El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente

con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el
ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos
complicados que se, utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los
planes, una vez que han sucedido.
A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisarán algunas de las
definiciones más aceptadas:
Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de
acuerdo con los planes establecidos.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulación de las actividades,
de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
George R. Terry. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y,
si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de
acuerdo con lo planeado.
Elementos del concepto
Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes:
1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejó entrever, muchas de
las técnicas de planeación lo son también de control.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las
diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
Con base en estos elementos, se puede definir al control como:
La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever
desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
Principios del control
Munch (p. 130. 2010), menciona los siguientes:
1. Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado del
control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos para verificar que se cumpla con la responsabilidad conferida y que la
autoridad se ejerza.
2. Indicadores o estándares. Los indicadores de actuación o estándares sirven de
patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está en relación directa
con la precisión de los indicadores, ya que estos permiten la ejecución de los planes
dentro de ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente, evitando
pérdidas de tiempo y dinero.
3. Oportunidad. El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su
propósito: Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que se aplique
antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas con anticipación. Es indispensable que los controles existan en tiempo y
forma.
4. Desviaciones. Las no conformidades o desviaciones que se presentan en relación
con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que las originaron a fin
de tomar las medidas necesarias para evitarlas.
5. Costeabilidad. Un sistema de control debe justificar el costo que representa en
tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Solo deberá
implantarse si su costo se justifica ante los resultados esperados.
6. Excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades
excepcionales y representativas a fin de reducir costo y tiempo con la finalidad de
aplicarlo a funciones estratégicas. Es necesario que en una empresa se utilice la
estadística como un medio de control por excepción.
7. Función controlada. El responsable de aplicar el control no debe estar involucrado
con la actividad a controlar. La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que el control pierde efectividad.
IMPORTANCIA
El control es de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para
que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que
se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo
como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Establecimiento de estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o
patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de
ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización.
Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos
de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y áreas
clave de resultados:
1. Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa,
que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada
una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven, también, para seleccionar alternativas
de operación financiera futuras.
2. Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún
producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas mercadológicas.
3. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no sólo para el área de
producción, sino para todas las áreas de la empresa. Se determina con base en medidas,
tales como horas-máquina, horas hombre, etc.
4. Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto
a calidad del producto, en relación con la competencia.
5. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia,
y su efectividad.
6. Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el
trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites
de productividad del personal de la empresa.

Tipos de estándares
Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varía de acuerdo con las
necesidades específicas del área donde se implementen:
1. Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se elaboran con base en el
análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas
competidoras.
2. Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor, resultado de
las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de
gran importancia.
3. Estándares técnicamente elaborados. Son aquéllos que se fundamentan en un estudio
objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica. Se desarrollan en relación con
la productividad de la maquinaria, del equipo, y de los trabajadores.
Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de
medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas
unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos
eminentemente cualitativos.
Corrección
La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las
desviaciones en relación con los estándares. El tomar -acción correctiva es función de
carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia
reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta
situación sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha
ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos,
es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una
publicidad muy pobre.

Retroalimentación
Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la cardad de la
información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.
CARACTERÍSTICAS
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, éste debe
reunir ciertas características para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional Un sistema de control deberá ajustarse
a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Así, una pequeña
empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles
que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles del
departamento de producción. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura
organizativa y reflejar su eficacia; como ya se dijo, la función del control no puede suplir
una organización precaria.
Oportunidad
Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo
ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione
información en el momento adecuado.
Accesibilidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su
aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para
las personas a las que van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser
útiles, crean confusiones.
Ubicación estratégica
Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la
empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de
valor estratégico. Esta característica se relaciona con el principio de excepción; enfatiza el
hecho de que es necesario establecer puntos de verificación clave, antes de que la
corrección implique un alto costo.
FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:
a) Cantidad.
b) Tiempo.
c) Costo.
d) Calidad.
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último, como su nombre lo indica, es
eminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen
es importante; a través del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es
utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de él se
determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por último, la calidad se refiere a las
especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la
empresa.

Tipos de control administrativo

El propósito de crear un sistema de monitoreo es el de analizar las acciones que se llevan a
cabo, evaluar cómo se están realizando y aplicar las medidas oportunas en caso de ser
necesario. Para definir el medio de comprobación que se requiere aplicar, primero es
necesario identificar las necesidades y los puntos débiles que se deben atender en la
empresa.
Control preventivo
Está destinado a mejorar los procesos que se llevan a cabo dentro de la compañía y es el
resultado del cumplimiento de las prácticas y las normas habituales de la organización. Este
tipo de inspección se realiza antes de llevar a cabo una acción y garantiza que esta se
realice sin correr riesgos.
Control concurrente
Esta fase de monitoreo se aplica en el momento en el que se llevan a cabo las actividades
empresariales Este procedimiento requiere de una supervisión continua del personal para
poder detectar errores oportunamente y garantizar la calidad durante cada etapa.
Control posterior o de retroalimentación
Es aquel que tiene lugar al término de una actividad. Su finalidad es obtener la mayor
cantidad posible de información sobre el desempeño general y aplicar los cambios que sean
necesarios para mejorar.
En cuanto a su alcance, se pueden dividir como se detalla a continuación.
Control general
Este paso lo lleva a cabo la dirección de la empresa y se utiliza para comprobar sus
resultados globales a largo plazo.
Control estratégico
Este proceso se utiliza de forma independiente para evaluar los resultados de los distintos
departamentos de la organización y cuenta con un enfoque a mediano plazo.
Control operativo
Se implementa a corto plazo y se centra en evaluar las actividades sobre un sistema
establecido previamente.
Por último, en cuanto a su objetivo de control, este puede dividirse de la siguiente manera.
Control burocrático
Tiene como base las políticas, las normas y todos los elementos formales que afectan la
conducta y el desempeño del personal en sus puestos de trabajo.
Control de mercado
Para evitar un posible riesgo a la salud de los consumidores, es necesario supervisar la
medida en la que los productos y servicios se adhieren a las políticas y a las regulaciones
vigentes de la empresa.
Control de grupo
Se centra en todos los aspectos relacionados con las creencias, los valores y la cultura
organizacional de la empresa.
El control de la gestión es fundamental para que los recursos de la empresa se utilicen
debidamente en el cumplimiento de sus metas. Es por esto por lo que la supervisión debe
estar presente antes, durante y después de ejecutar una tarea o un proceso.