Código: CSA-CAL-PR-01

Gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente

Emisión: JUL-2011
Revisión 04
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualización: 28-Abr-2016
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1. OBJETIVO:
Establecer las especificaciones para la generación, disponibilidad, uso y control de cambios en los documentos
del Sistema Integrado de Gestión, así como para el acceso, conservación y disposición de los registros que
proporcionan evidencia de la implementación (operación), mantenimiento y mejora del mismo.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para todo el personal que:
- elabora, revisa, aprueba, distribuye, modifica y utiliza documentos del Sistema Integrado de Gestión.
- genera, accesa, utiliza, almacena, conserva y dispone de los registros de las actividades del Sistema
Integrado de Gestión.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS:

 Documento: Información y su medio de soporte que posee valor para interpretar y/o ejecutar una función o
actividad, para la toma de decisiones o bien presenta evidencia de la ejecución de los procesos.
 Documento Controlado: Es la información escrita que por su relevancia puede afectar la calidad del servicio
o poner en riesgo el cumplimiento de los requisitos especificados, por tanto requiere registro y seguimiento
en las modificaciones realizadas en su contenido o estructura, en el caso de formatos o formularios, sobre
este tipo de documento se ejerce un control estricto de las versiones y de las copias emitidas.
 Documento No Controlado: Es la copia de un documento, sobre la cual se ha previsto no ejercer un control
sobre su distribución y actualización, por lo que carece de validez oficial para el SIG.
 Documento Obsoleto: Es la información escrita que ha perdido su vigencia, por lo que la información
original es identificada y resguardada como “Documento Obsoleto” para evitar su utilización. En caso de que
existan copias controladas de un documento obsoleto estas deben ser destruidas.
 Documento Original: Documento que en cuya carátula se encuentran las firmas en tinta azul de los
responsables de elaboración, revisión y autorización.
 Formato/Formulario: Diseño o estructura predeterminada en la que se incorpora información que da
evidencia de la operación de un proceso, puede estar diseñado en papel o medio electrónico, los formatos
electrónicos o generados a partir de un sistema electrónico podrán tener o no un código del SIG.
 Información: datos que poseen significado
 Instrucciones de Trabajo: Documento que define detalladamente el desarrollo de una tarea específica. Una
Instrucción de Trabajo es un documento más detallado que un procedimiento. Representa el tercer nivel de
la documentación del SIG de SOHAEVI.
 Lista de maestra de distribución: Es un registro que concentra el total de documentos que integran el SIG y
las copias controladas que se ha entregado a personal de SOHAEVI, sus clientes o partes interesadas.
 Manual Integrado de Gestión: Documento los lineamientos para la dirección y control de los procesos que
integran el SIG de SOHAEVI.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Representa el segundo
nivel de la documentación del SIG de SOHAEVI.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas, un registro puede presentarse o no en un formato con código de control del SIG.
 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
 Rev. : Revisión: Es el número que corresponde a la versión actual del documento o formato.
 SIG: Sistema Integrado de Gestión.

Para uso exclusivo de SOHAEVI, a falta de sello se considera COPIA NO CONTROLADA. Prohibida su reproducción
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4. LINEAMIENTOS:

Calidad

Control documental:
 Los documentos considerados parte del SIG (aún los externos) están disponibles, a través de los medios
electrónicos autorizados por la organización para compartir información, a fin de que el personal facultado
para emitirlos los proteja contra perdida de la integridad de la información contenida y/o su
confidencialidad y los mantenga disponibles para uso y consulta.
 Únicamente se consideran vigentes los documentos del SIG que se encuentran publicados en los medios
electrónicos autorizados por la Dirección.
 Todo el personal que participe en los procesos del SIG debe tener acceso a los documentos en donde esté
involucrada una actividad a su cargo.
 Los documentos citados en el anexo I de este procedimiento requieren un control de la versión disponible
para los usuarios del SIG, lo cual es registrado por el área de Calidad en la Lista de maestra de Documentos
Controlados (CSA-CAL-F-01).
 El documento original NO debe llevar la leyenda de Documento Controlado.
 Los documentos originales internos, citados en el anexo I, están bajo resguardo del área de Calidad, tanto su
versión física como digital.
 Cuando sea necesaria la distribución física de una copia de los documentos ésta debe contener la leyenda
de Documento Controlado, así como el número de control que corresponda a la ubicación y/o área, la cual
es retirada de los puntos de uso al quedar obsoleta. La Distribución de Copias Controladas se Registra en la
Lista Maestra de Documentos Controlados (CSA-CAL-F-01).
 Todo documento contralado debe ser legible, por lo que previo a la recopilación de firmas en los
documentos originales o distribución de copias se debe verificar su legibilidad.
 Únicamente se identifica y conserva como Documento Obsoleto la versión original, las copias distribuidas se
retiran y destruyen, o bien pueden invalidarse para reutilizarlas.

