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NUESTRO SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Para ser una Entidad de Clase Mundial, el Servicio Nacional de Aprendizaje, toma la decisin de implementar un Sistema Integrado de Gestin, bajo las normas internacionales: ISO 9001:2008 para Gestin de Calidad, ISO 14001:2004 para Gestin Ambiental, OHSAS 18001:2007 para Seguridad y Salud Ocupacional, ISO 27001:2005 para Seguridad de la Informacin, y la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, adicionalmente, el SENA avanza en la implementacin de modelos de excelencia internacionales reconocidos, y en herramientas asociadas como los programas de Medicin de Huella de Carbono, Great Place to Work (mejores empresa para trabajar), y Empresa Libre de Alcohol y Drogas (ELAD), para mejorar sus desempeo e impacto social. Promesa de Valor del Sistema Integrado de Gestin

El factor clave de xito del Sistema Integrado de Gestin de la entidad, es que est Centrado en la Personas, esto significa, que todas las mejoras que se buscan con esta estrategia gerencial, estn orientadas para beneficio de las personas que interactan desde diferentes grupos de inters, como son Aprendices, Trabajadores, Empresarios, Sector Productivo, Gobierno, Comunidad Internacional y Ciudadanos en General, hacia quienes se dirigen los servicios del SENA. Desde la promesa de valor, se refleja la importancia de las acciones de los procesos de Empleo con los servicios de generacin de ingresos y empleabilidad para la incorporacin y el desarrollo de las personas en actividades productivas, como parte de la oferta de valor del Sena al pas; esto sin dejar de lado elementos importantes como la calidez en el servicio, las buenas prcticas ambientales, el bienestar de los colaboradores y la seguridad de la informacin; todos ellos inherentes al da a da que se vive los proceso de la Direccin. Red de Procesos del Sistema Integrado de Gestin SENA

Este grfico se ilustra la estructura y articulacin de los procesos Sena en el cual se puede identificar los procesos de la Direccin de Empleo y Trabajo: Relacionamiento Empresarial y Gestin del Cliente, Gestin de Empleo, Orientacin Ocupacional y Empleabilidad y gestin de Emprendimiento y Empresarismo los cuales a su vez tienen interaccin con varios procesos de soporte y los procesos estratgicos de la entidad. Desde aqu se define, estructura y responsabilidad de la Direccin de Empleo y Trabajo dentro de un enfoque de procesos (no de reas) en el cual, los diferentes grupos de la Direccin apuntan a los resultados de cada proceso acudiendo al criterio de enfoque en resultados (productos y servicios) de tal modo que: Los Grupos de emprendimiento, Empresarismo y Fondo emprender as como el grupo de Generacin de Ingresos a la Poblacin rural y vulnerable (jvenes Rurales Emprendedores) apuntan a los resultados del proceso Gestin de Emprendimiento y Empresarismo. Los grupos de Agencia Pblica de Empleo, Observatorio laboral y Ocupacional y Servicios de Empleabilidad apuntan al proceso de Gestin de Empleo, Orientacin Ocupacional y empleabilidad Los grupos de Servicio a las Empresas y servicio al Cliente se enfocan en los resultados del proceso de Gestin de Relacionamiento Empresarial y gestin del cliente. Es importante anotar que este proceso tiene responsabilidad compartida con la Direccin de relaciones Corporativas en el tema de Relaciones Internacionales

Esta informacin se ratifica en las caracterizaciones de cada proceso, que no es otra cosa que la hoja de vida del proceso como tal, donde se describen los actividades generales del mismo bajo el esquema del Ciclo del Planear, Hacer, Verificar y Actuar indicando cuales son los proveedores e insumos necesarios para las mismas; y los productos o servicios resultantes destinados a los diferentes clientes internos (procesos) o externos (grupos de inters). La informacin al detalle de cada caracterizacin se puede acceder mediante la ruta
http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Sistema-Integrado-deGestion.aspx picando en la esfera correspondiente a la red de procesos ubicada al

final de la pgina al igual que la documentacin de los mismos

Haga clic aqu para acceder a las caracterizaciones

Haga clic aqu para acceder a la documentacin de cada proceso

FASCICULO 2: LAS ACCIONES PREVENTIVAS CORRECTIVAS Y DE MEJORA. Sabe, Qu es la Mejora Continua?

En trminos de Calidad no es otra cosa que el conjunto organizado de acciones que se realizan para aumentar la satisfaccin del cliente y otras partes interesadas. Por eso es muy importante conocer a nuestros clientes y escucharlos, para saber que quieren y enfocar esas acciones.

