Una guía para no meter la pata por

correo electrónico
Llevamos décadas enviando emails y aun así seguimos haciendo las cosas mal

JAIME RUBIO HANCOCK  1 MAY 2015 - 08:44 CEST

El primer correo electrónico se envió en 1971. Décadas después aún seguimos

con dudas: ¿cuándo debo usar la copia oculta? ¿Cuánto tiempo puedo tardar en
contestar? ¿POR QUÉ NO PUEDO ESCRIBIR EN MAYÚSCULAS?
Contestamos a estas cuestiones y damos algunos consejos.
¿Cuándo debo usar la copia oculta?
Puedes usar el campo de destinatario habitual cuando escribas un mail a una sola
persona o a un grupo en el que todos (o casi todos) se conocen y además sea útil
que la gente vea las respuestas de todo el mundo. Por ejemplo, cuando invites a
tus amigos a tu cumpleaños. No hace falta usar la copia oculta para eso. Es tu
cumpleaños, no la recepción del embajador. A lo mejor hay gente que no se
conoce entre sí, pero no se van a dedicar a enviarse spam.

El campo de copia (CC) sirve para que otra persona esté informada de la
conversación. No se espera que intervenga.

La copia oculta (CCO) sirve para enviar un mensaje a muchas personas que no se
conocen de nada. Por ejemplo, un mail a todos tus contactos informando de que
has cambiado de número de teléfono.

Explica de qué va tu mensaje

El asunto del correo electrónico ayuda a saber, por ejemplo, si lo debemos leer en
seguida o si podemos esperar. También es útil para buscarlo si lo necesitamos
dentro de un tiempo.

NO ESCRIBAS TODO EL TEXTO EN MAYÚSCULAS

CUANDO ALGUIEN ESCRIBE EN MAYÚSCULAS DA LA IMPRESIÓN DE
QUE ESTÁ GRITANDO Y ESO PUEDE RESULTAR MOLESTO. ADEMÁS,
LAS FRASES SON MÁS LEGIBLES SI SE USAN LAS MAYÚSCULAS
SÓLO CUANDO TOCA.
Según explica The New Republic, esta convención que en internet identifica las
mayúsculas con los gritos se remonta a mediados de los 80, con los grupos de
Usenet. Y de hecho, es anterior a internet: las mayúsculas siempre han estado
asociadas a la seriedad estética (en los monumentos, por ejemplo) y también para
mostrar ira en textos escritos.
Total, que no grites. A no ser que sea ESTRICTAMENTE NECESARIO.

Sé educado
Como su propio nombre indica, un correo electrónico es una carta. Hay muchas
diferencias, claro, pero podemos aplicar gran parte de los consejos que daba
Lewis Carroll para escribir correspondencia. Como este, con el que demostrarás
que eres una persona atenta y educada:
La mejor manera de comenzar una carta es respondiendo a las cuestiones que
planteaba tu interlocutor en la carta anterior. Escribe siempre con esa carta
abierta delante de ti. Una vez que hayas contestado a sus preguntas o comentado
sus sugerencias, ya puedes escribir libremente sobre lo que quieras.
Hay más: no envíes cartas en caliente, rebaja el tono si te escriben enfadado y sé
aún más amable con las cartas amables. Y hay uno sobre el humor al que
dedicaremos el siguiente punto.

A lo mejor no entienden tus chistes

Carroll recomienda ser muy exagerado con el humor para que se entienda. Por
escrito, se pierden referencias como los gestos y el tono de voz, por lo que resulta
más difícil detectar la ironía, por ejemplo. Además, es posible que además
nuestro interlocutor no nos conozca y no sepa que estamos bromeando. No sólo
eso: en persona podemos disculparnos en seguida si la broma no ha sido
afortunada, pero por correo electrónico podemos tardar más en darnos cuenta de
que ha habido un malentendido y para entonces ya nos habrán jurado odio eterno.

Los emoticonos, en dosis pequeñas ;)

Mucha gente le tiene manía a los emoticonos :( pero gracias a los emoji de
Whatsapp están recuperando presencia :) Puedes usarlos en tono irónico y
simpático :B No los debes utilizar en mails de trabajo :| pero en un ámbito más
informal pueden ayudar precisamente a evitar malos entendidos ;) y a que se
sepa, por ejemplo, que estamos hablando en broma xD.
Eso sí, jamás hagas lo que acabo de hacer y reemplaces todos los signos de
puntuación por un emoticono. Úsalos sin complejos, pero con mucha
moderación. Es un detalle simpático, irónico, o en todo caso, un mal menor. Pero
siempre un detalle.

Escribe con tds ls ltrs

No uses lenguaje de sms ni aunque escribas desde el móvil. Eso era comprensible
cuando los teléfonos tenían 12 teclas, pero con las pantallas táctiles y los teclados
qwerty no hace falta. El mail se considera algo más serio que un mensaje de
whatsapp.