Control de Registros:
 El personal de SOHAEVI o quienes desarrollan actividades del SIG en su nombre (Contratistas /
Subcontratistas) son responsables de generar los registros necesarios para demostrar conformidad del SIG
con los requisitos de las Normas, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 o su actualización
correspondiente o bien, las propios establecidos por SOHAEVI.
 Los registros del SIG deben contener completa y legible la información solicitada, por tal motivo los campos
que proporcionen información de la planeación, ejecución, verificación de una actividad en un formato no
deben estar en blanco o sobre-escritos.
 En caso de corrección de datos en un registro, podrá trazarse con una línea horizontal o diagonal en el dato
incorrecto y corregirlo, de tal manera que el dato registrado sea legible y entendible. Es permitido el uso de
corrector, únicamente si el dato registrado se mantiene legible.
 La información contenida en cualquier registro del que se genere copia debe ser exactamente igual en el
original y la(s) copia(s).
 En registros impresos podrán utilizarse hojas reciclables, siempre que sea cancelada la información previa.
Queda prohibido utilizar hojas para reciclo de las áreas de contabilidad, finanzas, recursos humanos u otra
área que contenga información confidencial.

Para uso exclusivo de SOHAEVI, a falta de sello se considera COPIA NO CONTROLADA. Prohibida su reproducción
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 En la Lista de Control de Registros (CSA-CAL-F-02) se establece al personal responsable del resguardo de

estos hasta su disposición final.
 Desde la emisión hasta su disposición final, los registros deben estar identificables por su nombre, con fácil
acceso y archivados adecuadamente para asegurar que no sufran algún deterioro.
 Para fines de este documento la disposición final de los registros incluye la eliminación (digital), destrucción
(físico), resguardo concentrado en el archivo semiactivo de SOHAEVI, reuso y reciclaje (desecho).
 Para registros electrónicos el responsable del resguardo debe establecer la frecuencia con la que se
generarán respaldos de la información, a fin de evitar pérdida de datos.
 Cada área es responsable de mantener actualizada y disponible para consulta la Lista de Control de
Registros, CSA-CAL-F-02.
 Semestralmente el Supervisor de Calidad debe asegurar que los registros que dan evidencia de la gestión de
la calidad, SSO y medio ambiente, de los procesos del SIG, están incluidos en la Lista de control de registros
y se cumplan los lineamientos de identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de
retención y disposición.

