SEMANA 5 – COSTO DE DISTRIBUCIÓN

LOGÍSTICA Y
ABASTECIMIENTO
SEMANA 5
Gestión de abastecimiento

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1.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Definir el proceso de compras en una
compañía u organización
 Identificar el tipo de compra para los
distintos rubros.
 Distinguir la documentación necesaria.
 Identificar los costos del abastecimiento.

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................... 2

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
1. GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO ................................................................................................... 5
1.1. PROCESO DE COMPRAS................................................................................................... 5
1.2. TIPOS DE COMPRAS......................................................................................................... 7
1.2.1. CENTRALIZADA ............................................................................................................ 7
1.2.2. DESCENTRALIZADA ...................................................................................................... 7
1.2.3. COMPRAS PÚBLICAS.................................................................................................... 8
1.2.3.1.1. LICITACIÓN PÚBLICA................................................................................................ 8
1.2.3.1.2. LICITACIÓN PRIVADA ............................................................................................... 8
1.2.3.1.3. TRATO DIRECTO....................................................................................................... 9
1.2.3.1.4. CONVENIO MARCO ................................................................................................. 9
1.3. FORMALIZACIÓN DE LA COMPRA ................................................................................. 10
1.4. TRAMITACIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO ............................ 13
1.5. COSTOS DEL ABASTECIMIENTO ..................................................................................... 15
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 16
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 19

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INTRODUCCIÓN
Cuando vemos una pyme nos podemos
imaginar que regularmente el sistema de
abastecimiento es gestionado por la
autoridad o director de la compañía, por un
tema de costo y de confianza no es de
inmediato delegada a un encargado o
departamento. Sin embargo, más allá de que
el dueño se muestre reacio a dejar esta
función en manos de otros, lo cierto es que
en muchos casos no la ejecuta
correctamente.
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Se debe tomar en consideración la
importancia de mantener de manera
correcta un encargado o departamento de
compras ya que así se controla el stock por
completo. En la mayoría de las empresas
industriales, las compras son un significativo
porcentaje del valor de los productos
vendidos, quiere decir que se debe
preocupar de mejor manera cómo es el
proceso y con quién me relaciono en aquella
etapa.
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1. GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO
La gestión de abastecimiento debe registrar un conjunto de fases y actividades que buscan
alcanzar los objetivos de la empresa y así cumplir con un proceso que garantiza un óptimo
desarrollo..

1.1. PROCESO DE COMPRAS

Proceso de compras en 9 pasos

https://www.youtube.com/watch?v=YC6kI7gq3Lc

El proceso de compra se divide en 5 fases principales:

 Planificación: Está relacionada con los objetivos de los demás departamentos ya que se
enfoca en la detección de necesidades de la compañía donde cada departamento y cada
área debe hacerse cargo de solicitar tal objeto que debe ser adquirido.
o Detección de la necesidad: El más conocido es la relación abastecimiento-
producción, donde el departamento de producción planifica una demanda y
solicita ciertas materias primas y componentes para su proceso productivo.
o Factores: Existen distintos tipos de factores a la hora de que sea una adquisición
que satisface a la necesidad del área que solicita. Por ejemplo, factor calidad,
tiempo, requerimientos especiales, etc.
 Preparación: Cuando ya se obtiene el requerimiento se debe mirar hacia el mercado.
o Búsqueda y evaluación de proveedores: En el mercado ofertante existen muchos
proveedores que ofrecen el mismo producto, sin embargo, se debe contactar y
solicitar su oferta y evaluar frente a los factores y/o criterios que se tiene como
empresa a la hora de escoger uno.
 Ejecución: Con las propuesta y ofertas de los proveedores recepcionadas es hora de:

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o Valorar a los proveedores: La valorización es el resultado de los criterios de

evaluación aplicado a cada oferta.
o Negociación con los proveedores.
o Selección de los proveedores más adecuados a los criterios de la compañía.
o Realización de pedido: a través de una orden de compra la empresa realiza su
pedido al proveedor escogido.
 Seguimiento: El seguimiento es el proceso desde que se envía la solicitud de compra hasta
que se recibe conforme en las bodegas de la compañía.
o Seguimiento y control de las entregas: permite controlar las entregas en el tiempo
estipulado hasta la recepción se realiza una revisión de la mercancía cualitativa y
cuantitativamente.
o Devolución de los artículos no satisfactorios.
 Operativa: Se encarga de las actividades post recepción donde se realiza una gestión en
los insumos y se controla el stock y sus movimientos

Proceso de abastecimiento
Fraser, J. & Leenders, M. (2012). Administración de compras y abastecimientos. 14ª edición.
México: McGraw-Hill Interamericana

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También tales actividades se reúnen en dos funciones logísticas principales:

Funciones logísticas principales en la gestión de abastecimiento.

