llevar un registro detallado de los movimientos de los equipos,
desde su adquisición hasta su desecho, con el fin de prevenir pérdidas y daños.

4-Mejorar la toma de decisiones: Otro objetivo puede ser desarrollar un sistema que
proporcione información en tiempo real sobre el estado de los equipos, lo que permitirá
tomar decisiones más informadas sobre su mantenimiento, reparación o sustitución.

5-Facilitar la gestión de inventario: Un objetivo específico puede ser desarrollar un

sistema que permita gestionar el inventario de manera eficiente, permitiendo hacer
seguimiento a la cantidad de equipos disponibles, su ubicación y estado, así como
también llevar un control de las entradas y salidas del inventario.

6-Optimizar el tiempo y los recursos: Un objetivo específico puede ser desarrollar un

sistema que permita hacer un seguimiento al uso de los equipos, para identificar aquellos
que no se utilizan con frecuencia y tomar decisiones sobre su reasignación o venta,
optimizando así el uso de los recursos de la organización.

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4. JUSTIFICACIÓN

La necesidad de las empresas de implementar un sistema que permita Otorgar a los

documentos digitales la fiabilidad, integralidad ha conllevado la necesidad de implementar
un sistema de inventario dentro de un flujo de trabajo interno. Los fundamentos claves que
dan origen a la investigación e implementación de nuevas tecnologías incluyendo un
sistema integrado Las grandes cantidades de papel que se utilizan las empresas en
impresiones. La vulnerabilidad a las cuales es expuesta la información en otras
aplicaciones desarrolladas en otros sistemas de información.
Al considerar el uso eficiente de tecnologías de información y comunicación es un factor
fundamental en la toma de decisiones que incorporan la transparencia. La creación de un
inventario es esencial para la gestión y el control efectivo de los recursos de una empresa
o negocio. Hay varias razones por las que es importante llevar un inventario actualizado y
preciso: Control de stock: Un inventario permite a una empresa saber exactamente cuánto
stock tiene en su almacén, en tránsito o en sus tiendas. Esto ayuda a evitar la sobrecarga
o escasez de productos, lo que puede afectar negativamente las ventas y la satisfacción
del cliente. Planificación de la producción: El inventario también es esencial para la
planificación de la producción. Si una empresa sabe cuánto stock tiene disponible, puede
planificar la producción en consecuencia para satisfacer la demanda del cliente y evitar los
costosos retrasos en la producción. Gestión de compras: Un inventario actualizado
también ayuda a la empresa a tomar decisiones de compra informadas. Si una empresa
sabe exactamente cuánto stock tiene disponible, puede planificar con anticipación las
compras y aprovechar los descuentos por volumen, lo que puede ahorrar dinero.
Prevención de pérdidas: Un inventario bien administrado también puede ayudar a prevenir
pérdidas. Si una empresa sabe exactamente cuánto stock tiene disponible, puede detectar
fácilmente si hay faltantes o robos.
En resumen, llevar un inventario actualizado y preciso puede ayudar a una empresa a
controlar su stock, planificar la producción, gestionar las compras y prevenir pérdidas. Por
lo tanto, es una herramienta esencial para la gestión eficaz de cualquier negocio.

5. ALCANCE

En la aplicación funcional de inventario que permite llevar el inventario de equipos, es

posible que se incluyan las siguientes características y funcionalidades:
Registro de equipos: La aplicación permitiría registrar cada uno de los equipos que se
incluyen en el inventario. Esto incluiría información como el modelo, el número de serie, la
fecha de compra, la ubicación actual, el estado del equipo y cualquier otra información
relevante.

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Seguimiento de movimientos de equipos: La aplicación permitiría realizar el seguimiento
de los movimientos de los equipos. Esto significa que se puede saber cuándo un equipo
ha sido movido de un lugar a otro y quién fue el responsable de la transferencia.
Asignación de equipos a usuarios: La aplicación permitiría asignar equipos a usuarios
específicos, lo que permitiría llevar un seguimiento de quién tiene cada equipo en un
momento determinado. Además, la aplicación puede permitir la asignación de equipos en
préstamo a otros usuarios y llevar un registro de las fechas de inicio y finalización del
préstamo.
Seguimiento de reparaciones y mantenimiento: La aplicación también puede permitir el
seguimiento de las reparaciones y el mantenimiento de los equipos. Esto incluiría
información sobre cuándo se realizó la reparación, qué se reparó y quién realizó la
reparación.
Alertas de stock bajo: La aplicación podría enviar alertas automáticas cuando el nivel de
inventario de un equipo en particular esté bajo. Esto ayudaría a asegurarse de que siempre
haya suficientes equipos disponibles para satisfacer las necesidades de la organización.
Generación de informes: La aplicación podría generar informes detallados sobre el
inventario de equipos, incluyendo la cantidad de equipos disponibles, los equipos
asignados a usuarios específicos, los equipos en préstamo y los equipos en reparación o
mantenimiento.
En general, una aplicación funcional de inventario que permite llevar el inventario de
equipos debería ser fácil de usar, tener una interfaz intuitiva y ser capaz de integrarse con
otros sistemas de la organización si es necesario. Esto permitiría una gestión eficiente y
efectiva del inventario de equipos, lo que a su vez podría ayudar a la organización a reducir
los costos y mejorar su productividad.

