LOG-P-001

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO Versión 001

01-04-2019

1. OBJETIVO
Garantizar que los materiales y productos que son recibidos en la organización cumplan con los
requisitos mínimos para su ingreso y recepción, para poder asegurar que su calidad no se vea
afectada durante su almacenamiento y la entrega.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el proceso logístico de la organización, y aquellos que son de
apoyo para este.

3. RESPONSABLES
Responsable de la actualización del Director de Producción, Operario Logístico,
documento Director Técnico y Aseguramiento de
Calidad
Responsable de la ejecución del Director de Producción, Operario Logístico,
documento Auxiliar de Calidad

4. DEFINICIONES
Productos: Se refiere a elementos terminados que han pasado por un proceso de transformación
o acondicionamiento.

Materiales: Hace referencia a materias primas, material de envase y empaque, productos para
acondicionamiento y producto se mi-terminado que ingrese a la planta.

Sistema de manejo de inventarios: Software que almacena la información de los inventarios

para el control de los movimientos y reporta a Factory las transacciones de los mismos.

Inventarios: Es el proceso por el cual se informan los saldos de las existencias de materiales y
productos, donde se tiene en cuenta las entradas, salidas, consumos, ajustes, dados de baja,
sobrantes, faltantes y devoluciones.

Remisión: Documento entregado por el proveedor para dejar constancia de la recepción de un

material o producto.

Material de empaque: Son todos los materiales utilizados para empaque, se encuentran ubicados
en la bodega de acuerdo a las áreas asignadas.

Materias primas: Son aquellos elementos que se transforman e incorporan a un producto final.

Inspección: Evaluación de materia prima, materiales de empaque, producto en proceso o

terminado, de acuerdo a los parámetros de calidad.

Estado de calidad: condición temporal o permanente de materias primas, productos intermedios

o terminados y materiales de acondicionamiento basado en unos criterios de calidad ya
preestablecidos durante la inspección.

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Almacenamiento Seguro: Forma adecuada de agrupar sobre una superficie (estiba) cierta
cantidad de Productos o material con la finalidad de que estas sean transportadas y almacenadas
con el mínimo esfuerzo, en una sola operación y en un tiempo corto.

5. PROCEDIMIENTO
5.1 Recepción desde proveedor
5.1.1 Cuando un material ingresa a la bodega, este es recibido en el área de recepción e
inspección, donde se realiza la revisión documental del material por parte del
encargado de logística. En esta revisión se verifica que el material sea entregado por
el proveedor con el certificado de análisis, remisión y/o factura, ficha de seguridad,
cantidad de material entregado, y que dicha información sea acorde al material
entregado; que no presente averías o derrame del material, que cuente con lote y fecha
de vencimiento en el caso que aplique.
5.1.2 Confirmada la recepción del material, estos quedan en CUARENTENA a la espera de
la aprobación y liberación por el área de Calidad, siguiendo el procedimiento de
Pruebas de Calidad y Liberación.
5.1.3 El proceso de Calidad verifica la mercancía físicamente, lleva seguimiento y control en
el registro de inspección y liberación de materias primas y material de empaque
5.1.4 Se genera su estado de calidad teniendo en cuenta el procedimiento pruebas de
calidad y liberación. Ingresa el material al sistema de control de inventario y en la
ubicación requerida con forme a su estado de calidad.
Nota: Las especificaciones de calidad para la liberación de los materiales se reportan en los
registros de especificaciones de calidad de materia prima y especificaciones de calidad de material
de empaque, estas especificaciones son suministradas por el proveedor en los certificados de
análisis, fichas técnicas.
5.2 Recepción desde producción
5.2.1 En el evento que se presente el retorno de los materiales desde producción hacia la
bodega, estos deben cumplir con los siguientes requisitos para ser recibidos por el
operario de logística:
5.2.2 Todo material debe venir identificado con el nombre, código, lote, fecha de vencimiento
y cantidad entregada.
5.2.3 Estos deben venir ya verificados y con un estado de calidad ya establecido por el área
de calidad y producción.
5.2.4 Se debe entregar dichos materiales con un documento que los relacione, en este caso
el registro de solicitud de materiales para producción, donde se relaciona en la columna
de cantidad retornada de dicha entrega.
5.2.5 En el caso de los materiales averiados, rechazados por defectos, estos deben ser
entregados debidamente identificados con el estado de rechazo y reportados en el
registro de solicitud de materiales para producción en la columna correspondiente.
5.2.6 Todo material debe ser ingresado al inventario del almacén nuevamente y colocado en
su ubicación de acuerdo a su estado de calidad ya establecido.
5.3 Recepción del producto terminado desde producción
5.3.1 Una vez cumplida la orden de producción, el producto terminado es entregado al
operario de logística quien se encarga de verificar el producto terminado vs la orden de
producción, así como las cantidades y devoluciones de productos no conformes
durante el proceso productivo. Toda evidencia de trazabilidad de las entregas debe
quedar contemplada en la orden de producción.

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5.3.2 Todo producto terminado ingresado a bodega debe presentar la identificación de su

estado de calidad CUARENTENA. El operario de logística procede a solicitar al área
de calidad la inspección del producto para su liberación y disponibilidad para la venta.
5.3.3 Una vez establecido su estado de calidad, este debe ser ingresado al sistema de
inventario y ubicado en su posición de almacenamiento respectiva acorde a su estado.