Fuente: Ayala, J. (2015). Gestión de compras. España: Editorial Editex.

1.2. TIPOS DE COMPRAS

Según las necesidades de la empresa y su condición (rubro, tamaño, localidad geográfica), la

compra puede ser centralizada, descentralizada o mixta.

1.2.1. CENTRALIZADA

Todas las compras de la empresa se concentran en el departamento encargado de compras, por lo

que al llevar el control único del abastecimiento se obtienen descuentos por volumen de compra,
calidad uniforme en los bienes comprados y organización en el procedimiento de compra. Sin
embargo la parte negativa se centra en la baja flexibilidad y la limitación en la toma de decisiones
por área geográfica.

1.2.2. DESCENTRALIZADA

Se refiere a las compras que se separan por diferentes departamentos de compras, como por área
geográfica. Un aspecto positivo de aquello es la relación directa con el proveedor, un mayor
conocimiento de los proveedores locales atiende las necesidades concretas de cada área de la
empresa. Pero el negativo es que se necesita mucho personal y se realizan compras de menor
volumen.

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1.2.3. COMPRAS PÚBLICAS

Mercado Público es la plataforma electrónica donde los 850 organismos públicos de Chile realizan
en forma eficiente y transparente sus procesos de compras y los proveedores ofrecen sus
productos y servicios, un espacio de oferta y demanda con reglas y herramientas comunes,
administrado por la Dirección ChileCompra.

Actores compra y venta Mercado Público.

Fuente: www.mercadopublico.cl

1.2.3.1.1. LICITACIÓN PÚBLICA

Es un procedimiento administrativo en el que invita a través de Mercado Público a los proveedores

interesados a proporcionar un bien o servicio, donde la entidad pública que lo requiere selecciona
y acepta la oferta más conveniente según los criterios de evaluación descritos en las bases.

Por ley, los organismos están obligados a realizar licitaciones públicas por contrataciones que
superen las 1.000 UTM.

1.2.3.1.2. LICITACIÓN PRIVADA

El llamado a participar es específico a algunas empresas o personas, donde se invita a un mínimo 3

proveedores del rubro y se adjudica nuevamente el más conveniente según los criterios de
evaluación descritos en las bases.

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1.2.3.1.3. TRATO DIRECTO

Es un mecanismo excepcional de compra que implica la contratación de un solo proveedor previa

resolución fundada. En este caso se solicita al único proveedor como mínimo 3 cotizaciones para
las contrataciones iguales o inferiores a 10 UTM salvo las causales establecida en el artículo 10 del
reglamento de la ley 19886 (casos de emergencia e imprevistos, si solo existiera un proveedor del
bien o servicio que se requiere o si fuera la tercera opción después de que no se presentaran
oferentes en la licitación pública y privada, entre otros).

1.2.3.1.4. CONVENIO MARCO

El convenio marco es una modalidad de compraventa de bienes y servicios través de un catálogo

electrónico, donde habitualmente las entidades públicas lo utilizan como opción más recurrente
para optar a sus compras.

Proceso convenio marco.

Fuente: www.mercadopublico.cl

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En el año 2017 tuvo lugar el lanzamiento de “La principal modernización

desde la creación de ChileCompra: Se inicia instalación de nuevo modelo
de compras colaborativas en el Estado”.

https://www.chilecompra.cl/2017/08/la-principal-modernizacion-desde-
la-creacion-de-chilecompra-se-inicia-instalacion-de-nuevo-modelo-de-
compras-colaborativas-en-el-
estado/tp://capacitacion.chilecompra.cl/pluginfile.php/3288/mod_resour
ce/content/2/Elaboracion_de_Criterios_de_Evaluacion_en_licitaciones_d
el_estado.pdf

1.3. FORMALIZACIÓN DE LA COMPRA

La compra y su formalización es el proceso por el cual quedan fijadas de forma escrita u oral las
condiciones de la compra entre proveedor (vendedor) y la empresa demandante (comprador)
donde el vendedor se compromete a entregar el producto en el estado correcto y en el plazo
estipulado y el comprador se compromete a pagar por este producto/servicio.

