CODIGO: ROR-PSC-001

PROCEDIMIENTO PARA EL REVISIÒN: 0

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha:
Dic 2017 Dic 2017 Dic 2017
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HOJA DE APROBACIÓN

APROBACIÓN POR RORANCA

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

JULIO GASCON COORD, DE CALIDAD

CARLOS TINEO GTTE DE CONST E

INGENIERIA

APROBACIÓN POR HQC:

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

APROBACIÓN POR P.S.S.A.:

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

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INDICE
1. OBJETIVO. .................................................................................................................. 4
2. ALCANCE. .................................................................................................................. 4
3. RESPONSABILIDAD. ................................................................................................. 4
4. DEFINICIONES ........................................................................................................... 4
5. PROCEDIMIENTO ....................................................................................................... 4
6. MATERIALES Y EQUIPOS ....................................................................................... 10
7. REFERENCIA............................................................................................................ 10
8. REGISTROS.............................................................................................................. 10
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1. OBJETIVO.
El objeto de este procedimiento es describir los pasos a seguir y condiciones
necesarias para el Control de Documentos.
2. ALCANCE.

Establecer los requisitos necesarios para controlar los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad. También con el uso de este procedimiento se puede
facilitar el control de los cambios en los mismos.

3. RESPONSABILIDAD.
Los Coordinadores y Líderes de los departamentos, son los responsables de
ejecutar este procedimiento y el Coordinador de Calidad es el responsable de
hacer cumplir, controlar y mantener el mismo.
Es responsabilidad del Coordinador de Calidad al momento de la entrega o
distribución de este documento, hacer una inducción a través de una charla
explicativa de todo lo concerniente a la ejecución del mismo y tratar cualquier
duda que pueda surgir.
Es responsabilidad de cada uno de los Coordinadores y Líderes de los
departamentos la distribución de todos los documentos de origen externo al
personal relacionado con los mismos o al área que así lo requiera.

4. DEFINICIONES
Documento: Información y su medio de Soporte.

5. PROCEDIMIENTO
NORMAS GENERALES:

1. Elaborar El Manual de Calidad, siguiendo los lineamientos de la Norma

COVENIN ISO 10013: 2002.
2. Escribir el contenido de los procedimientos, manuales, planes e instructivos,
con letra tipo Arial 12.
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3. Se considera como identificación única de un documento: El Código, Nº

de revisión y fecha de revisión. Por lo que se puede encontrar en el
Sistema Documentos con el mismo nombre.
4. Los documentos manuales y electrónicos (procedimientos, formatos,
manuales, etc.), deben contener un Código, N° de Revisión y Fecha de
Revisión. Con la finalidad de que sean fácilmente identificables.
5. Los documentos manuales deben resguardarse bajo techo, en lugares
frescos y libres de humedad, con la finalidad de que permanezcan
legibles.

6. Los documentos electrónicos permanecen legibles:

 En Oficina: Se respaldan en el servidor, CD, o Dispositivos de

Almacenamiento electrónico.
 En Obra: Se respaldan en Cd o en particiones del disco del
computador.

7. Controlar todos los documentos externos como por ejemplo: Normas,

especificaciones técnicas, procedimientos, etc.

8. El control de documentos es realizado por cada Coordinador o líder del

departamento y supervisado por el Coordinador de Calidad.

1. ESTRUCTURA DE UN DOCUMENTO:

1.1. Descripción del encabezado:

1.1.1. IDENTIFICACIÓN O LOGOTIPO DE LA EMPRESA.

1.1.2. TITULO: En este espacio se coloca el nombre del
documento.
1.1.3. REVISION N°: Se coloca la cantidad de veces que ha
sido revisado el documento.
1.1.4. FECHA DE REVISIÓN: Se coloca la última fecha de
revisión de documento.
1.1.5. N° DE PÁGINA: Se anota el número de página.
1.1.6. CÓDIGO DEL DOCUMENTO: Los dígitos que
corresponden a los caracteres que integran el código son Diez:

XXX – XXXX-XXX

Primer y segundo digito y Tercer Digito: ROR Identifican a la empresa: Servicios y

Construcciones Roranca, CA
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El Cuarto Digito Indica el Tipo de Documento:

P: Procedimiento

El Quinto, Sexto y Séptimo digito:

Departamento o Sección. Por Ejemplo:

DIR= Dirección
ADM = Administración
OPE = Operaciones
SHA= Seguridad, Higiene, Ambiente
SGC= Gestión de Calidad
MEC = Calidad disciplina Mecánica
ELE= Calidad Disciplina Eléctrica
CIV=Calidad Disciplina Civil
INS= Calidad Disciplina Instrumentación
TLC=Telecomunicaciones
RHH = Recursos Humanos
TAL = Taller
ALM = Almacén
ADC = Administración de Contrato.
STE = Sala Técnica.
LI C= Licitaciones.
PLA = Planificación.
MAT= Materiales
PRO= Procura

Octavo y Noveno y decimo digito: Número Correlativo de identificación.