5.4 Rotulado del material recibido en Bodega

5.4.1 Todo material que ingrese a bodega debe llevar el rotulo de identificación anexo a este
procedimiento, para su respectiva identificación y estado de calidad.
5.5 Almacenamiento
5.5.1 Las materias primas, material de empaque y/o productos terminados deben ser
ubicadas en las zonas establecidas para el almacenamiento de las mismas, teniendo
en cuenta los estados de calidad (aprobado, cuarentena, rechazo, devoluciones,
producto retirado del mercado, producto no conforme) emitido por el área de Calidad,
y deben estar en buen estado y limpias.
5.6 Condiciones de Almacenamiento
5.6.1 En el almacenamiento de materias primas y productos se debe evitar: La contaminación
y alteración de los productos o materiales, La proliferación de plagas, El deterioro o
daño del empaque primario o secundario, almacenar en estibas en buen estado.
5.6.2 Revisar periódicamente productos y materiales inútiles u obsoletos, en cuanto a la
materia prima vencida se traslada al área rechazo en físico como en el sistema, de
igual manera se procede a identificar con el rotulo de RECHAZO, se debe solicitar a un
tercero calificado para realizar la destrucción del material y se solicita evidencia del
proceso mediante un acta de destrucción.
5.6.3 Se debe llevar control de la rotación del inventario usando el sistema FIFO (primero
que entra primero que sale) y FEFO (primero que expira, primero que sale).
5.6.4 Almacenar adecuadamente evitando condiciones de riesgo u obstrucción de pasillos
de tránsito y puertas de acceso.
5.6.5 Las sustancias peligrosas deben almacenarse y manejarse de acuerdo a las
especificaciones de las hojas de seguridad evitando riesgo en la incompatibilidad
química.
5.6.6 Mantener los materiales o productos en lugares secos y verificar el estado de calidad
de los mismos al ser devueltos por el personal de producción.
5.6.7 Los productos, deberán estar debidamente etiquetados e identificados en el empaque
correspondiente y se debe verificar que el personal que devuelve materiales rotule con
las cantidades correspondientes, utilizando el rotulo anexo a este procedimiento.
5.6.8 Cuando se reciba un material delicado, costoso y de fácil sustracción, o controlado,
éste será almacenado en un lugar preestablecido que garantice su conservación y su
custodia.
5.6.9 Todo material aprobado y liberado por el área de calidad debe estar almacenado en el
lugar establecido para tal fin.
5.6.10 Se debe llevar control de temperatura y humedad relativa del almacén con el fin de
garantizar deterioro de la calidad de los materiales o posibles riesgos de incineración.
5.6.11 Para el caso de las sustancias controladas, están deben tener consignado en el
rotulado y etiquetado de los envases y embalajes la clase y la división del riesgo junto
con los símbolos de cada clasificación acorde con lo estipulado por las Naciones
Unidas, (Recomendaciones relativas al Transporte de mercancías peligrosas –

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Reglamentación modelo etc.) y cumpliendo con la normatividad técnica nacional sobre

la materia.
5.6.12 Todas las sustancias químicas controladas deben tener la Hoja de seguridad del
producto debidamente actualizada y disponible en la bodega a la hora de su
manipulación. Adicional se debe llevar el registro de control de sustancias controladas.

5.6.13 Especificaciones del almacenamiento seguro

El objetivo principal de estas recomendaciones es recalcar la importancia del almacenamiento

segura, y de esta manera evitar posiciones incorrectas al momento de disponer de los materiales,
de modo que se disminuyan los riesgos de accidente en la recepción y el posterior despacho, y
que este sea realizado en forma más ágil y oportuna.

Para establecer una operación segura se debe tener en cuenta:

a. Calidad de las estibas: Estas no deben tener tablas desprendidas o clavos sueltos, tener
en cuenta también que estas deben estar limpias.
b. Especificaciones del Pallet o Estiba:
Dimensiones: Largo: 120 cm, Ancho: 100 cm, Altura: 15.5 cm
c. Estibas en Polietileno (Éstas son utilizadas preferiblemente para el almacenamiento de las
materias primas y el abastecimiento al área de producción).
d. Estibas en Madera (Son utilizadas para el almacenamiento del material de empaque y otros
insumos exclusivamente en el área de Bodega, por ningún motivo este tipo de estibas
deberá ingresar a áreas de producción.
Capacidad de Carga: Estática: 4 Toneladas, Dinámica 1.2 Toneladas
e. La altura de los Pallet dependerá del peso y el tipo de mercancía que se vaya a almacenar
evitando que la mercancía ubicada en la parte inferior se dañe. Sin embargo, se debe tener
en cuenta que esta altura no podrá exceder los 1.80 m de alto para estiba en piso y de 1.40
m para almacenamiento en rack. En cuanto a la ubicación en los racks, estos se ubican de
manera que el material que tenga mayor peso quede en la parte inferior y lo más liviano
sea ubicado en la parte alta.
f. Fijación de la carga: En caso de ser necesaria se hará con papel Stretch; De no ser así
tener en cuenta de que esta debe quedar, sin desbordamientos o descentrada, una forma
correcta de estibar es colocando las cajas o paquetes de forma cruzada para garantizar
una estabilidad y evitar roturas y perdida de carga.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
procedimiento de Pruebas de Calidad y Liberación.
registro de inspección y liberación de materias primas y material de empaque.
registros de especificaciones de calidad de materia prima y especificaciones de calidad de material
de empaque.
Anexo 001 Rotulo De Identificación De Materiales.
LOG-R-001 Registro De Control De Sustancias Controladas.

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01-04-2019

LOG-R-002 Registro De Solicitud De Materiales Para Producción

7. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA / VERSIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO MODIFICACIONES

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ELABORA REVISA APRUEBA

Director de Producción Director Técnico y Aseg. Calidad Gerente General

Fecha: Fecha: Fecha:

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