LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN EL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO EN

PANDEMIA

El proceso administrativo es un conjunto de funciones dentro de una organización o empresa

que busca aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y eficaz. El
proceso administrativo se compone de cuatro etapas elementales: planeación, organización,
ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u
objetivos propuestos. El proceso administrativo fue detallado por Henry Fayol, ingeniero francés,
que describió sus fases y características en su obra: “Administración industrial y general” (1916).
Fayol se basó en su experiencia dentro de la compañía de hierro y carbón francesa, Compagnie
Commentry Fourchambault et Decazeville (allí ocupó puestos técnicos y luego gerenciales desde
1888 a 1918); y en sus estudios en el campo de la administración. Para Fayol, el factor humano es
la pieza fundamental en el funcionamiento de las empresas y el cumplimiento de metas y
objetivos.
Como se puede observar, el proceso administrativo funciona como una guía simple y rigurosa
mediante la cual una empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma
más eficiente. La aplicación del mismo, permite aprovechar la mano de obra y los recursos
técnicos y materiales que posee una empresa; y a su vez, permite controlar de manera organizada
los recursos y disponerlos de manera eficiente. Este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo
de empresa y cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del
proceso. La planificación y organización de los procesos administrativos suele ser el deber de los
puestos jerárquicos cuyas funciones son menos técnicas y más administrativas. Sin embargo, no
siempre éste proceso se cumple a cabalidad, ya que pueden ocurrir situaciones en las que dicho
proceso se vea afectado; ejemplo de ello, es la crisis sanitaria producida por la aparición del virus
COVID-19.
Ésta pandemia que aún se vive en la actualidad, es el acontecimiento que ha marcado una
nueva tendencia de vida y uno de los desafíos más fuertes que ha enfrentado la humanidad,
debido a que el virus ha invadido el mundo, el número de casos aumenta cada día y hasta la fecha
no ha sido posible conseguir una solución para este aumento de contagios a nivel de la población
mundial. Este virus, ha traído como consecuencia una crisis social, económica y política
devastadora, en cada país que toca. Se puede decir, que ésta pandemia cambió la vida tal y como
se conocía, y a medida que los gobiernos intensifican los controles para contenerla, más de dos
cuartas partes de las personas que habitan la tierra fueron en gran parte confinados en sus
hogares. En muchas partes del mundo, las fronteras, los aeropuertos, los hoteles y los negocios
fueron cerrados, mientras que los niños y los adolescentes estudiaban desde sus casas. Estas
medidas cambiaron abruptamente las dinámicas de algunas sociedades e interrumpieron el curso
cotidiano de muchas economías, generando pérdidas masivas de empleos y aumentando los
desafíos sociales, especialmente en los países en desarrollo.
Al respecto, expertos y analistas afirman que las medidas que están tomando para salvar vidas
podrían cambiar para siempre la forma en que se vive, se trabaja y se relaciona la población en
general. Ante esta situación, es imperioso que las empresas públicas y privadas, adopten
metodologías y reestructuraciones que les permitan afrontar esta crisis sanitaria, sin tener que
recurrir al despido masivo de sus colaboradores o al cierre definitivo de las organizaciones. El
constante ecosistema cambiante que circunda a las amenazas, obliga a que las mismas estén en
capacidad de dar respuesta pronta a cualquier vicisitud que amenace con entorpecer los procesos
administrativos y organizacionales; por lo tanto, es vital ofrecer mejores lineamientos
estratégicos para gestionar y administrar de forma eficiente los distintos procesos típicos de cada
empresa (Pardo-Díaz & Rodríguez-Martín, 2020).
Sin embargo, más allá de que se regrese a las viejas y/o malas costumbres del mundo
contemporáneo, la actual contingencia del COVID-19, confronta a la Administración Pública con
la necesidad de adaptarse a retos que se han identificado anteriormente, pero que ahora recobran
especial valor y que requieren de otro tipo de intervenciones desde las distintas aristas de la
gestión pública más allá de los inminentes cambios que se avecinan en términos de salud pública,