1.1.17 CÓDIGO DEL FORMATO: Los dígitos que corresponden a los

caracteres que integran el código son Nueve:

XXX – XXXX-XX

Primer y segundo digito y Tercer Digito: ROR Identifican a la empresa: Servicios y

Construcciones Roranca, CA

El Cuarto Digito Indica el Tipo de Documento:

F: formato
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El Quinto y Sexto digito:

Departamento o Sección. Por Ejemplo:

DI= Dirección
AD = Administración
OP = Operaciones
SH= Seguridad, Higiene, Ambiente
SG= Gestión de Calidad
ME = Calidad disciplina Mecánica
EL= Calidad Disciplina Eléctrica
CCI=Calidad Disciplina Civil
IN= Calidad Disciplina Instrumentación
TL=Telecomunicaciones
RH = Recursos Humanos
TA= Taller
AL = Almacén
AD = Administración de Contrato.
ST = Sala Técnica.
LI = Licitaciones.
PL = Planificación.
MA= Materiales
PR= Procura

Séptimo, octavo y noveno digito: Número Correlativo de identificación.

1.2. Descripción del recuadro de firmas:

Estas firmas son las del personal que intervino en la elaboración del documento.

1.2.1. PREPARADO POR: En esta área colocar la fecha, el nombre y firma de

la persona que elaboro el documento.
1.2.2. REVISADO POR: Es esta área colocar la fecha, el Nombre y la firma de
la persona que revisa el documento.
1.2.3. APROBADO POR: En esta área colocar la fecha y la firma de los
Directores o Gerentes de Operaciones, encargados de aprobar todos los
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y la firma del Gerente
de Proyecto en los documentos generados en Obra.
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2. CONTENIDO DE UN PROCEDIMIENTO:

2.1. CONTROL DE CAMBIOS.

2.2. INDICE

2.3. OBJETO: Define la razón por la cual se ha emitido el procedimiento.

2.4. ALCANCE: Específica las áreas de la empresa involucradas en el

procedimiento.

2.5. RESPONSABILIDAD: Se indica el personal de la empresa, responsable de la

ejecución, cumplimiento y mantenimiento del procedimiento.

2.6. DEFINICIONES: Colocar el concepto de las palabras no comunes, si aplica.

2.7. PROCEDIMIENTO:
Enumerar en forma secuencial todos los pasos necesarios para efectuar el
trabajo.

2.8. REGISTROS: Colocar los Registros que serán generados al aplicar el

Procedimiento.

3. ESTRUCTURA DE LOS PLANES:

3.1. El Plan de la Calidad se realizará utilizando la Norma ISO 10005:2005.

3.2. El Código que se utilizará en los Planes de Calidad, es de la siguiente

manera:

PC = Plan de Calidad.

3.3. El Plan de Inspección y Ensayo se realizará utilizando la Norma ISO

10005:2005.

3.4. El Código que se utilizará en los Planes de Inspección y Ensayo, es de la

siguiente manera:

PIE = Plan de Inspección y Ensayo.

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4. CAMBIO DE LOS DOCUMENTOS:

4.1. Los documentos (procedimientos, formatos, manuales y planes, etc.)

controlados deben ser actualizados si se realiza algún cambio o
modificación.

4.2. Las razones de los cambios son registrados en la primera página del
documento, en la tabla Control de Cambios.

4.3. Al detectarse la necesidad de un cambio en algún documento realizar la

corrección de las páginas que serán modificadas y enviarlo al personal
responsable de su aprobación.

4.4. Es firmado en señal de aprobación, en caso contrario es devuelto para su

corrección.

4.5. Luego de aprobarse el cambio, se actualiza el status de los procedimientos

en las LISTAS MAESTRAS DE DOCUMENTOS, del departamento.

4.6. Los documentos OBSOLETOS son destruidos, para evitar su uso de manera
inadvertida.

4.7. En el caso de no requerirse cambios en los documentos, estos serán

revisados cuando sea necesario por el Departamento emisor con la finalidad
de proceder a su actualización.

5. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS:

5.1. Con el fin de evitar el uso de documentos obsoletos, cada Departamento

dispone de las Listas Maestras de Documentos Internos Código:ROR-LDM-
01 en la cual se identifica, el estado actual de todos los documentos.

5.2. Cada coordinador o líder del departamento es el encargado de controlar

los documentos internos y externos asociados a su área.

5.3. Los documentos internos se controlan de la siguiente manera:

5.3.1. Declarar en la Lista Maestra de Documentos Internos, los documentos

vigentes de cada departamento.
5.3.2. Si es necesario distribuir éstos documentos, para que se encuentren en
los sitios donde serán aplicados, el coordinador o líder del departamento
debe declarar en la Lista Maestra el destino, la fecha de entrega y el N°
de copias entregadas
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5.3.3. Los documentos distribuidos son sellados por el líder o coordinador del
departamento con la frase DOCUMENTO CONTROLADO.
5.3.4. En cada lista maestra, Colocar el cargo responsable por Departamento.

5.4. Los documentos externos deben se identifican declarándolos, en el

formato: LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS: ROR-LMD-
0, colocar el nombre del documento, la fecha de emisión del documento,
ente emisor y si el documento está vigente o no, en caso de que no
este vigente, colocar la causa en las filas destinadas para las
observaciones.

5.5. Si el documento externo debe ser distribuido, declararlo en la Lista

Maestra de Documentos externos utilizando las columnas: Destino, Fecha
de Entrega, N° de Copias, Firma de Recepción.

5.6. El registro debe estar firmado por el Coordinador o Líder del

departamento. En cada lista maestra de Documentos Externos, colocar el
cargo responsable por Departamento.

6. MATERIALES Y EQUIPOS
N/A

7. REFERENCIA
Especificaciones técnicas del cliente
Planos aprobados para construcción suministrados por el cliente
Norma ISO 9001: 2008
Norma ISO 10005: 2005

8. REGISTROS
ROR-LMD “LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS”