RECEPCIÓN DE MATERIALES Y ENTREGA DE

PR-PD-009
MERCANCIAS

1. OBJETIVO
Establecer los requisitos mínimos de calidad en la recepción materiales en el almacén asegurando
la identificación y correspondencia correcta del material, localización, limpieza adecuada de los
embalajes y en cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura.

2. ALCANCE / RESPONSABILIDADES
El presente procedimiento está dirigido a la Dirección Administrativa, el Jefe de Producción,
Operario de almacén y despachos.

2.1 De la Dirección Administrativa revisar, aprobar, divulgar, cumplir y hacer cumplir el procedimiento
de recepción de Laboratorios Prisma.

2.2 Del Jefe de Producción elaborar, revisar, modificar, actualizar, cumplir y hacer cumplir el
procedimiento

2.3 Del Operario de Almacén y Despachos cumplir y hacer cumplir el procedimiento

3. DEFINICIONES

3.1. Inspección
Evaluación para verificar el estado de los productos de acuerdo con criterios establecidos de
Conforme y No Conforme.

3.2. Insumos
Es un bien que se emplea en la producción de otros bienes. De acuerdo con el contexto,
puede utilizarse como sinónimo de materia prima o factor de producción.

3.3. Certificado de Calidad

Documento que contiene las especificaciones técnicas del producto terminado y los resultados
analíticos correspondientes al número de lote referenciado que identifica al producto terminado.

3.4. Certificado de Conformidad

Documento emitido de acuerdo con las reglas de un sistema de certificación, en el cual se
manifiesta adecuada confianza de un producto, proceso o servicio debidamente identificado y
está conforme con una norma técnica u otro documento normativo específico.

Elaborado por: Revisado y Ajustado por: Aprobado por:

Nombre:

Firma:

Cargo:

Vigente desde: 2020-04 Versión: 01

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3.5. Material de Acondicionamiento

Es el material utilizado para el envase, etiquetado, material de estuche, accesorios para
aplicación.

3.6. Material de Envase Primario

Es el envase que está en contacto directo con el producto. Por ejemplo: envases, tapones,
liners, etc.

3.7. Material de Envase Secundario o Empaque

Es el empaque que tiene como fin proteger el envase primario.

3.8. Mercancías

3.9. Recepción
Actividad de recibir materias primas e insumos con base en una orden de pedido.

3.10. Otros Insumos

Corresponde a materiales diferentes a las materias primas, material de empaque y envase y
que son indispensables para el desarrollo de todas las operaciones de la empresa.

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Recepción de Materias Primas e Insumos

4.1.1. El Operario de almacén y despachos recibe los materiales enviados por el proveedor local
nacional o la agencia aduanera y las registra en el formato Registro de Recepción de Insumos,
anexando una copia de la orden de compra que genera XXX, así mismo la remisión o factura y
el certificado de calidad del proveedor.

4.1.2. La zona de recepción de materiales se ubica en la entrada principal de la bodega.

4.1.3. Recepción del documento: una vez que los materiales llegan a XXX, el operario del almacén y
despacho recibe del proveedor factura o remisión y verifica que contenga los datos (razón social,
NIT, dirección y teléfono), compara con la orden de compra emitida por el área de compras y
verifica que el nombre del proveedor, la cantidad de materia prima y presentación que se
menciona en la factura o remisión corresponda a lo que se describe en la orden de compra y que
la fecha de recepción coincida con la de la factura o remisión.

4.1.4. Recepción física: verificar las cantidades recibidas contra el documento enviado (remisión o
factura) y la orden de compra, para evaluar si las cantidades solicitadas fueron iguales a las
enviadas por el proveedor.

4.1.5. Revisar que la identificación del material en los rótulos colocados por el proveedor concuerde
con lo declarado en la remisión y orden de compra. Si la identidad no corresponde informar al
Jefe de Producción. En el caso de materias primas o material de envase o empaque se debe

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verificar en el rótulo el nombre, número de lote, fecha de vencimiento (no menor a 1 año),
coincidan con el certificado de calidad enviado.