Impacto:
• Social: El manejo y gestión optima del inventario incentivará la comunicación entre
el personal durante la realización de actividades conjuntas, asimismo potenciando
la coordinación y eficacia a la hora de ejecutar las labores de la empresa.
• Económico: La producción de la empresa subiría debido a la disminución de
tiempos para concluir actividades empresariales; al proveer información como
disponibilidad o estado de los equipos, su mantenimiento y cese de uso se
realizarían dentro de los tiempos óptimos, de modo que no haya retraso de las
actividades de la empresa; una gestión adecuada del inventario también puede
reducir el capital destinado a la adquisición o reparación de los equipos, al
manejarse en tiempo real el estado y posibilidad de ser usado de cada equipo.
• Ambiental: Reduciendo el tiempo de uso de algunos equipos y aprovechando las
mejoras de coordinación o reducción de daños, las emisiones nocivas al medio
ambiente de estos se verán reducidas también.

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 • Tecnológicos: Implementa un sistema eficaz de seguimiento y gestión de
inventario de equipos que permite tener un registro preciso y actualizado de la
ubicación, el estado y el uso del equipo, minimizando las pérdidas, potenciando la
comunicación/coordinación del personal, reduciendo los costos y mejorando la
seguridad en el lugar de trabajo.

Restricciones:
De tiempo: La empresa debe ser capaz de mantener un inventario eficiente en un tiempo
limitado, lo que significa que debe tener los recursos y las herramientas necesarias para
llevar a cabo la gestión de inventario de manera rápida y eficiente. La empresa también
debe ser capaz de cumplir con los plazos de entrega y asegurarse de que los equipos
estén disponibles en el momento adecuado.

De alcance: La empresa debe ser capaz de gestionar el inventario de manera efectiva en

todos los niveles, incluyendo la compra, el almacenamiento, el seguimiento y la
distribución.

De costo: La empresa debe ser capaz de mantener un inventario eficiente sin incurrir en
costos adicionales. Esto significa que debe encontrar el equilibrio adecuado entre
mantener suficiente inventario para cumplir los objetivos establecidos, y evitar el exceso
de inventario que pueda ser costoso de almacenar y gestionar.

Quienes son los beneficiarios:

• Jefes de operaciones: Son los que gestionan y optimizan los procesos de
producción. Median un inventario eficiente, se maximiza el ritmo de producción, se
reducen los costos y mejora el rendimiento de la empresa en general.
• Gerentes de finanzas: Un inventario eficiente puede ayudarles a optimizar el flujo
de efectivo al minimizar los costos de inventario y reducir la necesidad de
financiamiento externo.
• Personal y logística: El personal de almacén y logística es responsable de recibir,
almacenar y devolver los equipos. Un inventario eficiente puede ayudarles a
optimizar los procesos de almacenamiento y distribución, lo que puede mejorar la
eficiencia y reducir los errores.

Posibles riesgos:
• Inexperiencia con tecnologías por parte del personal.
• Falta de aprobación o confianza.

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 • Si una empresa se enfoca demasiado en reducir el inventario y mantener solo lo
esencial, corre el riesgo de quedarse sin inventario en momentos de alta
demanda.
• Si una empresa tiene demasiado inventario, corre el riesgo de incurrir en costos
de almacenamiento y deterioro.
• Errores de inventario (estado del equipo, en uso o disponible, cantidad...)

Resultados:
1. Facilitar el seguimiento de los equipos permitirá una mejor organización y
seguimiento de los estos.
2. Mejorar la eficiencia en el uso de los equipos permitirá conocer la frecuencia y
duración de uso de los equipos, lo que permitirá una mejor planificación y
programación de su uso, evitando tiempos muertos y optimizando su rendimiento.
3. Reducir pérdidas y daños de los equipos permitirá llevar un registro detallado de
los movimientos de los equipos, desde su adquisición hasta su desecho, con el fin
de prevenir pérdidas y daños y documentar cualquier contratiempo, fallo o mal
manejo.
4. Se permitirá tomar decisiones más informadas y oportunas sobre su
mantenimiento, reparación o sustitución.
5. La gestión del inventario de manera eficiente facilitará hacer seguimiento a la
cantidad de equipos disponibles, su ubicación y estado, así como también llevar
un control de las entradas y salidas del inventario.