CONTROL

Concepto: El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque

una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la
situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los estándares establecidos.
Se puede definir el control:
La medición de los resultados obtenidos, se hace con el fin de detectar
desviaciones y establecer medidas o acciones correctivas necesarias, de manera
que los resultados se relacionen con el estándar diseñado.
Importancia
El control es de vital importancia dado que:
 Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen lo estándares exitosamente.
 Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelva a presentar en el futuro.
 Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento que se establecen medidas correctivas.
 Reduce cotos y ahorra tiempo al evitar errores.
Principios
La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:
De los estándares. - Se refiere a que el control existe en función de la
identificación de los estándares. Ningún control será válido si no se fundamenta en
un estándar a seguir. Por tanto, es imprescindible establecer modelos, medidas
específicas de actuación o estándares, que sirvan de patrón para evaluar lo
establecido anteriormente. La efectividad del control está en relación directa con la
precisión de los estándares.
De la oportunidad. – El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe
aplicarse antes de que se efectué el error de tal manera que sea posible tomar
medidas correctivas con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece
de validez y reduce la consecución de los estándares al mínimo.
De las desviaciones. – Todas las variaciones o desviaciones que se presenten
en relación con los estándares deben analizarse detalladamente, de tal manera
que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace
el análisis y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
Costeabilidad. – El establecimiento de un sistema de control debe justificar el
costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales
que este reporte. Un control solo debe implantarse si su costo se justifica ante los
resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control
si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo
que implica su implantación.
De excepción. – El control debe aplicarse, preferentemente, a los estándares
excepcionales y representativos, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren control.
De la función controlada. – La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este
principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control
no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
ESTÁNDARES ADMINISTRATIVOS.
Para esta parte del control es necesario recordar que la formulación de un plan se
definió como los diseños o esquemas normativos de lo que habrá de hacerse en el
futuro y las especificaciones necesarias para realizarlos.
Un estándar se puede definir como el modelo a seguir, la guía o el patrón para la
evaluación de características cualitativas y cuantitativas con base en el cual se
efectúa el control.
TIPO BASICOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Diversas son las formas de realizar el control administrativo en una empresa; entre
otras, destacan los siguientes:
El control y su periodicidad
Para que el control sea efectivo, este debe de desarrollarse como una unidad y
aplicarse todo el tiempo en la empresa. Dependiendo del momento en que se
realice la acción del control, serán 3 los periodos principales en que los
mecanismos del control se hagan más evidentes.
Una vez ubicados todos los problemas administrativos, se plantean las posibles
soluciones y se elabora el informe diagnóstico, en cual se somete al análisis y
aprobación de los directivos de la empresa. Dado el visto bueno, pasan a la etapa
de diseño en la que deben formularse el proyecto del estándar que, incorporando
los cambios aceptados, de como resultado el estándar propuesto.
a) Control preliminar- Es el control que se efectúa antes de que el estándar se
ejecute (entrada). El control preliminar se efectúa en la entrada del ciclo de
operaciones del sistema, porque la etapa de diseño concluye cuando los
directivos lo avalan o aceptan. En este momento, el diseño se convierte en
 estándar y se permite la realización de las operaciones siguientes
(ejecución). Mientras no se acepte sigue siendo un diseño en espera de su
aprobación para que sea estándar.
b) Control concurrente. Es aquel mecanismo de control que se ejerce durante
la realización o aplicación del estándar (ejecución). Cuando el estándar
diseñado y aceptado por parte de los directivos se pone a disposición de los
empleados para su aplicación, se inicia la etapa de ejecución y tendrá que
cumplirse de acuerdo con el estándar aceptado en la entrada. Para esto el
proceso de ejecución se extiende a efectuar el seguimiento activo,
repasando periódicamente el avance, y ajustar el estándar sobre la marcha.
Un control esporádico no resulta funcional para la consecución de los
estándares.
c) Control posterior. El mecanismo de control se pone en funcionamiento
después de concluida la ejecución (salida). Durante esta parte el
administrador busca evaluar el grado de cumplimiento del estándar
aprobado en la entrada con el resultado obtenido en la etapa de ejecución.
Frente a los resultados obtenidos en la etapa de salida, el administrador
debe elaborar informes críticos en donde se pongan de manifiesto los
inconvenientes y se sugieran las medidas tendientes a superar los
problemas detectados.
PROCESO DE CONTROL.

Identificación del Medición de Comparación

estándar resultados

Control

Retroalimentación Corrección Detección de

desviaciones

Pasos del modelo de control.

a) Identificación del estándar. El administrador identifica el estándar que fue
establecido y que le servirá de modelo de comparación para evaluarlo. La
identificación de los estándares representa el estado de ejecución deseado
en su aplicación.
b) Medición de resultados. Consiste en medir la ejecución y los resultados
mediante la aplicación de unidades de medida o indicadores apropiados
 con referencia a ciertas cualidades que deben definirse de acuerdo con el
estándar.
c) Comparación. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información
será necesario comparar los resultados medidos en relación con los
estándares preestablecidos.
d) Detección de desviaciones. El resultado de la comparación da la
determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar,
que deben reportarse inmediatamente.
e) Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la acción
correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.
Tomar acción correctiva es una función de carácter netamente ejecutivo. No
obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la
desviación es un síntoma o una causa.
f) Retroalimentación. Es básica en el proceso de control, ya que permite que
la información obtenida se ajuste al sistema administrativo con el correr del
tiempo. De la calidad de la información depende el grado y la rapidez, con
que se retroalimente el sistema.
FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL
Existen 4 factores que deben ser considerados en la aplicación del proceso de
control:
 Cantidad
 Tiempo
 Costo
 Calidad
Los 3 primeros son de carácter cuantitativo; el último, como su nombre lo indica,
es eminentemente cualitativo. Estos factores son criterios bases para crear y
diseñar el estándar real o necesario, según el factor administrativo que se desea
controlar.
El factor cantidad se aplica en aquellas actividades en que el volumen es
importante; a través del factor de tiempo se controlan las fechas programadas; el
costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por
medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por último, la
calidad se refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado
producto o ciertas actividades o funciones de la empresa.