4.1.6. En caso de recibir materiales con inconsistencias informar rápidamente al Jefe de Producción o
Director Administrativo, inmediatamente se consultará a las personas responsables de la
creación de códigos o Control de Calidad, de acuerdo con el caso: el material será reparado,
devuelto inmediatamente o devuelto contra entrega.

4.1.7. Revise cuidadosamente el estado y limpieza de los materiales recibidos y reporte aplastamiento,
abolladuras, perforaciones, recipientes húmedos, filtraciones. Los tambores deben venir con sus
aros metálicos de cierre.

4.1.8. Cuando llegan graneles se debe seguir el procedimiento Especificaciones de Producto a

Granel para hacer el respectivo manejo sanitario previo al almacenamiento.

4.1.9. A las bolsas plásticas se le revisa su integridad y limpieza buscando perforaciones, si existen se
pueden tapar con cinta adhesiva, e introducirla en un recipiente resistente previa limpieza.
NOTA: Informar en todos los casos al superior inmediato y al área de Control de Calidad, si
encuentra anomalías.

4.1.10. Control de cantidad de material recibido: control de peso, se usarán balanzas con capacidad de:
hasta 300 kgs.

En todos los casos verifique que la balanza este en ceros. Para el cálculo del peso neto,
descuente la tara del peso total y escriba este valor en el rótulo del recipiente. (Las taras
se determinan pesando un recipiente similar). En caso de etiquetas o elementos
pequeños, se debe contar una cantidad pequeña, calcular peso y luego hacer regla de
tres para el cálculo de la cantidad total recibida.

Ejemplo: si llegaron 10.000 etiquetas, se deben contar 100 etiquetas, se pesan (su peso
dio 100 gramos) y luego se hace regla de tres para determinar el peso de las 10.000
etiquetas, si 100 etiquetas pesan 100 gramos, ¿10.000 etiquetas cuanto deben pesar? Se
pesan las 10.000 etiquetas y el resultado debe ser igual o mayor al calculado.

4.1.11. Tramitar el documento de remisión o factura con el operario de producción. Cualquier anomalía
informarla de inmediato al Jefe de Producción.

4.1.12. Control de Calidad verifica y registra el análisis del material para lo cual emite rótulos de
APROBADO, APROBADO CON RESTRICCIONES o NO CONFORME, si el producto es NO
CONFORME se comunica con el proveedor o la parte administrativa para realizar la reclamación
respectiva

4.1.13. Finalmente se hace sanitización de los materiales recibidos atomizando con alcohol antiséptico.

4.2. Equipos y Elementos Utilizados

4.2.1. Estiba o paletas de aproximadamente 80 cms. x 120 cms. x 15 cms.; en plástico exclusivas para
producción y en madera exclusivas para la bodega, con doble entrada y en trabamiento sencillo.

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4.2.2. Calculadora.

4.2.3. Rótulos de papel con recuadro y texto “CUARENTENA”, pegante, marcadores de tinta a prueba
de agua, toallas de papel.

4.2.4. Guantes de caucho para operaciones de limpieza, guantes de cuero para manipulación de
materiales, uniforme completo color habano.

4.2.5. Guantes de cuero vaqueta o carnaza reforzados para la manipulación de materiales.

4.3. Precauciones

4.3.1. En caso de transporte manual, se debe hacer el traslado uno a uno los recipientes usando
ambas manos.

4.3.2. Al efectuar la verificación de peso, descargue con cuidado los materiales o embalajes sobre la
balanza, no la golpee, se deteriora y se puede descalibrar

5. ANEXOS

5.1. Registro de Recepción de Insumos

5.2. Especificaciones de Producto a Granel
5.3. Certificados de calidad
5.4. Remisiones
5.5. Facturas
5.6. Catálogos
5.7. Manuales de funcionamiento de equipos
5.8. Garantías
5.9. Formatos de ROTULOS

Versión Modificación (Breve Por qué (Razón de la Persona que propuso

Anterior descripción del cambio) modificación) la modificación (Cargo
y nombre)

6. MODIFICACIONES

7. REFERENCIAS

 ISO 9000:2008
 http://es.wikipedia.org/wiki/Insumo. Consultado el 19 de julio de 2013
 www.definicionabc.com/general/insumo.php

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