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IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS:
SOLICITUD DE MATERIAL PARA
EVENTOS

Dueño del proceso: Raúl Vázquez

Departamento de Marketing
Contenido

Introducción..............................................................................................3

Objetivo general.......................................................................................3

Objetivos específicos..............................................................................3

Restricciones............................................................................................3

Flujo del proceso......................................................................................3

Notas..........................................................................................................5
Introducción
Para la correcta ejecución de expos, fam-trips y convivencias será necesario contar con
material físico como volantes, suvenires, gratificaciones y/o reconocimientos en la
mayoría de las ocasiones. La requisición de dicho material deberá llevarse a cabo con el
departamento de Marketing para su validación en conjunto con dirección de ventas y así
mantenerse dentro del presupuesto destinado para dichos eventos.

Objetivo general
Mantener un control minucioso del presupuesto destinado a cada evento, así como la
mejora en la imagen de la empresa en cada evento.

Objetivos específicos
 Sintetizar la base de datos de proveedores
 Correcta administración del presupuesto
 Beneficios mediante negociaciones con los proveedores
 Optimización de los procedimientos
 Artículos de mayor calidad en las presentaciones de la empresa

Restricciones
- Se debe tener en cuenta que el tiempo estimado de entrega de los artículos
(según su naturaleza o temporada) puede alcanzar las cuatro semanas. La
solicitud deberá recibirse como máximo en ese tiempo de anticipación, de lo
contrario no se asegura la entrega de los productos.
- Para cada evento se deberá realizar una única solicitud incluyendo todos los
artículos requeridos. No se procesará una segunda solicitud para un mismo
evento.
- Detalles adicionales para los artículos que lo requieran como tallas, colores,
tamaños, etc. deberán incluirse en la solicitud inicial.

Flujo del proceso

FICHA TÉCNICA PROCESO
FECHA Jueves 23 de Febrero, 2023
IMPLEMENTACIÓN
OBJETO Obtener los artículos definidos para los eventos de la empresa.
RESPONSABLES Jefes dpto./coordinadores dpto./resp. marketing/ resp. imagen./ Dir.
Ventas/ Coord. Administración

SEC ACIVIDAD ENTIDAD DESCRIPCIÓN RESPONABL

. E
1 Solicitud Solicitante El solicitante deberá enviar vía Jefe dpto./
material correo electrónico a la dirección Coordinador
marketing@rutamayatravel.co dpto.
m la lista de artículos a requerir
(llenar el formato MKT-002)
2 Administració Marketing Se reciben las solicitudes y se Resp.
n de la redirigen al diseñador para la Marketing
solicitud realización del mockup.
3 Diseño Diseñador El diseñador presenta las Resp. Imagen
propuestas y tiene la
responsabilidad de definir el
modelo final de cada artículo
basándose en la naturaleza del
evento y la imagen corporativa
a considerar. Posteriormente
este se comparte a Marketing.
4 Cotización Marketing Teniendo en cuenta el diseño Resp.
aprobado, Marketing deberá Marketing
investigar, cotizar y negociar
con los proveedores para
determinar la mejor alternativa
basándose en la relación costo-
beneficio. La cotización final de
comparte con dirección.
5 Aprobación Dirección Recepciona la cotización y Dir. Ventas
determina la factibilidad de lo
presentado. De ser positivo
envía la aprobación mediante
correo electrónico dirigido a
Marketing; de lo contrario, hace
llegar sus observaciones para
proceder a las modificaciones
correspondientes.
6 Pedido Marketing Una vez aprobada la Resp.
cotización, se procede a Marketing
realizar el pedido con el
proveedor seleccionado. Para
ello comparte la orden de
compra con administrativo para
la realización del pago.
7 Pago Administrativ Administrativo tiene la Coord.
o responsabilidad de realizar el Administración
pago en tiempo según su
calendarización de recepción
de solicitudes. El comprobante
deberá compartirlo con
Marketing para su envío al
proveedor.
8 Seguimiento Marketing Marketing monitoreará cada Resp.
pedido para asegurar que estos Marketing
 lleguen en tiempo y forma
acordados.
9 Entrega Solicitante El solicitante recibe el producto Solicitante
y verifica que todo esté en
orden. Procede a darle la
utilidad que convenga.

Notas
Situaciones especiales: Para los eventos de último minuto se podrá dar prioridad a la
solicitud, sin embargo, no se asegura que el material pueda recibirse en tiempo debido a
la dependencia de los proveedores. Se sugiere tener en cuenta para estos casos material
de rápida manufactura y/o un plan de contingencia.