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CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Sistema de Gestin de la Calidad


... hacia un renovado horizonte
Actualizacin Junio 2010
PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

DEFINICIONES:
1. DOCUMENTO:
Para efectos del SGC un documento es aquella informacin
contenida en algn medio ya sea electrnico o impreso. Ejemplo
Normatividad, Polticas Internas, Formatos, etc.

2. REGISTRO:
Es aquel documento que las reas generan como resultado de la
realizacin de alguna actividad del proceso, son tiles para
proporcionar evidencia de las actividades realizadas. Ejemplo: Algn
reporte generado, un informe, una convocatoria, una captura de
informacin, etc.
PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

DOCUMENTOS DEL SGC

NIVEL 1
Manual de la Calidad

NIVEL 2 Procedimientos
requeridos por la
Norma ISO 9001:2008

NIVEL 3 Planes de la Calidad, formatos, Polticas, Reglamentos


Institucionales y otros documentos del SGC, como pueden
ser: Ley de Profesiones, Ley de Educacin, Planes de estudio
y programas de materias, entre otros.
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PROCEDIMIENTO

7.1 Elaboracin de los Documentos


7.2 Revisin, autorizacin, reproduccin y/o distribucin de documentos
7.3 Identificacin de documentos y registros
7.4 Generacin de registros
7.5 Archivo, Proteccin, tiempo de retencin y disposicin de los registros
7.6 Alta, baja y/o modificacin de documentos del sistema
7.7 Consulta de documentos y registros
7.8 Documentos obsoletos
7.9 Documentos externos
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7.1 ELABORACIN DE DOCUMENTOS

Los documentos de primero y segundo nivel son elaborados por el


Departamento de Gestin de Calidad.

Los documentos de tercer nivel como son: Planes de la calidad,


normatividad, polticas, formatos, etc. son definidos en cuanto a su diseo,
contenido y funcionalidad, por el jefe de rea, jefe de departamento o
personal involucrado en la prestacin del servicio.

Anexo PA-01-01 Estructura y


Codificacin de Documentos.
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7.2 REVISIN, AUTORIZACIN, REPRODUCCIN Y/O DISTRIBUCIN DE


DOCUMENTOS.

REVISIN Y AUTORIZACIN:
Los documentos de primero y segundo nivel: Son revisados por el Jefe del
Departamento de Gestin de la Calidad, y turnados al Representante de la Alta
Direccin para su autorizacin.

Los documentos de tercer nivel como son: Planes de la calidad, normatividad,


formatos, etc. son revisados y autorizados en primera instancia por el jefe de
rea y/o jefe de departamento responsable de los mismos y posteriormente son
turnados al Departamento de Gestin de Calidad, para su revisin y
autorizacin
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7.2 REVISIN, AUTORIZACIN, REPRODUCCIN Y/O DISTRIBUCIN DE


DOCUMENTOS

REPRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS:

Documento Original
Copia No Controlada Copia No Controlada

Copia Controlada
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7.3 Identificacin de documentos y registros

Por nombre del documento, ejemplo:

Manual de Gestin de la Calidad.


Lista Maestra de Control de Documentos y Registros.

Cdigo: MGC
Por el cdigo que los identifica, ejemplo: Revisin: 00
Emisin: 20/06/07
Donde:
Cdigo: Puede variar de acuerdo a la Unidad Orgnica y clasificacin del
SGC.
Revisin: Nmero de modificaciones y/o actualizaciones que ha sufrido el
documento indicadas en orden consecutivo, el cual inicia en 00 cuando se
emite por primera vez e incrementa cada vez que se actualiza ejemplo: 00,
01, 02
Emisin: Fecha en la que se libera el documento posterior a su revisin,
ejemplo: 05/01/07.
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7.4 GENERACIN Y CONTROL DE REGISTROS

El personal de las diferentes unidades orgnicas de la UAA generarn


registros los cuales compilarn informacin, datos y resultados de la
realizacin de sus actividades, as mismo verificarn que estos registros
cumplan con los siguientes requisitos:

Legibilidad: Que puede ser ledo sin dificultad y sea claro y entendible para
el usuario.

Fcil consulta y fcilmente recuperables: Que sean localizados e


identificados de manera rpida.

