Organización como sistemas

Para abordar el contenido relacionado con esta lectura, tomaremos como base de
estudio el caso Sol SA, presentado en la Lectura 1, partiendo específicamente desde
la información relacionada con los sistemas de la empresa, e iremos analizando la
nueva información presentada respecto de la realidad de dicha empresa.

Caso de estudio

Sistemas

Componentes del diseño organizacional

Video conceptual

Referencias
LECCIÓN 1 de 5

Caso de estudio

Sol S.A

Sistemas

Figura 1: Procesos 

Fuente: Elaboración propia

La empresa está organizada a partir de sistemas, en los cuales se desarrollan procesos que permiten
cumplir con los objetivos organizacionales. Los procesos que se desarrollan en la organización se pueden
identificar gráficamente de la siguiente manera, observando que existe interrelación entre cada uno de ellos,
y la empresa no podría funcionar si alguno de ellos dejara de existir.

Como parte del funcionamiento del sistema, el Área de Auditoría Interna y Externa presenta informes
trimestrales a las diferentes áreas involucradas, como así también a la Dirección. En dichos informes se
postulan los aspectos detectados como desvíos o no conformidades, que son las oportunidades de mejora
en los procesos que se detectan en la organización para asegurar que se mantengan alineados a lo
estipulado por las normas ISO 9001 (International Organization for Standarization [ISO], año 2015. Por su
parte, a partir de dichos informes, la Dirección aprovecha para reconocer y premiar aquellas áreas que no
superen el 2 % de desvíos aceptables en los procesos.

Información adicional sobre el contexto

Gobierno 

A partir de la asunción del Gobierno de Macri en el año 2015, y su decisión política de abrir las importaciones,
las cuales habían sido cerradas por el Gobierno anterior de Cristina Kirchner, la empresa Sol SA encontró una
forma de, en cierta medida, contrarrestar la disminución de las ventas que ha tenido en los últimos 10 años a
partir de comenzar a importar desde China los insumos básicos para la producción. Esta medida le ha
permitido a la organización reducir significativamente los costos, y así mantener los márgenes de
rentabilidad, a pesar de las grandes caídas en ventas que viene sufriendo desde hace años.

Competencia

En el año 2017, la empresa Sol SA contrató una consultora para conocer el grado de posicionamiento que
tiene con su marca en la industria del calzado; a continuación, se presenta un resumen de la información
recabada.

Tabla 1: Estudio de mercado industrial del calzado

 Posición Empresa % mercado Facturación anual

1 Dafiti 23 $240 000 000

2 Hush Puppies 18 $216 000 000

3 Batistella 15 $180 000 000

4 Falabella 12 $156 000 000

5 Vizzano 10 $132 000 000

6 Sol SA 8 $120 000 000

7 Roxy’s Calzados 6 $96 000 000

8 Renzo Rainero 4 $120 000 000

9 Paruolo 3 $60 000 000

10 Chocolate 1 $48 000 000

Fuente: Elaboración propia

Algunas políticas organizacionales

Tal como se mencionó en el caso en la Lectura 1, la posibilidad de realizar cambios en los
procesos se encuentra limitada; solo podrán efectuarse cuando sean realmente significativos
y estrictamente necesarios. Para iniciar una solicitud de cambio de procesos, existe un
instructivo que estipula paso a paso cuáles son los casos en los cuales es viable la
implementación de un cambio, qué requisitos debe presentar el solicitante para dar curso a la
solicitud, y el cambio solo podrá ser aprobado por el comité de auditoría externa y la Dirección
de la empresa.

No podrán importarse insumos del producto BL-535, cuyas especificaciones estipulan que es
un producto que busca proteger la industria nacional, motivo por el cual todos sus insumos
deben ser adquiridos en el país.

La empresa no selecciona personal de otras nacionalidades, ya que tiene como política

fomentar el empleo de la población argentina.

La producción de los zapatos comercializados por la empresa será realizada en la casa central
de la ciudad de La Rioja, en donde se encuentra localizada la planta industrial. Desde allí se
distribuye al resto del país, a través de un servicio tercerizado de transporte en la empresa
Transporting SA.