Evita también abreviaturas y siglas como LOL y WTF a no ser que tu objetivo
sea que los demás piensen que eres un señor de 40 años que intenta aparentar 17
(¡LOL!).

Usa el teléfono
No dudes en coger el teléfono para aclarar cualquier cosa, en lugar de enviar 40
mails porque no os aclaráis. Eso sí, ten en cuenta que si te han escrito un correo
electrónico, es posible que haya motivos para hacerlo así, como la necesidad de
que conste todo por escrito, o que estéis en diferentes husos horarios.

Cuidado con lo que envías

Hablando de whatsapp, ahora todos los chistes sin gracia y cadenas horribles se
reenvían usando esta aplicación, pero aún nos llegan de vez en cuando al buzón
de entrada del correo electrónico. No envíes este tipo de mensajes si no estás
seguro de que le van a llegar a quien quiere recibir estas cosas.

No me agobies
Hay gente que todavía activa la opción de confirmación de lectura del mail como
si estuviéramos en 1998 y como si el correo electrónico fuera un fax, con su
confirmación de recepción. Puede ser incluso intrusivo, como una especie de
trampa: "¡Ajajá, ahora tiene que contestarme! ¡Le he dejado sin escapatoria!". Al
final, todos le damos a la opción de "no enviar" y sólo conseguirás volverte loco
creyendo que nadie recibe tus mensajes.
¿Envío un mail sólo para dar las gracias?
Te llega un mail. Sólo pone: "Gracias". A mucha gente esto le molesta: "¿Para
eso me envías otro mensaje? ¡Me estás haciendo perder el tiempo! ¡NO TENGO
TIEMPO PARA LEER UNA PALABRA!". Aunque parezca increíble, hay parte
de razón en esta queja y hay que encontrar el equilibrio adecuado.
Habitualmente, es necesario acusar recibo y dar las gracias. Si se trata de alguien
con quien te pasas el día enviado correos de trabajo, es muy posible que sólo sea
un engorro para todos. Eso sí, ante la duda, sé agradecido.
¿Seguro que es urgente?
Muchos gestores de correo permiten asignar prioridad alta a los mensajes que
enviamos. Antes de hacer eso (o de escribir URGENTE en el asunto), no está de
más considerar si nuestro correo es tan importante como creemos y, sobre todo,
si es tan importante para la otra persona como para nosotros. Pista: no lo es.

Si temes que la otra persona no sea consciente de la urgencia, basta con

explicarlo en el cuerpo del mail. A ser posible, sin utilizar las siglas ASAP (as
soon as possible). Por muy urgente que sea, puedes perder cuatro segundos (me
he cronometrado) escribiendo "tan pronto como sea posible".

Eso sí, sea urgente o no y aunque el correo electrónico no sea lo mismo que
whatsapp, hay que contestar, aunque sólo sea por educación y para decir que lo
estás mirando y que cuando puedas, te pones con el tema en cuestión. El margen
de tiempo máximo que se suele aconsejar son 24 horas. Eso sí, si es un mail de
trabajo y te llega fuera de la oficina, no estás obligado a contestar hasta que
vuelvas a la oficina. Y si eres tú el que lo envía, debes ser asumir que a lo mejor
no te contestan hasta la mañana siguiente. Y eso está bien.
Saluda y despídete como las personas
Al menos di "hola" y "hasta luego", con el nivel de formalidad que requiera el
destinatario. Puedes ahorrarte el saludo siempre que no sea el primer mail de un
mismo hilo de correos electrónicos. Evita el lenguaje de robot típico de las
fórmulas demasiado estandarizadas ("Me despido con un saludo afectuoso,
atentamente"). A no ser que seas un robot, claro. Si eres un robot, envíanos un
mail: queremos entrevistarte.

Firma
Si es un mail de trabajo o necesitas que la otra persona tenga tus datos de
contacto, incluye siempre una firma con estos datos. Estas firmas han sustituido
en gran medida a las tarjetas de visita y a menudo se buscan para localizar un
número de teléfono. La firma queda un poco ridícula si la incluyes en un mail
para un amigo, pero tampoco tiene mucha importancia porque es tu amigo y no
se fija en estas cosas.

Enviado desde mi Nokia 3320

Borra lo de “enviado desde mi iPhone” y similares. A nadie le interesa qué
modelo de móvil o de tablet usas. A nadie. Es cierto que puede ser un aviso, una
forma de decir: “Lo he escrito desde el móvil y a lo mejor se ha escapado una
falta o me he liado con el corrector”. Pero lo cierto es que la mayoría sólo
entendemos: “Dejo eso ahí porque no sé cómo se quita. Soy viejo. LOL”. 

Además, no es excusa para no releer antes de enviar, sobre todo teniendo en

cuenta que cada vez enviamos y leemos más correos electrónicos desde
dispositivos móviles.