Registros de origen legal (Requisitos Legales y otros requisitos en materia de Seguridad, Salud Ocupacional,
Protección Ambiental y Calidad)
 El Subgerente del proceso en donde se origine el registro para evidenciar el cumplimiento de algún
requerimiento legal u otro requisito, debe asegurarse que estos sean legibles (que sean claros en cuanto a
su lectura, sin tachaduras o enmendaduras), recuperables (que al momento de solicitarlos para cualquier
fin, sean mostrados sin demora) y estén integrados a la Lista de control de registros (CSA-CAL-F-02).
 El Subgerente tiene la responsabilidad de hacer que se cumplan los siguientes controles para los registros de
origen legal:
a) Identificación y Almacenamiento:
Estos registros deben estar identificados y almacenados de acuerdo al origen del requerimiento legal u
otro, es decir, se deben almacenar en un folder, ya sea impreso o digital, identificado con el título del
requerimiento (Ley, Reglamento, Norma Oficial u otro).
Ejemplo:
Registro: Estudio de Iluminación. Requerimiento: NOM-025-STPS-2008.
b) Protección:
Se deben proteger contra daño, deterioro o manipulación, para ello, se deben almacenar en un lugar
seco y libre de humedad, en el caso de ser electrónico, se debe tener un respaldo electrónico de dicho
registro.
c) Retención:
Refiérase al tiempo que se deben almacenar y proteger los registros de origen legal, este depende del
requerimiento en donde se estipula el tiempo de retención que debemos conservar dichos registros.
Este tiempo se debe registrar en la Lista de Control de Registros, CSA-CAL-F-02.
d) Disposición:
Una vez concluido el tiempo de retención, el Sugerente del proceso correspondiente, debe destruir el
registro de origen legal.

Modificación, autorización y difusión de los documentos del SIG

Para uso exclusivo de SOHAEVI, a falta de sello se considera COPIA NO CONTROLADA. Prohibida su reproducción
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 El responsable de asegurar que los documentos del SIG se mantienen actualizados es el Sugerente del área
emisora.
 Se debe modificar un documento del SIG, cuando existan cambios en: criterios operativos, los requisitos del
proceso (del cliente, legales u otros aplicables al SIG).
 Al realizar una modificación en algún documento controlado del SIG se debe verificar que la modificación
realizada no afecte a otro documento del propio sistema, de ser así se deben actualizar los documentos
relacionados.
 El supervisor de Calidad registra los cambios en los documentos controlados del SIG indicados por el
Usuario, en el Historial de Modificaciones (CSA-CAL-F-03), registro que se encuentra disponible para
consulta de los usuarios del SIG.
 La aprobación de los documentos controlados, citados en el anexo I de este documento, de nueva emisión o
actualizado se debe realizar a través de firma autógrafa en el documento impreso y considerando lo
establecido en la siguiente tabla:
Documentos relacionados con: Revisa: Aprueba:
Procesos de Realización Subgerente del área
Procesos de Soporte y Gestión Dueño del Director de Operaciones
proceso/Subgerente
 El punto anterior tendrá una excepción para las instrucciones de trabajo en este tipo de documentos la
autorización la debe realizar el Subgerente del área emisora.
 La aprobación de cualquier otro documento controlado del SIG puede realizarse de forma electrónica, si así
lo establece el responsable de su control.
 Toda la documentación del SIG debe ser difundida al iniciar su vigencia (fecha de actualización y/o emisión),
en los niveles apropiados de organización, a fin de evitar la pérdida de confidencialidad y el uso no
intencionado de documentación obsoleta.
 Todos los documentos del SIG incluyendo los documentos externos son información de consulta, para tener
acceso a la versión vigente los usuarios del SIG deben acceder directamente en los medios electrónicos
autorizados por la Dirección, las copias físicas distribuidas como ‘DOCUMENTO CONTROLADO”, o bien el
documento original.
 Los formatos emitidos por la organización para la generación de registros permanecen disponibles para su
uso y/o consulta en los medios electrónicos y físicos establecidos y autorizados por la Dirección.
 El Historial de Cambios debe estar disponible para todos los usuarios del SIG.

Liberación de Copias No Controladas

 Se considera DOCUMENTO NO CONTROLADO a todo al aquel que:

o Siendo una copia física no cuenta con la identificación de la Gerencia de Calidad y el número de
control que corresponde de acuerdo con la lista maestra de distribución de documentos.
o Siendo una copia electrónica no sea consultado directamente de los medios electrónicos internos o
externos de los que ha dispuesto la Dirección.
 Las copias liberadas como DOCUMENTO NO CONTROLADO no deben utilizarse para la ejecución de
actividades relacionadas con peligros identificados, aspectos ambientales significativos o la prestación del
servicio, por lo que es responsabilidad de los usuarios consultar la documentación del SIG en los medios
físicos o electrónicos que la Dirección establece.