La empresa realiza una vez al año una encuesta de calidad entre sus clientes para evaluar sus
niveles de satisfacción y detectar oportunidades de mejora.

La empresa dispone de generadores propios de energía que están programados para

comenzar a funcionar solo cuando los cortes energéticos hayan superado el margen definido
de interrupción de la producción de 2 horas máximo.
LECCIÓN 2 de 5

Sistemas

Podemos entender a un sistema como un conjunto de elementos, objetos interrelacionados entre sí que
tienen un objetivo en común (Gili, Arostegui y Dovel, 2007). Si entendemos a este concepto de manera
simple, no es algo que se limite a una organización, sino a cualquier enfoque que queramos plantear. Por
ejemplo, un sistema de transporte, un sistema respiratorio, un sistema de comunicación, un sistema
planetario, y así podríamos continuar.

Componentes 

Figura 2: Componentes de un sistema

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Entrada

Son todos aquellos elementos o componentes requeridos para que el sistema pueda funcionar.
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Límites

Es lo que permite identificar hasta dónde uno tiene acción directa sobre los procesos y qué cosas quedan por fuera.
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Contexto

Es el entorno o medioambiente en el cual se desarrolla el sistema y que interactúa y se interrelaciona con él.
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Retroalimentación

Es una instancia de control para validar si los objetivos han sido logrados según las salidas alcanzadas en el
sistema. Esta puede ser positiva o negativa. Es positiva si los resultados alcanzados son iguales a los objetivos
planteados y negativa en caso de que estos no alcancen o superen los objetivos del sistema.
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Salidas

Son los resultados obtenidos del sistema y que deben estar alineados con los objetivos del sistema.
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Procesos

Son el conjunto de relaciones, acciones, pasos que se deben ejecutar durante el período de ejecución de un sistema.

Fuente: elaboración propia.

Si analizamos desde el punto de vista de los componentes de un sistema a la organización planteada en

nuestro caso, Sol SA, podemos observar que desde el proceso de compras obtendremos todas las entradas
necesarias para que el sistema comience a funcionar. El proceso de compras es el encargado de adquirir
todos los insumos necesarios para poner en funcionamiento el proceso productivo, que es el proceso que
sigue en el gráfico de nuestro sistema de estudio. El proceso de producción será el encargado de llevar
adelante todas las acciones necesarias de transformación de los insumos para obtener el producto final, en
este caso, los diferentes zapatos que comercializa la empresa. También es necesario que el proceso de
ventas se efectúe de manera eficaz para asegurar que la empresa logre los objetivos planteados.
Como salida del sistema, tenemos al departamento de logística, que es el encargado de despachar la
mercadería a los diferentes puntos del país, a través de la coordinación con la empresa de transporte
contratada.

Por su parte, el componente retroalimentación lo podemos observar, por un lado, a partir de la política que
tiene la empresa de realizar una vez al año una encuesta de calidad entre sus clientes para evaluar sus
niveles de satisfacción; ese feedback que nos proporciona es lo que le permite a la empresa detectar
oportunidades de mejora. Por otro lado, tal como se menciona en el caso, el Área de Auditoría Interna y
Externa presenta informes trimestrales a las diferentes áreas involucradas, como así también a la Dirección.
La información contenida en dichos informes, tales como desvíos o no conformidades detectadas,
constituyen la retroalimentación (negativa) necesaria para poder tomar medidas correctivas, como así
también, la retroalimentación (positiva) necesaria para premiar y reconocer a aquellos que se desempeñan
dentro de los niveles aceptables de desvío, que son, en definitiva, objetivos que estipula la organización.

El contexto lo podemos observar, en el caso de Sol SA, por ejemplo, a partir de la influencia que tuvieron en la
empresa las políticas de gobierno, la apertura de las importaciones que permitió que la empresa pudiera
acomodar su situación financiera mediante una optimización de costos. Por otro lado, parte del contexto es
la competencia a la cual se enfrenta la organización, y a partir de ese informe, si la empresa quiere lograr su
visión, que tal como vimos en la Lectura 1 es ser la empresa líder en la industria del calzado nacional,
reconocida por sus clientes por la excelencia de los colaboradores y su calidad de atención, deberá a partir
de esta información comenzar a replantear su estrategia para poder ir escalando en posicionamiento a nivel
nacional. Por lo tanto, mirar en este caso dentro del contexto a la competencia es lo que ayudará a la
organización a poder encarar sus estrategias hacia el logro de su visión.