El Sena por ser una entidad pblica debe procurar que esa mejora impacte la eficacia, la eficiencia y la efectividad. Sabe que quiere decir cada una de ellas? Eficacia: Este concepto est asociado al logro de los objetivos, por eso la medicin es muy importante porque nos da herramientas como los indicadores para saber si los estamos cumpliendo Eficiencia: Este concepto tiene que ver con el buen uso de los recursos, por eso se habla de 0 papel, de prcticas 5s para evitar desperdicios, de ahorrar luz y agua como prcticas bsicas de optimizar lo que tenemos a la mano. Efectividad: Podemos decir que es la suma de las dos anteriores, se relaciona con el impacto generado por las acciones logrando los objetivos y optimizando los recursos. Y como s, qu debo mejorar? Todo es susceptible de Mejora, sin embargo como un cuerpo tiene sntomas al enfermarse, as mismo el Sistema Integrado puede emitir seales de que las cosas estn bien, o no andan bien. Cuando hay reprocesos, desconocimiento de los procedimientos, mal uso de los formatos y las herramientas, inconsistencias en la informacin, falta de evidencias, no hay buena comunicacin o clima laboral, problemas recurrentes de la operacin, quejas y reclamos de los usuarios y otras seales, es porque las cosas no andan bien y el Sistema integrado debe servir para que funcionen las cosas y no al revs. Estos sntomas son lo que en el lenguaje de las auditorias se conoce con el nombre de hallazgos, los cuales se pueden clasificar en 3 grupos: Fortalezas: Son aquellos esfuerzos que generan impactos significativos y mantienen el buen desempeo del Sistema, ejemplo: La documentacin adecuada de las acciones y el archivo de esta documentacin segn las directrices de la entidad.

Oportunidades de Mejora: Son aquellas situaciones detectadas por un tercero o persona involucrada en el proceso que advierten una alerta de riesgo sobre un

tema especfico Ej: falta de algunas (pocas) firmas en los listados de asistencia, aunque no sea la mayora es importante atender este tipo de advertencias. No conformidades: Cuando hay un incumplimiento de un requisito especfico, de una norma (externa o interna), procedimiento o disposiciones de la entidad. Ejemplo: Se evidencian que no hay registros en el desarrollo de las acciones de acuerdo al procedimiento de gestin para el fortalecimiento empresarial, en el proceso de gestin de Emprendimiento y Empresarismo. Y luego de identificar estos sntomas (hallazgos) qu debo hacer? Muy fcil cada hallazgo lo remite a un tipo Preventiva, o de Mejora (ACPM), es decir de accin ya sea Correctiva,

Si identifica una Fortaleza, puede formular una accin de mejora para incrementar an ms el desempeo de la misma. Ej Una regional tena un club de Emprendimiento y para potencializar su impacto creo un noticiero para el mismo. Si identifica una Oportunidad de Mejora, puede formular una accin preventiva para evitar o reducir el impacto ante la ocurrencia de un riesgo Ej: Si algunos formatos estn sin registros puede hacer una revisin de un grupo o la totalidad de los mismos, compartir los resultados con el equipo de trabajo y formular un plan de accin para que la situacin no se vuelva a presentar Si identifica una No Conformidad DEBE formular una correccin si se puede solucionar el problema de inmediato y una accin correctiva para evitar que el problema se vuelva a presentar Ej: Si hay inconsistencia en los indicadores reportados a la Direccin General debe implementar la correccin de los datos errados de inmediato y formular un Plan de accin hasta que el problema no se vuelva a presentar; dependiendo de la eficacia de las acciones y el seguimiento a dicho plan. Por ejemplo implementar un aplicativo on line que permita registrar las cifras y evidencias para que arroje automticamente (sin error) los indicadores. IMPORTANTE: Se debe documentar los hallazgos que sean crticos o de alto impacto identificados en el da a da o derivados de procesos de auditoria Hacer seguimiento de las mismas hasta el cierre.

Identificar el objetivo de la Mejora en el caso de las acciones de mejora y definir cmo se va a medir En el caso de las acciones correctivas y preventivas el plan de accin debe ir enfocado en atacar la causa raz del problema real o del riesgo potencial Con esto va a lograr un hbito de disminuir los problemas y enfocarse ms en acciones preventivas y de mejora para facilitar a futuro un trabajo que agrega valor con impactos significativos

Y estos son los nicos medios para identificar la mejora? Por supuesto que no, hay otros elementos y acciones donde se puede identificar la necesidad de la Mejora, como por ejemplo el anlisis de los indicadores de los proceso, los cambios que se puedan o deban dar en la promesa de valor y los objetivos del sistema, las sugerencias de modificaciones a la documentacin, los hallazgos y sugerencias en visitas a las regionales, las revisiones de la Direccin y los resultados de auditoras tanto internas como externas entre otras. En todas ellas, las acciones correctivas, preventivas y de mejora sirven tambin como medio para evidenciar estos cambios. Esperamos que este fascculo sea de sus utilidad, si quiere orientacin adicional puede llamar a la lnea 13121 de la Direccin General o el correo gsarmientom@sena.edu.co donde un servidor estar presto a colaborarles.

Y ahora quien podr ayudarme??

