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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ÁREA: QA/QC

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

ÁREA: QA/QC

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN INTERNA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

N. PROYECTO:

DEPARTAMENTO

CODIFICACIÓN:

HOJA 1 DE 11

Interno

Calidad

CNT-GE-INS-001

REV.: B

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN INTERNA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Doc. No. CNT-GE-INS-001-B

B

3-jun-19

Emisión inicial

D. Vallejo

E. Medrano

D. Vallejo

Rev. No.

Fecha

Descripción

Elaborado

Revisado

Aprobado

CÓDIGO INTERNO: CNT-GE-INS-001-B

Control de Distribución

Copia controlada

Copia No Controlada

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CODIFICACIÓN:

   

CNT-GE-INS-001

   

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REGISTRO DE REVISIONES

Rev.

Fecha:

Por:

Aprobado por:

Descripción:

0

03-junio-2019

D. Vallejo

 

Emisión inicial

REVISIÓN Y APROBACIÓN

Número de la Revisión

B

Responsable de la Elaboración

Nombre

D. Vallejo

   
 

Firma:

Responsable

Nombre

 

Revisión

   

Firma:

Responsable

Nombre

 

Aprobación

Firma:

 

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CODIFICACIÓN:

   

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HOJA 3 DE 11

 

Índice

1 Objetivo

5

2 Alcance

5

3 Responsables

5

4 Definiciones

6

5 Procedimiento

6

5.1 Codificación

de

documentos

internos

6

5.2 Codificación de documentos internos para gestión con

10

6 Referencias

10

7 Revisión

11

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HOJA 4 DE 11

 

Listado de Tablas

Tabla

1.

Definición

de secuencia

7

Tabla 2. Secuencia - Nombre de la empresa

8

Tabla 3. Secuencia - Proceso, Área, Disciplina

8

Tabla 4. Secuencia - Tipo de documento

9

Tabla 5. Secuencia – Revisión

9

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1 OBJETIVO

Establecer los criterios para codificar los documentos y registros internos generados dentro del

sistema integrado de gestión.

2 ALCANCE

Se aplicará a todo documento y registro perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad

elaborados a partir de la presente fecha. Los documentos del SGC se codificarán según el

proyecto, cliente, tipo de documento y paquete de trabajo.

3 RESPONSABLES

El Coordinador de Gestión Ambiental, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y

Calidad son responsables de:

- Revisar el presente documento.

- Distribuir el presente documento.

- Velar por la aplicación del presente instructivo.

El personal de supervisión QC/QA, HSE deben:

- Elaborar y modificar los documentos de su competencia.

- Entregar los documentos aprobados de su competencia a los responsables del

manejo documental para su distribución y conservación.

Los responsables del manejo de la información documentada de cada proceso deben:

- Verificar que los documentos y registros internos cumplan con la codificación descrita

en el presente instructivo.

- Preparar la documentación para su conservación.

- Mantener los listados de documentos y registros internos y externos vigentes.

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CODIFICACIÓN:

   

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4 DEFINICIONES

Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y

mantener, y el medio que la contiene.

Documento: Información y su medio de soporte.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas (sea cual sea el medio, computadora, papel, cinta magnética,

etc.).

Instructivo: Documento en el que se establece la secuencia detallada de pasos para

realizar una actividad específica.

Distribuir: Disponer de la información en el lugar que pertenece a las personas

involucradas e interesadas.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr

dichos objetivos.

Sistema de gestión de la calidad: Sistema de Gestión para dirigir y controlar una

organización con respecto a la calidad.

5 PROCEDIMIENTO

5.1 Codificación de documentos internos

Los documentos y registros elaborados se codificarán con la siguiente secuencia:

AAA 1 -BBB 2 -CCC 3 -DDD 4 -EE 5

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CODIFICACIÓN:

   

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DEFINICIÓN DE CÓDIGOS

TIPO

DESCRIPCIÓN

     

Se asignará al menos 3 caracteres que distingan al nombre de la empresa (Tabla 2). En el caso de ser documentos de requerimiento de norma o requisito legal general para el Sistema Integrado de Gestión se puede colocar CNT

Nombre de la empresa / Número de

En caso de que el cliente no tenga codificación se podrá colocar los caracteres del consocio CNT seguido de los caracteres de la

1

AAA

proyecto / Numero de orden de trabajo

empresa del cliente. Cuando se tenga un proyecto específico el número del proyecto seguirá a las siglas CNT, el número de proyecto es asignado de manera interna

En el caso de que se requiera preparar documentos para un proyecto específico también se puede colocar el número orden de compra o de trabajo del cliente, separado por (-) las siglas CNT para identificar que el consorcio elaboro la documentación. (N/OT)-CNT

   

Nombre del área o disciplina

La disciplina que elabora cualquier documento o registro deberá

2

CCC

identificar la misma usando dos o más caracteres según lo indicado en la Tabla 3.

   

Tipo de

De manera general se identificará por medio de tres caracteres o menos, según corresponda en la Tabla 4.