Relee antes de enviar

Son dos minutos y te ahorrarás disgustos.

https://verne.elpais.com/verne/2015/04/29/articulo/143
0319848_190912.html

Delatar a través del CCO

Dentro de las opciones de envío, podemos encontrar el “terrible” CCO (con copia oculta).
Esto significa que el receptor en CCO podrá ver el mensaje enviado y ver hacia quien
va dirigido sin que se delate que éste está recibiendo el correo.
Un tanto infame pero cierto, en las empresas se tiende a usar el CCO para delatar con
los superiores o poner en evidencia al receptor a través del email, lo cual
eventualmente conduce a ambientes de desconfianza dentro del equipo.
Te recomendamos no emplearlo salvo en donde específicamente se indique que debe
ser copiado un receptor en CCO.
 
Usar el email como chat con todos en copia
En correos colectivos -como boletines electrónicos o un comunicado específico a un
grupo-, existe la mala práctica de comenzar a utilizar el email como un chat y seguir
copiando a todos dentro de la conversación.
El mensaje inicial, que bien pudiese ser un mensaje completo y bien estructurado, termina
siendo una réplica de “OK”, “Me parece”, “¿Como estás?” y “Por cierto…”, entre otros.
Te recomendamos reglamentar esto dentro de las normas de trabajo de tu grupo o
empresa y empujar al uso de otras herramientas si se necesita una conversación
entre 2 personas.
 
Poner en CC a todos, aunque no les interese
También existe el “clásico caso” del colaborador que pone en CC (con copia) a
prácticamente toda la plantilla del equipo, aunque muchas veces varios de estos no
tengan que ver con el proyecto, tarea u objetivo del correo electrónico enviado.
Si bien varios de los colaboradores o superiores solicitarán se les ponga en copia para no
perder hilo de la conversación -aunque tengan un papel secundario en ese proyecto o
tarea-, el “mapa” de quien debe estar copiado o no suele ensuciarse y conduce a la
mala práctica de poner en copia a todos.
Si éste es tu caso, hay que hacer un poco de trabajo en procesos de comunicación y
delimitar grupos de trabajo para evitar el exceso de información no deseada.
 
 
Aunque pudieran parecer detalles burdos, estos vicios tienden a crear estrés y
problemáticas grandes dentro de muchas organizaciones.
Si te sientes identificado o sufres por alguien con estos vicios dentro de tu proyecto
o empresa, te recomendamos acércate a comentárselo y busquen remediarlo.

Claro está, que el problema es cuando el jefe es el mismo promotor de esto (…).
https://mittum.com/3-malas-practicas-de-la-comunicacion-interna-por-correo-electronico/

1.Vigila el tono del correo

Date cuenta que tu tono puede malinterpretarse. No es lo mismo un correo con

una frase neutral que otro donde los signos de puntuación pueden ser
percibidos por el destinatario como hostil o enfado.

Las comunicaciones por correo electrónico, debido a que no van acompañadas

de expresiones faciales, pueden dar lugar a malentendidos. Es importante
asegurarse que no parece ofensivo, por ello, si se tiene alguna duda sobre
cómo podría interpretarse dicho mensaje, acércate al empleado y discútelo en
persona o realiza una llamada telefónica. 

2. Usa la dirección de tu empresa

Es posible tener varias direcciones de correo electrónico, personal y de

negocios. Pero es conveniente que se utilice únicamente la dirección de correo
profesional de la empresa para el envío de correos electrónicos a los
trabajadores.

Además, si representa a algún departamento es conveniente usar el nombre

del mismo para que las personas sepan de quién proviene. 

3. No mandar correos innecesarios

El hecho de poder enviar correos a los empleados no significa que se tengan

que mandar más de lo necesario. Antes de enviar uno, recapacita sobre si el
correo electrónico es la mejor herramienta para esa comunicación o es más
sencillo ir a hablar con esa persona. Esto debe hacerse para evitar la
avalancha de correos innecesarios que acaban provocando la pérdida de
eficacia del correo. 

4. Tener claro el objetivo del correo

En armonía con el punto anterior hay que tener claro el motivo del correo. Esto
es por ejemplo un envío de correo para informar a un empleado de un cambio
horario, es decir, motivos que sean de importancia.

Tampoco es necesario responder todos los correos que se reciben, hay que
distinguir los casos en los cuales sí aporta valor dar una respuesta a diferencia
de si con la respuesta sólo se consigue aumentar la bandeja de entrada del
destinatario. 

5. Sal de tu rol

Por definición en la empresa se redactan emails rígidos y profesionales pero

cuando sea apropiado se puede salir del molde profesional y hacer reír al
equipo enviando ocasionalmente algún GIF o bromas apropiadas para mejorar
el ambiente del equipo. 

6. No a los excesos

En sintonía con el punto anterior sí está bien ser divertido, pero no hay que
excederse. Hay una delgada línea entre apropiadamente casual e inmaduro.
Hay que mantener la profesionalidad. 

7. Asunto específico

La línea del asunto debe ser clara y concisa para mostrar al destinatario que
esperar al abrir el email y así evitar divagaciones. Si es urgente o necesita que
la persona haga algo concreto, ponlo en el asunto. 

Cuanto más específico sea, mayor rapidez habrá en la respuesta. 

8. Considera si el correo electrónico es el mejor canal 

Como mencionamos al principio el correo puede resultar de gran utilidad en

muchas ocasiones pero no siempre es así. Un ejemplo sería en la asignación
de tareas porque se corre el riesgo de que el email se pierda entre el resto. En
estos casos se recomienda el uso de herramientas de gestión de proyectos que
pueden ser la mejor solución para asignar tareas a un empleado.

Si trabajas frente a una mesa de trabajo, delante de un ordenador, una de tus

herramientas principales es el correo electrónico. Con el correo personal te mantienes al
tanto con tu familia y amigos; y con el del trabajo, vas acatando cada paso de tu rutina
laboral diaria.
El 'mail' del trabajo desentraña muchos peligros e incógnitas. Por ejemplo, la función
“responder a todos” puede convertirse en un arma de doble filo y acabar con tu propia
reputación dentro de la empresa como ya contamos en este artículo. Luego, esta eso de
gestionar el correo. Tareas y compromisos que se acumulan esperando una respuesta. El
tiempo estimado de respuesta por cada mail varía dependiendo, ¿de qué?
Tal vez la verdadera solución a esta incógnita está en que cada uno deberíamos poner
cuándo se necesita lo que se está pidiendo. Al menos eso piensa Melissa Dahl y así lo
cuenta en un artículo para 'The Cut': “A veces la gente lo hace, lo sé, pero no es una
norma, y debería serlo. ¿Necesitas una respuesta hoy? ¿Esta semana? ¿Este mes?
¿Necesitas una respuesta? Cuanto más lo pienso, más me parece el defecto fundamental
de los correos electrónicos”.
El estrés como escusa razonable

Abordar una bandeja de entrada llena de 'mails' es un suspiro obligado. Correos que vas
dejando atrás hasta el momento más oportuno para responder. Y lo dejas aparcado un
tiempo razonable. Pero, ¿cuánto es un tiempo razonable?
Para Dahl un tiempo razonable sería, una semana e incluso dos. Pero descubrió que no
todos piensan igual que ella. Ni siquiera sus compañeros de trabajo más cercanos. Y
cayó en la cuenta de que hay tres tipos de personas según responden a la llegada de un
mail y que cataloga de la siguiente manera:
1. Ansiosa. Responden tan pronto como llegan sus correos electrónicos.
2. Evitadora. Dejan que sus correos electrónicos se acumulen.
3. Segura. “Simplemente saben instintivamente el momento adecuado para enviar un
correo electrónico, la cantidad correcta de tiempo para dejar pasar. La cantidad de
tiempo razonable”, apunta Dahl.
Las soluciones más eficaces

Entonces, si el tiempo razonable depende de la interpretación individual de cada uno,

aquí encontramos el verdadero problema. Si cada persona, cada una dentro del tipo que
le corresponde, espera que la respuesta sea adecuada a su interpretación de ‘lo
razonable’, no puedes esperar menos que una oficina en la que acabas desconcertado,
molesto y a la defensiva cuando esto no ocurre como esperabas.
Dahl propone soluciones. En primer caso, una solución técnica: ¿qué pasaría si hubiera
un pequeño buzón en tu mail donde pudieras establecer una fecha límite para responder
 al correo electrónico que acabas de recibir? “Aparecería en la línea de asunto:
RESPUESTA NECESARIA PARA 6 P.M. DEL VIERNES. Sé que Gmail introdujo
recientemente algo parecido: “Recibido hace 3 días. ¿Responder?”, Pero aun así, ¿no
deberíamos establecer nuestros propios estándares para cuando necesitamos una
respuesta?”, dice Dahl.
Otra solución sería que organizaras tu bandeja de entrada según la fecha límite de
respuesta para la entrega de lo establecido en el mail de llegada. Pero si ya el aspecto
de nuestra bandeja de entrada invita a un golpe de ansiedad, tal vez deberíamos
quedarnos quietos y buscar una solución más basada en una comunicación electrónica
sana y clara para saber de antemano el tiempo que se necesita razonablemente en cada
demanda.
https://www.lainformacion.com/management/la-sencilla-regla-que-
ahorraria-cientos-de-malentendidos-con-los-emails/6492963/

Las nueve peticiones más molestas que recibimos en el correo del

trabajo
 Una encuesta de Adobe recoge las frases pasivo-agresivas que más molestan
a los trabajadores cuando reciben un 'e-mail'

Hay correos que siempre fastidian. / Pixabay

A menudo nos encontramos con correos en el trabajo que resultan

problemáticos, no sólo por su contenido sino también por el tono escogido
para redactarlos. Por eso, Adobe ha realizado una encuesta en la que se
recogen las nueve frases pasivo-agresivas que más molestan a los trabajadores
cuando reciben un e-mail, tal y como recoge este artículo de The
Guardian. Frases en inglés que, no obstante, todos recibimos en su traducción
al español. 
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1- “No estoy seguro de si viste mi último e-mail”