política, económica, entre otros. Entre los factores que la emergencia sanitaria mundial ha
cambiado radicalmente, se encuentra el funcionamiento del Estado y ha llevado a que éste se vea
como el único actor capaz de mitigar la crisis no solo sanitaria sino socio económica, generando
mayor presión sobre los gobiernos locales y nacionales para dar respuesta a las demandas
ciudadanas, al mismo tiempo que se evalúa la capacidad institucional y el manejo de los recursos.
Otro factor, es que a raíz del confinamiento y los cambios de comportamiento que se ha visto
obligado a implementar para enfrentar la crisis sanitaria, sin duda están modificando la forma en
la que los ciudadanos se relacionan con las administraciones públicas. En la actualidad, en la
mayoría países desarrollados y en vía de desarrollo, la pandemia ha acelerado los procesos de
digitalización de los servicios que ofrece la Administración Pública a los ciudadanos. Lo anterior
se debe a que el distanciamiento social obligatorio ha puesto de manifiesto las bondades del
trabajo en casa. Para millones de personas en el mundo el trabajo remoto es ahora una forma de
vida. Desde configurar una VAN para acceder a los archivos de trabajo hasta responder cientos
de correos desde los hogares. La Administración Pública no ha sido ajena a esta nueva realidad y
en la actualidad millones de empleados públicos en el mundo trabajan desde sus casas. La
planificación y la coordinación multinivel (intergubernamental) de las políticas públicas son dos
componentes claves que parecieran explicar también la diferencia en la performance y la
efectividad de los esfuerzos provenientes de las administraciones gubernamentales en América
Latina.
Trabajar sobre problemas específicos, buscando resultados a corto plazo y midiendo el
impacto supone para las burocracias estatales el diseño de soluciones innovadoras que se buscan
dentro y fuera de las organizaciones públicas, con un enfoque más abierto y flexible. El impacto
de las tecnologías de información y comunicación dentro de las burocracias públicas puede
convertirse en un factor catalizador de la digitalización de los procesos administrativos
fortaleciendo y sofisticando las metodologías de gestión pública, a través de nuevos formatos de
trabajo, remotos, más colaborativos y transversales.
En el sector privado, la pandemia de la COVID-19 ha generado que algunos procesos que
antes funcionaban bien ahora resulten ineficientes o generen costos demasiado altos. En ese
sentido, la detección de ineficiencias en los procesos más afectados por la situación actual es una
cuestión de supervivencia para la organización. Los procesos de fabricación, tanto de producto
como de servicios, se ven realmente afectados debido a que tuvieron un importantísimo
componente presencial hasta ahora. Sin embargo, los procesos que entrañan un mayor riesgo para
la organización son aquellos que actúan como nexo de unión entre nuestro sistema productivo y
el cliente. Para identificar los procesos más afectados por la pandemia, primero debemos
recopilar información de nuestros clientes y su nuevo entorno. Esto nos permitirá, en una segunda
instancia, detectar cómo deben evolucionar nuestros productos y servicios. Solo así se podrá
evaluar qué procesos internos son prioritarios, y así, replantear para adaptarlos a la nueva realidad
productiva.
A partir del análisis de estos procesos críticos, se logrará diseñar un plan de acción que
permita, con base en las experiencias adquiridas y de forma estructurada, incorporar mejoras en
el rendimiento, efectividad y productividad de los procesos de la organización. Así daremos
respuesta a las exigencias de un nuevo modelo laboral y un entorno tecnológico resultante de las
experiencias adquiridas. Este proceso se basa en la Planificación Estratégica de la Calidad,
propuesta por Joseph Juran, y el mismo constituye uno de los principios fundamentales de la
calidad y la mejora continua que se plasman en la normativa ISO.
Una vez identificados los procesos más afectados, es fundamental que las empresas se
aseguren de que la transformación y adaptación de sus procesos internos incorporará mejoras en
la operatividad, basadas en tres ámbitos:
 Tecnológico. Afianzando el uso de herramientas tecnológicas y flujos de trabajo que
permitan a los departamentos un mayor nivel de coordinación e integración digital entre
ellos y sus clientes.