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Documentos Externos
 Los documentos de origen Externo del SIG deben ser relacionados en la Lista Maestra de Documentos
Controlados CSA-CAL-F-01 en el apartado de Documentos Externos y son comunicados a través de los
medios electrónicos autorizados por la Dirección, esto con la finalidad de controlar su actualización.
 La responsabilidad del resguardo de documentos externos originales se registra en la Lista Maestra de
Documentos Controlados (CSA-CAL-F-01).

5. DESARROLLO:
No. Responsable Descripción
1 Usuario SIG Detecta la necesidad de dar de Alta, Baja y/o Modificar un
documento de acuerdo al trabajo que desarrolla, actividad o tarea
desempeñada e informa al Subgerente del área.

2 Subgerente de Área Revisa la solicitud, asegurando que el documento a generar,

modificar o eliminar no afecte la integridad de los procesos del SIG.

¿Autoriza?
No, termina procedimiento

3 Usuario SIG Si, Envía a través de correo electrónico la solicitud al Supervisor de

Calidad.

4 Supervisor de Calidad ¿Alta? Si: entrega un código nuevo de acuerdo al consecutivo de la

Lista Maestra de Documentos SIG (CSA-CAL-F-01)
¿Baja? Si: continua el actividad 11

5 ¿Modificación? Si: envía archivo editable del documento a

modificar.

6 Usuario SIG Elabora o modifica el documento, en este último caso notifica vía
correo electrónico las modificaciones al Supervisor del Calidad,
señalando los cambios en el archivo o bien a través de una
descripción general.

7 Solicita la aprobación del documento al Subgerente del área.

8 Subgerente de área Revisa que el documento cumpla con los requisitos de elaboración
de acuerdo al tipo de documento y que integre los criterios para la
ejecución y control del proceso o la actividad descrita.

9 Subgerente / Director de Firma documento físico

Operaciones

10 Usuario SIG Entrega documento original autorizado al Supervisor de Calidad.

11 Supervisor de Calidad Actualiza la lista maestra de documentos CSA-CAL-F-01 y en caso de

baja o modificación registra los cambios en Historial de
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No. Responsable Descripción

Modificaciones CSA-CAL-F-03.

12 Realiza los cambios de la documentación (alta, modificación o baja

del documento) en el medio electrónico autorizado para su consulta
y uso, en los en los que sea necesario distribuye copias controladas
y lo registra en la Lista Maestra de Documentos Controlados (CSA-
CAL-F-01).

Retira las copias controladas distribuidas de los documentos

obsoletos, en caso de que se hayan distribuido copias físicas

13 Notifica los cambios en la documentación del SIG a través del correo

electrónico dirigido a los usuarios del SIG con cuenta de correo
electrónico.

14 Subgerente de área Asegura que los cambios en el documento del SIG sean difundidos a
los usuarios que desarrollan o participan en las actividades del
documento.

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6. DIAGRAMA DE FLUJO:
PROCESO

ENTRADA Gerente / Director de SALIDA

Usuario SIG Subgerente de Área Supervisor Calidad
Operaciones

Todas las áreas

1
2
Detecta necesidad
Cambios en de crear, modificar o Revisa solicitud
procesos
eliminar documento

Autoriza? No FIN

Sí

3
4
Envía por e-mail Entrega
¿Alta? Sí
la solicitud nuevo código

No

¿Baja? Sí 11

No
5

¿Modificación?
Envía archivo
Sí
editable
6

Elabora o modifica
documento
8

Revisa 9
7 documento
Firma documento
Solicita aprobación
9

Firma documento

10

Entrega documento
original
11

Actualiza Sistema

CSA-CAL-F-01

CSA-CAL-F-03

12

Actualiza archivos en sistema,

distribuye y retira copias
controladas

13

Todas las áreas

Notifica Cambios

14

Asegura difusión Uso de

de cambios en los documentos
documentos del vigentes
sistema

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental - Requisitos
OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - Requisitos