Se trata de un clásico extrapolable a cualquier discusión, incluso de pareja,
que viene a significar que deberías haber leído mi último e-mail. Da igual que
no lo hayas abierto porque estabas de vacaciones, porque estabas trabajando
en otro proyecto o cliente en ese momento o porque estabas en el funeral de tu
abuela; yo debería ser la prioridad para ti y te lo hago saber de esta
manera tan poco sutil.
2- “De lo que se infiere por mi último e-mail”
Usar cultismos o expresiones vagamente legales para dirigirte a otra persona
por e-mail no sólo puede resultar algo pedante, sino también esconder un
cierto desprecio. Este tipo de expresiones vienen a significar que mi
vocabulario me sitúa una situación superior a la tuya.
3- “De lo que se infiere tras nuestra última conversación”
Constituye una expresión despreciativa similar a la anterior, con el añadido de
que transmite que los objetivos de un proyecto concreto no se han alcanzado y
que deseo hacer saber a todo el mundo, empezando por ti, que es culpa tuya y
sólo tuya, incluso si el error es mi responsabilidad.
4- “¿Hay algo nuevo sobre esto?”
Otra de las expresiones más molestas para los trabajadores es que se le
pregunte constantemente por novedades acerca de un asunto
concreto. Cuando pregunto si hay algo nuevo sobre cualquier proceso estoy
dando por sentado que lo hay y que tú no me estás poniendo al día, bien
porque no deseas empezar otra tarea, bien porque no te da la gana. Esta frase
viene a significar que tu máxima prioridad es mantenerme actualizado en todo
momento, incluso si tenemos agendada una reunión dentro de dos horas en la
que se tratará el tema en profundidad.
¿Hay que repetirlo todo cien veces? / Pixabay

5- “Perdona por enviarte dos e-mails”

El problema de avasallar con e-mails a los demás, especialmente a los
compañeros de trabajo, es que la información, instrucciones o peticiones que
contiene el mensaje se dispersan. Sin embargo, a menudo mandar más de un
correo implica que deseo mostrar mi poder y que, en realidad, no me
arrepiento de haberte mandado dos e-mails (con copia a algún jefe común,
a ser posible) y que, de hecho, si pudiera te mandaría ocho e-mails. Al menos,
esa es la sensación que transmite.
6- “¿Me podrías aconsejar?”
Aunque pedir ayuda con cualquier tarea o proceso es positivo, empezar un e-
mail con esta frase o cualquier otra similar denota una intención
de desprenderte deliberadamente de una responsabilidad: “¿Me podrías
aconsejar? Y, ya de paso, ¿por qué no haces tú esto, que lo haces mejor?”.
7- “Como te he comentado previamente”
Evidentemente, hay cuestiones que se pierden a través de un correo
electrónico, especialmente cuando hay un gran intercambio de mensajes de
por medio. Sin embargo, utilizar este tipo de expresiones viene a significar
que me parece inconcebible que te hayas olvidado de algo que te había
comentado previamente. Y quiero hacerte sentir mal por ello.
8- “Como hemos acordado”
Se trata de una variante de la anterior, pero con una particularidad: ese plural
utilizado es meramente mayestático, ya que en realidad esta expresión suele
significar algo así como “como te he pedido”. Tal vez sea más diplomática en
teoría, pero a tu interlocutor le suele molestar más que no le pidas algo
directamente y sin rodeos.
9- “A modo de recordatorio”
Cuando alguien vuelve a enviar un e-mail con un documento o un mensaje
importante (como unas contraseñas), realmente le está diciendo a la otra
persona dos cosas: que en su bandeja de entrada tiene permiso para amontonar
cuantos mensajes quiera y que está seguro de que la otra persona ha borrado el
anterior.
https://www.lainformacion.com/management/las-nueve-peticiones-mas-
molestas-que-recibimos-en-el-correo-del-trabajo/6378951/

Cómo escribir para pedir algo a una persona a la que llevas años
sin hablar
Revisa bien el texto antes de enviarlo. / Pexels