Completos en su contenido: Que el formato no cuente con espacios vacos


no utilizables y en caso de ser as cancelarn el espacio con una lnea
diagonal.
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7.5 ARCHIVO, PROTECCIN, TIEMPO DE RETENCIN Y DISPOSICIN DE


LOS REGISTROS
DEFINICIONES:
1. Retencin
2. Disposicin
Archivo y proteccin de Registros:

El personal de las distintas unidades orgnicas de la Universidad generan sus


registros y determinan la forma ms conveniente para su archivo y proteccin,
tal como: conservacin fsica en mobiliario y/o de manera electrnica lo cual
evitar el extravo, dao o deterioro parcial o total de los mismos, de igual
forma determinan su orden y acomodo como puede ser: orden alfabtico,
numrico, cronolgico, por unidad orgnica, por solicitante o usuario, entre
otros.
Folder 1
Folder 2
Folder 3
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7.6 ALTA, BAJA O MODIFICACIN DE DOCUMENTOS DEL SGC.

En caso de requerir tramitar el alta, baja o modificacin de algn documento


controlado, el Enlace de Calidad o personal del rea involucrada, podr
solicitarlo por medios impresos o electrnicos, en caso de optar por el uso de
medios impresos se deber hacer uso del formato Solicitud Alta, Baja o
Modificacin de Documentos (FO-IV-01-02) en caso de optar por medios
electrnicos, se har a travs del Control de documentos
(https://docsgc.uaa.mx).
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7.6 ALTA, BAJA O MODIFICACIN DE DOCUMENTOS DEL SGC.

Formato Solicitud Alta, Baja o Modificacin de Documentos (FO-IV-01-02)


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SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIN ELECTRNICA:

Control de
Documentos
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SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIN ELECTRNICA:

Usuario: aguzman
Contrasea: ******

Cuenta de acceso de
correo electrnico
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SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIN ELECTRNICA:


PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIN ELECTRNICA:

Enviar
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IDENTIFICACIN DE CAMBIOS:

Los cambios a los documentos se podrn identificar por alguna de las


siguientes maneras:

1. Con una lnea vertical al lado izquierdo en el prrafo que haya sufrido
cambios.
2. Resaltado en distinto color al resto del documento el texto que haya
sido modificado.

En todos los documentos slo se identificarn los ltimos cambios los


cuales correspondern al nmero de revisin actual
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IDENTIFICACIN DE CAMBIOS:

Cdigo: MGC
Revisin: 01
Emisin: 20/06/07
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7.7 CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS:

Cualquier usuario tanto interno como externo a la UAA podr consultar


los documentos del SGC de manera electrnica en las siguientes
direcciones http://sgc.uaa.mx y https://docsgc.uaa.mx o de manera
impresa en algunas reas de la Universidad tales como: Departamento de
Vigilancia, Servicios Generales, Cajas, entre otros, los cuales se
determin la conveniencia de contar con los documentos impresos
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7.8 DOCUMENTOS OBSOLETOS:

Son aquellos documentos que por su contenido o por sufrir modificaciones y/o
actualizaciones ya no son vigentes para efectos del SGC.
En caso de que por alguna razn los documentos obsoletos se deban
conservar, el Enlace de Calidad, jefe de rea, jefe de departamento o en su
caso personal involucrado en la prestacin del servicio, debern prevenir el
uso no intencionado de los mismos, colocando al documento la leyenda
Documento Obsoleto.
Los documentos No Controlados en cualquier momento podrn convertirse en
documentos obsoletos dependiendo del nmero de revisiones que sufra el
documento y podrn no tener la leyenda Documento Obsoleto.

DOCUMENTO
OBSOLETO
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7.9 DOCUMENTOS EXTERNOS:


Los documentos externos son aquellos que son elaborados, generados,
o proporcionados por organismos o instituciones externas a la Universidad y
son utilizados por las diferentes unidades orgnicas para la realizacin de los
procesos o la prestacin del servicio. Dichos documentos son identificados
para su control de acuerdo a lo establecido en el Anexo PA-01-01 Estructura
y Codificacin de Documentos en la Lista Maestra de Control de
Documentos y Registros FO-IV-01-01.
El jefe de rea, jefe de departamento o personal que hace uso de los
documentos externos para la realizacin de sus procesos, se asegura
mediante supervisiones y/o verificaciones conjuntamente con las reas o
instancias que emiten el documento, de que se est utilizando la versin
vigente de los mismos.
DOCUMENTO
EXTERNO
GRACIAS POR SU TIEMPO!

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