8. REGISTROS GENERADOS:
CSA-CAL-F-01 Lista Maestra de Documentos Controlados
CSA-CAL-F-02 Lista de Control de Registros
CSA-CAL-F-03 Historial de Modificaciones

9. INDICADORES RELACIONADOS:
Nombre del indicador y forma de cálculo Meta Frecuencia de medición
Número de no conformidades detectadas en el control
1 6 meses
documental y de registros

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10. ANEXOS:

I. Clasificación de los Procesos, Áreas y Tipos de Documentos para la codificación de los Documentos del
SIG.
Procesos Areas Tipos de Documentos

Servicios contractuales

Codificación:
Proceso - Área - Tipo de documento - numero consecutivo (XX)
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CSA-CAL-PR-01
II. Estructura de la Documentación del SIG
Documento Estructura de la Documentación
Documentos del SIG Encabezado

Logo de SOHAEVI: El oficial vigente

Proceso: Se identifica al proceso que pertenece. De acuerdo al anexo I de
este procedimiento.
Nombre del Documento: El nombre que se le dará al documento de
acuerdo a las actividades que describe.
Código: Clave especifica con el que se controla el documento, de acuerdo
al Anexo I.
Emisión: Mes y Año el cual es realizado el documento.
Revisión: El número que corresponde de acuerdo a las modificaciones que
sufra el documento, iniciando en 00, que indica la emisión.
Actualización: Mes y Año en que el documento sufrió la modificación.
Página: Numero de página de páginas que contiene el documento

Pie de Página

Documentos excepto formatos:

Para uso exclusivo de SOHAEVI, a falta de sello se considera COPIA NO
CONTROLADA. Prohibida su reproducción

Contenido General

Objetivo: Establece el motivo por el cual se crea el documento. Responde

la pregunta ¿para qué?
Alcance: Es el campo de aplicación del documento. Responde a la pregunta
¿de dónde a dónde?
Definiciones y/o Abreviaturas: Describe los conceptos técnicos y
abreviaturas utilizadas.
Lineamientos: Describe las reglas o directrices que deben seguir para la
ejecución, control y seguimiento de la actividad descrita en el documento.
Desarrollo: Describe el qué, quién y cuándo debe realizar las acciones
descritas en el diagrama de flujo. La descripción debe ser clara y concreta,
utilizando los verbos en tiempo presente.
Diagrama de flujo: Describe el flujo de las actividades a realizar.
Documentos de Referencia: Indica los documentos que sirven de apoyo
para la ejecución de las acciones descritas.
Registros generados: Indica los registros que se generan en la ejecución,
control y seguimiento de las actividades descritas en el documento.
Indicadores Relacionados: Establece el mecanismo para evaluar hasta qué
punto o en qué medida se están logrando los objetivos del proceso. Debe
incluir: Nombre del indicador y forma de cálculo, Meta y Frecuencia de
Medición.
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Documento Estructura de la Documentación

Anexos: Información adicional al documento.
Firmas de Elaboración, Revisión y Autorización únicamente en última
hoja.

Nota: En la creación de la documentación, los formatos no necesitan

autorización por separado, son validados junto con el documento del cual
emanan.
Contenido particular de Formularios y/o formatos
los documentos
Los formatos para registro pueden ser electrónicos o físicos no requieren
un diseño específico, en caso de aquellos que se diseñen en medio
electrónico deben contener en el:

Encabezado
Logo de la Organización. En el extremo superior izquierdo. (Opcional)
Nombre del Documento. Centrado o en el extremo superior derecho.

Pie de página:
Código del formato. En el extremo izquierdo.
Revisión. Seguido del código, con la siguiente abreviatura: Rev. y el número
que corresponda a la revisión.

Elaboró
Nombre: Lic. Marcela García Perales

Puesto: SUPERVISOR DE CALIDAD

Firma
Revisó
Nombre: Lic. Claudia Ruiz Martínez

Puesto: SUBGERENTE DE CALIDAD

Firma
Aprobó
Nombre: Lic. Gabriel Díaz Lazarín

Puesto: DIRECTOR DE OPERACIONES Firma

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