Construir y nutrir nuestra red de contactos es esencial para el éxito

profesional. Diversas investigaciones muestran que realizar un
correcto networking permite a los trabajadores encontrar mejores
oportunidades, alcanzar mejores puestos y, en general, tener una carrera más
exitosa. Pero no es posible mantener una relación de amistad con todas las
personas que hemos conocido a lo largo de nuestra carrera laboral y educativa.
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Todos necesitamos el favor de antiguos colegas, con los que no siempre
hemos logrado mantener un contacto fluido, ya sea para encontrar un nuevo
empleo, buscar clientes o acceder a determinada información.
En ocasiones, retomar el contacto con compañeros parece más complicado,
incluso, que escribir a gente que no conocemos. ¿Se acordará de
mí? ¿Pensará que soy un aprovechado por escribirle ahora?
Pero como recuerda la consultora Rebecca Zucker en Harvard Business
Review, no debemos tener reparos en escribir a un antiguo conocido, siempre
que tengamos algunas cuestiones en cuenta:
1. Vence la vergüenza
A ninguno de nosotros nos agradan las personas que nos escriben tan solo
cuando necesitan algo. La vergüenza derivada de sentirnos una de esas
personas nos puede empujar a no escribir a antiguos colegas que nos podrían
echar un cable en una situación difícil. Pero debemos recordar que si no
hemos hablado con esa persona en diez años es porque ella tampoco nos ha
contactado y nadie sabe si es ella la que nos necesitará en un futuro.
Los colegas de trabajo no son necesariamente amigos, pero todos sabemos de
la utilidad de responder con amabilidad y ayudar en lo que necesite a un
compañero del sector, pues nosotros podemos ser los próximos que
necesitemos ayuda. Esta solidaridad profesional es la que debemos tener en
mente.
2. Reconoce la ausencia de contacto
No tiene sentido mandar un correo a una persona con la que quizás no hemos
hablado en más de un lustro haciendo como si el tiempo no hubiera pasado.
En opinión de Zucker, el simple hecho de poner en el asunto del correo frases
del tipo “saludos del pasado” o “un saludo de un antiguo colega” eleva la
tasa de respuesta por encima del 90 %.
Es importante recordar en las primeras líneas a nuestro interlocutor de qué nos
conoce (no tiene por qué acordarse de nosotros) y explicar qué hemos
hecho desde que nos perdió la pista.
3. Usa el tono correcto
Debemos evitar que nuestra petición suene desesperada o exigente, al fin y al
cabo nuestro contacto no nos debe nada, pero también mostrarnos confiados.
Básicamente, lo ideal es plantear lo que necesitamos de forma abierta y clara,
dejándoselo a nuestro interlocutor lo más fácil posible.
Nunca se sabe qué colega puede ayudarnos en el futuro. / Pixabay
 4. No le pongas en un compromiso.
Debemos dar por hecho que nuestro antiguo colega estará muy ocupado
(aunque no lo esté), por lo que cuanto más mascada esté nuestra petición,
mejor. Déjale siempre una vía de salida, para que no piense que le estás
metiendo un marrón, frases del tipo “no sé si será muy complicado, entiendo
perfectamente que no puedas hacerlo” ayuda a generar confianza y que
nuestro interlocutor se plantee más seriamente ayudarnos.
5. Ofrece tu ayuda
Debemos ver siempre nuestra petición en el contexto de una relación más
amplia y recíproca, que puede ser beneficiosa para ambas partes. Al decir
algo como, “si puedo ser de ayuda en alguna cosa, ahora en el futuro, no
dudes en escribirme”, ayudas a fomentar la confianza y dejas la puerta abierta
a próximas colaboraciones. Y si hay algo concreto que puedas ofrecer, mejor
aún.
6. Muestra tu agradecimiento
Independientemente de si tu contacto puede ayudarte o no, contéstale
agradeciendo la respuesta. Si finalmente sí puede ayudarte no está de
más entregarle un pequeño regalo de agradecimiento, ya sea invitándole a
una comida o enviándole una botella de vino. Son detalles que labran la
confianza y fortalecen las relaciones en entornos profesionales.
7. Mantén el contacto
De nuevo, con independencia del éxito de la propuesta, aprovecha la
interacción para mantener un mínimo contacto, aunque sea solo añadiendo a
esta persona a tu red de LinkedIn u otra red social, para tener al día de las
novedades principales en la vida de ambos. Nunca se sabe cuándo os podéis
necesitar.

https://www.lainformacion.com/management/como-escribir-para-pedir-algo-a-una-persona-
a-la-que-llevas-anos-sin-hablar/6372457/

Siete consejos para mantener el correo electrónico del trabajo bajo

control
 Los trabajadores del conocimiento pasan de media un 28 % de
su tiempo en el trabajo contestando correos: es una agujero negro de
la productividad
MIGUEL AYUSO23.01.2018 - 04:30h
El correo electrónico nos hace perder muchísimo tiempo / Pixabay

