SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

TITULO:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
EN OBRA

TIPO DE DOCUMENTO: CODIGO:

PROCEDIMIENTO

GRL-P-011
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REV FECHA ELABORADO REVISADO APROBADO DESCRIPCIÓN DE ENMIENDAS

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INDICE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABILIDADES
4.1 DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA.
4.1.1 DEL ADMINISTRADOR DE OBRA.
4.1.2 JEFE DE OFICINA TÉCNICA
4.1.3 DEL JEFE DE TERRENO.
4.1.4 JEFE DE CALIDAD

5. REFERENCIAS
6. METODOLOGÍA
6.1 SECUENCIA DE ACTIVIDADES
6.2 RECURSOS UTILIZADOS
6.3 FORMAS DE CONTROL
7. REGISTROS
8. ANEXOS
9. DIAGRAMAS DE FLUJO Y/O CROQUIS
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1. OBJETIVO
Establecer el archivo, control y ubicación de documentación generada y utilizada en obras.

2. ALCANCE
El presente procedimiento, se aplicará a la documentación recibida, generada y distribuida en la obra, tal
como:
 Contrato de obra
 Presupuesto
 Especificaciones técnicas
 Libro de Obra
 Control de obra
 Programaciones de obras
 Correspondencia con el mandante e interna
 Modificaciones de obra
 Documentos del Gestión , Aseguramiento y Control de Calidad

3. DEFINICIONES
No se aplica en este procedimiento

4 RESPONSABILIDADES

4.1 RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA.

4.1.1 DEL ADMINISTRADOR DE OBRA.
El Administrador de Obra, deberá asegurar el uso del procedimiento.
Conocer la ubicación y archivos de los documentos en obra y auditar el manejo del procedimiento.

4.1.2 DEL JEFE DE OFICINA TÉCNICA

Es responsable por el control de documentos de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento.
Deberá recibir, controlar, mantener, archivar, distribuir, retirar la información del proyecto, gestionando
constantemente la oportuna llegada de la información actualizada a todos los departamentos de la obra.
Deberá mantener respaldada toda la información que se genere en la obra, de manera ordenada y con buena
accesibilidad a la misma.
Es responsable del almacenamiento de copia del libro de obra, con la correspondiente firma del cliente o su
representante en la obra y el representante de la empresa constructora.

4.1.2 DEL JEFE DE TERRENO

Es responsable de proporcionar a su personal antecedentes y documentos actualizados de la obra.
No deberá poseer información nula, obsoleta o no controlada.
Cualquier información generada para terreno por el Jefe de terreno deberá tener respaldo en archivos.
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4.1.4 DEL JEFE DE CALIDAD

Responsable de conocer y hacer cumplir este procedimiento en la obra, auditando constantemente lo
establecido en este procedimiento.
Responsable de controlar y almacenar los documentos y registros del Sistema de Calidad en obra.
Deberá prestar asesoría y capacitar a todo el personal de la obra en lo que se refiere a la aplicación del
presente procedimiento.

5 REFERENCIAS

001-MC Manual de Calidad

001-GRL-P-003 Sistema de Gestión de Calidad. Control de los documentos del Sistema.
001-GRL-P-004 Sistema de Gestión de calidad Generación y Control de no conformidades
001-GRL-P-005 Sistema de Gestión de calidad Generación y Control de Requerimientos de Información.
001-GRL-P-006 Sistema de Gestión de calidad Recepción y Distribución de planos.
001-GRL-P 007 Sistema de Gestión de calidad Utilización y Generación de Protocolos de Recepción.
001-GRL-P 008 Sistema de Gestión de calidad Utilización y Generación de Listas de Verificación.

6 METODOLOGÍA
6.1 SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Todos los documentos que circulen en las obras, deberán ser controlados y distribuidos mediante registro
Distribución de documentos anexo 3. Se excluye de lo anterior la entrega de planos los cuales constan de un registro
especial de entrega.
Los documentos serán controlados en su recepción, donde se especifique la fecha y hora de recepción, lo
anterior deberá quedar estampado en documento mediante timbre o de puño y letra, en caso que no se posible anotar
o escribir sobre el documento, se deberá fotocopiar el documento y dejar constancia en esta la fecha y hora de
recepción guardando esta copia junto al documento original.
Todos los documentos llegados a obra deberán ser revisados, en caso que durante la revisión se detecte
algún error, inconsistencia, falta de datos,...etc, se deberá generar un memorándum o carta a la entidad que emitió el
documento con el objeto de solicitar la información completa o corregida y dejar constancia del error.
Una vez solucionado el inconveniente, se considera como recibida y autorizada la documentación o
información.
Los archivos de los documentos originales serán almacenados en las oficinas que correspondan de acuerdo a
lo indicado en el párrafo Carpetas de Obra.
La documentación obsoleta deberá ser guardada en original por cada uno de los departamentos que los
originó o distribuyó originalmente, en carpetas separadas de la de los documentos actuales, rotulándose como
documentos nulos e indicándose a que departamento de la obra pertenecen.
Todos los documentos de circulación interna deberán dejar establecido quien los emite.
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Los documentos hacia el mandante deberán ser indicados en libro de obra, en caso que esto no sea posible
de deberá acompañar la documentación con una carta donde se indique fecha de envío y se deberá dejar copia con
firma del mandante o su representante en la obra con el objeto de dejar evidencia de la recepción.