Si analizamos los límites, podemos observarlos a partir de dos políticas que tiene la organización y que son,
por un lado, que establece que no podrán importarse insumos del producto BL-535 cuyas especificaciones
estipulan que es un producto que busca proteger la industria nacional, motivo por el cual todos sus insumos
deben ser adquiridos en el país, y por el otro, que la empresa no selecciona personal de otras
nacionalidades, ya que tiene como política fomentar el empleo de la población Argentina. Estas políticas
establecen claramente un marco de acción para los procesos de compras y de recursos humanos.
Conceptos relacionados con sistemas 

A continuación, desarrollamos algunos de los conceptos más importantes relacionados con los sistemas.

Jerarquía
–
Este concepto nos lleva a pensar en el concepto de subsistemas, es decir, para comprender un sistema es
necesario en muchos casos desagregarlo para profundizar su estudio y comprensión. Como por ejemplo, si
tenemos un sistema como el ser humano, podemos entender la existencia de subsistemas, como el
respiratorio o el circulatorio.

Totalidad
–
Un sistema (o subsistema) debe ser considerado en un todo; precisa ser estudiado en la totalidad de sus
interdependencias o interrelaciones. No podemos o no debemos aislarlo de sus relaciones, si no perdemos
la noción de los efectos que esto puede generar ante cualquier cambio.

Teleología
–
Es la persecución de un objetivo, ya que todos sus componentes o elementos persiguen el logro de una
meta.

Atributos
–
Son aquellas características que identificamos en los elementos del sistema y que se pueden definir en
concomitantes o definidores. Los concomitantes son aquellos en los que su presencia o ausencia no
modifica la entidad, mientras que los definidores son absolutamente necesarios, si no dejaría de ser lo que
es.

Diferenciación
–
Dentro del comportamiento de un sistema, cada parte puede tener, y de hecho las tiene, funciones
distintas.

Equifinalidad
–
En un sistema podemos llegar al mismo resultado al modificar algunas entradas o procesos.

Regulación y homeostasis
–
Cuando mencionamos el concepto de retroalimentación, indicamos que es un control sobre las salidas y el
logro de los objetivos. Aquí es donde se aplican las modificaciones o ajustes necesarios para mantener el
equilibrio. La homeostasis es el equilibrio dinámico obtenido mediante la regulación.

En el caso de la empresa Sol SA, podemos ver que dentro del sistema que es la organización en sí misma
existen diferentes subsistemas que permiten su funcionamiento y que son necesarios para lograr el
resultado final que espera. Cada uno de los procesos que observamos en la Figura 1 representa un
subsistema en sí mismo; a partir de esta observación, vemos reflejados conceptos como la jerarquía,
totalidad y teleología. 
La diferenciación la podemos observar en Sol SA a partir de que la empresa tiene definidos diferentes
procesos y puestos dentro de su estructura. Los puestos están claramente descriptos en el manual de
puestos, en donde figuran las funciones y responsabilidades de cada uno. A su vez, la empresa tiene
diferentes niveles de documentación que regulan las actividades que se desempeñan en cada uno de los
procesos, estipulando tareas, ejecutantes, objetivos, alcance, etcétera.

Por otro lado, el concepto de equifinalidad lo podemos ver representado en nuestro caso a partir de la política
definida por la organización para los casos de cortes energéticos. Significa que existe la posibilidad de
modificar algunas entradas o procesos, en este caso, la entrada de energía, incorporando otros recursos,
como son los generadores propios, y logrando así el mismo resultado, es decir, sin afectar la productividad.

Respecto del concepto de regulación y homeostasis, lo vemos en el caso a partir de las auditorías internas y
externas que se desarrollan en la organización, con el fin de controlar el funcionamiento de los procesos y
minimizar sus desvíos.
LECCIÓN 3 de 5

Componentes del diseño organizacional

Es importante la identificación de los componentes, pero no solo por su conocimiento en sí, sino por la
necesidad de comprender el flujo de información que se generarán entre sí, sus interrelaciones y los efectos
que ocurren entre ellos. Por esta razón, revisaremos los siguientes temas. 