3

BBB

documento

   

Número

En este campo se hará referencia a un número secuencial del documento que se esté desarrollando, el cual se identificará por lo menos por tres números, los mismos que tendrán un orden secuencial de acuerdo con el tipo de documento y a la disciplina y/o departamento que lo genere.

secuencial del

 

4

DDD

documento

Los documentos asociados a un procedimiento deberán llevar el mismo número de secuencia del procedimiento.

generado

Los documentos generados para un proyecto u orden de servicio llevaran el número secuencial correspondiente dentro de ese proyecto. Para cada nueva orden de servicio o proyecto la secuencia se reiniciará.

   

Número secuencial de la revisión del documento

Para los documentos que mantengan un cuadro de control de cambios este campo se hará referencia a la última revisión

5

EE

vigente según se indica en la Tabla 5.

Para los registros y anexos que están ligados a un documento este campo es el número secuencial del registro y anexo.

Tabla 1. Definición de secuencia

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CODIFICACIÓN:

   

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AAA

NOMBRE DE LA EMPRESA

CÓDIGO

EMPRESA

CNT

CONSORCIO NATIONAL OIL - TRACTO

Tabla 2. Secuencia - Nombre de la empresa

 

BBB

PROCESO / ÁREA / DISCIPLINA

CÓDIGO

PROCESO / ÁREA / DISCIPLINA

GE

Gestión

PR

Procesos

QC

Control de calidad

ME

Mecánica

CV

Civil, Arquitectura

 

Calidad, Seguridad, Salud y

QEHS

Ambiente

IC

Instrumentación y Control

EL

Eléctrica

PI

Tubería

CP

Control de proyectos

CD

Control de documentos

FIN

Finanzas y contabilidad

ABS

Abastecimiento, logística, bodega

RRHH

Recursos humanos

CON

Construcciones

ING

Ingeniería

CO

Compras * (cuando se genera una requisición de compra se deberá incluir la siglas del sitio donde se genera la requisición)

Tabla 3. Secuencia - Proceso, Área, Disciplina

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CODIFICACIÓN:

   

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HOJA 9 DE 11

 
 

CCC

 

TIPO DE DOCUMENTO

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN DOCUMENTO

DS

Hoja de Datos

CRN

Cronograma

CAL

Memoria de cálculo

DWG

Planos

INF

Informe

INS

Instructivo

ISO

Planos Isométricos

LIS

Listado

MED

Memoria descriptiva

MIN

Minuta / Acta de reunión

MR

Requisición de Materiales

ORG

Organigrama

PFD

Diagrama de flujo de procesos

PC

Plan de calidad

NCR

Reporte de producto no conforme

PP

Plot Plan

PO

Orden de compra

MNL

Manual

PRC

Procedimiento

REG

Registro

Tabla 4. Secuencia - Tipo de documento

Ejemplos:

DD

SECUENCIAL DE REVISIÓN

SECUENCIA

DESCRIPCIÓN

A, B, C, …

Se puede llevar una secuencia alfabética cuando el documento está en revisión y aun no se ha liberado para su uso.

0 (cero)

Cuando el documento ha sido aprobado se deberá registrar con revisión "0" (cero).

1, 2, 3, …

Se debe llevar una secuencia numérica cuando el documento está en uso y requiere ser modificado.

Tabla 5. Secuencia – Revisión

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CODIFICACIÓN:

   

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HOJA 10 DE 11

 

a) CNT-GE-INS-001-01: Empresa (Consorcio National Oil – Tracto) – Área de control

(Sistema de Gestión) – Tipo de documento (Instructivo) – Es el primer instructivo

realizado – Revisión 01.

b) CNT-ME-REG-002-02 Empresa (Consorcio National Oil – Tracto) – Disciplina (Área

Mecánica) – Tipo de documento (Registro) – Es el segundo registro desarrollado – Área

Eléctrica – Es el segundo registro – Tiene una segunda revisión.

c) PAM-CNT002-EL-DWG-001-0 Empresa (Cliente PAM EP – Elaborado por CNT, número

de proyecto) – Área eléctrica – Plano – Primer plano elaborado – Revisión 0.

d) 46168OC-CNT-PI-ISO-005-A: Empresa (# orden de compra del cliente – CNT prepara el

documento) – Área Tubería – Plano Isométrico – Es el quinto isométrico – Revisión A. (el

número de orden debe relacionarse con un número de proyecto interno)

5.2 Codificación de documentos internos para gestión con cliente.

La codificación de documentos de manejo con el cliente deberá realizarse conforme lo

especificado en el alcance del proyecto y si se requiere se podrá generar un instructivo

específico para la orden de trabajo, siendo los responsables del manejo documental de cada

departamento el generar dicho instructivo.

Cuando el cliente disponga de un instructivo para la codificación de los instrumentos se podrá

usar dicho procedimiento, cuando esto sea solicitado por el cliente o sea parte del alcance del

proyecto.

6

REFERENCIAS

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CODIFICACIÓN:

   

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HOJA 11 DE 11

 

- ISO 9000:2015: Sistema de Gestión de Calidad – Fundamentos y Vocabulario

- ISO 9001:2015: Sistema de Gestión de Calidad – Requisito

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REVISIÓN

Este instructivo será revisado anualmente o cuando sea requerido.

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