Carpetas en obra
Las obras deberán tener como mínimo las siguientes carpetas (Archivadores), los cuales deberán indicar en
sus lomos a que Dpto. de la obra pertenecen, nombre de obra y año, además deben ser numerados, ubicados y con
los títulos en sus lomos de acuerdo al siguiente desglose:
Dpto. de obra: Administración de obra
Nº TITULO INFORMACIÓN CONTENIDA
ARCHIVO
001 Documentos Contractuales - Contrato de obra.
- Bases Administrativas
002 Correspondencia - Recibida del mandante para Administrador
de obra.
- Enviada al mandante por el Administrador
de Obra
- Correspondencia interna

Dpto. de obra: Oficina Técnica

Nº TITULO INFORMACIÓN CONTENIDA

ARCHIVO
001 Correspondencia - Enviada y recibida
002 Presupuesto - Presupuesto de obra
- Análisis de precios unitarios
- Desglose de materiales
- Estados de pago
003 Especificaciones Técnicas - Especificaciones técnicas
- Fichas técnicas
( por especialidad)
- Status de planos
004 Libro de obras - Copia de libros de obra ( Separados por
libro)
005 Control de Obra - Plan de Cuentas
- Avances físicos
- Curvas de Control
006 Programaciones -Programa General
-Programas específicos por área o actividad
007 Seguros - Seguros y Pólizas de construcción
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008 Modificaciones obra - Modificaciones de obra.

- Presupuestos aprobados de modificaciones
de obra
009 RDI - RDI de obra. ( Consultas y respuestas)
- Status de RDI
010 cubicaciones - Cubicaciones de materiales
- Rendimientos de equipos
011 cotizaciones - Cotizaciones de materiales
- Cotizaciones de maquinas y equipos

012 Control de Materiales, Maquinaria y - Compra de Materiales

equipos - Listado de Materiales en obra
- Listado de Maquinaria y Equipos en obra
- Control de Hormigones
- Cuadros de control

Dpto. de obra: Dpto. de calidad de Obra

Nº TITULO INFORMACIÓN CONTENIDA

ARCHIVO
001 Sistema de Calidad Manual de Calidad, Plan de Calidad de Obra,
Procedimientos generados en obra.
002 Listas de Chequeo en blanco -Copias de cada una de listas de chequeo operativas
en obra, en blanco para uso de personal de terreno
003 Protocolos de recepción en blanco -Copias de cada uno de los protocolos operativos
en obra, en blanco para uso de personal de terreno
004 Listas de Chequeo Recepcionadas - Listas de chequeo completadas y entregadas desde
terreno a Dpto. de Calidad
005 Protocolos de recepción Recepcionados -Protocolos completados y entregados desde terreno
a Dpto. de Calidad
006 Control del Sistema de Calidad - Informes estadísticos de cumplimientos.
- Resultados de auditorias internas
- Programa de capacitaciones
- Documentación para capacitación del
sistema de calidad.
007 Certificados y Ensayos - Inspecciones y Ensayos
- Certificados de Suelos
- Certificados de control de resistencias
mecánicas de Hormigones.
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- Certificados de calidad de Materiales

- Certificado de Instalaciones.
- Status de certificados
008 No Conformidades - Solicitud de NCR
- Informe de NCR
- Presupuestos de NCR
- Status de Solicitud de NCR
- Status de NCR
009 Normas - Chilenas
- ISO
- Extranjeras de acuerdo al proyecto.
010 Especificaciones técnicas - Copia de Especificaciones técnicas del
proyecto
011 Correspondencia - Enviada y Recibida

El desglose anterior no implica que no se puedan generar otras carpetas dentro de la obra, pero se debe tener
claro, que es lo mínimo que se debe mantener en obra

6.2 RECURSOS UTILIZADOS

Se utilizarán los siguientes recursos:
Archivadores
Papelería
Equipos de computación
6.3 FORMAS DE CONTROL
El manejo de información de documentación en obras se controlará mediante auditorias internas a cardo del
Jefe de Calidad de la Obra.

7 REGISTROS
Los registros asociados al procedimiento son todos los que se utilicen y generen en obra.
8 ANEXO
Los anexos asociados al procedimiento son los siguientes:
Anexo1: Distribución de documentos en obra.
Anexo2: Ejemplo de rótulos de archivadores.
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9 DIAGRAMA DE FLUJO
No se aplica en este procedimiento.