El correo electrónico es desde hace décadas la herramienta de comunicación

estándar de las empresas. Y es lógico. Cuando el trabajo se organiza
mediante correos todo queda archivado y por escrito. El “ya te lo dije” es más
fácil de abordar que nunca y nadie puede hacerse el sueco. El problema es
que, como cualquier otra herramienta, no todo el mundo la usa correctamente,
y sin control tu bandeja de entrada puede convertirse en un agujero negro de
la productividad.
Aunque depende mucho del sector de actividad, es muy normal recibir más de
una decena de correos al día –sin contar promociones, recordatorios y spam de
todo tipo–, pero muchas personas reciben cientos de correos por
jornada, cantidades que nadie es capaz de manejar con un mínimo de
coherencia.
Un estudio del McKinsey Global Institute llegó a señalar que los trabajadores
del conocimiento pasan de media un 28 % de su tiempo en el trabajo
contestando correos. Es, además, un porcentaje que aumenta 15 puntos por
año. Y esto, sencillamente, no puede ser.
Hay numerosos trucos para clasificar los correos y librarse de mensajes no
deseados, pero al margen de esto es necesario establecer una serie de límites
y, sobre todo, plantearnos cuándo es útil, y cuando no, enviar o responder un
correo electrónico.
Existe una paradoja en el mundo contemporáneo que tenemos que evitar. Hoy
en día, cualquier mensaje puede ser respondido de manera más o menos
inmediata. Pese a esto, damos por hecho, y no es de extrañar, que nadie tiene
que contestarte al minuto. El problema es que, bajo esa justificación, hay
correos que quedan sin contestación días, semanas y meses. Y esto es
agotador, sobre todo si una de las partes considera el asunto importante.
“Me llegan muchos correos” o “he estado a tope” no es una excusa válida para
no contestar –seamos sinceros, casi todo el mundo recibe muchos correos y
estar a tope es un concepto muy flexible–. Todo es cuestión de organizarte, y
para ello solo debes seguir estas reglas:

1. Sé breve
El correo electrónico no es la herramienta adecuada para mantener largas
conversaciones. Por mucho que los iconos de los gestores de correo se
representen con cartas, nadie espera una contestación propia del género
epistolar. La vida es más fácil, no digamos en el trabajo, si los mensajes van al
grano.
2. No parlotees
El correo electrónico tampoco es la herramienta adecuada para mantener una
charla. Los hilos kilométricos que parecen un diálogo de Seinfield nunca
deberían existir. Si tienes que mantener una conversación con alguien usa el
chat o llámale por teléfono, pero parlotear por correo electrónico solo os hace
perder el tiempo a ambos.
En su libro Message Not Received: Why Business Communication Is Broken
And How To Fix It, el profesor de management Phil Simon anima a seguir
la “regla de los tres emails”. Esta es muy sencilla, si tras tres correos no se
ha zanjado la cuestión que se quería tratar es mejor hablar, por chat o por
teléfono.
3. Contesta los correos en el día
“La mayoría de las personas mejores y más activas que conocemos actúan
rápidamente en sus correos electrónicos, no solo para nosotros o para algunos
remitentes selectos, sino para todo el mundo”, explican los directivos de
Google Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg en su libro Cómo trabaja
Google. “Ser receptivo establece un ciclo positivo de retroalimentación de las
comunicaciones por el cual es más probable que tus colegas te incluyan en
discusiones y decisiones importantes”.
Todos podemos vernos abrumados si un día recibimos demasiados correos,
pero volvemos al primer punto: basta contestar con un sencillo “ok” para la
mayor parte de las comunicaciones. Y todos contentos. Tampoco hace falta
estar mirando el correo todo el día, lo que nos lleva al siguiente punto.
No hace falta mandar correos para todo / Pixabay

4. Establece momentos para revisar el correo

Dependiendo cuál sea tu trabajo es posible que puedas contestar correos todo
el tiempo, pero esto interrumpe la concentración  y mina la productividad. Lo
ideal es establecer una serie de momentos del día en los que revisar el correo,
al menos a primera y última hora de la jornada. Si estás horas son fijas, mucho
mejor, pues tus interlocutores sabrán a qué hora sueles contestar, y lo tendrán
en cuenta.
5. Ten tu bandeja de entrada despejada
 No hay nada peor para la organización que tener un correo caótico, con
cientos de mensajes sin leer y repleto de información inútil. Como el espacio
es casi ilimitado, pensamos que da igual clasificar nada –y, pese a esto, hay
gente que es capaz de llenarlo–. Es un tremendo error. Es mucho más efectivo
ir borrando los correos que no necesitemos y clasificando los que sí. Así
encontrarás todo mucho más fácilmente y te acostumbrarás a no tener la
bandeja de entrada llena de mensajes sin leer.
6. Contesta primero los últimos correos
Puede parecer un consejo contradictorio, pero es mejor contestar lo que acaba
de llegar, pues tendrás más oportunidades de llegar a tiempo o de ser el
primero. Si, por la razón que sea, no has podido contestar un correo en,
pongamos, cinco horas, es probable que otra persona haya solucionado ya el
asunto y, aunque no lo haya hecho, diez minutos más no van a notarse.
7. Si es urgente, llama
Hay personas que envían correos con cosas importantes que esperan una
respuesta inmediata, pero puede no serlo. Esta situación crea una ansiedad
innecesaria en el emisor y culpa en el receptor si no llega a tiempo. Ante la
duda, descuelga el teléfono. Y si nadie te llama, aunque sean cosas
importantes, piensa por qué no lo hacen.
Como apunta Wanda Thibodeaux en Inc., “a veces, las personas envían
correos electrónicos a los miembros del equipo y los jefes porque su
destinatario simplemente no es lo suficientemente amable en persona y
sienten que es más seguro comunicarse por escrito que cara a cara. Esto no
significa que el destinatario deliberadamente sea un imbécil, es posible que ni
siquiera se dé cuenta de que está creando un muro. Pero fíjate en cómo otros
interactúan contigo”.

Qué asunto debe tener un email para asegurarte de que tu

destinatario lo lea
 Lo único que todo el mundo lee de un correo electrónico es el asunto del
mensaje. Si no engancha al lector nadie abrirá tu mensaje

MIGUEL AYUSO01.12.2018 - 04:30h
Solo seguir unos pequeños trucos harán que se lean tus correos. / Pixabay
Aunque es evidente que usamos demasiado el correo electrónico en el trabajo,
y muchos de los mensajes que mandas podrías directamente no mandarlos,
otros son imprescindibles. ¿Cómo lograr que estos no pasen desapercibidos en
la bandeja de entrada de tu destinatario?
Lo único que todo el mundo lee de un correo electrónico es el asunto del
mensaje. Si esta pequeña frase no es lo suficientemente atractiva, mucha
gente ni siquiera abrirá tu correo. Esto es especialmente importante para los
departamentos de 'marketing' y comunicación, que escriben a clientes sobre
nuevos productos o convocatorias, pero todos mandamos correos que no
queremos que pasen desapercibidos.
La idea principal es que el asunto tiene que ir directo al grano: tienes que
explicar en solo tres o cuatro palabras qué ofreces o qué necesitas. También
debes resaltar, con sinceridad, la importancia de este. A nadie le gusta recibir
correos “urgentes” que luego no sean nada “urgentes”. Pero, siguiendo estas
normas básicas, hay varios recursos que aumentan el atractivo de tus
mensajes. Son estos:
1. Usa palabras clave

Al igual que se hace en el titular de una noticia, es importante elegir palabras

que dejen claro de qué va el mensaje. Esto no solo ayuda a tu interlocutor a
reconocer enseguida el motivo de tu mensaje, sino que también le ayudará a
buscarlo llegado el caso en el futuro.
Esto es especialmente importante en envíos que se mandan a mucha gente,
como notas de prensa, 'newsletter' o promociones. Es un ejemplo ficticio,
pero que ocurre a diario: nadie abrirá un correo titulado “newsletter del
colegio de dentistas”, pero sí uno, con el mismo contenido, pero con un asunto
que se refiera a alguna de las noticias que se encuentran en su interior. Los
asuntos vagos no van a ninguna parte, y nadie abre todos los coreos que
recibe. Nadie.
2. Usa verbos

Utilizar verbos en el asunto hacen los mensajes más atractivos, pues llaman a

tu destinatario a la acción. Por ejemplo, en una invitación a una comida es
mucho más atractivo: “Vamos a comer al nuevo restaurante asiático”, que
“Invitación parea comer en restaurante asiático.
3. Utiliza etiquetas

Esto es un poco raro si estás mandando un correo a un desconocido, pero

es tremendamente útil para escribir a tus compañeros. La idea es añadir al
asunto una etiqueta con la importancia del mensaje, utilizando fórmulas como
[Urgente], [Para mirar tranquilo] o el mítico [FYI] (“for your information”).
Si lo usas con mesura, permite organizar el trabajo y, además, asegurarte de
que se lea lo verdaderamente importante. Ahora bien: como recomendamos
siempre, si algo es verdaderamente urgente es mejor llamar que enviar un
correo.
4. Utiliza números

Comparábamos el asunto de un correo con el titular de una noticia, y si en

prensa funcionan los números y las listas, más aún en un mensaje. Asuntos
del tipo “Tres tareas que hay que empezar ya”, son mucho más atractivos que
algo tipo “Planning de la semana”. Y esto puede aplicarse tanto para escribir a
desconocidos como a colegas.
5. Apela a tu destinatario

Si vemos en el asunto nuestro nombre, es mucho más probable que

abramos el mensaje. Máxime si este apela a nuestro trabajo o aficiones. Es
mucho más probable que abras un mensaje con un asunto del tipo “Luis, me
ha encantado tu presentación”, que otro que diga “Sobre la presentación”,
aunque ambos tengan luego críticas a tu trabajo.
El nombre hay que usarlo, claro, de forma sincera. Todos recibirnos correos
del tipo “Miguel, no sabes qué ofertas te estás perdiendo”. Este 'clickbait'
facilongo no funciona en absoluto.

https://www.lainformacion.com/management/que-asunto-debe-tener-un-email-para-
asegurarte-de-que-tu-destinatario-lo-lea/6449277/
@LorenFdez 12 noviembre 2019
@todofoba 1 octubre 2020

@queensdeledit 28 may. 2019