 Personas. Reduciendo la presencialidad, potenciando la flexibilización horaria y apoyando

la conciliación familiar.

 Económico. Con la automatización de procesos, reducción de tiempos y agilizando la

operativa con clientes y proveedores.
Si es preciso definir las principales dificultades del personal de una empresa para adaptarse
a los nuevos procesos originados por la pandemia de la COVID-19, los mismos se podrían
resumir en tres palabras: gestión del cambio. No obstante, si se profundiza un poco más, se
observará que se plantean, fundamentalmente, tres grandes retos.
El primero es pasar de una cultura basada en la eficiencia, lo que implicará replantear el
sistema de indicadores para el seguimiento y control de la actividad. El segundo es promover el
trabajo en entornos virtuales colaborativos y la autogestión del desempeño. Ello requiere una
evolución de los perfiles de los trabajadores, potenciando la autodisciplina, la tolerancia al estrés
y la autosuficiencia. En tercer lugar, se necesita desarrollar un modelo organizativo basado en el
conocimiento compartido. Será fundamental evolucionar los modelos de comunicación actuales a
modelos virtuales, para garantizar su eficacia y evitar la pérdida de conocimiento que pudiera
derivarse de la exclusión tecnológica de algunos colectivos. Para facilitar la adaptación del
personal a los nuevos procesos, las empresas deben diseñar un plan de formación que incluya
aspectos tecnológicos, de gestión por procesos y de calidad. Este plan también debe permitir que
los perfiles de los trabajadores evolucionen hacia la autogestión, el involucramiento, el
compromiso y el crecimiento personal.
También es importante disponer de un plan de información que proporcione seguridad al
equipo de trabajo y le permita sentirse cómodo durante el proceso de cambio. Además, todo el
personal debe involucrarse en la mejora y la evolución de los procesos internos, mediante
proyectos en los que participen de manera activa, y de cuyos resultados sean responsables. Una
vez adaptados los procesos, es importante garantizar innovación, eficacia, productividad y
rentabilidad del proceso asignado. Por último, es clave instaurar un sistema de evaluación del
desempeño, con enfoque positivo y orientado a la mejora continua, para efectuar un seguimiento
y control efectivos del avance de los proyectos.
Caso Práctico Concentrados lecherito, C.A.
La pandemia fue algo tan inesperado que nadie pensó en las graves consecuencias que ésta
causaría y menos aún que hoy en día seguiría haciendo estragos a nivel mundial. Como ejemplo
de ello, se puede mencionar como el alto índice de contagiados y fallecidos, su impacto en la
economía y sus efectos en el empleo, lo que ha proporcionado desconfianza para reactivar el
proceso productivo para lograr el crecimiento económico del país. Sin embargo algunas de las
empresas venezolanas han tenido soluciones que les han permitido fortalecer su situación
financiera y sus operaciones.
En Concentrados Lecherito, C.A ha pesar de que ser una empresa familiar, este proceso
pandémico ha permitido aplicar estrategias en todos los ámbitos de la organización, sobre todo en
la parte de ventas. Todo esto tomando en consideración, la preservación de la vida en el equipo de
trabajo. Es importante señalar, que por pertenecer a la parte Agroalimentaria no se ha dejado de
laborar, a pesar de todos los horarios pautados por el Organismo Nacional, se ha podido seguir
operarando, y asi, cumplir con la cartera de clientes, implementando estragegias de Marketing,
manteniendo la competitivdad en los precios, despachando el alimento puesto en el sitio,
cumpliendo con la rotación de inventarios, entre otros. Amelia Ortega.
Caso Practico: Centro Técnico Productivo Socialista José Laurencio Silva, S.A.
Debido a la pandemia, las empresas se vieron en la obligación de acatar nuevas estrategias
para continuar con su funcionamiento en sus procesos administrativos, comerciales y operativos,
con el fin de mantener sus flujos financieros y así garantizar la sostenibilidad de las mismas. Los
cambios administrativos y organizacionales son necesarios especialmente en las actuales
condiciones de crisis sanitaria ya que permiten mejorar las condiciones laborales de los
trabajadores, ayudar a la dirección, tomar decisiones tanto en el ámbito del manejo de la
organización, como en la administración del capital humano, optimizando el uso de los recursos
asignados para la organización. En éste sentido, el Centro Técnico Productivo Socialista José
Laurencio Silva, para poder mantenerse ha decidido adoptar la modalidad de teletrabajo y
salvaguardar a sus colaboradores mientras dure éste estado de emergencia.
Lo anterior, representa para muchos empleados una ventaja debido a que minimiza los riesgos
de contagio y para otros es una desventaja debido a los retos que se presentan al trabajar desde
casa, además de que se atrasa la toma de decisiones y el trabajo en equipo.
Por lo que es necesario evaluar la forma en que la tecnología y el trabajo a distancia están
repercutiendo en las dinámicas interpersonales de los empleados y la efectividad organizacional y
tomar las medidas correctivas necesarias para ayudar a la organización a mantenerse en el camino
correcto. En cuanto a la parte productiva de la organización, ésta se vió afectada, ya que por
pertenecer al sector agroalimentario los insumos se mantuvieron paralizados y la producción
decayó en gran medida. Para algunas organizaciones, esta crisis podría conllevar al
descubrimiento de una nueva forma de servir a los clientes. Para otras, podría encontrarse una
nueva forma de racionalizar el desarrollo de productos. Mediante la búsqueda de enfoques e ideas
novedosas, y respuestas oportunas durante esta crisis, las organizaciones puede descubrir
soluciones innovadoras para afrontar los retos que conlleva el futuro. Nirchris Alvarez.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA

Ministerio de Trabajo. (2020). Teletrabajo. Recuperado de https://n9.cl/v37e

Pardo-Díaz, M. P. & Rodríguez-Martín, D. C. (2020). El teletrabajo en tiempos de

COVID-19. Trabajo de Grado. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ciencias
Económicas y Administrativas. Programa de Economía. Especialización en Administración
Financiera. Bogotá, Colombia. https://hdl.handle.net/10983/24640