Elementos del diseño

Figura 3: Elementos de diseño

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Estrategia

La estrategia es lo que permitirá identificar qué hacer, cómo, quién, dónde; es lo que marca el rumbo hacia dónde
quiere ir la organización y, por este motivo, para su implementación, debe ir acompañada del diseño de los demás
elementos. La estrategia está compuesta por todo lo relacionado con la filosofía y cultura organizacional, la visión, la
misión, los valores, objetivos, etcétera.
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Recursos Humanos

La gente es un elemento vital, pero no solo debemos reconocer sus capacidades, sino que debemos ubicarlas en el
lugar donde mejor se desempeñarán. Para ello, hay que medir el desempeño, evaluar roles y conocer los niveles de
satisfacción.
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Tecnologías

Son el conjunto de herramientas que permiten la transformación de la materia prima en producto.

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Procesos:

Son un conjunto de actividades que se van a ejecutar en pos del logro de un elemento de valor para el destinatario.
Por ejemplo: el proceso de producción de una golosina, un proceso de facturación o de entrega de la mercadería,
entre otros.
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Estructura

Estructura: las organizaciones utilizan los organigramas como manera de representación formal de sus estructuras
jerárquicas y funcionales. Por esto es importante también identificar los tipos de estructura.

Formal: es la definida en la organización y aparece en sus manuales.

Presunta: cómo la perciben los empleados.

Existente: es la que existe realmente luego de un análisis.

Requerida: es lo que necesitan los individuos.

Fuente: elaboración propia.

Analicemos ahora cómo se aplican estos conceptos al caso de Sol SA. Si leemos el caso con detenimiento,
podemos identificar la presencia de cada uno de ellos. Como primer punto, y tal como se menciona en el
caso, en la Lectura 1, la empresa tiene claramente definida su estrategia; sabe perfectamente a dónde
quiere llegar a partir de la definición de su visión, misión y valores.
Por otro lado, y teniendo en cuenta que Sol SA es una empresa certificada, necesariamente, esto implica que
debe tener un proceso de recursos humanos rigurosamente definido, que asegure no solo la selección de
las personas adecuadas para cada uno de los puestos de la organización, sino también su constante
capacitación y profesionalización para asegurar y mantener los estándares de calidad con los que se
comprometió a la hora de certificar.

La estructura de Sol SA está perfectamente definida de manera explícita a través del organigrama
presentado en el caso en la Lectura 1 de este módulo, así como los procesos que vemos gráficamente en la
Figura 1 de esta lectura, los cuales están diseñados y claramente explicados a través de diferentes niveles
de documentación, tal como se mencionó también en la lectura anterior.

Respecto de las tecnologías, si bien el caso no especifica claramente qué tecnologías aplica para la
transformación de sus insumos en productos terminados, podemos deducir que sí es una empresa que
incorpora tecnologías a partir de la política de uso del generador energético, el cual funciona a través de una
programación computarizada.

A continuación, te invitamos a responder las siguientes actividades de repaso.

 
El concepto  ___________ hace referencia a que un sistema no puede o no debe
ser aislado de sus relaciones, ya que perdemos la noción de los efectos que
esto puede generar ante cualquier cambio. 

Escriba su respuesta aquí

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Estrategia, recursos humanos,

Elementos de diseño
tecnología, procesos y estructura.

Hace referencia a las personas como

Recursos humanos
elemento vital en una organización.

Hace referencia a la representación

Estructura
formal de la organización.

Herramientas que transforman

Tecnología materia prima en producto
terminado.

Conjunto de actividades por

Procesos
desarrollar para lograr un resultado.

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LECCIÓN 4 de 5

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LECCIÓN 5 de 5

Referencias

Arostegui, Á. O., y Doval, I. M. (2007). En diseño Organizativo: estructura y procesos. Buenos Aires, AR:
Granica.

Secretaría Central de ISO en Ginebra (2015). Norma internacional ISO 9001. Suiza.