Y los necesito pa YA

LOS DOCUMENTOS SON MEDIOS QUE AYUDAN A OBTENER RESULTADOS, NO UNA CARGA ADICIONAL La documentacin es un elemento estructural del sistema integrado de Gestin pero no el ms importante; por lo general cuando se habla de Gestin de Calidad se viene a la cabeza palabras como formatos y procedimientos. NOOO . Estos apenas son tipos de documentos que deben facilitar (no complicar) la realizacin de actividades y dejar evidencias de las mismas. Entonces que ventaja ofrece la documentacin a uns Sistema de Gestin? Cuando se maneja adecuadamente, la documentacin, entendida como aquella informacin en medio fsico o virtual permite la generacin de conocimiento en cuanto a que se documenta el saber hacer de una organizacin, las activid ades se agrupan en procesos y documentarlos contribuye a unificar el lenguaje de accin de los colaboradores, contribuyendo a la estandarizacin, registro de

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la memoria histrica y una base para mejorar permanentemente. Por ejemplo: Si una persona llega nueva, al consultar la documentacin del proceso al cual se incorpora, puede saber como se hacian o se vienen haciendo las cosas, que resultados arrojaba y como debe actuar en adelante, dando la oportunidad de proponer mejoras si asi lo considera. Y Que tipos de documentos existen? Procedimiento : forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso (ISO 9000:2008 apartado 3.4.5) Manual: Documento que especifica la interaccin entre los elementos de un sistema de gestin, en su contenido puede hacer referencia a otros documentos:. Ej Manual de Calidad, Manual de funciones Formatos: Documento que especifica el modo y forma en que debe presentarse una informacin, generalmente sirve para capturar registros de una actividad rutinaria. Ej Formato de Hoja de Vida Gua o Instructivo: Documento que puede hacer parte de un proceso o procedimiento y que por su grado de complejidad o por facilidad de comprensin requiere aclararse.. Pueden estar referidos a la realizacin paso a paso de una actividad o producto. Ej: Gua para la elaboracin de una carta, instructivo para armar un juguete. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas (ISO 9000:2008 apartado 3.7.6). Normalmente corresponde a informacin que se presenta como datos variables resultantes de una actividad . Ej Registro de Atencin a los Emprendedores

Y todo tiene que estar documentado? No solo aquello que es relevante y propio de cada proceso, el sistema integrado de gestin tiene un criterio que es el de Racionalizacin en el cual se busca que exista el mnimo de documentos posible Y cmo se puede acceder a la Documentacin de los Procesos? Muy fcil, la documentacin se puede acceder mediante el blog del Sistema integrado de gestin ((SIG) en la pgina de la entidad.
http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Sistema-Integrado-de-Gestion.aspx

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En la parte inferior de este sitio se puede identificar de acuerdo a los procesos de la Direccin de Empleo y Trabajo, que documentacin aplica, tan solo dando clic sobre el titulo del proceso:

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De tal forma que si pertenece al proceso de Gestin de empleo, orientacin Ocupacional y Empleabilidad encontrar la siguiente documentacin:

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Si su grupo esta enfocado en el proceso de gestin de Emprendimiento y Empresarismo encontrar:

Y si sus acciones estn enmarcadas en el proceso de Relacionamiento Empresarial y Gestin del Cliente tendr acceso a:

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Nota: Para este ltimo, es importante anotar que los documentos de Alianzas Internacionales, Comisiones al Exterior y Desplazamientos al Exterior, hacen parte del proceso de Relacionamiento Empresarial; pero su ejecucin esta a cargo del Grupo de Relaciones Internacionales de la Direccin de Promocin y Relaciones Corporativas.

Y basta con conocer estos estos documentos y ya? No, no es suficiente, es bueno tener un panorama general sobre la documentacin de los dems procesos, especialmente aquellos de soporte y los estratgicos, ya que en la Direccin de Empleo se llevan a cabo otras actividades que se apalancan en los mismos. Ej: En la mayoria de los grupos se realizan Convenios por lo cual se debe acudir a los procedimientos del Proceso de Contratacin y Convenios o en el caso del manejo de archivos se debe consultar los procedimientos y guias de acuerdo al proceso de Gestin Documental. Adicionalmente se debe conocer los proceso exigidos por las normas como en el caso de la Norma de Calidad ISO 9001: 2008 que exige tener documentado lo siguiente: Procedimiento de Control de documentos el cual determina como crear, modificar o eliminar documentos del SIG. Se encuentra en el Proceso Direccionamiento Estratgico Procedimiento de Control de Registros el cual determina como se crean, modifican o eliminan las Tablas de Retencin Documental de cada Grupo Organico como medio de organizacin de los registros (evidencias) de la Entidad. Alli tambien se ubican los docuemntso como los modelos de acta y listado de asistencia entre otros. Se encuentra en el Proceso Gestin Documental Procedimiento de Acciones Preventivas y acciones correctivas para documentar las acciones derivadas de hallazgos de auditorias y otras fuentes. Se encuentra en el Proceso Gestin Evaluacin y Control Procedimiento de Auditoria Interna para ejecutar esta actividad de verificacin del SIG al interior de la entidad. Se encuentra en el Proceso Gestin Evaluacin y Control Procedimiento para la Identificacin de Producto No Conforme con el fin de detectar aquellos incumplimientos en los requisitos de los productos y servicios que pueden No satisfacer las necesidades de los clientes y grupos de i nters de la entidad Proceso Direccionamiento Estratgico Esperamos haber contribuido a mejorar el conocimiento del SIG un poquitico

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