Cuando se habla de una formalización escrita se puede referir al contrato de compraventa donde:

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 Comprador: es la persona, empresa o institución que adquiere el producto y se encuentra

obligado a pagar el monto acordado en el plazo de tiempo estipulado; donde si no se
cumple; el contrato debe especificar qué nuevas obligaciones o consecuencias puede
tener el hecho de no cumplir con lo acordado.
 Vendedor: es la persona, empresa o institución que pone a disposición el bien o servicio a
la venta. Se compromete a entregar el bien o servicio en el plazo y en las condiciones
acordadas, así como dar una garantía del producto.
 Bien o servicio a la venta: El bien es algo tangible por ejemplo un refrigerador; en cambio,
el servicio es algo inmaterial como un servicio de transporte.

El contrato es bilateral lo que significa que posee derechos y obligaciones para las dos partes
involucradas.

Los elementos del contrato de compraventa son todos aquellos componentes que dotan de
validez jurídica al contrato.

 Personales: personas o empresas que se suscriben el acuerdo.

 Reales: Los bienes o servicios y la manera de transmitirlos.
 Formales: aluden a la manera en que debe representarse el acuerdo.
o

Elementos del contrato de compraventa.

Fuente: Ayala, J. (2015). Gestión de compras. España: Editorial Editex.

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OBLIGACIONES DE LAS PARTES

o Obligaciones del comprador: El comprador queda obligado a:









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

Flujo de documentación en el proceso de compra.

Fuente: Ayala, J. (2015). Gestión de compras. España: Editorial Editex.

 El pago de la cosa objeto del contrato: desde el momento en que la

mercancía se encuentre en su poder, el comprador deberá hacer frente al
pago, en tiempo, forma y lugar acordados. En caso de retraso en el pago
deberá hacer frente al pago de los intereses que se puedan generar.

o La recepción de los productos o mercancías: el comprador debe recepcionar las

mercancías en las condiciones acordadas, se extiende la responsabilidad a este
actor a menos que la carga presente defectos en lo cualitativo o cuantitativo.

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 Obligaciones del vendedor. El vendedor está obligado a:

o La entrega de los productos: el vendedor debe entregar los productos en la
forma, cantidad, plazo y calidades acordadas. Si el vendedor no entrega la
mercancía en el plazo acordado, el comprador podrá hacer valer las condiciones
del contrato.
o La conservación de los productos: el vendedor debe custodiar y conservar los
productos vendidos hasta que los recepcione el comprador.

1.4. TRAMITACIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO

El proceso documental de la compraventa consiste en una serie de documentos relacionados

entre sí, que inicia con la solicitud de un producto del comprador y finaliza con la entrega de dicho
producto o servicio por parte del vendedor.

Operación Documentación Emisor Receptor

El comprador pide los Orden de compra Comprador Vendedor
bienes o servicio Confirmación del Vendedor Comprador
pedido
El vendedor realiza el Guía de despacho Vendedor Comprador
envío de los bienes
Control de salida y Vendedor Interno
despacho
El comprador Control de entrada y Comprador Interno
recepciona el bien de recepción
El vendedor cobra el Factura
producto
El comprador paga el Cheque
producto

a. Pedido:

La orden de compra es el documento en el que se reflejan las cantidades solicitadas por parte del
comprador, bajo unas condiciones dadas.

Todo pedido, independientemente de la mercancía que se solicite, tiene unas características

comunes, que son las siguientes:

 Lo emite el comprador y lo recibe el vendedor, el cual, al aceptarlo, confirma la operación

comercial.
 Obliga al comprador y al vendedor a cumplir tanto los derechos como obligaciones
generadas, ya que relaciona las mercancías objeto de la compra con las condiciones
comerciales.

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 Tiene carácter contractual y su incumplimiento está sujeto a las mismas consecuencias

que un contrato mercantil.

El pedido puede realizarse:

 Por escrito: naturalmente se utiliza a través de email o a través de un sistema de intranet.

 De manera verbal: tras una conversación telefónica o un acuerdo en reunión personal.

Para que el pedido tenga validez, el proveedor debe aceptarlo. Para ello, hay dos formas
posibles:

 Aceptación explícita: la empresa proveedora comunica de manera verbal o por escrito, las
condiciones de compraventa que propone el comprador.
 Aceptación tácita: el vendedor sirve el pedido en las condiciones pactadas sin previa
confirmación.

Para realizar una orden de compra no existe una plantilla fija o estandarizada. Cada empresa
emplea un formato u otro dependiendo de sus características y necesidades. Sin embargo, todas
las órdenes de compra deben tener elementos comunes y necesarios como:

 Datos identificativos del comprador: quién emite el pedido.

 Número de identificación del documento y fecha de emisión del pedido.
 Fecha y lugar de entrega de la mercancía.
 Datos identificatorios del vendedor: quién recibe el pedido.
 Datos correspondientes a las especificaciones de las mercancías, cantidad, unidades,
descripción, código, etc.
 Si el pedido es condicional, representan peticiones o sugerencias que realiza el comprador
al vendedor, las cuales serán aceptadas o no por el vendedor.
 Lugar donde firma el responsable de compras o de efectuar los pedidos.

b. Guía de despacho

La guía de despacho también es conocida como nota de entrega. Se genera cuando, una vez
recibido el pedido, el vendedor lo acepta; es entonces cuando se prepara la guía de despacho para
ser enviada al cliente junto con la mercancía.

Es el documento emitido por el vendedor que acompaña a la mercancía, en el que se detallan

todos los productos que van en el pedido.

Su principal función es acreditar la salida y el traslado de la mercancía desde las dependencias del
vendedor a las del comprador.

La guía de despacho mantiene el siguiente formato:

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 Datos de comprador y vendedor.

 Es un documento legal del SII.
 Especifica las cantidades que van en el pedido.
 Fecha de emisión y número de la guía.

c. Factura

La factura es el documento que emite el vendedor una vez que el cliente ha recibido los productos
conformes.

La factura es el documento comercial legal que acredita la compraventa de productos y servicios.

Cumple con las siguientes condiciones:

 Documento legal y obligatorio a la hora de cobrar el servicio o los productos.

 Detalla la descripción y el precio de las mercancías vendidas o de los servicios prestados.
a) Datos del comprador y vendedor.
b) Número y fecha de emisión de la factura.
c) Referencias de la guía de despacho y la orden de compra correspondiente.
d) Cálculo de la compra.
e) Cálculo del IVA.

1.5. COSTOS DEL ABASTECIMIENTO

El costo de una compra se encuentra conformado por el precio de compras unitario por el número
de unidades adquiridas. A tal costo debe aplicarse descuentos, bonificaciones o subvenciones si las
hubiese.

El departamento de compras es el encargado de realizar tal función teniendo en consideración el

momento, la cantidad, la calidad y por supuesto el precio más idóneo.

Por otro lado existen otros costos asociados a las funciones del abastecimiento que se llevan a
cabo en las distintas actividades y fases

 Costo de la compra: Ya se ha mencionado, valor del precio unitario por las unidades que se
compraron.
 Costo de la emisión del pedido: Actividad en que se identifica los costos como sueldos y
salarios, costos de comunicación, etc.
 Costos de seguimiento y recepción: Pueden existir costos de transporte (por si utilizo mi
transporte para traer los productos, personal de recepción.

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COMENTARIO FINAL
Este capítulo nos presentó los conceptos generales asociados a los procedimientos de una compra,
lo que nos llevó a una revisión de los aspectos formales de una compra como el contrato y los
documentos necesarios para realizar tal transacción como la Orden de compra; guía de despacho y
facturación.

También se observó donde se utilizaban tales documentos y lo importante que es poder identificar
las fases de una compra y los tipos de compras que se utilizan en el mercado público y privado.

Se recomienda poner atención a este procedimiento ya que abarca altos costos a la hora de definir
cuáles son los recursos necesarios para producir o comercializar por lo que es vital tener en
consideración los mecanismos de compras más idóneos ya que se mide la productividad
empresarial y la utilización de estos recursos

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REFERENCIAS
Ayala, J. (2015). Gestión de compras. España: Editorial Editex.

Bowersox D., Closs D. & Cooper, M. (2007). Administración y logística en la cadena de

suministros. 2.ª edición. México: McGraw-Hill Interamericana.

Fraser, J. & Leenders, M. (2012). Administración de compras y abastecimientos. 14.ª edición.

México: McGraw-Hill Interamericana.

Gómez, J. (2013). Gestión logística y comercial. 1.ª edición. España: McGraw-Hill

Interamericana.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2018). Gestión de abastecimiento. Logística y Abastecimiento. Semana 5.

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